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1、商貿公司采購合同簽訂管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 為加強合同管理，避免失誤，提高經濟效益，根據合同法及其他有關法規的規定，結合公司的實際情況，制訂本制度。公司對外簽訂的各類合同一律適用本制度。一、采購合同的內容公司采購合同的條款構成了采購合同的內容，應當在力求具體明確，便于執行，避免不必要糾紛的前提下，具備以下主要條款：l、商品的品種、規格和數量商品的品種應具體，避免使用綜合品名；商品的規格應具體規定顏色、式樣、尺碼和牌號等；商品的數量多少應按國家統一的計量單位標出。必要時，可附上商品品種、規格、數量明細2、表。2、商品的質量和包裝合同中應規定商品所應符合的質量標準，注明是國家或部頒標準；無國家和部頒標準的應雙方協商憑樣訂（交）貨；對于副、次品應規定出一定的比例，并注明其標準；對實行保換、保修、保退辦法的商品，應寫明具體條款；對商品包裝的辦法，使用的包裝材料，包裝式樣、規格、體積、重量、標志及包裝物的處理等，均應有詳細規定。3、商品的價格和結算方式合同中對商品的價格要作具體的規定，規定作價的辦法和變價處理等，以及規定對副品、次品的扣價辦法；規定結算方式和結算程序，同時約定開票事宜。4、交貨期限、地點和發送方式交（提）貨期限（日期）要按照有關規定，并考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。3、同時，應明確商品的發送方式是送貨、代運，還是自提。5、商品驗收辦法合同中要具體規定在數量上驗收和在質量上驗收商品的辦法、期限和地點。6、違約責任簽約一方不履行合同，必將影響另一方經濟活動的進行，因此違約方應負物質責任，賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時，應明確規定，供應者有以下三種情況時應付違約金或賠償金：（1）不按合同規定的商品數量、品種、規格供應商品；（2）不按合同中規定的商品質量標準交貨；（3）逾期發送商品。7、合同的變更和解除條件合同中應規定，在什么情況下可變更或解除合同，什么情況下不可變更或解除合同，通過什么手續來變更或解除合同等。此外，采購合同應視實際情況，增加若干具體的補充規定，使4、簽訂的合同更切實際，行之有效。二、合同的審查批準1、合同在正式簽訂前，必須按規定上報領導審查批準后，方能正式簽訂。2、合同原則上部門負責人具體經辦，擬訂初稿后必須經公司領導審閱后按合同審批權限審批。重要合同必須經法律顧問審查。合同審查的要點是：（1）合同的合法性。包括：當事人有無簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力；合同內容是否符合國家法律、政策和本制度規定。（2）合同的嚴密性。包括：合同應具備的條款是否齊全；當事人雙方的權利、義務是否具體、明確；文字表述是否確切無誤。（3）合同的可行性。包括：當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件；預計取得的經濟效益和可能承擔的風險；合同非正常履行5、時可能受到的經濟損失。（4）根據法律規定或實際需要，合同還應當或可以呈報法律顧問把關，或請公證處公證。三、采購合同的簽訂1、簽訂采購合同的原則（1）合同的當事人必須具備法人資格或法人委托的代理人資格。（2）合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同，其內容和手續應符合有關合同管理的具體條例和實施細則的規定。（3）簽訂合同必須堅持平等互利、充分協商的原則。（4）簽訂合同必須堅持等價、有償的原則。（5）當事人應當以自己的名義簽訂經濟合同。委托別人代簽，必須要有委托證明。（6）采購合同應當采用書面形式。2、簽訂采購合同的程序簽訂合同的程序是指合同當事人對合同的內容進行協商，取得6、一致意見，并簽署書面協議的過程。四、公司采購合同的管理1、加強對公司采購合同簽訂的管理加強對采購合同簽訂的管理，一是要對簽訂合同的準備工作加強管理，在簽訂合同之前，應當認真研究市場需要和貨源情況，掌握企業的經營情況、庫存情況和合同對方單位的情況，依據企業的購銷任務收集各方面的信息，為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據。另一方面是要對簽訂合同過程加強管理，在簽訂合同時，要按照有關的合同法規規定的要求，嚴格審查，使簽訂的合同合理合法。2、建立合同管理機構和管理制度，以保證合同的履行企業應當設置專門機構或專職人員，建立合同登記、匯報檢查制度，以統一保管合同、統一監督和檢查合同的執行情況，及時發現問題，采取措施，處理違約，提出索賠，解決糾紛，保證合同的履行。同時，可以加強與合同對方的聯系，密切雙方的協作，以利于合同的實現。3、處理好合同糾紛當企業的經濟合同發生糾紛時，雙方當事人可協商解決。協商不成時，企業可以向國家工商行政管理部門申請調解或仲裁，也可以直接向法院起訴。4、信守合同，樹立企業良好形象合同的履行情況好壞，不僅關系到企業經營活動的順利進行，而且也關系到企業的聲譽和形象。因此，加強合同管理，有利于樹立良好的企業形象。