材料設(shè)備有限公司物資采購供應(yīng)管理制度.doc
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上傳人:職z****i
編號:1160110
2024-09-08
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1、材料設(shè)備有限公司物資采購供應(yīng)管理制度編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號: 全國性材料物資采購供應(yīng)管理制度第一章 總 則一、全國性材料物資定義:由集團(tuán)統(tǒng)一招標(biāo)、簽訂年度合同,XX材料設(shè)備有限公司(以下簡稱材料公司)或地區(qū)公司負(fù)責(zé)采購供應(yīng)的材料物資。二、材料公司及地區(qū)公司主要負(fù)責(zé)全國性材料物資采購供應(yīng)工作。三、地區(qū)公司工程技術(shù)部負(fù)責(zé)該地區(qū)全國性材料物資計劃審核、申報工作。四、集團(tuán)管理中心負(fù)責(zé)全國性材料物資配送監(jiān)督管理及地區(qū)公司材料計劃審批工作。五、地區(qū)公司預(yù)決算部負(fù)責(zé)施工單位所用全國性材料物資款核算工作。 六、集團(tuán)財務(wù)中心、2、地區(qū)公司財務(wù)部負(fù)責(zé)全國性材料物資財務(wù)核算及款項(xiàng)代付代扣工作。第二章 全國性材料物資采購供應(yīng)方式一、材料公司統(tǒng)一采購供應(yīng)施工單位的材料物資:人造砂巖、外墻磚、仿石磚、仿古磚、涂料、水泥瓦(含西瓦)、衛(wèi)浴五金、潔具(含陶瓷、龍頭)、拋光磚(含陽臺磚)、瓷片、開關(guān)面板插座、墻紙、吸頂燈(含筒燈)、園林燈具、水晶燈、廚柜、淋浴間隔、入戶門、戶內(nèi)門、門鎖五金、木地板、陽臺欄桿、鐵藝門及圍墻欄桿、智能化產(chǎn)品(含停車收費(fèi)系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、可視對講系統(tǒng))、戶內(nèi)配電箱、弱電箱、電線電纜、給排水管及線管和管件、防水材料、給水閥門、鋼塑復(fù)合管及管件、潛污泵、地彈簧、庭院園林元素(含石材、雕塑、砂巖、燈具、地花、仿古磚3、)。二、材料公司統(tǒng)一采購供應(yīng)地區(qū)公司的材料物資:廚房電器、小型中央空調(diào)、對講機(jī)、樓盤電瓶車、酒店會所設(shè)備(含乒乓球桌及擋板、鋼琴、桌球臺、健身器材、休閑沙發(fā)按摩床及技師凳、電視機(jī)、電腦)、安全帽、保安設(shè)備、垃圾筒、園林休閑椅凳、廣告?zhèn)悖ê哟齻悖H⒓瘓F(tuán)公司結(jié)同戰(zhàn)略合作關(guān)系,簽訂年度框架協(xié)議,確定廠家、品牌、規(guī)格型號和價格,由地區(qū)公司負(fù)責(zé)簽訂合同并采購供應(yīng)的材料物資:空調(diào)機(jī)組、風(fēng)機(jī)盤管、發(fā)電機(jī)組、電梯、變頻供水設(shè)備、鋁合金門窗、室內(nèi)鋁合金飄窗臺欄桿、公共區(qū)配電柜。四、全國性材料物資增減的管理:材料類別的增減由管理中心負(fù)責(zé)報董事局主席審批;具體型號的增減由設(shè)計院負(fù)責(zé)報董事局主席審批。第三章 全4、國性材料物資樣板管理一、歸檔原始樣板:須由供貨單位、材料公司、設(shè)計院、招投標(biāo)中心四方簽名或蓋章確認(rèn),僅封存一套于材料公司。二、驗(yàn)收原始樣板:須由供貨單位、材料公司、設(shè)計院、招投標(biāo)中心四方簽名或蓋章確認(rèn),由材料公司負(fù)責(zé)發(fā)放,地區(qū)公司每個項(xiàng)目各1套(由工程部簽收),總工室1套,材料公司駐地配送質(zhì)檢部各1套,設(shè)計院1套,供貨單位1套。三、驗(yàn)收原始樣板可采用實(shí)物、實(shí)物小樣、圖片資料等形式。四、所有材料物資樣板須登記造冊,由使用部門自行管理。 第四章 全國性材料物資采購供應(yīng)合同的管理一、全國性材料物資年度購銷合同的簽訂1、全國性材料物資由集團(tuán)常務(wù)招投標(biāo)小組招標(biāo)定標(biāo),材料公司負(fù)責(zé)簽訂年度合同。2、年度材料5、物資的定標(biāo)、合同須報董事局主席審批。3、年度合同需簽訂補(bǔ)充協(xié)議的須報董事局主席審批。二、三方協(xié)議及供貨合同的簽訂1、地區(qū)公司在簽訂施工合同時,須列出該項(xiàng)目所需的全國性材料物資明細(xì)。2、材料公司在簽訂供貨合同時,須列明產(chǎn)品代碼和類別。3、地區(qū)公司在簽訂施工合同時,須同時簽訂三方協(xié)議及供貨合同。材料公司于每月10日前將未簽訂“三方協(xié)議和供貨合同” 施工單位的名單提交集團(tuán)財務(wù)中心,財務(wù)中心必須停止該單位的工程進(jìn)度款,直至其簽訂為止。4、三方協(xié)議及供貨合同由材料公司自行審批。三、合同文本的管理:檔案中心、財務(wù)部存檔合同原件各壹份。第五章 全國性材料物資計劃管理一、材料計劃種類:年度材料計劃、月度材料計6、劃、月度實(shí)際用料計劃、臨時用料計劃。二、計劃模板的編制: 1、設(shè)計院、園林集團(tuán)和材料公司共同下發(fā)全國性材料物資使用手冊及全國性材料物資統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)表,并注明材料編碼、品名、規(guī)格型號、使用位置。2、材料公司下發(fā)全國性材料物資計劃模板,僅包含設(shè)計已選用的規(guī)格型號。三、計劃申報、審批流程:1、年度材料計劃:地區(qū)公司工程技術(shù)部于每年12月15日前將下年度材料計劃提交管理中心,管理中心12月20日前完成審批并提交材料公司,材料公司12月25日前匯總完提交供貨單位(僅為預(yù)算、不作結(jié)算)。2、月度材料計劃:地區(qū)公司工程技術(shù)部于每月15日前將后三個月材料計劃提交管理中心,管理中心于每月20日前完成審批并提交材料公7、司,材料公司于每月25日前匯總完提交供貨單位(僅為預(yù)算、不作結(jié)算)。3、月度實(shí)際用料計劃:地區(qū)公司工程技術(shù)部于每月3日前須將下月實(shí)際用料計劃提交管理中心,管理中心于每月5日前完成審批并提交材料公司(允許地區(qū)公司工程技術(shù)部于每月18日前再提交一次非成品類:櫥柜、淋浴間隔、鐵藝類月度材料計劃至管理中心,管理中心于每月20日前完成審批并提交材料公司),同類材料每月限報一批次。 4、臨時用料計劃:如有漏報、臨時急用或需補(bǔ)報材料計劃的,地區(qū)公司工程技術(shù)部須將臨時用料計劃提交管理中心,管理中心審批后提交材料公司,臨時用料計劃每月不得超過3次,超過3次的須經(jīng)地區(qū)公司董事長審批;各地區(qū)報送材料變更函件由管理中8、心審批后,交材料公司;各地區(qū)取消、推遲送貨的函件由工程技術(shù)部直接報送材料公司,同時抄送管理中心。 5、延期或重新修改的計劃及臨時用料計劃,列入材料公司的供貨周期考核。第六章 全國性材料物資庫存管理一、各類材料物資原則上均須庫存,并建立臺帳、定期盤點(diǎn)。二、倉庫及庫存量的設(shè)置:每個城市須設(shè)立倉庫,原則上按年度材料計劃的1%-3%;各倉庫1000元/標(biāo)準(zhǔn)備10套、2000元/標(biāo)準(zhǔn)備5套樣板房用量。三、庫存材料物資的補(bǔ)倉規(guī)定:原則上材料物資出倉后須及時補(bǔ)倉。第七章 全國性材料物資驗(yàn)收管理一、全國性材料物資分為工廠、倉庫、現(xiàn)場驗(yàn)收。二、驗(yàn)收管理:材料公司負(fù)責(zé)制定材料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。1、驗(yàn)收要求 對板:供貨單位9、必須提供有效質(zhì)量檢驗(yàn)報告和產(chǎn)品合格證書等相關(guān)質(zhì)量證明文件,同時根據(jù)驗(yàn)收原始樣板進(jìn)行驗(yàn)收,不合格不得接收。 點(diǎn)數(shù):核實(shí)供貨單位所送材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量,按實(shí)收數(shù)量計數(shù)開單。 抽檢:數(shù)量依據(jù)材料物資類別采取抽檢10%或執(zhí)行GB/T2828.1-2003標(biāo)準(zhǔn),質(zhì)量按各類材料物資國家驗(yàn)收規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,并由質(zhì)檢員填寫材料物資現(xiàn)場檢查記錄表。 開單:驗(yàn)收合格的材料物資開具進(jìn)倉單或收貨單或工地收貨單。 核單:保證進(jìn)倉單與訂貨清單或收貨單與訂貨清單或工地收貨單與送貨通知一致。 傳單:各單據(jù)所有聯(lián)必須由所有參與驗(yàn)收人員確認(rèn)簽名后傳至各相關(guān)單位。2、工廠驗(yàn)收 根據(jù)需要可安排倉管員、質(zhì)檢員各1名前往驗(yàn)收。 驗(yàn)10、收要點(diǎn):是否為該供貨單位生產(chǎn)的;是否符合產(chǎn)品規(guī)格、型號、數(shù)量及等級等要求。3、倉庫驗(yàn)收供貨單位送貨到倉庫后,材料公司倉管、質(zhì)檢員各1名及供貨單位代表共同按驗(yàn)收要求驗(yàn)收,合格的由材料公司開具進(jìn)倉單,驗(yàn)收人員共同簽名確認(rèn);不合格不得接收。4、現(xiàn)場驗(yàn)收 從供貨單位送貨到施工現(xiàn)場的:材料公司倉管、質(zhì)檢員各1名及供貨單位代表按驗(yàn)收要求驗(yàn)收,合格的由材料公司開具材料公司收貨單,驗(yàn)收人員共同簽名確認(rèn);不合格不得接收。材料公司現(xiàn)場收貨完畢后,組織工程部項(xiàng)目經(jīng)理及施工單位代表進(jìn)行現(xiàn)場收貨,由材料公司開具工地收貨單,現(xiàn)場驗(yàn)收人員共同簽名確認(rèn)。 倉配到施工現(xiàn)場的:由材料公司先開具材料公司收貨單,并將材料發(fā)送至現(xiàn)場,11、若無法及時配送,地區(qū)公司可自行提取并辦理費(fèi)用簽證。貨物至現(xiàn)場后由材料公司組織工程部項(xiàng)目經(jīng)理及施工單位代表收貨,并開具工地收貨單,現(xiàn)場驗(yàn)收人員共同簽名確認(rèn)。 材料物資到達(dá)現(xiàn)場4個小時前,材料公司駐地配送質(zhì)檢部負(fù)責(zé)人通知工程部經(jīng)理及管理中心現(xiàn)場負(fù)責(zé)人;物資到施工現(xiàn)場后,材料公司倉管員及質(zhì)檢員通知工程部項(xiàng)目經(jīng)理及管理中心現(xiàn)場負(fù)責(zé)人;工程部項(xiàng)目經(jīng)理必須在30分鐘內(nèi)到達(dá)施工現(xiàn)場,組織施工單位開始卸貨,要求8個小時內(nèi)將材料物資卸完,并完成工地收貨單的簽字確認(rèn)工作;否則,材料公司將問題立即告知管理中心調(diào)度室。 由于地區(qū)公司原因造成規(guī)定時間不能卸貨,材料公司有權(quán)自行組織卸貨,由此產(chǎn)生的一切費(fèi)用由地區(qū)公司承擔(dān),12、費(fèi)用由地區(qū)公司財務(wù)部在其帳戶中直接劃扣給材料公司。 材料公司、地區(qū)公司工程部共同負(fù)責(zé)全國性材料物資的品質(zhì)驗(yàn)收,如對到貨材料的品質(zhì)有異議,最終由地區(qū)公司董事長裁定。5、地區(qū)公司負(fù)責(zé)采購的材料物資的驗(yàn)收管理參照上述規(guī)定執(zhí)行。三、退貨管理:1、已到工地的材料物資原則上一律不予退貨。2、驗(yàn)收有質(zhì)量問題的材料,由材料公司協(xié)調(diào)供貨單位退貨。3、因設(shè)計變更造成全國性材料物資無法使用的處理原則: 非供貨單位特殊加工的材料,必須退貨,退貨產(chǎn)生的運(yùn)費(fèi)雙方協(xié)商解決; 確系特殊加工的材料由材料公司會同設(shè)計院研究能否適用其它項(xiàng)目,如確實(shí)無法使用,報設(shè)計院主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,材料公司必須將材料退回供貨單位,最多承擔(dān)50%材料13、貨款。4、因計劃填報錯誤造成無法使用的材料物資,材料公司協(xié)調(diào)供應(yīng)商退貨。如造成損失,由責(zé)任公司承擔(dān)費(fèi)用。第八章 單據(jù)管理一、單據(jù)類別:1、進(jìn)倉單一式五聯(lián):存根(結(jié)算部)、供貨單位、財務(wù)部、計劃管理部、配送質(zhì)檢部。2、出倉單一式四聯(lián):存根(結(jié)算部)、財務(wù)部、計劃管理部、配送質(zhì)檢部。3、材料公司收貨單一式五聯(lián):存根(結(jié)算部)、供貨單位、財務(wù)部、計劃管理部、配送質(zhì)檢部。4、工地收貨單一式六聯(lián):存根(材料公司結(jié)算部)、材料公司財務(wù)部、施工單位、地區(qū)公司財務(wù)部、地區(qū)公司預(yù)決算部、地區(qū)公司工程技術(shù)部/工程部。二、單據(jù)印制:由材料公司負(fù)責(zé)印制。三、單據(jù)領(lǐng)用:所有單據(jù)的領(lǐng)用必須造冊登記備查。四、單據(jù)使用:1、14、供貨單位送貨給材料公司的材料物資,材料公司開具材料公司收貨單,作為材料公司支付供貨單位貨款的唯一依據(jù)。2、材料公司送貨給施工單位或地區(qū)公司的材料物資,材料公司開具工地收貨單,作為地區(qū)公司代付代扣貨款的唯一依據(jù)。3、進(jìn)、出倉材料物資須開具進(jìn)倉單、出倉單。 五、單據(jù)傳遞:上述單據(jù)由材料公司傳遞到各相關(guān)使用部門。第九章 盤點(diǎn)管理一、材料公司庫存材料盤點(diǎn)管理要求:1、材料公司需根據(jù)材料物資類別、品種、規(guī)格型號設(shè)立明細(xì)賬,并根據(jù)已確認(rèn)的進(jìn)倉單每日序時登記物資入庫明細(xì)賬;根據(jù)出倉單每日序時登記物資出庫明細(xì)賬;根據(jù)材料公司收貨單每日序時登記物資收貨明細(xì)賬;根據(jù)工地收貨單每日序時登記物資供貨明細(xì)賬。2、每月最15、后一天為倉庫的結(jié)賬日,每月1-2日為盤點(diǎn)時間,材料公司、地區(qū)公司財務(wù)部負(fù)責(zé)統(tǒng)計上個自然月材料的入庫、出庫及結(jié)余情況,對材料物資進(jìn)行賬賬核對和賬實(shí)核對,發(fā)現(xiàn)盤盈、盤虧及時查找原因,并根據(jù)集團(tuán)公司的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。二、材料公司庫存材料盤點(diǎn)程序:1、記賬時間:每月的記賬時間為上月的26日至次月的25日為1個自然月。2、盤點(diǎn)時間:結(jié)賬時間為每月的25日,實(shí)地盤點(diǎn)時間為每月的1-2日。3、盤點(diǎn)人:材料公司配送質(zhì)檢部、地區(qū)公司財務(wù)部。4、盤點(diǎn)的具體事項(xiàng): 盤點(diǎn)前:倉管員須將材料物資進(jìn)行分類,按類別、規(guī)格型號擺放整齊,并先按賬面數(shù)打印出材料物資實(shí)物盤點(diǎn)表;盤點(diǎn)時,逐一清點(diǎn)實(shí)物,做好賬、卡、物的核對工作,清16、點(diǎn)每種物資、核對登記并編制材料物資實(shí)物盤點(diǎn)表;盤點(diǎn)后,所有現(xiàn)場盤點(diǎn)人員須在材料物資實(shí)物盤點(diǎn)表簽名確認(rèn)。對盤盈、盤虧的實(shí)物應(yīng)及時查明原因并做好記錄,不能馬上查明原因的盤盈、盤虧,應(yīng)及時注明待查原因,并在五天內(nèi)完成。 盤點(diǎn)期間已收到而未辦妥入賬手續(xù)或已辦理出庫手續(xù)尚未提貨的材料物資,應(yīng)另行分別存放,并予以標(biāo)示。 所有盤點(diǎn)財務(wù)都以靜態(tài)盤點(diǎn)為原則,盤點(diǎn)開始后應(yīng)停止材料物資的進(jìn)出及移動。 盤點(diǎn)使用的單據(jù)、報表內(nèi)所有欄位若遇修改處,均須經(jīng)所有盤點(diǎn)人員簽字確認(rèn)。5、對盤盈、盤虧材料的處理:由材料公司配送質(zhì)檢部出具材料物資盤盈、盤虧處理意見報告,寫明盤盈、盤虧的材料物資類別、規(guī)格型號、數(shù)量、金額和具體原因,并17、給出初步處理意見,經(jīng)財務(wù)部審核后根據(jù)盤盈、盤虧的金額大小報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批,10萬元以內(nèi)(含10萬元)的報公司總經(jīng)理和董事長審批,超過10萬元的報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后再報董事局主席審批,審批后交財務(wù)部和配送質(zhì)檢部各一份進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整。三、地區(qū)公司的庫存盤點(diǎn)管理參照上述規(guī)定執(zhí)行。第十章 結(jié)算管理一、由材料公司供貨給施工單位,地區(qū)公司代付代扣的結(jié)算:1、工地收貨單是材料公司、地區(qū)公司和施工單位三方結(jié)算支付的唯一依據(jù)。2、材料公司根據(jù)工地收貨單登記工地收貨單明細(xì)帳,并編制對帳單,每月25日結(jié)賬(一個結(jié)帳月為上月26日至本月25日);每月3-8日,材料公司根據(jù)對帳單與地區(qū)公司預(yù)決算部、財務(wù)部對帳、核實(shí),并于每18、月13日之前將對帳單提交地區(qū)公司預(yù)決算部;地區(qū)公司預(yù)決算部根據(jù)對帳單填寫申請使用資金審批表,于每月15日前辦完資金審批手續(xù)。3、每月20日地區(qū)公司必須代付材料款給材料公司,如果地區(qū)公司每月20日不能代付材料款,地區(qū)公司財務(wù)部必須停止該公司一切款項(xiàng)的支付,直到該公司賬目上的款項(xiàng)能夠扣除支付材料款時,由地區(qū)公司財務(wù)部直接支付給材料公司材料款。4、地區(qū)公司預(yù)決算部負(fù)責(zé)從施工單位工程進(jìn)度款或結(jié)算款中代扣其當(dāng)月所用的材料款,因特殊情況,地區(qū)公司如需暫時在當(dāng)月少扣、緩扣或暫時不扣施工單位材料款時,須由地區(qū)公司董事長/總經(jīng)理審批。5、發(fā)包人指定分包工程中涉及發(fā)包人指定材料公司供貨,結(jié)算時須轉(zhuǎn)扣總包單位部分,19、原則上由工程總包單位提前出具授權(quán)書,授權(quán)現(xiàn)場施工單位(即分包單位)代表總包單位對工地收貨單上相應(yīng)的數(shù)量金額予以確認(rèn)。特殊情況可由工程總包單位和分包單位共同在工地收貨單上簽字確認(rèn)。授權(quán)書須由工程總包單位和分包單位雙方加蓋公章確認(rèn),材料公司統(tǒng)一編號管理,并在對帳單中須注明總包單位和授權(quán)書編號。二、材料公司供貨給地區(qū)公司的貨款結(jié)算:1、工地收貨單是材料公司、地區(qū)公司雙方結(jié)算支付的唯一依據(jù)。2、材料公司根據(jù)工地收貨單登記工地收貨單明細(xì)帳,并編制對帳單,每月25日結(jié)賬(一個結(jié)帳月為上月26日至本月25日);每月3-8日,材料公司根據(jù)對帳單與地區(qū)公司預(yù)決算部、財務(wù)部對帳、核實(shí),并于每月13日之前將對帳單提20、交地區(qū)公司預(yù)決算部;地區(qū)公司預(yù)決算部根據(jù)對帳單填寫申請使用資金審批表,于每月15日前辦完資金審批手續(xù)。3、每月20日前地區(qū)公司必須付材料款給材料公司,如果地區(qū)公司每月20日不能支付材料款,地區(qū)公司財務(wù)部必須停止該地區(qū)公司一切款項(xiàng)的支付,直到該地區(qū)公司賬目上的款項(xiàng)能夠支付材料款時,由地區(qū)公司財務(wù)部直接支付給材料公司材料款。三、材料公司對供貨單位材料款的結(jié)算:1、材料公司收貨單是材料公司、供貨單位雙方結(jié)算支付的唯一依據(jù)。2、材料公司根據(jù)材料公司收貨單登記收貨明細(xì)賬,每月25日結(jié)賬(一個結(jié)帳月為上月26日至本月25日);每月9-15日,由材料公司、供貨單位及材料公司財務(wù)部共同對賬、核實(shí),并簽名確認(rèn);21、每月16-20日,由材料公司填報申請使用資金審批表按程序履行報批手續(xù);每月21-25日由材料公司財務(wù)部按已完成報批手續(xù)的申請使用資金審批表將材料款支付給供貨單位。四、地區(qū)公司對供貨單位的貨款結(jié)算:1、地區(qū)公司須按合同規(guī)定支付供貨單位貨款。2、地區(qū)公司按合同應(yīng)付未付而又沒有提出書面的正當(dāng)理由的,由材料公司按合同規(guī)定提交資金申請單給財務(wù)中心,財務(wù)中心核準(zhǔn)后指令地區(qū)公司財務(wù)部直接將貨款支付給供貨單位。3、款項(xiàng)支付后,由集團(tuán)財務(wù)中心書面知會材料公司、地區(qū)公司各相關(guān)單位/部門。金料收貨單心peisongzhongxin第十一章 考核規(guī)定本制度的考核:按照管理中心下發(fā)的考核辦法執(zhí)行。附件: 1、年度材料計劃表 2、月度材料計劃表 3、月度實(shí)際用料計劃表 4、臨時用料計劃表 5、地區(qū)公司材料物資申報表 6、訂貨清單7、送貨通知 8、材料公司收貨單9、工地收貨單 10、對帳單11、材料物資實(shí)物盤點(diǎn)表
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