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1、公司行政零星物品采購及報銷管理制度、流程編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 行政采購管理制度一.目的：為加強公司行政采購管理，保證采購物品能及時、保質、保量滿足生產、辦公需求，特制訂本制度。二.范圍：適用于本公司所有生產輔助工具、勞動保護用品及行政后勤物品的采購。三.職責：1. 需求部門：需求申請及供應商樣品的確認和購回物品的驗收、領取、保管工作。2. 行政采購人員或公司指派采購人員：負責尋找供應商、尋價、比價、采購合同呈簽及采購作業。3. 行政部：負責采購回物品的驗收、入庫、發放、資料保管工作。4. 總經辦/董事長辦2、：按權限負責對申購單、單價、供應商評審、采購合同及付款的審批。 四.固定資產采購： 1.固定資產采購按固定資產管理制度執行。五.行政常用物品采購：1. 采購人員須選擇多個供應商進行綜合比較，篩選出2家以上意向供應商。2. 意向供應商向我司傳真報價單，主管部門確定每種物品最終價格。3. 采購人員通知意供應商送樣至本公司。4. 采購人員接獲樣品后，將樣品送需求部確認，樣品確認合格后，可批量供貨。5. 樣品經確認和評估合格后，且連續2批次供貨無交期、數量、質量問題，可列入合格供應商。6. 連續2次批次供貨不合格的供應商，由行政部取消供貨資格。行政部建立合格供應商信息檔案。7. 如果現有的供應商無法滿3、足公司的要求或供貨品質、價格不能滿足公司需求，必須開發新供應商。8. 采購對供應商下采購單流程：行政部采購人員按請購單上所需物料的品名、規格、數量、 交期、質量等選擇合格供應商，并將所需購買的物品傳真至供應商。六.行政零星物品采購：1. 行政零星物品采購：主要是采購用量少或且無合格供應商的行政采購物品。2. 采購人員可直接按請購單上所需物料的品名、規格、數量、交期、質量等選擇2家以上供應商，進行詢價、比價確認最終價格后，填入請購單單價一欄上，并依據審批權限呈上級主管簽字批準或電話向上級主管呈報價格，上級主管同意后，方可進行采購。七.采購管理：1. 采購人員必須隨時追蹤交期、數量，并及時反饋，確4、保交期，如交期延誤及時通知申購部門。2. 采購物品入廠后，前臺通知行政助理驗收貨物，行政助理將驗收后的物品登記在資產入庫、領用登記表中，辦理入庫手續。3. 行政助理辦理完入庫手續后，通知需求部門領取貨物，申請部門驗收領取貨物，并在資產/物品領用登記表上簽字確認。4. 行政助理每月月底統計所有資產入庫、領用登記表核對費用，錄入行政費用月報表5. 采購物品使用時出現質量問題需退貨或更換的，使用部門及時通知采購人員向供應商換貨或退貨。八.采購報銷管理1. 采購申請付款或費用報銷，必須附上經過審批的申購單、采購合同或報價單，否則財務不予報銷。九.行政采購流程部門申請部門負責人確認 行政部審核 總經辦復核總經理批準采購詢價采購向主管人員報批 批準商家送貨/外出采購 行政助理驗收入庫 部門領取十.本規定自簽署發布之日起正式執行。十一.本規定的解釋權歸屬行政部.十二.附件： 1.申購單 2.資產/物品領用登記表 3.合格供應商名錄