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1、環保設備工程公司采購合同及付款管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、采購預算針對需要采購的辦公用品或項目花費等，需有相應的采購預算后方可分時間，按需求，組織實施，確保各項采購任務完成。其中包括辦公用品、工程內容采購等。1、 辦公用品的采購由行政部統一收集各部門人員提交的辦公用品采購申請單，在總經理或其授權人確認采購產品和預算后由行政部負責采購。2、 工程采購2.1采購計劃下達：公司工程項目采購計劃由具體工程項目經理整理工程采購清單，經總經理批準后，統一下達到采購部。工程項目中的采購清單中必須明確說明需要采購內2、容的：工程項目名稱，產品名稱，規格，數量，特殊要求，品牌，到貨時間及地點，收貨人，包裝要求等。非該項目經理提出的采購計劃概不采購。2.2采購計劃變更：所有采購計劃的變更必須經過項目經理的確認。采購人員接到采購計劃后，將采購計劃與此工程合同進行核對，對所需要采購產品的數量名稱要求等做進一步的校核。如有出入需要更改，需經項目經理確認才予采購（其中包括數量增減、型號更改、性能參數改變等）。2.3采購時效管理：所有的采購計劃根據具體工程情況，確定哪些設備先到位，那些設備訂貨周期長，力爭做到設備不耽誤工程的前提下，設備及時到位，不擠占、積壓公司采購貨款。所有下達的采購計劃在供應商供貨期沒有變更的情況下按3、采購計劃規定時間完成任務，做到及時采購并及時跟蹤及時發貨及時反饋現場收貨情況及產品的使用情況，并保證供應商對產品的售后服務。2.4建立工程采購檔案：采購相關資料由電子文檔和書面文檔兩部分組成。電子文檔包括采購詢價文件，各供應商報價，采購合同（電子版）。書面文檔包括供應商報價單，采購合同。書面文檔被掃描后成為電子文檔。所有電子文檔和書面文檔在工程驗收后1個月內成后交由項目經理負責分別錄入公司電子檔案庫和公司資料庫。 二、采購（比價）平時多熟悉和掌握公司所需的各類物資的名稱、型號、規格、單價、用途、產地等，瀏覽相關網站。積極開拓供應商資源，做到貨比三家，控制、降低采購成本。如出現采購到的產品與采購4、計劃不符，則其損失將追究采購負責人的責任。對特殊非標產品的采購、按合同約定要求廠方提供相關證件或檢測報告，必要時需要安排相關人員到廠家進行生產過程的監督和檢查。采購活動具體實施分以詢價、比價、議價、供應商管理等四個方面：1、詢價：詢價可以通過多種方式，包括網絡查詢，面對直接供應商，供應商自我推銷，展會等多種渠道。即使是確定部分適合長期合作的合作伙伴的同時，也要不斷開拓新供應商，尋找新產品，可采用少量進貨的原則不斷改進。2、比價：對供應商所報的產品價格進行有效的核對（對具有可比性的廠家產品進行比價）。對單項產品做到至少比價三家。在比價同時做出價格分析。3、議價：在確定廠家后進行產品價格商務談判，5、盡量降低采購成本，可通過多種方式進行壓價（通常可以以公司中標價格低，要求降低采購成本為由;以多家公司比較后相對競爭為由;以拖延時間，給供應商產生我們要更改采購意向為由;也可以與銷售推心置腹，為對方能給予支持和幫助等等），具體問題需具體分析。權衡考慮確認寫入合同內的采購價格，付款方式，發票形式，到貨日期等內容。參與面對面商務談判人員應至少2人。4、供應商管理：通過尋找新貨源拓展供應商范圍，加強老供應商管理。定期對供應商進行一次評定（其中以質量、售前/后服務、交貨期、付款及價格等方面考核，聽取各部門的意見），對不合格供應商及時進行調整。三、工程采購合同管理1、 合同版本：本公司采購產品，必須使用本6、公司采購合同版本。針對合同金額小于5萬元的采購風險較小的小型采購內容，可使用簡易設備采購合同版本。若采購合同較大，采購風險較高的必須使用標準設備采購合同。酌情考慮使用哪種合同版本。其他還有運輸合同版本，安裝工程合同版本等。2、 合同書寫規范：項目名稱必須與銷售合同一致。合同編號： *-采購物品名稱英文簡寫-日期（如果有增補再加-2或-3依次類推）。相同項目不同產品的采購合同名稱必須有所區別。3、 合同版本：簡易采購合同版本可以由傳真或掃描的方式簽訂，歸檔的文件可以是有簽字蓋章的傳真或掃描打印文件。標準設備采購合同及安裝合同等，歸檔的文件必須是具有紅章和簽字的合同。4、 合同的簽訂：電子版的合同7、需得到對方的確認后才能打印出來走公司簽字蓋章流程（避免對方在看到紙質版合同后的手工涂改）。采購人員在合同的商務部分頁簽，技術負責人員，或項目負責人員在合同的技術附件上頁簽。整本合同必須有騎縫章。簽訂好的合同原則上不允許出現有手工修改的痕跡，若需大量修改，此合同需作廢重新簽訂。5、 合同履行：采購合同一旦簽訂后，由采購負責人督促合同的正常履行，并催討所欠、退或索賠款項及發票。6、 工程合同管理：合同簽訂前后，由合同負責人完成工程采購合同一覽內容表，及時更新并反饋給項目經理。7、 合同歸檔：原件合同簽訂后交給財務統一管理。合同可在財務室翻閱，如外借需簽在外借單上簽字。四、驗貨收貨辦公用品的采購由采8、購人員負責驗貨和收貨。采購人員需負責采購產品的質量及數量滿足財務計劃的要求。工程采購貨物及付費項目的驗貨收貨由采購人員反饋給項目經理，由項目經理在現場負責采購和驗收。五、采購合同付款本公司實行項目制采購付款模式，工程項目所有采購內容需要付款的必須填寫付款申請單，采購人員將付款申請提交項目經理審批簽字后方可付款，財務人員審查付款申請單內合同是否存在，金額是否符合付款方式約定，相關人員是否簽字后，如無特殊需要，在每周二和周四安排付款。六、聯動責任1、負責與財務協調做好合同管理、發票清理和結款工作。2、及時與技術部、工程部、商務部溝通，了解項目進行情況和緊急情況變動及售后服務的需要，由具體采購負責人9、與廠家協商、跟蹤，保證產品在最短的時間內返還到工程現場。3、做到以公司利益為重，不索取回扣，饋贈物品上繳公司，如發現以上情況，根據情節輕重，除罰款外，情節嚴重者可作辭退處理。4、做好各部門及本部門內的工作協調。5、樹立公司形象，不斷學習，不斷進步，體現自我價值，為公司創造更多效益。環保設備工程有限公司-辦公用品采購申請單序號產品名稱型號數量到貨時間預算簽 字單價總價需求人總經理或授權人環保設備工程有限公司-付款申請單采購負責人： 提交日期：項目名稱：收款方：第一次支付時需附合同。合同號：采購內容：無采購合同：原因：付款方式：支付方式：現金 支票 電匯 匯票 其他已經支付：本次支付：還未支付：發票何時提供：需要支付時間：支付時間： 出納：相關負責人： 財務： 總經理（或授權人）： 收款人（現金支付）：