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1、公司物資采購流程、結算付款及處罰制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 采 購 管 理 流 程一、目的對采購過程進行規范和控制，在確保采購的物品符合要求的前提下，降低采購成本，提高采購業務的質量和經濟效益。二、適用范圍 1、生產用原材料、輔助材料及其他物資的采購2、產品、半成品、工裝模具零件工藝性外協、外包的采購3、產品、半成品、工裝模具的內包的采購 4、設備配件的采購，設備維護、維修、保養等費用的采購 5、基建項目及零星工程的采購 6、產品運輸、短途運輸的采購三、職責1、采購部負責所有外購物資（辦公用品除外）、運輸的2、采購2、生產部負責產品、半成品、工裝模具零件工藝性外協、內包的采購3、行政部負責辦公用品的采購4、項目部負責與項目生產有關的物資、外協、外包、內包等采購的審核5、成本辦負責對所有采購價格、采購數量的審核6、財務負責對合同金額、支付方式等進行審核，對資料的完整性、合同流程是否符合規定進行審核7公司有關職能部門在必要的時候根據各自職能審核合同的技術條款、商務條款8、總經理負責合同的審批四、采購流程1、請購1.1 物資請購必須填制采購申請單，請購單位應注明物資名稱、規格型號、數量、需求日期、技術要求等注意事項，經部門主管審核、審批后方可進入采購流程。1.2物資采購申請單一式五聯，一聯存根聯 二聯采購3、聯 三聯財務聯 1.3原材料、焊材、外購件、配套件由技術部開具材料申請單或材料定額匯總表，經工廠技術總師審批后，技術部提交采購部進行采購，同時將材料申請單發成本辦、財務部。1.4常備生產性輔料由物資管理部根據庫存量，結合材料庫存安全定額，提出采購計劃，填列物資采購申請單，生產項目部審核交采購部采購。1.5非常備生產性物資由生產部根據生產情況提出申請，填列采購申請單。生產部主管審核并報總經理審批后，交采購辦采購。1.6零件工藝性外協、內包由生產部根據生產計劃、設備、人員情況提出申請，生產部主管審核，交外協采購員采購。1.7產品部件外包、產品運輸由項目部根據項目計劃、設備、生產情況提出申請，經總經4、理審核后交采購員采購。1.8設備配件請購、設備赴外維修維護由設備部根據設備維修計劃、保養計劃結合設備運行情況，提交采購計劃，填列采購申請單或赴外修理單。生產主管審核提交設備采購員采購。1.8基建及零星工程由使用部門申請，行政部審核后填制零星工程單報總經理審批后提交設備采購員采購。2、采購方式 2.1招標采購：對于同一類型的物資或勞務，且超過規定金額組織招標，招標結束后由采購部實施。（祥見） 2.2 合同采購：采購一般應訂立合同。合同應按公司的標準條款和條件，至少規定供貨范圍、名稱、規格、價格、交貨期、質保、付款、法律及其他適當的條款和條件。（祥見合同管理制度）2.3集中性計劃采購：常備生產物資5、采購辦應事先選定合格供應商，議定系列供貨價格和交易條件，訂立長期供貨合同，確定貨物來源，簡化采購作業2.4零星采購：總額2000元以下的量小、金額低的或現貨采購在得到經理的批準后可在無書面合同的情況下進行采購活動。3、采購實施3.1詢價、比質比價、議價3.1.1凡一般采購，采購辦均應選擇至少三家符合采購條件的供應商作為詢價對象。3.1.2確屬貨源緊張、獨家代理、專賣品等特殊狀況，不受3.1.1條所限。3.1.3如向特約供應商采購時，應附其報價明細表，如特約供應商有兩家以上，則應向其同時索要報價明細表。3.1.4凡屬可作成本分析之采購項目，采購辦應要求供應商作成本分析，以作議價之參考。3.1.56、選擇詢價或采購的對象，應依照直接生產廠商、代理商、經銷商之順序選擇。3.1.6詢價后，選擇兩家以上供應商進行交互議價。3.2采購部接到技術部的后，經辦人在5個工作日內核對庫存開具采購明細清單及采購計劃（含價格，交貨期限（符合項目部的計劃時間），付款要求），1個工作日內電子版上傳采購部領導，項目部，生產部，財務部，成本辦。為特急下達的生產令號中要求立即采購的材料明細表，采購部經辦人當日內開具采購預案（含價格，交貨期限（符合項目部的計劃時間），付款要求），1個工作日內電子版上傳采購部領導，項目部，生產部，財務部，成本辦。3.3 合同審核、訂立采購辦應按公司的標準條款和條件起草合同，至少規定供貨范圍7、名稱、規格、價格、交貨期、質保、付款、法律及其他適當的條款和條件。 3.3.2招標采購由招標小組審定價格及確定供應商后交采購辦實施。 3.3.3合同采購由采購辦提供兩家以上符合采購條件的供應商的議價單，并經采購主管審核后交相關部門進行會簽后交總經理審批。 3.3.4常備物資采購辦應根據審定的系列供貨價格采購，如價格浮動超過5%應及時向成本辦報備審核，或合同的其他條款發生重大變化時應向成本辦報備審核。3.4合同的蓋章、歸檔合同審核表上的簽字齊全后，方能在合同上加蓋印章，登記用印申請單單份合同文本達二頁以上的須加蓋合同騎縫章，由財務部專人負責蓋章。3.4.2采購辦應建立合同臺賬，對物資（或勞務）8、的供貨渠道、金額、履行情況、預付款情況、質保期、存檔情況等信息進行記載。合同簽署后，合同承辦人應將已簽署的合同交財務部存檔，財務部按合同管理制度歸案合同承辦部門和財務部應當分別建立合同臺帳，實行履約跟蹤統計報告責任制4、合同的履行4.1.合同經總經理審批后方可實施采購，與供應商核實訂單，并通知送貨，對特急采購業務，經總經理批準可先行采購，同時在成本、財務備案。4.2通知倉庫作入庫前準備4. 3驗收入庫4.4經辦人匯總當月采購目錄，核對到貨的數量，規格型號。注明缺貨處理方案。匯總單交采購部文員（電子版）存檔。5結算5.1采購行為發生后，采購員必須敦促供應商開具正規發票5.2采購員收到供應商發票需9、及時填制付款申請單，并附上發票、經質檢簽字的入庫單及外協材料結算清單，經成本辦審核交工廠總經理審批后，交上海財務及時掛賬。6付款6.1采購辦根據上海財務下達的付款額度編制付款計劃，并報總經理審批。6.2付款必填制計劃付款申請單，經總經理審批后交上海財務執行6.3采購過程中需支付預付款的，采購員填制付款申請單，經總經理審批后，并附上合同一起交上海財務執行。五、罰則 在合同的訂立、履行中，對有下列行為之一，且產生較大影響或嚴重后果的，由公司按照有關規定進行查處，并會同人事部門追究責任單位（部門）負責人和直接責任人的責任。1 不按本辦法規定簽訂、履行合同的，未按時上報采購預案及電子版、未按時簽訂合同10、未匯總當月采購目錄，經辦人每項處予50元扣款，部門主管每項處予30元扣款。2 因個人失誤，訂有重大缺陷或無效合同的，經辦人予合同金額10%的扣款，部門主管負連帶負責處予合同金額5%扣款，審查人員延誤審查時間或未審出合同缺陷的負連帶負責。3 應當追究對方違約責任而擅自放棄的，經辦人給予損失金額50%的扣款。4對提供虛假資料的、不履行內部管理程序、超越授權或濫用授權簽約的、未按規定進行授權或擅自轉委托的、與對方或第三人惡意串通、收受賄賂的、 泄露合同意向、商業秘密或有關機密的，給予損失金額100%罰款，情節嚴重的、涉嫌犯罪的，移交司法機關處理。5正常采購業務，經總經理審批后方可實施采購， 對未訂立合同就實施采購的，每筆處予100元扣款，對造成經濟損失的，按損失金額的100%扣款。