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1、公司采購紀律、規范流程物資驗證管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 版本號：AXXXX有限公司采購規范及流程管理制度文件編號修改狀態：0xxxx-ZDxx-xx一、目的和適用范圍為進一步健全和加強公司采購規范及過程的管理活動，提高采購效率，明確崗位職責，降低采購成本，減少不必要的開支，保證采購工作的正常化、規范化，特制定本制度。本制度涉及的采購類別包括：生產任務、施工項目采購、年度采購、零星采購、應急采購等。本制度涉及的采購物品包括：原材料采購、元器件采購、標件采購、產品采購、設備采購、工程原料、勞保用品、辦公用2、品以及應急事件、突發事件中需要采購的物品物資等采購活動。本制度中有權申購的部門為公司所有部門。本制度適用于公司對所有采購物資的采購、驗收、入庫保管的過程控制管理。二、職責 1采購物資一般由計劃物流部編制采購計劃單，交技術部或項目負責人審核，副總經理審批后執行。 2技術部負責制定采購物資的采購規范、技術要求和驗收標準，參與價格咨詢核定，參與對供貨單位的評定和選擇。 3計劃物流部負責根據審批后的采購計劃單進行實施采購計劃，與供方簽訂采購合同，實施采購，及物資進廠后交檢，入庫的手續辦理。 4質量保證部負責對采購物資的驗收，并保留相關資料、記錄。11版本號：AXXXX有限公司采購規范及流程管理制度文件3、編號修改狀態：0xxxx-ZDxx-xx 5綜合部庫管組負責采購合格物資的入庫保管工作。三、采購原則1.采購是公司經營中一項重要的工作，各級管理人員和采購經辦人必須高度重視。2.采購必須堅持“秉公辦事、維護公司利益”的原則，并綜合考慮質量、價格因素，擇優選取。3.各類物資均在合格供方名錄中或應向正規商家采購，零星采購C類產品經審批后在其它供貨商采購，原則上要求所有采購物資均應開具發票。4.物資采購由計劃物流部門負責詢價及后期談判、采購。5.各部門應有專人負責申請采購事務，申購人與采購人不得為同一人。四、采購紀律1采購人職責1.1建立供應商資料與價格記錄檔案。1.2做好市場行情的經常性調查。1.4、3詢價、比價、議價及訂購作業。1.4所購物資的品質、數量異常的處理及交期進度的控制。1.5做好平時的采購記錄及對賬工作。2采購人行為規范2.1采購人員應嚴格按照本制度進行采購作業，采購完成后及時進行備案并確版本號：AXXXX有限公司采購規范及流程管理制度文件編號修改狀態：0xxxx-ZDxx-xx保備案材料真實、齊全。2.2若采購人員違反本制度進行采購作業或沒有及時備案導致采購資料丟失或損毀的，第一次由分管負責人進行批評教育，若再發生類似事件，按嚴重程度給予采購人員降職、降薪、轉入試用期或予以辭退。2.3采購人員不能接受供應商任何形式的饋贈、回扣或賄賂；若因嚴重失職或違反本制度作出不適當行為的5、，給予辭退。給公司造成損失的，應賠償公司損失，情節嚴重涉及違法犯罪的，提交司法機關處理。五、流程1.采購過程控制流程線路：采購申請-采購部編制采購計劃-技術部或項目負責人審核-副總經理批準-計劃物流部詢價、簽訂采購合同、采購-質量保證部檢驗-合格入庫2.采購流程2.1采購申請2.1.1采購之前，申購人依據所需物資的品名、規格、數量、需求日期及注意事項填寫“采購申請單”。2.1.2緊急采購時，由申購人在“采購申請單”上勾選“緊急”選項，以便各部門加快流轉，及時處理。2.1.3若撤銷采購，應立即通知采購人，以免造成浪費。計劃物流部根據公司生產任務、項目計劃準備的需求，核定采購物資，版本號：AXXX6、X有限公司采購規范及流程管理制度文件編號修改狀態：0xxxx-ZDxx-xx準備采購計劃，與綜合部庫管組根據采購計劃所需物資比對庫存數，結合實際消耗及庫存情況，核定生產、項目采購物資提交采購申請單，并經公司各負責人審核、批準后編制“采購計劃”；其他采購經由申購人填寫“采購申請單”，經本部門負責人審核，副總批準后，提供給計劃物流部組織采購。2.2.供方選擇與詢價選擇的供應商以在合格供方名錄中為優先，并有良好的信譽，一般采購或零星采購，如需選擇非合格供方采購時，經審批后方可進行。2.2.2采購人詢價時應注意審查供應商的主體資格（經營狀態、是否按時年檢、有無失信記錄、是否涉及重大訴訟等），要求供應商7、提供聯系方式以便相關負責人核價。確定供應商后，應要求供應商提供證明主體資格的材料（企業提供營業執照副本復印件等）。根據物資的類別、規格、重要程度以及供方所提供物資的質量情況，根據合格供方評定和選擇準則對供方進行定期或不定期的評定。2.2.4計劃物流部負責采購的人員分別詢價，提供多家供應商及價格，財務部提供歷史供貨價格加以比對。2.2.5核價：采購人或相關負責人參考歷史價格對擬采購物資進行核價，填寫“采購計劃單”中的“核價結果、核價意見”。2.2.6審批：計劃物流部將“采購計劃單”經逐級審批，報公司各級負責人審批后，方能進行采購。版本號：AXXXX有限公司采購規范及流程管理制度文件編號修改狀態：8、0xxxx-ZDxx-xx2.3采購及采購合同計劃物流部確保供貨方獲得物資的名稱、規格、數量、價格、供貨時間及有關技術要求、規范和包裝運輸防護方面的要求。 計劃物流部根據采購計劃單和掌握的有關物資供應單位的信息，作出推薦選擇意見，以對采購單位進行質量保證能力的評定提供參考。采購的物資必須符合規定的采購要求，嚴格按技術部編制的采購規范執行，采購的操作過程應按本文件規定執行；對有有效期要求的物資，應嚴格控制采購期限。2.3.4采購人按照核準的“采購計劃單”向供應商訂貨，并以電話、傳真等方式確定交貨日期或到市場采購。對于需要訂立買賣合同進行采購的物資，應同時按公司合同審批程序進行流轉。 采購合同應清9、楚說明采購物資的名稱、規格、單位、數量、單價、交貨時間、質量要求，交（提）貨及運輸方式、違約責任及其他約定等。 采購合同必須認真審查，對其準確性、完整性及適宜性確認無誤后，雙方經辦人簽字，授權人加蓋合同專用章方可生效。 合同更改后應重新進行審批，并發放到財務室一份。2.4報銷2.4.1所有采購物資原則上要求貨票同行，采購人應在貨到驗收合格后辦理報銷手續，因超過報銷時間財務部門不受理報銷的，責任由采購人承擔。版本號：AXXXX有限公司采購規范及流程管理制度文件編號修改狀態：0xxxx-ZDxx-xx2.4.2采購物資不論金額大小，一律由采購人簽字，財務部負責人審核，報公司總負責人核準簽字后方可報10、銷。 2.4.3采購人應將供應商的送貨單及我公司開具的入庫單、采購計劃單、收款收據、驗收單等辦理入庫。六、采購物資的驗證1.所有采購物資到貨后，由計劃物流部通知庫管組收貨，采購回的物質由采購人攜帶采購相關資料辦理通知庫管收庫，由庫管通知質檢部進行檢驗。2.物資到進廠收庫后，要求進行入廠驗收，常規驗收包括以下內容：a包裝完好，外觀質量符合要求；b質量證明文件上填寫的項目及簽章齊全；c牌號、規格、等標志與質量證明文件相符；d數量與裝箱單相符；符合有效期規定。f有圖樣、規范、技術要求等按文件執行驗收工作。 3.技術資料、檢驗結論由質量保證部保存。只有驗收合格的物資才準進入庫房，由綜合部庫管組納入管理11、。4.檢驗員按照采購單和采購規范、標準、圖紙等及資料進行驗收，驗收合格后開具合格證并辦理入庫手續。5.如因需立即使用不能及時入庫，應先由檢驗員或使用人員驗收后，在緊急情況解除后，及時辦理入庫手續,保留相關記錄。版本號：AXXXX有限公司采購規范及流程管理制度文件編號修改狀態：0xxxx-ZDxx-xx6.如采購物資質量、數量不符合要求，應及時保存證據，與供應商協調事宜。物資驗收合格后，應出具證明驗收合格證，辦理入庫保管，庫管進行入庫登記，并按貨物存放要求進行存放。7.未經檢驗或檢驗不合格的物資不得投入使用，對個別參數偏離技術標準，但仍能滿足使用要求的物資，由質量部開具不合格品審理單經技術部給出12、處理意見后判定讓步接收后方可入庫，如軍工產品，需軍代表同意后，方可投入使用。8.對原材料材質、性能等需要復驗的物資，按檢驗管理規定執行。八、庫管組負責將采購物資分類存放保管1.物資分類：A類（關鍵類）、B類（重要類）和C類（一般類）三種。A類 指對產品的性能、精度、可靠性、安全性、壽命和經濟性等有直接影響的物資，且具有關鍵、重要性類產品。B類 指對產品質量、價值有較大影響物資。C類 指對產品質量僅有一般影響的物資，或價值較少的物資。2.合格物資入庫保存按產品規范要求進行存放保管，如有期限要求的標識保存日期，并定時匯報即將到期產品。九、控制文件質量記錄控制程序合格供方選擇、評價和重新評價準則版本號：AXXXX有限公司采購規范及流程管理制度文件編號修改狀態：0xxxx-ZDxx-xx檢驗管理規定十、記錄采購計劃單入廠物資檢驗記錄表入庫單