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1、房地產公司材料設備部采購合同管理制度與標準 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 77 材料設備部制度規范與工作標準771 工程材料設備采購管理制度工程材料設備采購管理制度第1章 總則第1條 公司制定有制度的目的有以下三個。1確保所采購的工程材料設備采購符合相關國家規范及標準。2確保所采購的工程材料設備嚴格按合同要求進場，保證工程按質、按期完成。3保證工程材料設備采購管理工作的規范化、制度化，降低采購成本，規范采購行為。第2條 適用范圍如下。本制度適用于房地產項目的材料設備采購行為。第3條 管理職責具體如下。1公司成立采2、購領導小組，它是公司采購的最高管理機構，直接對總經理負責。采購領導小組組長由材料設備部經理兼任，成員包括材料設備部、工程部、項目部以及財務部等相關部門人員。2采購領導小組主要職責如下。（1）審定公司總部以及非法人分支機構的材料設備采購管理辦法及業務流程。（2）審批公司材料設備采購計劃。（3）確定材料設備采購項目的采購方式。（4）確定材料設備采購招標方案并選擇供應商。（5）審批材料設備采購項目驗收方案。（6）組織協調公司大宗材料設備采購活動，實現信息共享，降低采購成本。（7）對采購工作中的重大事項作出決策。3材料設備部負責執行采購領導小組的決策，并做好日常協調等工作。第2章 材料設備采購范圍和采3、購方式第4條 本制度所稱的工程材料設備，其主要范圍如下表所示。工程材料設備種類表工程材料設備種類具體內容主材水泥、鋼筋、木材、預拌混凝土裝飾材料飾面磚、飾面板、不銹鋼制品、玻璃制品、鋁合金制品、罩面板、涂料水電安裝材料消防及電氣設備、電器主材、需求量較大的輔材、電器設備大型施工設備塔式起重機、施工升降機、混凝土輸送泵、40千瓦以上發電機組、6立方米以上空壓機、物料提升機、廠內運輸車輛、挖掘機一般施工設備混凝土攪拌機、鋼筋彎曲機、鋼筋切斷機、砂漿攪拌機及發電機組第5條 本公司工程材料設備的采購方式主要有以下四種。獨家采購方式直接簽訂合同方式比質議價方式招標采購方式工程材料設備的主要采購方式第3章4、 工程材料設備采購準則第6條 材料設備部應對供應商進行綜合考評，對其生產能力、質量保證、付款要求、售后服務、產品特點等進行分析，并以報告形式上報公司材料設備采購領導小組，經批準后方能將其納入供應商信息庫。第7條 公司所有員工均有權推薦優秀的供應商，經材料設備部審核和材料設備采購領導小組審批后，方可納入公司材料設備信息庫。第8條 采購人員在選擇某項材料設備時，原則上備選供應商不得少于三家。如有必要，可以采用多輪洽商、多次談判等方式，以降低公司的采購成本。第9條 材料設備部與供應商洽談時，必須堅持“秉公辦事，維護公司利益”的原則，并做好記錄，以報告形式上報；單宗采購總額預計100萬元以上（含1005、萬元）的，報公司材料設備采購領導小組審批；單宗采購總額預計100萬元以下的，報材料設備部審批。報告中包括產品技術參數、質量、價格、特點及特性等的比較（技術參數、價格、特點以表格形式體現）。第10條 報告得到批復后，依照批示意見，綜合考慮質量、價格、售后服務等問題，確定供應商或招標方式。第11條 工程材料設備采購必須堅持“五不購”和“三比一算”的原則。1五不購。（1）沒有提供采購計劃且未經必要批準的不購。（2）材料和設備規格不符、質量不合格、價格不合理的不購。（3）無材質證明和產品合格證的不購。（4）考評不合格的產品不購。（5）現場、倉庫能夠代用的材料不購。2三比一算。比質量、比價格、比售后服務6、，算成本。第4章 采購合同管理第12條 材料設備部代表公司同供應商簽訂采購合同，并負責采購合同的具體操作和實施。第13條 根據采購方式的不同，應在簽訂合同之前預留適當的合同審批時間或招標時間。第14條 采購主管負責所購材料設備的招投標管理工作，按“公司招標采購工作管理辦法”及招標結果，與供應商簽訂采購合同并報請審批。第5章 材料設備的驗收第15條 在簽訂合同之前，采購主管以及材料員必須檢查供應商的法人委托書、地址、營業執照、資質證書、準用證、合格證、檢測報告及其他技術指標等是否符合合同和入圍資格要求。第16條 公司采購專員、項目部材料員檢查所收到的材料設備與“產品封樣”是否相符，并將“產品封樣7、”保留到工程竣工直至保修期結束。第17條 驗收項目具體如下。1材料設備的色澤、材質（指材料）、外觀等是否符合設計及合同要求。2材料設備的尺寸、規格、型號等是否符合設計及合同要求。3材料設備是否符合出廠標準或有關國家行業標準以及合同要求達到的標準。4合同要求的配件及輔材等是否齊全、正確。5材料設備產品的保護措施是否到位。6材料設備是否按合同及供貨時間計劃要求供貨。如因供貨時間延誤造成工期延誤且產生經濟損失的，由采購主管書面通知供應商主辦人員及其上級領導，并按采購合同規定處理。7對于關鍵材料設備的關鍵生產加工過程，材料設備部須委派專門人員進行現場跟蹤監督。8材料設備的數量是否符合合同要求及供貨計劃8、要求。9材料設備的存儲及堆放是否符合有關規定。第18條 材料設備必須做到100%檢查、驗收，驗收合格后方可支付材料設備款。第19條 材料設備部根據每次采購合同的執行和驗收情況填寫“材料設備進貨質量、進度統計表”，并匯總保存，以備參考。第6章 附則第20條 本制度由采購領導小組制定，解釋權和修改權歸采購領導小組。第21條 本制度經采購總監審核和總經理審批后執行。772 相關部門指定材料采購管理細則相關部門指定材料采購管理細則第1章 總則第1條 為維護公司利益，對相關部門指定產品的采購進行有效控制，確保第一時間解決問題，特制定本細則。第2條 本細則的適用范圍如下。1本細則所指相關部門是指供電局和消9、防局。2供電局指定產品包括電表箱、熔絲箱、分線箱、低壓動力柜、母線槽等。3消防局指定產品包括滅火箱、滅火器箱、消防箱及其他相關設備。第3條 采購時公司各部門的職責具體如下。1指定材料的采購工作由材料設備部負責。2項目部、工程部、財務部協調材料設備部做好采購工作。第2章 供電局指定產品采購程序第4條 供電局指定產品的采購程序如下。1設計部負責提供電器設計圖紙，供材料設備部參考。2材料設備部接到設計部提供的電器設計圖紙后，送供電局審閱，并確定設備供貨單位及安裝單位。3項目部按公司的有關規定起草招標書，規定質量、數量、生產周期、安裝周期、保修期等要求，以招標形式選擇三家單位（包括供電局指定單位）進行10、招標詢價。4入圍單位必須具有營業執照、型號證書、產品檢驗報告、ISO9000質量體系保證書。5供方將投標書送達公司后，項目部會同材料設備部對各標書內容進行評估，確定合理價格，要求供電局指定單位接受。第5條 簽訂供電局指定產品的采購合同。1低壓動力柜、電源切換箱設備采購合同的簽訂步驟如下。（1）材料設備部去供電局安裝公司的決議填寫設備供貨及安裝委托單，包括設備生產廠家、設備系統要求、價格、生產周期、設備安裝廠家、價格、安裝周期等。（2）供電局與設備廠家、安裝廠家簽訂合同，公司按約定價格付款給供電局。（3）材料設備部通知設備供應方按合同的規定生產設備，必要時派出人員去設備廠家了解設備的生產進度和質11、量情況。（4）材料設備部應及時通知設備安裝方在合同規定的安裝周期內完成安裝任務。2母線槽、表箱、熔絲箱、分線箱、戶內箱采購合同的簽訂步驟如下。（1）材料設備部將蓋有供電局指定單位合同章的合同正本及招投標評標報告一起上報公司財務部、合同管理小組、主管副總及總經理審批。（2）公司批準后，材料設備部通知設備供應方按合同規定供貨。第6條 電氣設備安裝調試后，應按國家對電氣的相關標準進行驗收并報供電局進行最后的檢驗。第3章 消防局指定產品采購程序第7條 消防局指定產品的采購程序如下。1設計部負責給材料設備部提供消費設計圖紙。2材料設備部接圖后，送消防部門審圖，并確定設備供貨及安裝單位。3項目部按公司的有12、關規定起草招標書，規定質量、數量、生產周期、安裝周期、保修期等要求，以招標形式選擇三家單位（包括消防局指定單位）進行招標詢價。4供方將投標書送達公司后，項目部會同材料設備部對各標書內容進行評估，確定合理價格，希望消防部門指定單位接受。第8條 材料設備部按照合同決議的內容與供應商簽訂相關的合同。第9條 所采購的指定產品驗收后由材料設備部組織相關的工程師進行自檢，自檢合格后報請消防局進行驗收。第4章 附則第10條 本細則由材料設備部負責制定、修訂、補充與廢止，其解釋權歸房地產開發有限公司所有。第11條 本細則經公司董事會審議批準后，自頒布之日起執行。773 工程材料設備采購成本控制方案工程材料設備13、采購成本控制方案一、核心要素材料設備采購成本控制的核心要素是計劃和信息，通過明確而科學的流程，就可以最大限度地減少在該環節出現損失的概率，達到成本控制的目的。二、責任部門以材料設備部、造價管理部為主，其他相關部門配合。三、材料設備采購成本控制的內容（一）材料進場計劃1材料設備部根據工程項目的施工進度，確定施工周期、采購招投標及合同訂立時間；參考對應采購點的遠近，確定采購物料的具體運輸周期。2材料進場計劃一般應配合工程進度和施工工序安排，確定安裝、驗收周期及交叉作業時間。（二）材料的性價比1要想控制材料的性價比，以獲得性價比最高的材料，必須做好市場信息的收集、技術參數的確定或封樣、招投標的管理三14、件事。2相關責任部門的職責如下。（1）材料設備部負責收集日常市場信息，建立材料市場信息庫；設計管理部負責確定或封樣材料設備的技術參數。（2）材料設備部負責針對必須招投標的材料設備制訂招投標計劃；對于不需要招投標的材料設備，可采用三家以上廠家報價選擇的方式。（三）材料款支付造價管理部負責確定材料款支付方式、材料款支付進度、保修款（保修款一般不低于合同總價的5%，依據合同中約定付款）、預付款限額控制以及首次驗收后的付款總額進度控制。（四）材料驗收1控制的內容包括數量驗收、質量驗收。2甲方工地代表或專業工程師負責監控驗收，幾方共同確認現場的貨物數量。3工程管理部負責外觀質量的驗收、安裝后質量的驗收，15、物業管理部負責投入使用后的質量驗收。（五）材料保管與保修材料設備部負責材料保管、設備保修的控制，要在合同中明確貨物裝卸和保管的責任人，以及保修責任和保修期。78 材料設備部文書范本與表單設計781 設備驗收記錄單設備名稱規格型號數量制造廠商出廠日期出廠編號檢驗類別配套資料檢驗合格證 份使用說明書 份檢驗報告 份驗收記錄 份外觀檢查包裝情況設備外觀附屬工具、機械一覽表名稱規格應有實有驗收結果檢驗員批準日期日期782 材料采購付款匯總表工程項目名稱： 時間： 單位：元序號供貨單位姓名材料名稱規格、型號單位數量單價結算金額退貨數量退貨金額質量罰款已付款欠款備注1234材料款總計采購部經理： 工程部經16、理： 會計： 783 合同談判記錄表供貨方談判時間供貨時間談判地點采購產品名稱數量產品規格和型號目標價格技術要求質量要求談判內容描述：（內容較多可以附表）談判主要爭議點：談判結果：談判參加人員談判日期主管領導審批意見： 簽字： 日期： 年 月 日第8章 項目管理部管理制度與標準87 項目管理部制度規范與工作標準871 項目進度管理細則項目進度管理細則第1章 總則第1條 為使公司項目有條不紊地按照進度計劃進行，規避項目進度延期風險，降低項目成本，確保公司項目能夠按時完成，特制定本制度。第2條 本制度適用于公司項目進度管理的全部工作。第3條 公司項目管理部負責對項目進度進行整體把控與調整，其他相關17、部門負責配合項目管理部做好各項項目進度管理工作。第2章 編制項目總進度計劃及階段計劃第4條 項目專員應在項目主管的主導下，收集編制項目進度計劃所需的各類信息及文件、資料等，并對各類信息及文件、資料等進行整理及匯總，上報項目主管。第5條 項目主管根據項目專員提供的各類文件及資料，以及項目相關合同、施工圖紙和項目資源條件等編制項目總進度計劃，交由項目經理審核。第6條 項目經理指導項目主管完善項目總進度計劃，并將完善后的項目總進度計劃交項目總監審批。第7條 項目總進度計劃經過審批后，項目主管將總進度計劃分發至各施工班組，各施工班組根據總進度計劃編制本施工班組的項目進度分計劃，并交項目主管審核和項目經18、理審批。第3章 項目進度計劃的執行第8條 項目經理應組織實施項目進度計劃，并對計劃的執行狀況進行監督和控制。當項目實際進度與計劃進度不符時，或資金、材料、設備等不能按時到位時，項目主管應分析不符或不到位的主要原因并將相關情況及時上報項目經理。第9條 項目管理部經理根據項目主管上報的信息及時調整項目進度，調配項目資源，降低項目實際進度及項目計劃進度的偏差。第10條 項目各施工班組應具體執行本施工班組的項目進度分計劃，及時向項目主管上報本施工單位分進度計劃的執行狀況及執行中遇到的問題等，以便于項目經理統籌管理項目進度。第11條 各施工作業班組必須嚴格按照項目進度分計劃開展項目活動，做到科學管理、精19、心安排施工生產，確保整個工程按項目總進度計劃進行。第12條 各施工作業班組應就未按時完成的作業項目向項目主管進行詳細說明。由于本班組施工進度計劃未完成而影響其他單位下道工序施工的項目，必須及時上報項目經理，項目經理負責調查原因，并對項目進度計劃做出調整。第13條 項目經理應定期組織召開項目進度調度會，主要內容為總結上階段項目計劃完成情況、下達下階段進度計劃、協調解決各班組施工進度等問題，并補充、動態調整和更新項目進度計劃。第14條 施工作業班組按時或提前完成重要的項目后，由項目經理編制報告上報項目總監，公司項目部可給予該班組適當額度的獎勵。第4章 施工進度的考核第15條 為激勵各施工作業班組按20、期完成各項目進度計劃，確保整體施工進度不延期，項目總監應組建項目進度考核小組，由考核小組對各施工班組的作業情況進行考核。施工進度考核小組由項目經理、項目主管及各施工班組負責人組成。第16條 項目進度考核的主要內容如下圖所示。項目進度考核的主要內容 各施工作業班組對項目總進度計劃及階段進度計劃的完成情況 施工機具、周轉性材料、人力資源的投入情況，主要包括投入總量對整個項目需求的滿足程度、投入時間的適時程度、現場調度的靈活程度等 施工作業各班組間的協作與配合程度，主要考核各班組對進度調度的服從程度、與其他班組的協作程度、對下道工序單位的影響程度等項目進度考核的主要內容第17條 公司應于每月的 日至21、 日對各施工班組進行考核。第18條 施工進度考核結果的應用分為物質獎勵、通報批評、經濟處罰三種，具體說明如下所示。1對于因管理完善、局部施工任務提早完成而為下一工序節省工期的班組，公司應給予經濟獎勵。2對于因管理不力、局部工期影響而造成施工進度延誤的情況，如未影響他人且有可能趕上進度，公司應予以通報批評。3對于通報整改不力或不予整改、對工期影響較大、對他人工作造成影響的，公司應予以經濟處罰。4對于施工管理不力、工期產生較大滯后的班組或個人，公司應采取向其所屬公司本部通報直至清除退場的處罰。5確因不可抗力等因素造成的工期延誤等問題不在通報批評及經濟處罰的范圍之內。第19條 如進行進度考核后，各施22、工作業班組仍未采取措施且按照新的限期仍未完成的，項目管理部有權將剩余工作直接委派其他施工班組完成，所發生的費用從原施工作業班組的進度款中扣除，并追加處罰。第20條 施工進度考核中的懲罰與獎勵額度可參考施工進度考核小組編制的進度考核辦法。第5章 附則第21條 本細則由項目管理部制定，其修改、解釋權歸項目管理部所有。第22條 本細則經公司總經理審批通過后執行。872 項目合同管理制度項目合同管理制度第1章 總則第1條 為加強公司項目合同管理，保障公司合法權益，預防合同糾紛，規避公司項目合同風險，保證本公司依法經營管理，特制定本制度。第2條 本制度適用于本公司項目合同管理的全部工作。第3條 公司項目23、管理部負責項目合同的具體管理工作，公司法務部負責指導項目管理部簽訂項目合同，并監督項目管理部履行合同等。第2章 項目合同草擬與審查管理第4條 項目管理部負責根據項目管理的具體要求等擬定項目合同，交由公司法務部進行審核確認。第5條 公司法務部對項目管理部上交的合同（草本）進行審查，審查的重點內容如下圖所示。123合同對方的主體資格和締約能力合同條款內容的完備性、合法性合同應履行的審查手續等合同審查重點說明圖第3章 項目合同簽訂管理第6條 項目總監代表公司與其他公司簽訂項目合同。第7條 在簽訂項目合同前，公司項目合同管理人員及法務部相關人員應做好以下五項工作。1審查對方是否具有法人資格。2審查對方24、是否具有履約能力。3確認我方能否履行對方的要約。4對市場進行預測和調查。5審查合同的可行性和合法性。第8條 在簽訂項目合同時，項目總監應注意以下事項。1不得與資信不明或資信狀況不好又無可靠擔保的單位簽訂項目合同。2合同各項目要認真填寫齊全、明確，特殊要求應在備注中注明，字跡要清晰，形式要符合法定要求。3應在合同指定位置簽字、注明日期，并加蓋合同專用章或本公司公章。4應驗證對方相關證明文件，核對無誤后方可正式簽訂合同，對方交驗的證明文件要妥善保管。第4章 項目合同履行、變更、解除管理第9條 公司項目管理部應嚴格按照項目合同的要求履行合同中規定的權利及義務，保證項目合同的履約率達95%以上（履約率25、為已完成合同的金額與應完成合同金額的比率）。第10條 在合同履行過程中，項目管理部應根據情況的變化，對對方的履行能力進行跟蹤調查，如發現合同履行問題應及時處理。必要時經公司總經理同意，可對合同對方進行實地調查，確認其合同標的情況和履約能力。第11條 如遇到某些問題致使合同不能繼續履行，項目管理部應組織相關人員收集合同不能履行的證據，具體說明如下所示。1己方因不可抗力或者其他客觀原因致使無法履行合同時，應當及時收集有關證據，并立即以書面形式通知對方，同時積極采取補救措施，以盡力減少損失。2發現對方不履行或不完全履行合同時，合同承辦部門應當催促對方采取有效補救措施，收集、保存對方不履行合同的有關證26、據，及時向合同管理委員會報告。第12條 項目管理部應按以下要求進行合同變更或解除。1合同對方作為款物接收人而要求變更接收人時，必須有書面變更協議。嚴禁在未取得對方的書面材料前僅憑口頭約定就向已變更的接收人發貨或付款。2我方需變更或解除合同時，應當及時以書面形式通知對方，說明變更或解除合同的原因以及請求對方書面答復的期限，盡快與對方達成變更或解除合同的協議。第5章 項目合同糾紛管理第13條 當發生項目合同糾紛時，項目管理部人員應持公平、公正原則進行處理，遵守紀律，杜絕各種不正之風，維護公司的利益。第14條 項目管理部人員應按照以下處理程序處理合同糾紛。1項目合同發生糾紛而項目合同管理人員無法解決27、時，應及時向項目總監匯報，由項目總監組織相關人員依照有關法律規定與對方協商解決。協商不成的，可直接向仲裁機關申請調解或仲裁，或向人民法院起訴。2項目管理部向仲裁機關或人民法院遞交的申請書、起訴書或答辯書等材料需經公司法人代表審閱同意后方可遞交至相關部門。第15條 合同糾紛解決后，項目合同管理人員應將發生糾紛的原因、承擔的責任以及今后防范的具體措施寫成書面報告存入檔案。對于關系重大的總結報告，應通過各種方式在公司內公告。第6章 項目合同歸檔管理第16條 合同簽訂完畢，項目管理部要在 個工作日內及時將合同材料（如合同文本及分合同文件、合同評審記錄、審批文件、合同糾紛仲裁結果、合同變更等與合同有關的28、資料）交給合同管理人員進行統一管理。第17條 在建立合同檔案時，合同管理人員應做好以下工作。1建立并健全合同檔案，對已簽訂的合同要逐份進行分類、編號、登記，并裝訂成冊。2對已執行完畢的合同要注明存檔標記，并注明日期，按公司檔案管理規定進行歸檔。第7章 項目合同獎懲管理第18條 對在合同管理工作中成績顯著和為公司避免、挽回重大經濟損失的項目合同管理人員，公司應給予表揚或一定獎勵。第19條 對違反國家法律、法規和本規定，在簽訂、履行合同和合同管理過程中失職、瀆職或以權謀私損害本公司利益的，公司應視情節輕重，依據有關規定追究責任人的行政、經濟責任；構成犯罪的，移交司法機關依法追究其刑事責任。第8章 附則第20條 本制度由項目管理部負責起草和修訂，其解釋權歸公司所有。第21條 本制度經公司總經理審批后生效實施。