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1、建設工程公司物資采購管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目錄1 總則41.1 目的41.2 適用范圍41.3 職責41.4 采購原則42 物資采購流程52.1 物資采購申請及確認：52.2 詢價、比價、議價：52.3 樣品提供和確認：62.4 供應商選擇：62.5 合同簽定62.6 進度跟催62.7 驗收入庫62.8 發往XX公司的物品（物資）：62.9 對帳付款：72.10 采購流程圖：（附后）73 物資采購作業操作規程73.1 計劃內采購：73.2 計劃外采購：73.3 合同擬定、審核和審批：73.4 付款2、流程：83.5 XX物資采購流程：84 采購責任95 考核96 本制度解釋權歸總經辦，自董事長批準之日起執行。97 本制度附件：9物資采購招標管理制度91 總則151.1 目的151.2 適用范圍152 招標采購原則152.1 遵循公開、公平、公正原則。152.2 競爭原則。參加投標的供應商數量不得少于三家。152.3 遵循同質低價、同價質優的選擇標準。153 組織實施153.1 物資采購招標工作由物資采購部及集團總經辦聯合組織實施。154 招標采購形式165 招標采購的工作程序165.1 招標準備工作165.2 招標實施工作165.3 合同前評審175.4 合同的簽約176 資料、樣品存檔及3、驗收177 監察與處罰188 附 則188.1 本辦法自頒布之日起實行。18物資采購檔案管理制度191 總則192 歸檔范圍193 歸檔要求204 檔案調閱205 檔案銷毀制度216 紀律要求216.1 公司所有人員均應嚴格遵守本規定。211 總則1.1 目的 為加強采購計劃管理，規范采購工作，保障公司生產經營活動所需物資的正常持續供應，降低采購成本，加強采購監督管理，特制定本制度。1.2 適用范圍1.2.1 本制度適用于公司對外采購與生產經營有關的物資、材料及非經營性固定資產、勞保用品、辦公用品等的采購（以下統稱為采購物品）。1.3 職責經營性固定資產、材料、配件等物品（物資）、非經營性固定4、資產、勞保用品以及為XX公司的材料、辦公用品采購由物資采購部負責；公司本部辦公用品的采購由綜合管理部負責。1.4 采購原則1.4.1 詢價比價原則物品采購必須有三家以上供應商提供報價，在權衡質量、價格、交貨時間、售后服務、資信、客戶群等因素的基礎上進行綜合評估，并與供應商進一步議定最終價格，臨時性應急購買的物品除外。1.4.2 一致性原則采購人員定購的物品必須與請購單所列要求、規格、型號、數量一致。在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下，采購人員須及時反饋信息供申請部門更改請購單。1.4.3 同質價低、同價質優原則采購人員隨時搜集市場價格信息，建立供應商信息檔案庫，了解市場最新動態及5、最低價格，實現最優化采購。1.4.4 廉潔原則1.4.4.1 自覺維護企業利益，努力提高采購物品質量，降低采購成本。1.4.4.2 廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應商伸手。1.4.4.3 嚴格按采購制度和程序辦事，自覺接受監督。1.4.4.4 加強學習，廣泛掌握與采購業務相關的新材料、新工藝、新設備及市場信息。1.4.4.5 工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。1.4.5 招標采購原則招標采購原則見招標采購制度。1.4.6 審計監督原則：采購人員要自覺接受財務管理部或公司領導對采購活動的監督和質詢。對采購人員在采購過程中發生的違犯廉潔制度的行為，公司有權對6、相關人員依照公司相關制度進行處罰直至追究其法律責任。2 物資采購流程2.1 物資采購申請及確認：2.1.1 一般情況下，每月25日前，各部門根據需求提出采購申請。填寫請購單，請購單要求注明名稱、規格型號、數量、需求日期、參考價格、用途等，若涉及技術指標的，須注明相關參數、指標要求。按物資采購申請流程，由各相關部門審批，經總經理及董事長批準后交物資采購部或綜合管理部采購。各審核環節對采購申請提出議異者，應于2個工作日內將意見反饋給采購申請部門。2.1.2 XX公司的物資采購任務由XX工程部及倉庫、后勤根據項目進度計劃，編制采購計劃單，經XX公司總經理簽字確認后發至公司物資采購部，由物資采購部經理7、或上一級領導根據采購計劃單情況分配采購任務，如遇采購物資金額過大或內容較復雜的實行雙人復核制。根據采購任務，如在采購過程中有疑問的及時進行溝通，確保按時完成采購任務。條件成熟時，通過OA進行采購流程的審批。2.2 詢價、比價、議價：2.2.1 每一種物品（物資）原則上須不低于三家的供應商進行書面形式的報價。2.2.2 采購員接到報價單后，須進行比價、議價，并填寫詢價記錄表，按低價原則進行采購。2.2.3 屬于下列情況者，無須進行比價：獨家代理、獨家制造、專賣品、原廠零配件無代用品，但仍須留下書面形式的報價記錄，但也應進行合適的議價。2.2.4 對所采購的物資，其單體金額達到或超過5萬元的，均須8、編制采購詢價函，經審批通過的詢價函，將其發送至有意向的供應商統一報價，遵循至少貨比三家原則（需求部門沒有指定品牌的，至少找三個同檔次的品牌進行比價；如指定品牌的，至少找三種渠道（廠家、地區總經銷、地區分經銷）進行比價）。2.3 樣品提供和確認：2.3.1 若須進行樣品提供和確認的，須確定送樣周期，由采購人員負責追蹤，收到樣品后，須第一時間送交需求部門進行書面確認，必要時需會同財務部等部門相關人員予以確認。2.3.2 對于需要保存樣品的，須作封樣處理，以便日后作收貨比較。2.4 供應商選擇：2.4.1 具有合法經營主體者。2.4.2 品質、交貨期、價格、服務等符合公司要求者。2.4.3 信譽良好9、者。2.4.4 客戶認可的供應商。采購人員須建立供應商信息臺帳并收集供應商信息，包括合法有效的三證（營業執照，組織機構代碼證，稅務登記證）及與采購物資相關的資質證書。2.5 合同簽定2.5.1 經談判后選擇各方面條件符合的供應商簽訂原則上使用公司制定的采購合同范本。2.5.2 交易發生爭執時，依據合同的核定條款進行處理。 2.6 進度跟催2.6.1 根據合同約定跟蹤物資交貨進度適時催貨，確保供應商準時供應物品（物資）。2.6.2 如遇采購物品（物資）無法在預定時間內交貨的，采購人員須第一時間通知需求部門，尋求解決辦法，并及時向分管領導說明情況。在重新和供應商確定新的交貨期后，須知會需求部門，如10、果造成我方損失的，依據合同規定的違約條款追究供應商相應的責任。2.7 驗收入庫采購物品（物資）到貨后，屬經營性固定資產、材料、配件等物品（物資）、非經營性固定資產、大宗勞保用品等經需求部門驗收后書面確認，辦公用品等日常用品經辦公室主任驗收后書面確認合格后，按流程辦理入庫手續。收貨、驗貨時應詳細核對供應商交付物資時間、數量、質量是否符合合同約定，所有物品應標明總件數及分件數，并盡量多的保留原始單據及現場照片，以備日后核對；如驗收不合格的，由驗收部門通知采購部門，于2日內辦理換（退）貨手續。2.8 發往XX公司的物品（物資）：2.8.1 為XX公司采購的物品（物資），如果屬于法定商檢范疇，需協助單11、證完成商檢資料的，經確認后，統一到物流貨場整理裝箱，并協助填制裝箱單，同時聯系物流發貨至離岸港口倉庫。2.8.2 所有物品（物資）須及時統計和匯報交付日期，由物資采購部經理統一安排，并根據單證提供的船期信息確定發貨時間和裝柜時間。在裝集裝箱時應盡量做到合理安排，把同項目或批次的物品（物資）擺放在同集裝箱內，同時標明數量清單，協助單證填制裝柜清單及完成報關資料。2.8.3 所有采購物品（物資）如需要開具發票的，應事先與財務管理部溝通開票細則；需要報關的，財務管理部應該在報關完成后2個月內給出書面開票要求，完成開票事宜。2.8.4 在裝箱完成后仔細核對裝箱單，對有出入的部分及時修改，并將此票物資標12、明其發運日期、集裝箱號及木箱號。船開3日內將裝箱清單發給財務管理部。2.9 對帳付款：采購物品（物資）辦理入庫或到達XX公司后，經確認無誤，按合同或約定的付款方式辦理付款手續。2.10 采購流程圖：（附后）3 物資采購作業操作規程 3.1 計劃內采購：物資采購部、綜合管理部根據采購計劃單及實際需要，每月25日前對下月要采購的物品（物資）做采購資金預算，報分管副總、總經理、董事長審批后交財務管理部執行。3.2 計劃外采購：對未列入月度資金計劃或超出計劃的臨時采購需求物品（物資），由需求部門提交申請并經分管副總、總經理、董事長審批后方可采購。3.3 合同擬定、審核和審批：3.3.1 采購合同應包括13、品種、規格、數量、質量、價格、交貨日期、運費承擔、結算方式及違約處罰等項條款。3.3.2 采購員與供應商洽談各項條款擬定合同，報物資采購部經理審核，同時與財務管理部溝通開票事宜。3.3.3 合同內容由物資采購部經理審核后交由財務管理部審核（必要時請公司法律顧問把控）然后上報分管副總、總經理審核或審批，并根據采購物資或合同金額報董事長審批，最終交由財務管理部蓋章并存檔。3.3.4 經營性固定資產、材料、設備等由物資采購部負責采購的，采購合同單筆金額在10萬以下的由分管副總審批，單筆金額在10萬（含）20萬的由總經理審批，單筆金額20萬（含）以上的必須經董事長審批。3.3.5 非經營性固定資產、勞14、保用品、禮品等由物資采購部負責采購，公司本部辦公用品由綜合管理部負責采購，采購合同單筆金額在1萬以下的由分管副總審批，單筆金額在1萬（含）2萬的由總經理審批，單筆金額2萬（含）以上的必須經董事長審批。3.3.6 涉及到除工程類資產以外的其它各項資產采購，在年度采購計劃（預算）內的，由物資采購部正常執行采購計劃；在年度采購計劃（預算）外的，由各物資需求部門自行填報預算外采購申請表，經批準后方可進行。3.4 付款流程：3.4.1 采購員根據合同約定填制請款單申請付款。（在此前應登記臺帳及托單）。3.4.2 物資采購部經理復核請款內容。3.4.3 財務管理部根據合同復核請款內容。3.4.4 單筆金額15、或總金額根據公司財務流程上報總經理或董事長審批。3.4.5 單據交出納付款。3.5 XX物資采購流程：3.5.1 XX物資物流流程：3.5.1.1 根據XX公司物資緩急程度及配柜情況，統一物資交貨日期安排船期。3.5.1.2 采購員做預發清單，完善后交給物資采購部經理。3.5.1.3 物資采購部經理復核并上報總經理審批后，同時發送單證人員、財務人員。3.5.1.4 采購人員應集中物資裝木箱，并協助單證人員做裝箱清單，按既定日期發港口碼頭。3.5.1.5 采購員到港口碼頭裝柜并做裝柜資料。3.5.1.6 單證人員做裝箱單及報關單，并發物資采購部及財務管理部。3.5.1.7 物資采購部與財務管理部16、同時復核后回復單證人員并抄送總經理。3.5.1.8 單證人員將核準后的裝箱單發XX公司交接人員。3.5.1.9 XX公司收貨后，提供收貨清單至物資采購部和財務管理部處理；如有疑問，由物資采購部負責查明原因，第一時間回復XX公司并根據實際情況抄送上級領導。3.5.2 XX人員攜帶物品流程：3.5.2.1 采購員整理打包人員攜帶物品信息交單證人員。3.5.2.2 單證人員做人員攜帶物品單交采購經理。3.5.2.3 采購經理復核后，回復單證人員內容準確性。3.5.2.4 單證人員做形式發票并發財務人員與安方交接人員。3.5.2.5 安方將收貨信息反饋給國內財務人員及采購經理。4 采購責任4.1 經辦17、部門和人員不按規定程序或未經審批的采購，產生的損失由經辦人員全額承擔。 4.2 經審批的采購計劃和申請，負責采購的部門和人員應在規定采購期限內采購到位，如未能及時到位并造成損失的，責任人要承擔相應后果。4.3 在采購過程中謀取私利，或未認真進行比價而導致采購價格明顯過高；經查實后采購人員承擔相應損失，損失額在5000元以上的責令其下崗。5 考核凡違反本制度的人員，依照情節輕重進行處罰。6 本制度解釋權歸總經辦，自董事長批準之日起執行。7 本制度附件： 采購流程圖 材料計劃單采購比價記錄表采購樣品書面確認單請款單物資采購招標管理制度物資采購檔案管理制度采購流程圖流程作業要求記錄表單責任單位/人采18、購申請驗收入庫對帳/整理付款資 料詢價比價議價樣品提供確認簽訂采購合同進度跟催供應商選擇接收請購單1、物資需求部門根據生產或經營實際需要填寫請購單請購單需求部門1、接收已核準的請購單請購單采購員1、采購人員依需求緩急，參考采購歷史記錄或供應商所提供的資料，至少精選三家以上供應商進行比價和議價詢價記錄表采購員1、以滿足需求部門所提出的性能、指標、品質為原則申請單采購員1、依優質低價原則進行選擇詢價記錄表需求部門/綜管部/采購員1、依據供需雙方確定的條件簽訂合同采購合同采購員1、依據合同或約定的交貨期進行跟蹤確認，發生異常及時處理采購合同采購員1、按采購需求進行驗收，辦理入庫手續入庫單庫管員/需求19、部門1、庫管員按已辦妥的請購單、送貨單整理匯總2、采購員根據庫管員提供的相關資料進行對帳，到財務部辦理付款送貨單發票支付憑證庫管員采購員 材料計劃單 序號使用項目品名規格型號單位數量是否含損耗（損耗率）質量要求用途（請詳細說明具體用途）鏈接網站參考圖片備注預計到安時間年月(配柜、海運及清關時間需延遲約2-2.5月）計劃單聯系人經辦人： 物資采購部負責人： 申請部門負責人：分管領導： 總經理： 董事長： 采購比價記錄表 序號品牌型號參數價格圖片經辦人： 物資采購部負責人： 申請部門負責人：采購樣品書面確認單 項目品名規格型號廠家品牌備注確認意見樣品粘貼區經辦人： 物資采購部負責人： 請 款 單 20、日期： 編號：請款人:部門:請款種類: 現金電匯幣種￥ $支付方式收款單位（人）名稱：收款單位（人）開戶行： 帳號：項目計劃編號品名規格/型號數量單位單價金額備注合計（大寫）批準：部門主管：會計：請款人：江蘇省建設集團有限公司物資采購招標管理制度1 總則1.1 目的 為規范物資采購管理工作，保證物資采購質量，降低采購成本和費用，增加物資采購的透明度，依據中華人民共和國招標投標法、中華人民共和國合同法，結合公司實際情況制定本辦法。1.2 適用范圍本制度適用于具備招標條件的、公司實際需要的工程材料、機電設備、生產物資、辦公用品等物資采購。1.2.1 專項物資一次性訂貨超過50萬元的，實行專項招標。21、1.2.2 同類型或單品種物資半年用量采購總額超過30萬元的采取半年招標一次。1.2.3 機械設備價值20萬元以上、辦公用品一次性采購10萬元以上的實行招標。1.2.4 其它需要實施招標采購的物資。2 招標采購原則2.1 遵循公開、公平、公正原則。2.2 競爭原則。參加投標的供應商數量不得少于三家。2.3 遵循同質低價、同價質優的選擇標準。2.4 遵循及時、適用、合理、節約原則。由需求部門提供物資采購計劃，提供擬采購物資的具體明細和質量技術要求、供貨時間等。3 組織實施3.1 物資采購招標工作由物資采購部及集團總經辦聯合組織實施。3.2 在實施招標前，由招標組織部門根據各部門提供計劃、要求，草22、擬有關招標文件、計劃及方案上報公司領導，經批準后組織實施。3.3 物資采購部負責采集供應商信息資源，相關部門也可提供供應商信息資源，以形成競價機制，確保招標工作的實施。3.4 供應商信息資源必須認真篩選，擬選參與競標的供應商，必須具備一定生產規模，質保體系完善，招標人認同的廠家；對多次報價明顯偏高的廠家，逐步由新的符合條件的供應商取代參與投標競價。3.5 組建物資采購評標小組，由公司相關領導、財務負責人及所需物資部門的負責人參與評標工作。4 招標采購形式4.1 物資招標采購可根據所需物資的品種、數量、使用時間、資金保證等情況，采取公開招標、邀請招標等形式。4.2 不具備前二種形式招標的，需報請23、公司董事會或相關使用部門的分管領導批準，可實施商務洽談。4.3 商務洽談采購，必須實行多方詢價，填寫詢價對比過程、結果并擬訂供應商，以書面形式，報使用部門負責人審批后方可進行采購。5 招標采購的工作程序5.1 招標準備工作5.1.1 物資采購部門根據物資需求部門計劃，依據本制度，確定是否需要招標采購，凡符合招標采購要求的，由采購部向集團招標委員會提出招標采購申請。5.1.2 采購部聯合招標委員會制定招標實施計劃，明確招標采購的具體形式。5.1.3 招標委員會聯合采購部編制招標文件（或招標說明）及擬定評標辦法，相關物資需求部門參與招標文件（或招標說明）的編制。5.2 招標實施工作5.2.1 采用24、公開招標、邀請招標形式采購。5.2.1.1 由物資采購部發布招標公告，對有意前來投標報名的供應商進行資格預審，擬定不少于三家投標單位。5.2.1.2 對擬邀請參加投標的單位進行資格預審（前期調研、評價），評價合格的供應商才具有投標資格，以書面形式（郵寄或傳真）邀請其投標。5.2.1.3 向接受邀請的單位發放標書（或招標說明）并負責答疑。5.2.1.4 接受并篩選投標文件，并按招標文件約定方式和擬定的評標辦法開標。5.2.1.5 按評標辦法中的定標方式定標，或與經評標合格的投標單位進行協商、談判，確定中標供貨單位。5.2.2 采用商務洽談形式采購5.2.2.1 對供應商按物資采購程序進行現場考察25、及資格預審，確定合格供應商，以邀請函的形式邀請合格供應商參加洽談。5.2.2.2 按擬定的評標標準結合所需物資質量、供貨期、付款等要求，按照統一標準，從最低的報價依次進行評估、分析，擇優前三名合格供應商進行答疑，通過供需雙方進一步磋商，最終確定中標供貨單位。5.3 合同前評審5.3.1 為避免評標過程中對投標方了解不夠細致和簽約時對合同條款研究不夠透徹等造成的風險，由物資采購部會同財務管理部及物資需求部門進行簽約前的合同評審，必要時請法律顧問把關。5.3.2 根據評審結果并報公司領導批準后，方可向中標單位發出中標通知書，同時應將中標結果通知所有未中標的投標方（根據招標文件或招標說明中約定的方式26、通知）。5.4 合同的簽約合同評審通過后，須嚴格執行合同審批程序，最后由企業法人代表授權的委托代理人依據中華人民共和國合同法與中標單位簽訂物資購銷合同，必要時可申請公證。6 資料、樣品存檔及驗收6.1 對物資招標采購過程中的有關文件、記錄資料由采購部門建檔案保存。同時，對中標單位投標時提供的樣品要做好妥善保管，以便為今后解決一些可能發生的問題提供依據。同時，供貨驗收過程中要檢查所供產品與樣品的符合性，要周期性進行抽查。7 監察與處罰7.1 為保證招標采購取得預期目標，審計監察部或財務管理部應在招標前及招標過程中加強監督。對于招標采購過程中人為設置障礙的相關部門及人員，將責令其改正或建議調離其工27、作崗位，造成重大經濟損失的將依法處理。7.2 負責招標部門必須認真執行本辦法，不得走過場或作虛假記錄，違者從重處罰。8 附 則8.1 本辦法自頒布之日起實行。物資采購檔案管理制度1 總則1.1 為了貫徹落實江蘇省建設集團物資采購管理制度，加強物資采購檔案的收集和管理工作，全面規范物資采購管理體系，特制定本規定。1.2 物資檔案管理工作是企業管理工作的一部分，是提高企業工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。1.3 科學規范的管理檔案，是衡量一個企業業績與管理水平的重要尺度。1.4 企業檔案記載著這個企業發展史上的優秀成果，對研究本企業的經營業績和科學發展提供了第一手資料28、，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材。2 歸檔范圍2.1 物資文件材料：指凡具有查考保存價值的公司、各單位和物資采購部收發文電、會議文件、會議記錄、電話記錄、圖表、登記簿冊、物資采購部編印的印刷物底稿和樣本、存儲介質以及反映部門工作活動的錄音、錄像、照片等。2.2 物資采購檔案：是指全面系統記錄反映采購活動的采購文件，包括各單位物資請購單及有關確認表格、招標和投標資料、詢價審批表、招標和競爭性談判評估表、定標文件、采購通知單、各種合同、驗收證明、質疑答復、工作聯系函、投訴處理決定、供應商資料及其他有關文件資料，物資采購檔案移交清冊、物資采購檔案保管清冊、物資采購檔案銷毀清冊等；存儲29、在各種介質上的資料均視同采購檔案，一并管理。2.3 歸檔工作：上述材料形成后和各項物資采購活動完成后，應在一周內交檔案管理員進行歸檔，編號登記，按類別和順序存入檔案盒。3 歸檔要求3.1 依據檔案來源、時間、題目、內容、字母順序等分成若干層次和類別。3.2 歸檔文件材料應齊全完整，按照文件的類別和自然日期保持文件之間的歷史聯系。3.3 卷內文件要排列有序，依次編寫頁號，并編制卷內目錄，逐項填寫清楚，書寫工整。3.4 案卷標題要簡明確切，裝訂整齊結實，厚度適宜，材料過窄應加襯邊，材料過寬應折疊整齊，字跡難辨認的，應附抄件以便于保管和使用。3.5 對所有公司物資采購檔案系統排列，區分文件價值，確定30、保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放，正確劃分案卷保管期限。3.6 所有文件歸檔時須同步創建電子文檔，存儲于專用服務器中，由公司員工根據權限及工作需要調閱。3.7 物資采購檔案保存期限從采購結束之日起至少保存十五年；未中標供應商的投標文件正本作為資料從采購結束之日起保存二年。3.8 做好檔案文件柜的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全。4 檔案調閱4.1 查閱檔案要履行審批手續。部門內人員查閱檔案須經檔案管理人員批準；集團范圍內人員查閱檔案須領導批示；外部人員查閱須憑單位正式介紹信，公安、司法等有關政府部31、門執行公務情形除外。4.2 查閱檔案人員要愛護檔案，不得圈畫、涂改、增刪、抽頁、剪裁、折疊、損壞、丟失。4.3 查閱檔案原則上當日歸還；摘抄和復制檔案材料需經檔案管理人員批準；檔案原件原則上不得借出，特殊情況下需要借出，須經相關部門分管領導批準，并應限期歸還。4.4 查閱檔案人員要嚴格執行安全和保密制度，不得泄密。5 檔案銷毀制度5.1 文件材料檔案和物資采購檔案保管期限已滿或已失效，需要銷毀時，由檔案管理人員提出銷毀意見，編制銷毀清冊，該清冊永久保存。5.2 辦理銷毀手續，經相關部門分管領導批準，方能銷毀。5.3 物資采購檔案保管期已滿，但其中未了結的債權債務和合同文件，應單獨抽出，另行立卷，由檔案管理人員保管到結清債權債務和合同履行完畢為止。6 紀律要求6.1 公司所有人員均應嚴格遵守本規定。