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1、智能控制公司采購供應工作管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: XX公司采購供應工作管理制度總則采購供應工作是公司經營管理的重要組成部分。采購供應工作必須遵守國家頒布的各項政策、法規的有關規定。采購供應工作人員要嚴格自律，遵紀守法，廉潔奉公。為了加強對采購供應工作的管理，保證工程、生產、產品研發等方面所需物資的供應，提高采購質量，降低采購成本，特制定本制度。機構與職責采購供應工作涉及公司以下部門，其職責分述如下：1、 采購供應部負責公司采購供應及外協加工的組織實施；推薦分承包方，簽訂供需合同；負責所有對外付款和財務2、報銷手續；解決采購材料和設備在采購和使用中的有關糾紛；負責建立健全比價采購臺帳并及時更新。2、 管理規劃部負責編制和下達工程、生產、產品研發所需設備、物料采購計劃和外協加工計劃；負責采購報銷的審批并履行對采購價格的監督；負責公司物料的庫存與存量控制；組織對分承包方的資格審查和評價；協調采購部與各事業部之間的工作；協助采購部建立健全比價采購臺帳。3、 公司辦公室負責編制和下達普通辦公用品、勞保用品、辦公家具采購計劃；負責上述采購報銷的審批并履行對采購價格的監督。4、質量辦公室負責組織采購物資及外協加工件的檢驗、驗證；參加對分承包方的資格審查和確認工作；負責對廠商供貨的產品質量進行監督，并將有關信3、息及時反饋給采購供應部與管理規劃部。5、各事業部負責提出采購及外協申請計劃并提供準確的采購要求；將采購產品在使用過程中發生的問題及有關信息及時反饋給管理規劃部。采購實施辦法（一） 采購計劃 采購計劃內容應包含設備或材料名稱、規格型號、數量；特殊情況時應包含技術要求、安裝尺寸、生產廠家、參考價格、交貨期等；若需從供應商處直接發運到用戶現場，應注明收貨單位、聯系人、到站（地址）、郵編、電話及傳真等。1、 工程、產品項目需要的材料、設備（包括外協加工）等，由事業部根據合同及設計任務書或生產任務單編制材料、設備需求計劃（又稱“材料表” ），經管理規劃部（綜合計劃室）根據合同內容并結合庫存情況編制采購計4、劃下達給采購供應部。2、 產品研發項目需要的材料、設備，由研發部門編制材料、設備需求計劃，經管理規劃部（綜合計劃室）審核后編制采購計劃下達給采購供應部進行采購；少量的規格、型號不確定的材料、設備（限2000元以下）可以由研發人員自行采購，但事后必須補辦申購計劃。3、 生產、基建項目（含設備改造和設備維修）、設計開發、辦公等需要的設備和工具，由使用部門按照公司設備管理制度編制設備需求計劃，經管理規劃部（物產資源室）審核并報公司主管領導（重大項目和設備報董事會）批準后編制設備采購計劃，下達給采購供應部。4、 普通辦公用品、勞保用品、辦公家具由使用部門根據有關標準和規定編制需求計劃，經公司辦公室審批5、后下達給采購供應部。 （二）采購方式采購供應部按照采購計劃組織實施采購。采購應按照“擇優、擇廉、擇近”的原則并選擇最有利的方式進行。采購方式一般有如下幾種：定點供應商長期報價采購、議標采購和一般采購。1、 定點供應商長期報價采購凡經常使用且使用量較大的材料，應事先選定廠商，議定長期供應價格，采購供應部根據議定價格進行采購。（常用材料與設備見附件）確定定點供應商的原則：（1）由采購供應部提供擬定為定點供貨廠商名單（每類設備或材料原則上應有三家以上供貨商，且必須是本公司的合格分承包方），以及供貨產品樣本和報價等資料。管理規劃部負責組織相關事業部、市場營銷部、采購供應部、質量辦公室等部門，共同對定點6、供貨廠商進行綜合評價，篩選出符合條件的供貨廠商并確定該廠商的供貨資格與供貨范圍。采購供應部分別與被確定資格的廠商協商優惠供貨價格、簽訂供貨協議。采購供應部應及時將協議價格提交管理規劃部備案。（2）采購供應部負責編制包含供貨內容及價格的定點供貨廠商名錄，經上述部門認可后分別存管理規劃部、采購供應部和質量辦公室。采購供應部與管理規劃部依據此名錄進行采購和審核。（3）定點供貨廠商名錄每年評審一次，質量辦公室、使用產品的相關事業部負責對廠商供貨的產品質量進行評價，管理規劃部和采購供應部對廠商的交貨及價格等情況進行評價；對出現兩次以上嚴重質量問題的供貨商要取消其供貨資格。（4）生產外協加工定點廠的確定參7、照上述辦法進行。新增加的外協廠商必須進行實地考察對其生產條件、質量保證能力等有關方面綜合評價后再行確定。2、 議標采購對于一次采購金額超過界定值的大宗材料與設備，或重點工程項目中的一些關鍵材料與設備，采取議標方式進行采購。步驟如下：（1）采購供應部負責組織相關事業部、市場營銷部、管理規劃部、質量辦公室等部門組成議標小組，確定參加投標供貨廠商名單（應優先選擇定點供貨廠商）；（2）由采購供應部向供貨廠商發出詢價標書并回收標書；（3）議標小組負責對收集到的供貨廠商提供的投標資料進行綜合評審，采取投票或其他方式確定供貨廠家。議標結果要形成文件，經議標小組成員簽字后分別存管理規劃部和采購供應部；（4）采8、購供應部據此與中標的供貨廠家簽訂商務合同。 采取議標方式一次性采購金額的界定值： 進口材料和設備 5萬元 國產檢測儀表 3萬元 計算機、工控機、顯示器以及附件5萬元 二類機電產品 2萬元 變壓器、電抗器 3萬元 電子類產品 1萬元 生產制造用原材料（包括硅片、鉬片、管殼、鋼板、銅帶、散熱器、絕緣材料等）5萬元 外協加工（包括硬件制造、軟件調試、噴漆噴塑、電鍍、包裝、運輸等） 2萬元 常用工具、辦公用品、勞保用品、耗材等 1萬元3、 一般采購不屬于以上兩種情況的采購方式為一般采購。一般采購要參考市場行情、過去的采購記錄或供應商提供的報價，選擇三家以上進行價格對比,并以各種方式向供應商議價，在保證9、質量和工期的前提下以最低的價格采購。如果詢到的最低價格或規格、型號、性能參數與采購計劃提出的要求不相符時，采購供應部應及時通知管理規劃部協調處理；若仍有爭議，可采取議標方法處理。4、 比價采購臺帳采購供應部負責建立健全比價采購臺帳。比價采購臺帳要有三家以上供應商的價格對比，臺帳內容要包括：材料名稱、型號、規格、主要技術參數、供應商的單位名稱、企業性質、質量保證體系、價格和運雜費用等。比價采購臺帳要抄報管理規劃部。管理規劃部要協助并督促采購供應部及時修改、更新比價采購臺帳。（三）采購作業實施1、采購供應部接到采購計劃以后，要根據采購事項的輕重緩急確定采購的先后順 序；符合招標、議標條件的要及時組10、織議標小組進行招標工作；屬于定點供應商供貨范圍的及時與供應商聯系；屬于一般情況的，按一般采購方式進行。 2、詢價完成后采購經辦人員應詳細記錄詢價和議價結果，擬定訂購供應商，與供應商確定交貨日期并簽訂采購合同，經采購部負責人審核（特殊情況需事業部主管領導審核簽字）并報管理規劃部核準后，方可蓋章生效。經招標、議標確定的采購合同可直接蓋章生效。采購合同應交給管理規劃部和財務金融部各一份備案。3、采購員要按計劃規定時間完成采購任務。當采購員、外協員認為不能按時按計劃完成某項采購任務時，應及時向管理規劃部通報并以文字說明原因。4、采購員、外協員采購的材料、設備按質量辦公室有關規定進行檢驗或驗證后辦理入庫11、。在執行有直發現場的采購計劃單時，應及時將供貨商發往現場的發貨證明返回到管理規劃部備案，并及時辦理入庫手續。5、采購員、外協員采購的材料在使用中出現問題，采購員要負責與供貨商聯系，處理有關事宜。如（質量和規格、型號或技術性能）不合格，要負責退換、退貨以至索賠。6、按計劃采購及外協加工的付款，由管理規劃部計劃員審核后，再經采購部門負責人簽字，方可辦理付款手續。(10萬元以下由采購部門負責人審批；10萬元以上由公司主管領導審批。)7、采購經辦人員取得購貨發票后應及時辦理報銷手續。報銷單據由采購部門負責人簽字（計入事業部采購附加費用的，由事業部領導審批），經管理規劃部審核后，方可辦理報銷手續。管理規12、劃部計劃員在審核時應對所購材料的型號、數量、價格進行核對，并逐項記錄備案。特殊情況處理辦法1、 特殊情況下，采購供應部可委托事業部進行采購及外協加工，但必須嚴格按本制度有關原則執行。2、 事業部調試人員在現場調試期間急需材料(價格低于500元)可自行采購，回單位后由事業部領導審核簽字并向管理規劃部補交采購計劃單及填寫領料單。（在現場自行采購的材料累計金額高于500元，低于5000元，經事業部領導批準；累計金額高于5000元，由公司主管領導批準。）3、 特殊情況下，經公司主管領導同意后，可依據市場營銷部的合同供貨清單先行采購，事后由事業部補辦采購計劃申請單。附件：常用材料與設備 進口控制裝置與檢測儀表 國產普通與特殊檢測儀表 計算機、工控機、顯示器以及附件 二類機電產品 變壓器、電抗器 電子類產品 生產制造用原材料（包括硅片、鉬片、管殼、鋼板、銅帶、散熱器、絕緣 材料等） 外協加工（包括硬件制造、軟件調試、噴塑、電鍍、包裝、運輸等） 常用工具、辦公用品、勞保用品、耗材等本制度自發布之日起實施。本制度發布之前的有關文件條款如與本制度有異義的，以本制度為準。本制度由采購供應部負責解釋。