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1、小公司行政辦公及合同采購管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 總 則第一條 、本公司為促進(jìn)管理效率，提高全員士氣，并使其所依據(jù)及遵守，特制定本管理制度，員工在公司任職期間均應(yīng)遵照?qǐng)?zhí)行。第二條、本規(guī)章適用于本公司全體員工，包含試用期人員。第三條、制度形成與管理，皆由現(xiàn)職人員所組合，凡在職人員皆必須加入，上至經(jīng)理下至一般員工，均應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行。第四條、聘任員工合約制度在行政管理及各項(xiàng)制度中，以公平，公正，公開賞罰為原則。 第五條、本公司屬對(duì)外營利單位，全體員工必須共同投入，積極表現(xiàn)個(gè)人榮譽(yù)感和責(zé)任心為宗旨。 第六條 、本2、公司對(duì)所有在職員工的升遷，加級(jí)，加薪及考核等，皆以該員工的平時(shí)表現(xiàn)與業(yè)績?yōu)橹饕罁?jù)，包含員工的向心力，榮譽(yù)心，責(zé)任感等。第一章、部門員工崗位職責(zé)一、銷售人員崗位職責(zé) 1、負(fù)責(zé)產(chǎn)品的市場渠道開拓與銷售工作，執(zhí)行并完成公司產(chǎn)品年度銷售計(jì)劃。 2、根據(jù)公司市場營銷戰(zhàn)略，提升銷售價(jià)值，控制成本，擴(kuò)大產(chǎn)品在所負(fù)責(zé)區(qū)域的銷售，積極完成銷售量指標(biāo)，擴(kuò)大產(chǎn)品市場占有率。 3、與客戶保持良好溝通，實(shí)時(shí)把握客戶需求。為客戶提供主動(dòng)、熱情、滿意、周到的服務(wù)。 4、根據(jù)公司產(chǎn)品、價(jià)格及市場策略，獨(dú)立處置詢盤、報(bào)價(jià)、合同條款的協(xié)商及合同簽訂等事宜。 5、維護(hù)和開拓新的銷售渠道和新客戶，自主開發(fā)及拓展上下游用戶，尤其是終3、端用戶。 6、認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司銷售管理規(guī)定，努力提高自身業(yè)務(wù)水平。二、 財(cái)務(wù)人員崗位職責(zé) （一）收付款 嚴(yán)格按公司的收入管理規(guī)定辦理收款業(yè)務(wù)，公司所有付款項(xiàng)目必須由經(jīng)理簽字方可支付，不得發(fā)生少付、多付現(xiàn)象。 （二）記帳 1、負(fù)責(zé)現(xiàn)金賬和銀行賬的記賬工作，當(dāng)天的業(yè)務(wù)必須當(dāng)天入賬，做到日清月結(jié)； 2、每日核對(duì)庫存現(xiàn)金與現(xiàn)金賬余額是否相符，做到賬證、賬實(shí)、賬賬相符。 （三）票據(jù)管理1、 財(cái)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)妥善保管公司發(fā)票、收據(jù)，不得丟失，及時(shí)做好發(fā)票、收據(jù)的使用登記工作，隨時(shí)掌握發(fā)票使用情況。2、 發(fā)票、收據(jù)不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開，不得拆本使用。 3、公司客戶需要開具發(fā)票的，由銷售人員填寫發(fā)票開具申請(qǐng)表并由4、經(jīng)理審批后，財(cái)務(wù)人員方可開具發(fā)票，不得按取得發(fā)票方的要求變更品名和金額。 （四）工資管理 1、根據(jù)工資管理規(guī)定按時(shí)核算員工工資，編制工資表，交經(jīng)理審核； 2、根據(jù)經(jīng)理審核后的工資表，進(jìn)行工資發(fā)放。 （五）審核員工報(bào)銷或借款的內(nèi)容是否完整，數(shù)字計(jì)錄是否準(zhǔn)確，大小寫出是否一致，簽章是否齊全，發(fā)票是否合法等。 （六）資產(chǎn)管理 根據(jù)資產(chǎn)管理規(guī)定對(duì)公司的資產(chǎn)進(jìn)行登記、入賬、保管、檢查等管理工作，做到賬賬、賬實(shí)相符。 （七）成本控制和財(cái)務(wù)分析 正確、及時(shí)和完整地記錄公司的財(cái)務(wù)狀況，根據(jù)每月的賬簿和報(bào)表，對(duì)其經(jīng)營狀況進(jìn)行分析，制定出適合本公司的成本控制方案，實(shí)現(xiàn)增收節(jié)支，協(xié)助公司提高經(jīng)濟(jì)效益，當(dāng)好公司經(jīng)理的5、參謀和助手。 （八）對(duì)外工作 每月稅務(wù)報(bào)稅，繳稅工作和工商年檢工作。按時(shí)納稅、交費(fèi)，如發(fā)生延誤而導(dǎo)致公司受罰，其責(zé)任由財(cái)務(wù)人員承擔(dān)，未經(jīng)公司經(jīng)理許可不得泄露公司的財(cái)務(wù)狀況。三、行政人員崗位職責(zé)1、負(fù)責(zé)辦公室管理制度的制訂和日常維護(hù)、管理。2、負(fù)責(zé)公司各類電腦文檔的編號(hào)、打印、排版和歸檔；3、報(bào)表的收編以及整理，以便更好的貫徹和落實(shí)工作；4、負(fù)責(zé)公司項(xiàng)目采購，各項(xiàng)合同文檔的管理；5、辦公室環(huán)境的日常維護(hù)工作，確保辦公區(qū)域的整潔有序；6、完成部門經(jīng)理交代的其它工作。第二章、財(cái)務(wù)管理制度一、費(fèi)用管理制度 為了節(jié)約開支，降低公司經(jīng)營成本，少花錢，多辦事，辦好事，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，制定本制度。 (一）公6、司對(duì)各項(xiàng)費(fèi)用開支實(shí)行計(jì)劃管理，各項(xiàng)開支原則上必須先報(bào)計(jì)劃，按批準(zhǔn)的計(jì)劃開支。各項(xiàng)費(fèi)用開支都必須取得合法原始憑證，經(jīng)辦人必須在原始憑證上注明開支用途，財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷必須認(rèn)真審核，保證開支憑證完整、準(zhǔn)確、合法。 (二）所有的費(fèi)用開支實(shí)行先報(bào)計(jì)劃后開支，由申請(qǐng)人提出計(jì)劃（須說明用途和詳細(xì)預(yù)算）報(bào)經(jīng)理批準(zhǔn)，憑批準(zhǔn)的計(jì)劃經(jīng)財(cái)務(wù)部審核后報(bào)銷。 (三）差旅費(fèi)管理制度 本著既勤儉節(jié)約、開支，又要保證出差人員工作與生活需要的原則，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制訂本制度。 1、本制度適用于本公司因公出差支領(lǐng)旅費(fèi)的員工。 2、出差旅費(fèi)分交通費(fèi)、膳宿費(fèi)：交通費(fèi)系指火車、汽車、飛機(jī)等費(fèi)用；膳宿費(fèi)系指膳食費(fèi)及宿費(fèi)。 3、出差人7、憑核準(zhǔn)的預(yù)支金額，填寫借款單，向財(cái)務(wù)部預(yù)支差旅費(fèi)。4、出差人返回后應(yīng)填寫差旅費(fèi)報(bào)銷單，注明實(shí)際出差日期、起始訖地點(diǎn)、工作內(nèi)容、報(bào)支項(xiàng)目、金額等，由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核后報(bào)經(jīng)理批準(zhǔn)，由財(cái)務(wù)部在報(bào)銷時(shí)沖銷預(yù)支數(shù)。(四）水電費(fèi)管理水表、電表由行政部管理登記，負(fù)責(zé)與供水、供電部門核對(duì)數(shù)據(jù)，并按時(shí)交納水電費(fèi)，憑正式發(fā)票到財(cái)務(wù)部報(bào)銷。公司每個(gè)員工都要樹立節(jié)約每一分錢的思想，辦公室人離開后必須關(guān)掉用電設(shè)施（燈、電腦、空調(diào)等）電源。二、 發(fā)票管理制度。 （一）發(fā)票的開具及管理 1. 銷售人員應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目要求,在行政部領(lǐng)取并填寫發(fā)票開具申請(qǐng)表,經(jīng)經(jīng)理簽字后,報(bào)財(cái)務(wù)開具正式發(fā)票。2. 發(fā)票寄送為快遞物流方式，在發(fā)票送出8、前要通知收件人送達(dá)時(shí)間,并要求收件人收到后及時(shí)反饋,作好確認(rèn)工作，確保公司開出的每一張發(fā)票都能迅速、安全地到達(dá)客戶手中。第三章、文印資質(zhì)管理制度一、 文印資料管理制度為規(guī)范公司行文及公司行政、業(yè)務(wù)等資料的打印、復(fù)印工作，并確保公司信息的安全，特制定本制度。1、文印工作由行政部專人負(fù)責(zé)打印和復(fù)印工作。 2、公司的文字資料，有打印、復(fù)印必要時(shí)方予打印、復(fù)印。可通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳遞或其他不需打印、復(fù)印的文件，一般不予打印、復(fù)印。3、復(fù)印公司重要的文件、資質(zhì)證書、合同等資料時(shí)，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可復(fù)印。 4、文印室工作人員應(yīng)注意節(jié)約紙張，盡量雙面打印、復(fù)印，保持打印復(fù)印一體機(jī)及其他文印設(shè)備的清潔。二、印9、章管理制度為保證公章使用的合法性、嚴(yán)肅性和可靠性，杜絕違法行為，維護(hù)公司利益，特制訂本管理制度。 （一）公章的刻制、啟用公章的刻制1、公司印章的刻制均須報(bào)經(jīng)理批準(zhǔn)，由行政部開具介紹信，到公安機(jī)關(guān)相關(guān)部門辦理刻制手續(xù)。2、公章的形體和規(guī)格，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。公章的啟用新印章啟用前要做好戳記，并留樣保存，以便備查。 （二）公章的保管、交接和停用1、公司的公章、專用公章由行政部專人保管，各部門公章由各部門指定專人保管。2、公章保管須有記錄，注明公章名稱、頒發(fā)部門、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、圖樣等信息。3、嚴(yán)禁員工私自將公章帶出公司使用。若因工作需要，確需將公章帶出使用，需由經(jīng)理批準(zhǔn)10、后方可帶出。公章外出期間，借用人只可將公章用于申請(qǐng)事由，并對(duì)公章的使用后果承擔(dān)一切責(zé)任。4、公章保管必須安全可靠，須加鎖保存，公章不可私自委托他人代管。5、公章移交須辦理手續(xù)，簽署移交證明，注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時(shí)間、圖樣等信息。 （三）公章使用一）使用范圍如下：凡屬以公司名義對(duì)外發(fā)文、合同、標(biāo)書、財(cái)會(huì)業(yè)務(wù)、授權(quán)書、證明等一律加蓋公司公章；二）使用程序1、公司所有用章都須先經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可蓋章。2、公章使用必須建立用章登記制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，不符合規(guī)定的，行政部有權(quán)拒印。3、嚴(yán)禁填蓋空白合同、協(xié)議、證明等。因工作特殊確需開具時(shí)，須經(jīng)經(jīng)理同意方可開具；待工作結(jié)束后，必須及時(shí)向公司匯報(bào)開11、具手續(xù)的用途，未使用的必須立即收回。 （四）、違反以上規(guī)定者，公司將追究相關(guān)人員的責(zé)任，若給公司造成一定經(jīng)濟(jì)損失或不良社會(huì)影響者，公司將追究其法律責(zé)任。三、 資質(zhì)管理制度 為加強(qiáng)公司經(jīng)營管理，確保公司資質(zhì)使用嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范、合理，特制定本制度。 1、公司資質(zhì)系公司資產(chǎn)，除用于公司經(jīng)營外，任何個(gè)人不得以任何理由、任何方式私自使用。 2、公司資質(zhì)由行政部保管，行政部對(duì)資質(zhì)的安全存放和規(guī)范使用負(fù)責(zé)。 3、公司內(nèi)部使用資質(zhì)用于投標(biāo)、各種外部審核等工作時(shí)，須由經(jīng)理審批后方能使用。 4、行政部對(duì)資質(zhì)使用情況作登記，確保資質(zhì)的規(guī)范使用。第四章、物品管理制度一、辦公用品管理制度 為加強(qiáng)公司辦公用品的管理，規(guī)范辦公12、用品領(lǐng)用程序，提高利用效率，降低辦公經(jīng)費(fèi)，根據(jù)我公司實(shí)際情況，特制定本制度。（一）辦公用品分類 公司辦公室物資分為易耗品、管制品、實(shí)物資產(chǎn)。 1、易耗品：筆、紙、電池、訂書釘、膠水等。 2、低耗品：訂書機(jī)、剪刀、美工刀、文件夾、計(jì)算器、裝訂機(jī)等。 3、固定資產(chǎn)：物資達(dá)100元以上，如：電腦、辦公桌椅、打印復(fù)印機(jī)等。（二）辦公用品采購 辦公用品由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)采購。（三）辦公用品的保管 1、辦公用品由行政部負(fù)責(zé)保管。2、庫存辦公用品的種類和數(shù)量要科學(xué)確定，合理控制。常用、易耗、便于保管的物資可適量庫存。要避免不必要的儲(chǔ)存或過量積壓，確保供應(yīng)好、消耗低、費(fèi)用省。 3、批量購入的辦公用品應(yīng)即時(shí)入庫存儲(chǔ)，13、物資采購員和保管員要搞好驗(yàn)收交接，在“辦公用品入庫登記本”上如實(shí)填寫接收物品的名稱、規(guī)格、單價(jià)和數(shù)量，并簽字。 （四）辦公用品的領(lǐng)取 1、領(lǐng)取的原則是：工作任務(wù)清楚，使用目的明確一次一領(lǐng)，隨用隨領(lǐng)，用多少領(lǐng)多少。 2、領(lǐng)取時(shí)，領(lǐng)取人須在登記表上寫明日期、領(lǐng)取物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等項(xiàng)并簽字。 3、領(lǐng)取的低耗性辦公用品(如訂書器、計(jì)算器、剪刀等)應(yīng)列入移交，如重復(fù)申領(lǐng)，應(yīng)說明原因或憑損毀原物以舊換新，杜絕虛報(bào)冒領(lǐng)。 4、大件物品領(lǐng)取后，應(yīng)列入辦公室固定資產(chǎn)管理序列，明確責(zé)任人。 5、辦公用品領(lǐng)取后發(fā)現(xiàn)不適用或未用完部分應(yīng)立即退還給采購員或保管員，采購保管人員根據(jù)情況予以調(diào)換或收回入庫。（五）辦公用14、品的使用 1、使用辦公用品應(yīng)以司為家，牢固樹立節(jié)約光榮、浪費(fèi)可恥的思想，在日常工作中，處處精打細(xì)算，提倡節(jié)省每一張紙、每一顆釘、每一滴墨、每一分錢，努力降低辦公成本。 2、精心使用辦公設(shè)備，認(rèn)真遵守操作規(guī)程，下班后及時(shí)關(guān)閉電腦、打印機(jī)、飲水機(jī)等電器設(shè)備電源。3、辦公用品使用要物有所值，物盡其用，不要大材小用、貴材賤用。復(fù)印紙應(yīng)用于復(fù)印，不得用做草紙、包裝紙；大頭針、曲別針等要反復(fù)使用；紙張可雙面利用，修改校對(duì)稿可先用廢舊紙張打印等，充分發(fā)揮各種辦公用品的最大使用效率。二、煙酒管理制度為了規(guī)范公司日常煙酒的采購、保管、領(lǐng)取和使用，加強(qiáng)日常管理，做到物盡其用，并為能及時(shí)做好公司員工日常外協(xié)聯(lián)絡(luò)工作15、的后勤保障，特制定本辦法。1、 行政部根據(jù)需求制定采購計(jì)劃，由公司領(lǐng)導(dǎo)審批后財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)采購。2、采購的煙酒經(jīng)采購人和保管員共同核實(shí)無誤后，辦理入庫手續(xù)登記臺(tái)賬，采購人及保管員簽字。3、領(lǐng)取及使用(1)事前溝通原則：因工作需要送禮的需提前報(bào)備給經(jīng)理，領(lǐng)導(dǎo)同意后方可在行政部簽字領(lǐng)取。(2)剩余煙酒退還：對(duì)于領(lǐng)用的煙酒未使用或者剩余的，領(lǐng)用人必須在24小時(shí)內(nèi)退還保管員并簽字確認(rèn)。4、庫存盤點(diǎn)保管員要時(shí)時(shí)掌握煙酒庫存量的情況，在臨近最低庫存值時(shí)，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，以免影響工作。5、對(duì)于侵占公司財(cái)物的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司予以開除。第五章、考勤制度 為加強(qiáng)考勤管理，維護(hù)工作秩序，提高工作效率，特制定本制度。 16、1、公司員工必須自覺遵守勞動(dòng)紀(jì)律，按時(shí)上下班，不遲到，不早退，工作時(shí)間不得擅自離開工作崗位，外出辦理業(yè)務(wù)前，須經(jīng)經(jīng)理同意。 2、嚴(yán)格請(qǐng)、銷假制度。員工因私請(qǐng)假的一律由經(jīng)理批準(zhǔn)并將請(qǐng)假條交由公司行政部，請(qǐng)假員工事畢后到行政部銷假。未經(jīng)批準(zhǔn)而擅離工作崗位的按曠工處理。第六章、合同管理制度一、人員合同管理制度為了規(guī)范本公司的勞動(dòng)合同管理工作，促進(jìn)依法履行勞動(dòng)合同，保護(hù)公司與員工的合法權(quán)益，根據(jù)中華人民共和國勞動(dòng)法和有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。 （一）適用范圍。在本公司工作與公司簽訂勞動(dòng)合同的所有員工。實(shí)行勞動(dòng)合同制度，無論公司管理人員還是一般員工，所有員工必須熟悉了解勞動(dòng)合同管理17、制度，依照勞動(dòng)合同管理制度調(diào)整、穩(wěn)定、和諧本公司的勞動(dòng)關(guān)系。 （二）管理職責(zé)。公司行政部門負(fù)責(zé)本公司的勞動(dòng)合同管理工作，主要職責(zé)包括：1、認(rèn)真學(xué)習(xí)并貫徹執(zhí)行有關(guān)勞動(dòng)合同的法律、法規(guī)和政策； 2、依據(jù)本制度辦理勞動(dòng)合同的訂立、續(xù)訂、變更、解除、終止等手續(xù)； 3、加強(qiáng)勞動(dòng)合同的基礎(chǔ)工作，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，促進(jìn)勞動(dòng)合同管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。 （三）勞動(dòng)合同的訂立以書面形式訂立。公司遵循公平、公正的原則，提供勞動(dòng)合同文本。勞動(dòng)合同一式兩份，公司和員工各執(zhí)一份。 （四）合同變更及解除。公司和員工如認(rèn)為有必要，經(jīng)協(xié)商一致可以書面形式對(duì)原訂勞動(dòng)合同的部分條款進(jìn)行修改、補(bǔ)充、廢止。任何一方不得任意變更，如協(xié)商不成18、的，勞動(dòng)合同應(yīng)當(dāng)繼續(xù)履行。員工因個(gè)人原因提出解除勞動(dòng)合同，應(yīng)當(dāng)提前三十天通知公司。 （五）公司所有員工，都要熟悉了解本制度，全面正確地實(shí)施本制度，以維護(hù)公司和員工雙方的合法權(quán)益、促進(jìn)和提高勞動(dòng)生產(chǎn)力。 二、購銷合同管理制度 1、各類合同統(tǒng)一歸由行政部進(jìn)行管理。行政部應(yīng)收集、整理各類合同進(jìn)行歸檔管理，定期檢查考核。 2、應(yīng)定期按合同分類建立詳細(xì)的臺(tái)帳，及時(shí)歸檔保存。3、任何人不得擅自將合同帶出室外，如因工作需要借出時(shí)，用完后必須及時(shí)歸還。第七章、采購制度為規(guī)范公司采購工作，確保外購物品完全符合客戶要求，特制定本制度。1、公司所需物品的采購需根據(jù)銷售訂單決定。2、慎重選擇供應(yīng)商；以合理的價(jià)格購買物19、資材料；貨到后及時(shí)發(fā)給合作客戶。 3.所有物品采購，申請(qǐng)人必須填寫物品采購申請(qǐng)表，經(jīng)理審核財(cái)務(wù)審批后方可采購。 4、 采購員應(yīng)調(diào)查主要材料的市場與行情，選擇最合適的供應(yīng)商，以確保公司利益和滿足客戶要求。 5、如公司現(xiàn)有供應(yīng)商不能達(dá)到公司客戶要求時(shí)，采購員應(yīng)及時(shí)重新尋找能滿足公司客戶要求的供應(yīng)商。 6、每種物料采購員必須有三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、核對(duì)各項(xiàng)參數(shù)，并將結(jié)果報(bào)經(jīng)理審批。凡沒有按上述審批手續(xù)審批的，財(cái)務(wù)部將拒絕付款。7、 采購定單或合同準(zhǔn)備完畢后交經(jīng)理審核，經(jīng)理核批方可實(shí)施。（必要時(shí)提供相關(guān)資料（如技術(shù)參數(shù)、樣品等）。8、定單發(fā)出后，采購員按預(yù)定交期及時(shí)跟進(jìn)督促供應(yīng)商交貨。20、9、貨到公司，采購員應(yīng)及時(shí)驗(yàn)貨。核對(duì)型號(hào)、數(shù)量、種類等。第八章、保密制度 為保守公司秘密，維護(hù)公司利益，制訂本制度。 一、全體員工都有保守公司秘密的義務(wù)。在對(duì)外交往和合作中，須特別注意不泄露公司秘密，更不準(zhǔn)出賣公司秘密。 二、公司秘密是關(guān)系公司發(fā)展和利益，在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的員工知悉的事項(xiàng)。公司秘密包括下列秘密事項(xiàng)： 1、公司經(jīng)營發(fā)展決策中的秘密事項(xiàng)； 2、投標(biāo)項(xiàng)目的標(biāo)底、合作條件； 3、重要的合同、客戶和合作渠道； 4、公司非向公眾公開的財(cái)務(wù)情況、銀行帳戶帳號(hào)； 三、屬于公司秘密的文件、資料，必須由專人負(fù)責(zé)收發(fā)、傳遞、保管，非經(jīng)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)復(fù)印、摘抄秘密文件、資料。 四、公司秘密應(yīng)根據(jù)需要，限于一定范圍的員工接觸。接觸公司秘密的員工，未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)向他人泄露。第九章、衛(wèi)生管理制度 為創(chuàng)造一個(gè)舒適、優(yōu)美、整潔的工作環(huán)境，樹立公司的良好形象，制定本制度。一、衛(wèi)生管理的范圍為公司辦公室、門窗等辦公場所及其設(shè)施的衛(wèi)生。二、保證每天打掃一次，做到各種設(shè)施干凈無污垢，保持辦公室干凈整潔。