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1、 實業公司采購目標及部門職責管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第1章 說明1.1采購手冊編撰目的：1.1.1闡述在采購職能的執行中應遵循的原則、程序和慣例，指導執行和參與采購職能的部門和職員執行采購相關程序，推進采購職能按合理的流程高效、實用地執行(附件一采購流程圖)。1.1.2 推動獲得采購實踐和程序標準化的益處、確保采購標準的統一應用。1.1.3 向公司職員清楚傳達公司的采購政策和采購目標。1.1.4向執行采購職能的所有人員提供關于他們的責任、目標、權限和在公司組織架構中職位的清楚概要。1.2適用范圍：12、.2.1 庫存項目：指需要并賦以庫存項目編碼來體現所屬種類、需要倉庫進行進、銷、存管理的物料。如家用燃氣用具、燃氣儀表、管材、管件和維修保養配件等。1.2.2 非庫存項目：指不須進入倉庫管理、毋須進行庫存項目編碼的物料和服務。如小額（如小于人民幣10萬元）的固定資產項目，如辦公家具、辦公設備等；服務外包、電腦軟件、辦公印刷品和文具等。1.2.3 資本性支出：指超過一定金額(如人民幣2,000元)、計入固定資產項目的設備、建筑/土木工程建設項目。1.2.4 營業性支出：指在業務運作時產生的費用，包括直接的一次性支出和周期性的花費，如大型會議、辦公樓維修與清潔、房屋租賃、軟件定期維護等。1.2.53、 不包括燃氣采購。1.2.6 其它：對公司運作有重大影響的費用發生的或需要長期承擔義務、需由公司董事會來決定的采購項目(例如新廠房建設等)，不適用本手冊。1.3 名詞定義：1.3.1 采購負責人：指公司采購經理或采購組所歸屬部門經理（如財務經理）；1.3.2 采購部門：指在財務部架構下的采購組；1.3.3采購員：指負責執行采購職能的人員，某些情況下可能非采購部門人員；1.3.4 供應商：指所有向公司提供產品或服務的組織，如工程物料設備供應商、爐具供應商、代理商、外判施工隊、辦公用品供應商等；1.3.5 公司：*有限公司；第2章 采購目標采購目標是采購績效量度和評估的必要前提，是實施各種采購評估4、方法的基礎。公司的采購目標如下：2.1 保證所需物料、供應品、設備和服務的適時、適量、及時供應；2.2 為了公司運作經濟高效的進行，在與需要的質量、交貨期和服務水平一致的情況下，以最有競爭力的價格采購產品/服務。2.3 通過有效的庫存管理使庫存成本最優化；2.4 確保采購的貨物/服務在質量、交貨期和服務水平上達到公司要求；2.5 通過嚴格遵循公司相關采購程序，使合格供應商平等、公正地獲得報價與投標的競爭機會，保持公司的競爭能力；2.6引導采購職能的發揮與公司利益、商業道德標準相一致；2.7持續搜尋和開發能為公司提供滿意產品/服務的潛在供應商；2.8發展并保持勝任的采購部職員，以適當的運作成本管5、理采購活動；2.9通過招標等合適的程序處理余料/過剩物料，使投資回報最大化；2.10采購有利環保的產品和服務，并使用合適的經濟手段以減少污染和浪費。第3章 環保采購政策3.1 環保政策? 公司承諾在為我們的客戶提供安全可靠的燃氣供應和優質服務的同時，務求減少污染和浪費，為后代締造更為理想的生活環境；? 公司的環保采購政策是采用有利環保的產品和服務，以節約資源、減少污染和推進物料的循環利用；? 使用者和采購部門會確保在采購運作中遵守以上的政策。3.2環保采購指引在可選擇的情況下，應該采購能安全使用、不影響環境的產品/服務；如果不能選擇，應向供應商建議我們對環保的關注并鼓勵供應商達到我們在環保上執6、行的原則和標準；在采購實際操作中，我們應遵循如下的指引：3.2.1同等質量、商務條件下，優先向有環保認證（如ISO14000）的供應商采購相關產品；3.2.2購買或使用持續再生的木材及木材制品, 包括應用在隔墻板、門、 地板、 加固木條及其它木材配件。供應商要證明木材源自可再生的資源。無論何時，應避免使用不可再生的木材。選擇大樓維護及裝配工程的供應商亦應遵循以上原則；3.2.3向環保紙張的供應商采購紙張；3.2.4廢棄、過期等物料進行合理分類，如可再利用物料、不可再利用物料等，以便廢棄物處理商相應地進行環保處理；3.2.5購買可再補充的文具, 例如: 可再補充的鉛筆及原珠筆；3.2.6購買能減7、少產生廢物的設備及機器, 例如: 可雙面復印的復印機；3.2.7購買可節省能源及能充分利用能源效益的產品，例如: 購買太陽能計算器代替用電池的計算器；3.2.8采購活動應遵守當地有關的環保法律、法規；3.2.9向供應商宣傳并促進其提高環保意識，推動其環保措施的實施；3.2.10在符合經濟原則下, 應避免購買污染環境的產品， 例如: 含氟氯化物的絕熱材料等；3.2.11主張簡易包裝，避免使用非環保材料(如不可降解的塑料)來包裝。第4章 采購部門職責4.1采購部門主要負責推動聯合采購的實施、商品供應渠道搜尋、與供應商談判及訂立訂單/合同并跟進其完成、評審供應商的表現和維持合適庫存水平。另外，訂購的8、處理、物料的接收和檢驗、物料儲存、對帳及申請付款、庫存記錄的及時維護等相關事項也是采購部的職責。4.2 其它規定的職責如下：4.2.1檢查采購申請單是否獲得適當權限的批準和申請數量是否適當；4.2.2 必要時，復核采購申請單是否有適當的CEA、EA、成本中心、批準的資金預算或業務預算等文件或信息的支持；4.2.3維護并更新合格供應商目錄及組織協調對供應商表現的評估；4.2.4同其它相關部門一起，通過評估樣品、考察/審核供應商工廠等檢驗獲得的物料或服務是否達到公司要求的質量標準；4.2.5引導相關部門參與潛在的物料/服務的供應商的搜尋；4.2.6管理標書收集箱并確保制訂的招標程序被嚴格地遵守；49、.2.7組織開標與評標，發出中標通知書，協調合同的及時簽訂；4.2.8監控交貨，將相關物料采購進展情況適時通知申請部門；4.2.9對貨物缺失、短少、毀損及其它供應錯誤或次品向供應商投訴/索賠；4.2.10同當地和境外的供應商、保險公司、銀行、船運商或其它服務公司維持良好的工作關系，以保證他們都能為公司提供經濟高效的服務；4.2.11同使用部門保持良好的工作關系，并在采購政策和采購程序的解釋與堅持上提供協助；4.2.12通過合適的程序處理大宗零碎和剩余物料；4.2.13優化采購程序，探尋聯合采購的可能，推動成本節約、良好庫存控制等經驗的交流與推廣。4.2.14 在采購手冊規定的程序下，非庫存項目中的辦公用品及勞保用品，單價低于500元的，由行政部負責購買。