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1、公司采購管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總則第一條 為規范XXX股份有限公司（以下簡稱“公司”）采購行為，加強對采購活動的管理與監督，有效控制采購成本，防范采購風險，保障庫存的合理性，確保公司財產安全和流通，特制定本制度。第二條 本制度所稱“采購”，是指購買物資（包括購買勞務)及支付款項等相關活動。第三條 本制度適用于本公司及各子公司、分公司（以下簡稱“下屬公司”。下屬公司可根據本制度制定具體的實施細則，并報公司財務部門備案。第四條 公司采購遵循“公開、公正、公平”和“確保公司利益最大化”的原則，貫2、徹不相容職務分離的原則。第五條 公司重要貨物、工程及服務均采用集中采購的模式。第二章 采購管理組織機構第六條 公司設立負責采購部，統一管理公司物資采購工作，履行以下主要職責：(一) 充分跟公司各部門和下屬公司進行溝通，根據公司可能采購的所有貨物進行詳細的市場調研，明確不同供應商可能供應的材料的質量、價格及供應商的供貨能力，制定采購戰略并為公司提供決策依據。(二) 負責制定公司采購管理制度，定期檢查下屬公司相關制度執行情況，建立定期跟蹤機制和定期報告機制。(三) 根據各部門和下屬公司報批的采購需求實施采購，保證供貨及時性。(四) 負責指導和協助下屬公司的自行采購工作。(五) 負責建立供應商管理檔3、案，定期對供應商的貨物品質、交貨期限、價格、服務、信譽等進行分析，為公司經常性采購的貨物優選23 家做相對固定的供應商。(六) 負責建立采購管理檔案，定期分析和匯報各項采購工作。(七) 負責公司采購貨物的狀態管理，及時掌握貨物的狀態信息。第七條 公司各部門及下屬公司負責配合和執行公司集中采購結果，組織實施本單位采購工作，其主要職責如下：(一) 參與編制公司集中采購物資年度計劃；(二) 負責提交已審定后的物資需求計劃、進度要求和技術規范書；(三) 負責合同履約過程中的技術問題，配合合同變更技術談判等工作；(四) 負責組織物資驗收、資產移交并配合項目決算；(五) 依據授權，組織本單位有關物資采購工4、作；(六) 配合物資采購、監造和檢驗；(七) 參與集中采購物資供應商推薦和考核工作；(八) 根據公司的管理制度，制定本單位采購管理的策略、制度和操作流程，組織實施本單位采購工作；第三章 誠信廉潔第八條 為了實現采購作業相互監督的制衡機制，采購組織應貫徹不相容職務分離的原則：（一） 請購與審批崗位分離；（二） 供應商選擇、采購執行、審批崗位分離；（三） 采購業務的詢價崗位與確定供應商崗位分離；（四） 采購合同或協議的擬定與審核、審批崗位分離；（五） 采購、驗收與記錄崗位分離；（六） 付款申請、審批與執行崗位分離。第九條 公司應當提倡相互監督，除了貫徹不相容職務分離的原則以外，應設立并公開廉潔監督5、的舉報熱線、信箱、郵箱等。第十條 公司及下屬子公司應當嚴格執行公司確定的采購原則、采購工作標準和有關規定，保持良好的職業道德，在職期間和離職后都應當保守公司的商業秘密（包括但不限于采購方案、采購底價、采購渠道）。第十一條 不得以任何形式向供應商索取和收受回扣等好處費，不得接受供貨方的禮金、紅包、有價證券和貴重物品、獎勵、贊助等，確實無法拒絕的必須在一周內上交公司登記處理。第十二條 不得以任何理由向供應商以“報銷”、“借款”等名義收受其的“好處”，不得以任何理由無償占用供應商的財物。第十三條 不得以任何理由向供應商提出與業務工作無關的要求，不得與供應商惡意串通牟取不正當利益等損害公司利益的采購行6、為。第十四條 不得參加供應商提供的公款旅游和高消費健身、娛樂等活動，不得參加供應商組織的有可能影響公正履行合同的宴請等活動。第十五條 為拓展公司供應渠道，公司允許內部人員（以下簡稱“引薦人”）向公司引薦優秀的供應商（以下簡稱“被引薦供應商”），但引薦人無論是何部門、何職務，被引薦供應商無論是何規模、何條件，都必須嚴格按照本制度第五章的有關條款執行。引薦人在任何情況下都不得以任何理由或借口干涉、詢問有關部門對被引薦供應商的評定。第十六條 公司應當組織廉潔警示活動，活動包括但不限于“年度供應商宣誓會”、“節日廉潔提醒函”等。第十七條 公司應當實行采購部內部崗位人員輪換制，輪換方式為定期或不定期，原7、則上每季度（每半年？，每年？）輪換一次。第十八條 公司應當與所有供應商簽訂供應商廉潔承諾書。第十九條 公司應當與包括采購部負責人在內的所有采購人員簽訂采購廉潔自律承諾書。第四章 采購計劃第二十條 物資采購實行計劃管理。（一）所有固定資產及工程采購物資必須依據下達的年度固定資產投資計劃或項目采購預算安排編制采購計劃，按照公司審批權限，提交分管領導審批，按計劃實施采購。（二）所有生產使用的常規物料，由計劃科根據銷售訂單及其產品BOM需求編制采購計劃。第二十一條 在制訂和實施物資采購計劃過程中，由于市場供求關系、采購周期、技術能力等原因，不能滿足物資需求計劃要求的：（一）如果是生產使用的常規物料，采8、購部應及時向計劃科進行反饋，計劃科應當會同業務部門、研發中心等相關部門商討并調整物料需求計劃；（二）如果工程物料或固定資產，采購部應及時向需求部門或技術部門反饋，并會同相關部門商討并調整需求計劃。第二十二條 物資采購計劃執行遵循“先利庫，后采購”的原則。對于滿足需求條件的物資，公司計劃科和采購部應先平衡利庫，后進行采購，加快庫存物資周轉，提高庫存物資利用率。第二十三條 對于通用物料或采購周期較長的關鍵物料，為保證生產計劃及銷售訂單的承諾交貨期，計劃科應當根據市場行情及公司的銷售計劃，合理的安排采購計劃、安全庫存量。第五章 供應商管理第二十四條 公司采購部應當建立和完善合格供應商名錄，并于每年組9、織包括研發部中心門、品管部門、財務部門等公司相關部門人員對上年度各類供應商的供貨情況進行評審，對價格高、服務差的供應商進行淘汰替換，實現合格供應商名錄的動態管理。采購部每年編合格供應商一覽表，報經公司分管領導審批后，根據公司有關要求，提供給公司銷售部門或下屬分子公司作為當年方案設計和產品選型的參考。第二十五條 對供應商評審的方法有：對供應商的生產或銷售能力、交貨能力、產品信譽、售后服務能力及質量體系狀況進行現場評審。第二十六條 物資需求部門、生產技術管理部門須將設備、物資使用過程中出現的問題及時反饋給采購部，采購部應建立并保存外購產品的供方記錄，記錄供貨質量，作為定期進行供應商評審的資料。第二10、十七條 一般情況對核心供應商的考核績效評審定為每季度一次,在供應商發生重大品質異常時,須及時予以重新評審。評審合格提交采購部負責人審批通過后，將合格的供應商記錄于合格供應商一覽表中。第二十八條 采購部應對供應商的選擇加強監督指導，在下列情況下，采購人員應當向采購部負責人或公司分管領導提請取消其合格供應商資格：(一) 原有供應商在定期評審中被淘汰；(二) 原有供應商不能滿足物資需求變化的需要；(三) 原有供應商拒絕供貨；(四) 新供應商的物資更適合公司的需求。第二十九條 如合格供應商不能滿足采購要求，須從新的供應商采購進。（一）新供應商送樣及確認，生產訂單所需的主材、輔材、包裝材料供應商須送樣。11、供應商送本公司所需的樣品交采購部,由采購部填寫供方樣品檢測認定表交品管部進行檢驗和確認,并將確認結果記錄在此單上返回采購部。若第一次樣品不合格時由采購部通知供應商進行第二次送樣,若再次確認不合格時,則取消其供應商合格評選資格。（二）對樣品確認合格的供應商,由采購部會同品管部、研發部中心，對供應商進行全面的考察評審并記錄于供應商現場評估表。評審合格提交采購部負責人審批通過后，將供應商記錄于合格供應商一覽表中。第六章 采購申請第三十條 公司各部門、下屬公司需購置固定資產，應當根據采購計劃和實際采購需求詳細填寫固定資產采購申請表，提出固定資產購置申請，并按照固定資產管理制度、合同管理制度和印章使用制12、度執行。第三十一條 公司生產使用物料和低值易耗品的請購，由計劃科根據業務部門提供出貨需求生成材料計劃，物控科提出生產訂單的原、輔材料申購并在ERP系統生成“申購單”。如果對產品有環保要求的，需求部門應在申購單中予以明確。第三十二條 下屬公司可根據本制度制定具體的實施細則，完成本單位生產使用物料和低值易耗品的請購作業。第三十三條 采購人員在執行采購任務時，首先檢查采購申請單各項內容是否齊全，如所需各項資料、審批手續不齊全，應當要求申請人補充所必須的材料及手續。第七章 采購價格管理第三十四條 采購部執行采購計劃應優先與公司合格供應商名錄上的供應商聯系購買，如公司合格供應商名錄上的供應商不能滿足供應13、，采購人員應進行充分的市場詢價調查，并作好市場詢價記錄，擇優擇廉購買，同時保管好市場詢價記錄表，以供以后參考和審核。第三十五條 需要進行詢價采購的物資，先由采購人員至少向三家供應商詢價、談判，達成初步意見后由采購部按公司有關規定簽訂正式合同后進行物資采購。第三十六條 公司應當實行價格管控機制，采購人員每月制定本人所采購的物資臺帳，制定各供應商標準核定價目表，報采購部負責人審核，分管領導批準，匯總后交財務部門存檔。第三十七條 公司應當借助ERP系統來輔助價格的管控，在執行采購時，當實際價格超出“標準核定價”，系統予以提示和控制。但因市場波動較大，個別品種規格物資的市場價格與計劃價相比懸殊比較大時14、，由采購部提出調整申請，報總經理批準方可執行。第三十八條 采購部應當利用各種價格信息渠道和手段，了解掌握各類物資的市場行情，至少每季度對公司的物資采購與供應商價格進行一次檢查。第三十九條 公司應當保證采購價格在ERP系統中可追溯，且保證供貨結算價格與采購合同價格是一致的，不得有采購單和送貨單結算價格不一致或采購價格沒確認好便讓供應商先送貨進公司后再談價的情形。第四十條 物資需求部門負責人應根據物資采購的數量、規格等對采購物資的價格進行審核確認。第四十一條 供應商給予公司現金折扣和銷售折讓的情況，必須在合同條款中反映，嚴禁采購人員私自收取或索要供應商回扣、傭金等。第八章 采購合同管理第四十二條 15、公司應當根據確定的供應商、采購方式、采購價格等情況擬訂采購合同，準確描述合同條款，明確雙方權利、義務和違約責任，按照公司合同管理制度及印章使用管理制度執行。第四十三條 建立了年度供應合作關系并簽訂年度采購合作框架協議的采購業務，年中實施具體采購活動時，可以只簽訂具體的商務條款或采購訂單，亦按照公司合同管理制度及印章使用管理制度執行。第九章 采購驗收管理第四十四條 工程物資和固定資產的采購，根據采購合同相關規定條款，貨物到達交貨地點后，采購部組織需求部門、相關技術人員對貨物進行的一般檢驗，包括貨物的數量、外觀、質量等，必要時對貨物進行測試，設備類可進行開機試運轉。第四十五條 檢驗合格后，采購部應16、填寫固定資產新聯絡函或進倉單，并由需求部門負責人作入庫簽收，貨物移交倉庫或直接交給需求部門。固定資產的采購，需將固定資產新聯絡函交財務部門建立固資產檔案及入帳。第四十六條 生產使用物料和低值易耗品，供應商送貨到達采購合同規定交貨地點后，物控科倉管員必須核查入庫清單與實物的品名規格、件數以及與采購訂單是否一致，同時按照產品檢驗控制程序通知IQC進行質量檢驗，確認合格后錄入ERP系統，并輸出入倉單后加蓋本公司的“收貨專用章”，交予供應商作為收貨憑證。第四十七條 當入庫清單有差異時立即通知采購人員并拒收此批物料，讓采購人員與供應商協商解決；當IQC檢驗不合格時,按不合格品管理程序 處理。第十章 采購17、付款第四十八條 采購人員應將收集到的、審批齊全的采購申請單、采購合同、固定資產驗收單、進倉單、入庫清單、入倉單、合法的商業發票等相關資料送交財務部門辦理付款手續，財務部門按照公司資金審批權限一覽表付款審批手續，要求采購人員在辦理好相關的審批后，再接受單證進行審核付款。第四十九條 財務部門應對采購人員提交的付款資料進行財務審核，主要審核相關的審批手續是否齊全、單證是否完整、發票是否合法、金額是否正確、數量是否一致等，核對發票計算的正確性；應將發票上所記載的品名、規格、數量、條件及運費與合同、采購訂單、設備入庫簽收單、進倉單等資料核對一致。在審核無誤后再辦理付款手續，發現虛假或重大瑕疵的，應查明原18、因，并及時報請有關領導處理。第五十條 公司應當合理選擇付款方式，并嚴格遵循合同規定，防范付款方式不當帶來的法律風險，保證資金安全；公司及下屬公司財務部門應嚴格按照合同約定方式付款。第五十一條 財務部門應定期與供應商進行貨款結算的核對。取得供應商對賬單，審核其余額與公司應付賬款 應付票據、預付賬款余額是否一致，在考慮買賣雙方在收發貨物上可能存在時間差等因素之后，公司與供應商的月末余額應保持一致。第五十二條 公司應當加強對購買、驗收、付款業務的會計系統控制，詳細記錄供應商情況、請購申請、采購合同、采購通知、驗收證明、入庫憑證、商業票據、款項支付等情況，確保會計記錄、采購記錄與倉儲記錄核對一致。第十一章 附則第五十三條 本制度未盡事宜，按國家有關法律法規、公司章程、財務管理制度等有關規定執行。第五十四條 本制度由公司董事會負責解釋和修訂。第五十五條 本制度自公司董事會審議通過之日起生效并施行，修訂時亦同。