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1、煤炭運銷公司采購及銷售管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 采購管理制度為了規范公司的煤炭采購行為，降低煤炭采購成本，確保公司煤炭供應，加強企業原煤采購的監督管理，特制定本規定。以使企業的采購管理達到以下目標：1、建立“三集中、三分離”的物資采購管理體制。“三集中”即推行集中采購、集中儲備、集中結算的管理體制;“三分離”是將采購、驗收、結算等業務分段管理,實現物資采購各環節的相互制約機制2、與重點礦點確立長期合作關系，實施定向采購方式3、對煤炭采購建立全過程監督機制。包括計劃下達、價格咨詢、簽訂合同、煤炭驗收、貨2、款結算等環節的全程參與監督一、xx公司、xx公司的采購職能1、編制年度、月度采購計劃并上報核批2、完成總公司下達的采購計劃 3、選擇礦點、穩定供貨渠道，根據區域內各礦點的煤質初步核定煤價并上報核批4、隨時掌握各礦點的情況及其所供應煤炭的價格、質量、產量等 5、根據核批的礦點、煤價等主要條款簽訂合同6、簽訂合同后，制作經采購員、采購主管、公司負責人聯簽的標明合同數量及煤質指標的通知單下達站臺及運輸公司7、編制每月市場價格表，掌握新的煤炭供應資源，及時提供給總經理參考8、負責與站臺聯系，及時處理煤炭計量、質量、發運等問題，督促礦點、運輸公司及時送貨9、配合站臺對煤炭進行驗收，確保所購煤炭符合申購要3、求 二、煤炭運輸公司的營運職能1、所承運的煤炭必須與陜西XX煤炭運銷公司簽訂運 輸合同2、運輸合同運價的核定必須上報核批3、按時完成承運任務三、站臺的收儲發運職能1、 嚴格執行中轉協議中的各項條款2、站臺對按采購方采購合同所列明的煤炭數量、質量要求，負責煤炭的計量統計，質量驗收、存儲堆放3、站臺有權對不符合質量要求的煤炭拒收或作廢煤、扣噸處理4、站臺在接到鐵路部門及計劃部的裝車通知、車皮到達站臺指定位置后，按鐵路部門規定的裝車時間內裝車完畢5、站臺按鐵路部門裝運要求足額裝運，不得出現虧噸現象，如出現嚴重虧噸者，應由站臺賠付虧噸鐵路運費，并按月將虧噸煤炭紅字沖回。6、站臺應準確無誤地填制路運單74、對入庫煤炭負有保管責任，總公司每年組織盤點兩次，發現超合同盤虧時，應由站臺照當日市價賠付8、站臺應對所配送煤炭的質量按批次化驗留檔，如與用戶所檢測發生差異時可書證 四、煤炭采購、運輸、倉儲管理流程圖編制月度采購計劃執行主體xx、xx公司礦點選擇執行主體xx、xx公司煤價煤質的初步確定執行主體xx、xx公司上報核批執行主體xx、xx公司簽訂合同、保管、傳遞合同執行主體xx、xx公司下達煤炭指標通知單執行主體xx、xx公司組織公路運輸執行主體運輸公司計量驗收 執行主體站臺組織結算執行主體xx、xx公司、運輸公司、站臺、管理中心庫存管理執行主體站臺 五、煤炭采購環節內部制衡1、供應部門、運輸部門、5、站臺三部門日報表的結帳截止日統一為中午12時，報送時間統一為17時，保證各部門的統計口徑保持一致其中：供應部門編制每日預結算表、運輸部門編制日運量表、站臺編制日收儲表2、供應部門、運輸部門均派人進駐站臺，與站臺對當日所購煤炭的數量及質量進行簽證確認3、供應部門購煤質量與合同不符造成的損失，由采購員、采購主管、分公司領導承擔全額賠償損失4、運輸部門對礦發量與實收量二者之間造成超正常途耗引起的短少煤炭數量負全額賠償責任;對由于自身掉包、換煤造成損失也應承擔全額賠償責任。5、站臺在收儲過程中放松管理徇私情致使煤質出現問題，應由站臺負責賠償6、站臺煤炭存量出現盤虧時，應由站臺負責賠償7、財務管理中心及6、時復核三方報表，如存在差異應查明原因迅速處理六、采購員崗位職責1、熟悉和掌握各礦點的情況及其所供應煤炭的價格、質量、產量等2、根據采購計劃采購簽訂合同、采購煤炭3、定期不定期對煤源及價格進行調查走訪，及時向主管報告各礦點煤炭價格的最新行情、庫存、質量等信息4、與公路運輸部門及時溝通，合理安排調度上站運輸工作5、及時掌握上站煤炭的質量情況，對不符合質量要求的礦點及時作出處理6、簽訂合同后，制作經采購員、采購主管、公司負責人聯簽的標明合同數量及煤質指標的通知單下達站臺及運輸公司7、同各煤礦保持良好的合作關系8、協助站臺搞好煤炭入庫的驗收工作七、供應商的管理1、 供應商管理流程采購部匯總供應商信息審7、查礦點情況是否獲取質量報告單選擇礦點收集供應商信息上報核批審查礦點情況的參與人包括：分公司經理、采購主管、采購員、財務、結算人員對選擇的礦點，應收集該礦點的相關基本資料信息八、采購合同的簽訂、傳遞、保管1、煤炭采購必須簽訂合同，且合同的編號應連續一致2、煤價及煤質的制定由采購主管、采購員、結算員、財務人員核定后編制審批表交由分公司領導進行審查，后報交財務管理中心核批，核批后由采購部簽定合同3、采購合同簽訂后，原件留采購部門保管歸檔，并同時復印3份交由公司財務、結算、財務管理中心備案4、結算人員在合同履行的過程中，隨時關注各礦點進煤情況，如存在無合同供貨、超合同供貨、合同條款變更未核批等情況，上8、報財務管理中心九、質量管理（原煤檢驗）1、流程圖煤炭運輸至站臺站臺質檢科檢驗煤炭全檢出具檢驗報告辦理入庫手續存儲煤炭抽檢采購部門：根據采購合同提交煤炭數量、煤質質量指標通知單下達站臺，對抽檢質量不合格的原煤應及時處理站臺：根據合同及標準進行抽檢，對各礦點原煤進行批次檢驗，出具檢驗報告，對抽檢不合格原煤信息及時返回采購部門十、結算付款1、 流程圖站臺結算單站臺統計礦點確認結算財務匯總結算單審核上報核核核履行審批手續后支付結算編制請款單各項程序的履行見結算崗職責十一、應付帳款及預付帳款的管理1、 應付帳款財務部門與采購結算對應付帳款進行確認；每年對債務單位進行簽認并取得雙方確認的簽認表；支付結算，9、支付對象應與合同簽訂供貨者一致2、預付帳款財務部門與采購結算對預付帳款進行確認；對購進貨物進行帳務處理十二、存貨管理的流程原煤入庫原煤保管存貨安全原煤出庫儲備定額管理原煤盤點存貨盤虧盤盈核銷存貨報告入庫成本核算帳務處理出庫成本核算存貨盤點要求：（1）建立存貨盤點管理辦法，內容應包括：盤點小組成員，監盤人員；空白盤點表要連續編號，完整的存貨記錄等(2)每半年進行一次全面的盤點，一年二次 (3) 原煤盤點表應由保管員、站臺負責人以及財務部門采購結算崗和盤點小組的其他相關人員審核簽字(4) 財務管理中心審核“原煤盤點盈（虧）及報廢審批表”，并提出相應處理意見，由領導審批銷售管理制度目前，公司銷售系統10、主要為陜西XX公司，承擔了公司大量的對外銷售任務，銷售公司任務主要包括：1、完成總公司下達的銷售任務2、根據總公司下達的計劃，組織參與煤炭銷售，簽訂煤炭銷售合同3、組織好煤炭運銷調度工作，按時申報鐵路運輸計劃4、慎選用戶、保證銷售渠道暢通。5、煤炭運銷銷售嚴格按三線兩點來控制6、搞好銷售統計和有關基礎資料的積累7、搞好公司的日常管理工作一、銷售部崗位職責（一）銷售部主管崗位職責1、編制年度、月度銷售并上報核批2、熟悉煤炭銷售市場及時捕捉市場的信息3、做好市場調研，制訂營銷策略4、直接參與銷售合同的洽談簽訂事宜5、要按計劃完成公司煤炭的銷售任務6、編制每月市場價格表，及時提供給總經理參考7、負責11、簽訂銷售合同，報送合同文本、傳遞文本8、完成上級交辦的其它工作，接受上級的監督（二）銷售員崗位職責1、 熟悉煤炭銷售市場、掌握銷售知識與技能2、 及時地、如實地向上級匯報或反饋市場信息3、 維護老客戶，拓展新市場，建立與擴大銷售網絡，提升銷量4、簽訂銷售合同，并履行審批手續5、與鐵路運輸計劃崗及時溝通，保證按時供貨6、與結算崗及時溝通，掌握客戶的回款情況7、同客戶保持良好的合作關系二、煤炭銷售流程圖銷售信息統計客戶管理煤款回收管理原煤銷售銷售收入簽訂合同歸檔管理開具銷售發票銷售計劃銷售計劃調整煤炭運銷銷售嚴格按三線兩點來控制，所謂“三線是指發票傳遞線、貨幣傳遞線、產品傳遞線；“兩點是指產品與票12、據核對點、 發票與貨款核對點一、銷售計劃銷售部：根據年度訂貨意向及市場情況，編制年度、月度銷售計劃（年度計劃每年11月底以前完成，月度計劃每月25日以前完成），交部門負責人審核簽字，審核通過后交資產管理中心財務管理中心：匯總、平衡銷售計劃。經部門領導審批通過后交公司領導審批，領導簽字后，年度計劃以文件形式下達；月計劃審批后直接下達銷售部。財務管理中心將計劃運行情況納入月度、年度經營業績考核此外，月度計劃會根據供需情況隨時調整二、銷售的簽定與審批1、煤炭銷售必須簽訂合同，且合同的編號應連續一致2、煤價的制定由銷售主管、銷售員、結算員、財務人員核定后編制合同審批審查表交由分公司領導進行審查，后報交13、財務管理中心核批，核批后由銷售部簽定合同3、采購合同簽訂后，原件留銷售部保管歸檔，并同時復印3份并交由公司財務、銷售結算崗、財務管理中心備案4、銷售結算人員在合同履行的過程中，隨時關注煤炭銷售情況，如存在無合同供貨、超合同供貨、合同條款變更未核批等情況，上報財務管理中心三、原煤銷售銷售部門：計劃崗根據原煤銷售合同、貨物存放地點、運力情況制定安排當月和當期的發運計劃，經財務管理中心審批后及時組織運力，發運原煤，確保運輸暢通，并編制計劃銷售日報，每天上報財務管理中心四、煤款回收銷售部門：銷售結算崗隨時關注各用戶帳面資金存量，當用戶帳戶帳面資金存量達到警戒線時，及時與對方溝通，否則報主管領導批準后予14、以停運。并且每天按時編報煤炭銷售日報表五、客戶管理企業應對客戶進行信用分析，建立客戶信用資料卡，針對不同客戶的信用狀況，采取不同的信用標準1、 調查客戶信用。企業想掌握客戶的信用情況，就需對客戶進行信用調查，搜集將會涉及到客戶信用狀況的所有信息。主要包括：（1）基礎資料：即客戶的最基本的原始資料。主要包括客戶的名稱、地址、電話、股東、經營管理者、法人代表及他們的個人特性、開業時間、與本公司交易時間、企業組織形式等。這些資料是客戶管理的起點和基礎，它們主要是通過銷售員進行的客戶訪問及客戶申請用煤資料搜集來的（2）客戶特征：主要包括服務區域、銷售能力、發展潛力、經營觀念、經營方向、經營政策、企業規15、模、經營特點等（3）業務狀況：主要包括銷售實績、經營管理者和業務人員的素質、與其他競爭者的關系、與公司的業務關系及合作態度等（4）交易現狀：主要包括客戶的銷售活動現狀、存在問題、保持的優勢、未來的對策、企業形象、聲譽、信用狀況、交易條件以及出現的信用問題等方面（5）財務狀況：主要包括資產負債狀況、經營成果狀況、重要財務指標等2、建立顧客資料卡，資料卡內應記載的內容除客戶姓名、電話、住址、聯系人外，還須記錄以下資料：付款態度、付款時間、銀行信息等六、確認銷售、開具發票銷售部門：銷售結算崗每月10-15日與用戶以月為單位進行結算，結算數量和質量，雙方確認無誤后編制開具增值稅發票申請單報主管領導審批，后經財務管理中心審核無誤后交領導核批，以核批金額確認掛帳發票開據:開票人員從財務部門領取空白增值稅專用發票，對發票實行專人、專柜、專室管理。按時、準確開具銷售發票。按時將發票送交單位財務部門進行業務處理七、銷售信息的統計銷售部:按時提取銷售部門的抄收資料，及時、完整、準確將銷售數量、煤款回收、煤炭價格、銷售發票等數據全部錄入數據庫，以數據庫為依據按時、準確編制各類報表。并經部門領導有效審核簽字后上報報表