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1、技術公司計算機設備采購入庫領用管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 范圍本制度適用于公司計算機及其他IT設備的管理。2 規范性引用文件Q/GLD G208 Q/GLD G208 Q/GLD G208 3 定義本制度是為了加強對公司計算機的統一管理，規范公司計算機設備的采購、使用、保管和維修管理，保證公司各部門正常辦公，更好地發揮計算機作用，促進公司辦公自動化、信息化的發展而制定的。4 職責綜合部負責審核和批準財務部負責經費的預算和使用5 實施細則5.1總則為了加強對公司計算機的統一管理，規范公司計算機設備的采2、購、使用、保管和維修管理，保證公司各部門正常辦公，更好地發揮計算機作用，促進公司辦公自動化、信息化的發展，制定本制度。本制度適用于公司各部門全體員工。綜合部負責對公司所有計算機設備的統一管理。各部門分工和職責如下：1、 各使用部門辦理計算機設備的采購申請、報審、領用后的保管和使用、維修申請和報廢申請；2、 由綜合部統一辦理計算機設備的采購審核、出入庫和庫存管理、發放控制、安裝調試、線路連接、維修和報廢事宜；3、 計算機設備的采購價格、型號、式樣、顏色等，由使用部門、綜合部和物流中心共同確定，報公司領導審批；4、 公司計算機設備實行統一采購。由物流中心辦理計算機設備的采購詢價、采購、入庫和報銷手3、續；5、 由財務部辦理計算機設備的資金提供和報銷手續。屬于固定資產的，應由財務管理部按固定資產管理；6、 使用人對領用計算機的管理和維護負有責任。各部門負責人對本部門計算機的管理和維護負有領導責任。計算機設備包括計算機、計算機網絡設備和計算機外圍設備。各類過程控制的計算機除外。本制度所指計算機設備包括：1、 計算機包括臺式計算機和筆計本式計算機，屬于固定資產；2、 計算機網絡設備包括網絡服務器、路由器、交換機等。3、 計算機外圍設備包括打印機、掃描儀、投影儀、LED大屏幕顯示器、不間斷電源、穩壓電源、萬用插座、鼠標、光驅、耳機、麥克風、移動硬盤、U盤、多媒體套件等。5.2計算機設備的采購、入庫4、和結算計算機設備采用根據需要提前申請，按月度計劃采購領用的方式辦理。計算機網絡設備和計算機外圍設備中的傳真機、復印機、投影儀，由綜合部統一申請采購、統一管理。當各部門需要購置、安裝、領用計算機設備時，由部門經理提出申請，填寫計算機設備采購申請單，報綜合部審批。計算機設備的性能等技術指標須由信息管理員提出。批準后的計算機設備采購申請單一式三份，申請人、綜合部信息管理員、倉管中心采購員各執一份。倉管中心采購員根據批準后的計算機設備采購申請單負責辦理采購手續。計算機設備的采購價格和供應商，由綜合部和采購部共同確定。涉及重大計算機設備的選購，須邀請專業公司招標或咨詢，確保計算機的功能升級，以及維修服務5、的承諾。倉管中心采購員負責計算機設備的催貨、供貨跟蹤、到貨確認、入庫協調、借款和采購報銷工作。如計算機設備涉及安裝、調試、培訓和技術指導等售后服務的，采購員應負責上述售后服務工作的協調和安排工作，做好硬件的驗機和軟件測試工作，確保計算機系統的可行性。信息管理員根據批準后的計算機設備采購申請單和計算機設備領用申請單辦理入庫、庫存管理和領用發放手續。計算機設備采購后所附帶的原始技術資料（軟盤、光盤、說明書及保修卡、許可證協議等）統一由信息管理員保存，以利于日后維護與維修。5.3計算機設備的領用和管理申請部門需要領用所采購的計算機設備時，由申請人填寫計算機設備領用申請單，報本部門經理審批、綜合部經理6、批準后，申請人憑批準后的計算機設備領用申請單到信息管理員處辦理領用手續。對于新采購需要安裝、調試的或體積較大的計算機設備，可以將貨物直接交付申請部門，采購部采購員在通知申請部門到貨時，應同時通知信息管理員辦理出入庫手續；同時由申請人填寫并辦理計算機設備領用申請單的審批手續。信息管理員應建立公司各部門計算機設備臺帳，填寫公司計算機設備臺帳，詳細登記各部門各項計算機設備的名稱、數量、配置和購置時間等。如計算機設備屬于固定資產的，信息管理員應負責固定資產的統一編號、登記和掛牌工作，為每一臺計算機設備建立固定資產檔案卡片。未經綜合部批準，任何人不得擅自移動或調撥計算機設備。如計算機設備發生部門之間移動7、或調撥時，移出部門申領人應填寫計算機設備移動記錄，經本部門經理和移入部門經理審批、信息管理員復核、綜合部批準后，方可移動計算機設備。否則由此造成財產不符的追究移出部門經理和使用人的責任。如移動或調撥的計算機設備屬于非固定資產，批準后的計算機設備移動記錄交信息管理員保管，如移動的計算機設備屬于固定資產，批準后的計算機設備移動記錄一式二份，信息管理員、財務管理部負責固定資產管理的會計各執一份。如移動或調撥的計算機設備屬于固定資產，發生部門之間移動后，計算機設備的固定資產檔案卡片也同時隨同計算機設備由移出部門移交移入部門。信息管理員、財務管理部負責固定資產管理的會計應相應調整本人管理的設備臺帳和財務8、固定資產臺帳。未經信息管理員批準，任何人不得以任何借口擅自拆卸計算機設備。否則造成配置不符或設備損壞等后果由拆卸人承擔和賠償。確需拆卸計算機設備時，須有信息管理員進行拆卸，任何人不得隨意拆卸所使用的計算機設備。各部門使用人應按操作規范要求使用計算機設備，注意用電安全，愛護計算機設備，不得隨意損壞。如發生計算機設備及其配件丟失、違規操作或人為損壞造成損失的，由使用人負責按價賠償或承擔相應維修費用。當各部門需要借用投影儀等計算機設備時，由借用人向信息管理員申請，由信息管理員統一安排。信息管理員應協助借用人安裝和調試好設備，確保設備正常使用。在借用過程中由于借用人操作不當造成設備的損壞，由借用人負責9、按價賠償或承擔相應維修費用。未經副經理以上同意，任何人不得擅自將本公司或部門的計算機設備借給外單位使用。5.4計算機設備的保養、維修和報廢計算機使用人負責計算機設備的外觀保潔、保養和維護等日常管理工作，同時應保持設備及其所在環境的清潔。嚴禁在計算機旁存放易燃品、易爆品、腐蝕品和強磁性物品。嚴禁在計算機鍵盤附近放置水杯、食物，防止異物掉入鍵盤。計算機使用人要定期對計算機進行維護。發現病毒或發生故障時，使用者應及時處理；處理后仍不能排除的應與信息管理員聯系，保證計算機的正常運行。信息管理員負責公司及各部門計算機設備的維護工作。如信息管理員能自行解決的，由信息管理員負責及時維修。維修、維護過程中，首10、先確保對數據、信息進行拷貝，不得丟失。在拆卸計算機設備時，信息管理員必須采取必要的防靜電措施；在作業完成后或準備離去時，必須將所拆卸的設備復原；確保所用的計算機設備始終處于整潔和良好的狀態。對于關鍵的計算機設備，應配備必要的斷電繼電保護電源。UPS只作停電保護之用，在無市電情況下，迅速作存盤緊急操作，嚴禁將UPS作正常電源使用。當計算機設備無法自行維修時，如設備在保修期內出現故障時，由信息管理員直接與供應商聯系維修事宜。外請人員對計算機設備進行維修時，信息管理員應自始至終地陪同。當計算機設備無法自行維修且設備已過保修期需要報請外修時，信息管理員要及時查明原因，由信息管理員填寫計算機設備維修申請11、單，提出故障原因，并估算維修費用后交綜合部經理審批后，由信息管理員直接與供應商聯系維修事宜。計算機設備維修或更換配件后，信息管理員應在計算機設備檔案卡中注明故障情況以及維修或更換配件的情況。對公司重大計算機設備損失事故，公司列入專案調查處理。凡因個人使用不當所造成的計算機設備維修或更換配件的費用或損失，酌情由使用者賠償。如計算機設備經鑒定無法維修，或修理費用相當于或超過購置相同或相似規格的新產品時，對無法維修的計算機設備作報廢處理。當計算機設備需要報廢時，由申請報廢的使用人填寫計算機設備報廢申請單，報本部門經理初審后，交信息管理員復核。復核無誤后交綜合部經理和副總經理審批。批準后的計算機設備報12、廢申請單一式二份，申請人員和信息管理員各執一份；如報廢的設備屬于固定資產，批準后的計算機設備報廢申請單一式三份， 申請人員、信息管理員和財務管理部負責固定資產管理的會計各執一份。申請部門人員憑批準后的計算機設備報廢申請單將報廢設備送交信息管理員辦理退庫手續。報廢并退庫后的計算機設備由信息管理員統一進行廢品銷售或銷毀處理。如報廢的計算機設備屬于固定資產，報廢后信息管理員、財務管理部負責固定資產管理的會計應相應調整本人管理的公司計算機設備臺帳和財務固定資產臺帳。5.5罰則違反本制度有下列行為之一的，公司給予責任人通報批評處罰，如造成損失并負賠償責任：1、 未經批準，擅自移動、調撥或拆卸計算機設備的13、；2、 未經同意，擅自將本公司或部門的計算機設備借給外單位使用的；下班后計算機未退出系統或關機的；違反本制度有下列行為之一的，公司給予責任人警告處罰，同時罰款50元，如造成損失則負賠償責任：1、 沒有采購申請進行采購計算機設備的；2、 擅自使用他人計算機設備造成不良影響的；3、 擅自安裝、使用硬件和電氣裝置的； 4、 保管不當發生計算機設備丟失或違規操作人為損壞計算機設備，使公司受到的損失在2,000元以內的；5、 違規操作造成工作數據丟失的情節輕微的；違反本制度有下列行為之一的，公司給予責任人嚴重警告或降職、撤職（僅限管理層員工）處罰，同時罰款500元，如造成損失則負賠償責任：1、 隨意損壞14、或違規操作計算機設備，使公司受到的損失在10,000元以內的；2、 違規操作造成工作數據丟失的情節嚴重影響正常工作的；違反本制度有下列行為之一的，公司給予責任人記過處罰，同時罰款1,000元，并視情節移交司法機關處理：1、 隨意損壞或違規操作計算機設備，使公司受到的損失在10,000元以上的；2、 違規操作或其它不當行為造成公司網絡癱瘓的；5.6附則本制度由綜合部負責解釋、修改和補充，經總經理批準后自公布之日起執行。6記錄清單編號記錄名稱保存年限保存地點計算機設備采購申請表綜合部計算機設備領用申請表綜合部公司計算機設備臺帳綜合部計算機設備移動記錄表綜合部計算機設備維修申請表綜合部計算機設備報廢申請單綜合部7文件修改履歷序號修改內容修改人發布時間生效時間批準人1新文件