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1、商貿(mào)公司原料采購(gòu)制度（驗(yàn)收、入庫(kù)、結(jié)算等）編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 審批后的采購(gòu)計(jì)劃采購(gòu)員填寫采購(gòu)申請(qǐng)單采購(gòu)中心總經(jīng)理審批包裝物采購(gòu)先由財(cái)務(wù)經(jīng)理審核采購(gòu)比價(jià)1、 采購(gòu)申請(qǐng)流程：（1） 采購(gòu)員根據(jù)審批后的采購(gòu)計(jì)劃，分類分段進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)每批原料（包裝物）時(shí)，必須填寫書(shū)面的采購(gòu)申請(qǐng)，待主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng)。（2） 采購(gòu)中心總經(jīng)理根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，綜合考慮各地的采購(gòu)價(jià)格及品質(zhì)指標(biāo)，確定采購(gòu)數(shù)量、供應(yīng)商及采購(gòu)價(jià)格。（3） 包裝物采購(gòu)計(jì)劃須經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審核，包裝物庫(kù)存應(yīng)控制在一個(gè)月以內(nèi)。采購(gòu)部擬定合同范本初稿總經(jīng)2、理審核集團(tuán)法務(wù)部審定財(cái)務(wù)部采購(gòu)部供應(yīng)商提供的合同范本傳真審查2、 合同范本審批A、 采購(gòu)部擬定的合同范本初稿經(jīng)總經(jīng)理審核后傳真至集團(tuán)法務(wù)部，經(jīng)法務(wù)部審查后返回到財(cái)務(wù)部和采購(gòu)部；B、 年初經(jīng)集團(tuán)法務(wù)部審查后的合同范本可直接使用；如果是供應(yīng)商提供的合同范本必須經(jīng)集團(tuán)法務(wù)部審查，采購(gòu)部方可與供應(yīng)商簽訂合同。C、 經(jīng)法務(wù)部審定后的合同，財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部各保存一份。（2）、合同的簽訂采購(gòu)部填寫采購(gòu)合同主管副總或總經(jīng)理簽字財(cái)務(wù)部審核蓋章供應(yīng)商簽字蓋章采購(gòu)部財(cái)務(wù)部保存合同根據(jù)集團(tuán)法務(wù)部的要求A、 采購(gòu)部根據(jù)集團(tuán)法務(wù)部要求將合同進(jìn)行修改后，經(jīng)主管副總或總經(jīng)理簽字，交財(cái)務(wù)部審核蓋公司合同章，然后傳達(dá)到（傳真）供應(yīng)3、商。合同要求供應(yīng)商簽字蓋章后回傳公司采購(gòu)部。原件留存財(cái)務(wù)部，復(fù)印件采購(gòu)部保存。B、 財(cái)務(wù)經(jīng)理審核要點(diǎn)：a、 采購(gòu)合同是否經(jīng)法務(wù)部審查。b、 供應(yīng)商、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)價(jià)格是否經(jīng)采購(gòu)中心總經(jīng)理審批。c、 合同中的各事項(xiàng)是否存在重大不合理情況。d、 包裝物只能向集團(tuán)確認(rèn)的供應(yīng)商采購(gòu)。C、 采購(gòu)部在收到回傳的采購(gòu)合同后，及時(shí)將合同傳真至各分子公司采購(gòu)會(huì)計(jì)。三、采購(gòu)原料（包裝物）接收入庫(kù)1、調(diào)運(yùn)采購(gòu)經(jīng)理在收到供應(yīng)商發(fā)貨通知單后及時(shí)通知調(diào)運(yùn)員調(diào)運(yùn)員組織貨運(yùn)，并獲取相關(guān)單據(jù)，填制外調(diào)原料接車運(yùn)送單采購(gòu)會(huì)計(jì)開(kāi)具入庫(kù)通知單并結(jié)算各項(xiàng)費(fèi)用原料保管辦理入庫(kù)手續(xù)（1）、采購(gòu)經(jīng)理在收到供應(yīng)商發(fā)貨通知單后及時(shí)通知調(diào)運(yùn)員。（4、2）、調(diào)運(yùn)員每天必須到車站查詢車皮到站情況，并按本站相關(guān)規(guī)定及時(shí)辦理接收手續(xù)，獲取鐵路運(yùn)輸單據(jù)，填制外調(diào)原料接車運(yùn)送單，組織貨運(yùn)。（3）、外調(diào)原料接車運(yùn)送單需注明發(fā)貨單位、車皮號(hào)、承運(yùn)人、車號(hào)、品名、件數(shù)；（4）、卸車前，如發(fā)現(xiàn)蓬布被割、淋濕、貨物流失等異常現(xiàn)象，調(diào)運(yùn)員應(yīng)及時(shí)與車站、保險(xiǎn)公司聯(lián)系，做好現(xiàn)場(chǎng)文字記錄，并及時(shí)上報(bào)采購(gòu)經(jīng)理。（5）、所有貨物必須先落地，不允許對(duì)裝。（6）、裝車前，通知采購(gòu)部開(kāi)具原料入庫(kù)通知單，采購(gòu)部在核對(duì)后開(kāi)具入庫(kù)通知單交原料保管。（7）、裝車時(shí)，調(diào)運(yùn)員必須嚴(yán)格監(jiān)督搬運(yùn)工將袋口、爛袋一律向里，保持堆放整潔，防止漏落，并按規(guī)定每車清點(diǎn)件數(shù)，準(zhǔn)確填寫接車單，注明包數(shù)及詳細(xì)5、情況，裝車后清掃車皮及地面。（8）、原料保管辦理原料入庫(kù)時(shí)，應(yīng)核對(duì)入庫(kù)件數(shù)與外調(diào)原料接車運(yùn)送單件數(shù)是否相符，并簽字確認(rèn)。車皮入庫(kù)完畢，調(diào)運(yùn)員應(yīng)及時(shí)與原料保管核對(duì)入庫(kù)件數(shù)。（9）、未經(jīng)書(shū)面通知批準(zhǔn)，調(diào)運(yùn)員不得將車皮貨物外調(diào)或轉(zhuǎn)運(yùn)。（10）、月末，調(diào)運(yùn)員應(yīng)配合采購(gòu)會(huì)計(jì)結(jié)算各項(xiàng)運(yùn)輸費(fèi)用。2、進(jìn)廠過(guò)磅實(shí)物進(jìn)廠實(shí)車過(guò)磅實(shí)物卸車過(guò)磅員打印磅單原料保管采購(gòu)會(huì)計(jì)（1）、工廠部每10天應(yīng)對(duì)地磅進(jìn)行校驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)誤差超過(guò)10公斤時(shí)，必須校磅；（2）、所有采購(gòu)的原料進(jìn)入公司都要進(jìn)行過(guò)磅計(jì)量。（3）、過(guò)磅時(shí)，車上不能坐人，車輛進(jìn)廠后，除貨物外不得卸下其他物品；（4）、實(shí)物卸車，空車過(guò)磅后，過(guò)磅員打印磅單（磅單一式兩聯(lián)），6、磅單不能手寫。（5）、磅單第一聯(lián)交采購(gòu)會(huì)計(jì)據(jù)此結(jié)算運(yùn)費(fèi)，第二聯(lián)交原料保管據(jù)此確定原料入庫(kù)數(shù)量。3、公司入庫(kù)貨運(yùn)人采購(gòu)部開(kāi)具入庫(kù)通知單品管員實(shí)驗(yàn)原料（包裝物）保管入庫(kù)（1）、貨運(yùn)人先到采購(gòu)部辦理原料（包裝物）采購(gòu)入庫(kù)通知單。（2）、品管員根據(jù)采購(gòu)入庫(kù)通知單，對(duì)原料（包裝物）進(jìn)行感官鑒定，感官鑒定不合格，在采購(gòu)入庫(kù)通知單上填寫拒絕意見(jiàn)及理由，通知采購(gòu)部門辦理退貨；感官鑒定合格的，在采購(gòu)入庫(kù)通知單上填寫接受意見(jiàn)，同意入庫(kù)。（3）、原料（包裝物）保管根據(jù)同意入庫(kù)的原料入庫(kù)通知單，辦理原料入庫(kù)手續(xù)，清點(diǎn)數(shù)量，填寫原料入庫(kù)單。（4）、沒(méi)有原料（包裝物）入庫(kù)通知單或超出原料（包裝物）入庫(kù)通知單數(shù)量5%的原料7、，堅(jiān)決不能入庫(kù)，也不得出具任何收貨憑據(jù)（如代保管收據(jù)等）。（5）、原料入庫(kù)單一式三聯(lián)，第一聯(lián)保管員存檔并錄入電腦物流系統(tǒng)，第二聯(lián)連同（原料入庫(kù)通知單）及（磅單）交采購(gòu)會(huì)計(jì)作為結(jié)算憑據(jù)，第三聯(lián)交生產(chǎn)會(huì)計(jì)，作為結(jié)算力資費(fèi)用及核對(duì)保管員錄入物流系統(tǒng)數(shù)據(jù)的憑據(jù)。4、外倉(cāng)保管（如碼頭）采購(gòu)部調(diào)運(yùn)員外倉(cāng)保管員公司倉(cāng)庫(kù)火車站采購(gòu)會(huì)計(jì)調(diào)運(yùn)員（1）、調(diào)運(yùn)員收到采購(gòu)部的采購(gòu)?fù)ㄖ螅皶r(shí)跟蹤貨物的到站情況。（2）、調(diào)運(yùn)員接到火車站到貨通知后，及時(shí)安排外倉(cāng)保管員接貨入庫(kù)（接貨流程按調(diào)運(yùn)流程執(zhí)行）。（3）、原料入庫(kù)后，外倉(cāng)保管員登記手工帳并及時(shí)將入庫(kù)單據(jù)交采購(gòu)會(huì)計(jì)。（4）、采購(gòu)會(huì)計(jì)將入庫(kù)數(shù)據(jù)錄入電腦物流系統(tǒng)。（5）、根8、據(jù)生產(chǎn)需要，調(diào)運(yùn)員安排外倉(cāng)保管員調(diào)貨，組織好短途貨運(yùn)，監(jiān)控貨物短途運(yùn)輸情況，并核對(duì)出、入庫(kù)數(shù)量是否相符。（6）、采購(gòu)會(huì)計(jì)錄入外倉(cāng)出庫(kù)、公司入庫(kù)單據(jù)，核對(duì)外倉(cāng)入庫(kù)、出庫(kù)與采購(gòu)、公司入庫(kù)存數(shù)量是否相符，并不定期對(duì)外倉(cāng)進(jìn)行抽查盤點(diǎn)。（7）、采購(gòu)會(huì)計(jì)對(duì)外倉(cāng)只進(jìn)行數(shù)量控制，不進(jìn)行結(jié)算，只有進(jìn)入公司倉(cāng)庫(kù)的原料才能進(jìn)行結(jié)算。采購(gòu)原料入廠品管員至倉(cāng)庫(kù)抽樣品管經(jīng)理簽字采購(gòu)部采購(gòu)入庫(kù)通知單檢驗(yàn)5、品質(zhì)檢驗(yàn)（1）、采購(gòu)原料進(jìn)廠后，品管員依據(jù)采購(gòu)入庫(kù)通知單及時(shí)對(duì)入庫(kù)原料進(jìn)行抽檢化驗(yàn)。（2）、品管員檢驗(yàn)后，開(kāi)具品質(zhì)檢驗(yàn)報(bào)告單交品管經(jīng)理簽字確認(rèn)；第一聯(lián)由品管部存檔，第二聯(lián)交采購(gòu)部。（3）、大宗原料如出現(xiàn)品質(zhì)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)填9、寫質(zhì)量反饋單上報(bào)采購(gòu)中心。6、不合格原料、包裝物退貨品管檢驗(yàn)需要退貨分子公司采購(gòu)部通知供應(yīng)商，并上報(bào)采購(gòu)中心采購(gòu)中心總經(jīng)理簽批后蓋章傳至供應(yīng)商原料保管、采購(gòu)經(jīng)理清理退貨原料出庫(kù)退貨供應(yīng)商簽章確認(rèn)（1）、經(jīng)品管部門抽檢需退貨的原料由品管經(jīng)理出具品質(zhì)檢驗(yàn)單注明化驗(yàn)結(jié)果及退貨意見(jiàn)，交采購(gòu)部門辦理退貨。（2）、采購(gòu)部經(jīng)理根據(jù)原料品質(zhì)檢驗(yàn)單的處理意見(jiàn)通知供應(yīng)商，并上報(bào)采購(gòu)中心總經(jīng)理審批，蓋章后傳真給供應(yīng)商，要求供應(yīng)商簽字蓋章后回傳。（3）、采購(gòu)部會(huì)同倉(cāng)庫(kù)保管員清理有質(zhì)量問(wèn)題物料的品種、規(guī)格、和數(shù)量，填制出庫(kù)單（一式三份），采購(gòu)部經(jīng)理及倉(cāng)庫(kù)保管員同時(shí)簽字，倉(cāng)管、采購(gòu)會(huì)計(jì)和供應(yīng)商各一聯(lián)。（4）、退貨方式無(wú)論10、是供應(yīng)商自請(qǐng)車還是我公司請(qǐng)車，都必須與承運(yùn)人簽訂運(yùn)輸協(xié)議（一式兩份），雙方各執(zhí)一份。A、供應(yīng)商自請(qǐng)車：承運(yùn)人須持供應(yīng)商委托書(shū)到公司辦理提貨手續(xù)，同時(shí)將身份證、駕駛證、行駛證復(fù)印件交公司采購(gòu)部，由采購(gòu)部辦理簽訂運(yùn)輸協(xié)議后到倉(cāng)庫(kù)提貨。承運(yùn)人在我公司出庫(kù)單上簽字確認(rèn)。 B、供應(yīng)商到我方倉(cāng)庫(kù)提貨：提貨人必須將蓋供應(yīng)商單位公章的委托書(shū)和身份證復(fù)印件交由采購(gòu)部審核，到倉(cāng)庫(kù)簽字提貨。 C、供應(yīng)商委托我公司請(qǐng)車或托運(yùn)：供應(yīng)商必須傳真書(shū)面委托書(shū)（蓋章），委托我公司請(qǐng)車。其他操作與第A項(xiàng)相同。 D、所有退貨到供應(yīng)商廠家后，采購(gòu)部負(fù)責(zé)追蹤供應(yīng)商簽字蓋章后的（收貨回執(zhí)）（寫明品種、規(guī)格及數(shù)量），匯同原料品質(zhì)檢驗(yàn)單出庫(kù)單運(yùn)輸協(xié)議及司機(jī)“駕駛證”、“行駛證”的復(fù)印件一并交財(cái)務(wù)部采購(gòu)會(huì)計(jì)作為結(jié)算依據(jù)。四、采購(gòu)結(jié)算原料入庫(kù)原料入庫(kù)通知單、磅單、原料入庫(kù)單原料采購(gòu)合同供應(yīng)商發(fā)貨明細(xì)表技品部：原料檢驗(yàn)報(bào)告財(cái)務(wù)部采購(gòu)會(huì)計(jì)結(jié)算原料保管1、收集結(jié)算原始單據(jù)（1）、采購(gòu)會(huì)計(jì)在原料入庫(kù)后要及時(shí)收集上述單據(jù)；（2）、只有上述6單齊全方可進(jìn)行結(jié)算；（3）、技品部出具的原料檢驗(yàn)報(bào)告單注明原料扣價(jià)結(jié)算的，采購(gòu)會(huì)計(jì)先按技品部意見(jiàn)扣價(jià)結(jié)算，如采購(gòu)中心或再次檢驗(yàn)后的反饋單要進(jìn)行調(diào)整，采購(gòu)會(huì)計(jì)復(fù)印原結(jié)算單，注明原單據(jù)憑證號(hào)，附上反饋單進(jìn)行調(diào)整結(jié)算（只調(diào)金額，不調(diào)數(shù)量）。