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1、工程建設公司項目材料設備采購管理辦法編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: *建設有限公司材料設備采購管理制度第一章 總則第1條 目的1規范公司的采購行為，使公司的材料采購制度更加完善合理，有章可依。降低采購成本，減少資金積壓。增強采購透明度，避免職責不清，弄虛作假等違規現象發生。2兼顧質量和成本，在保證公司開發項目正常施工的前提下提高材料設備質量。原則：公平、公開、公正，時刻保證公司利益不受損害。第2條 適用范圍公司工程項目材料設備采購管理相關工作需參照本制度執行。第二章 職責分工第3條 材料設備部職責1負責制定和完善材2、料設備采購管理制度和流程。2收集市場信息，建立材料設備和供應商信息庫。3負責對供應商進行評審、考核，建立供應商檔案和合格供應商名冊。4制訂項目總體的材料設備采購計劃。5負責組織制定各類材料設備的采購準備文件=招標文件等。6負責材料設備采購合同的談判和擬訂。7負責材料設備采購合同的報審和修改。8負責組織材料設備的進場及進場檢驗。9負責組織材料設備質量驗證的對外送檢工作。10參與協調施工過程中與供應商的關系。11負責跟蹤記錄材料設備的使用情況。12負責收集整理各種質量合格證書和檢驗試驗文件。13參與采購設備的竣工報驗。14負責協調和管理材料設備的保修服務工作。15負責對供應商進行考核評價。第4條 3、工程技術部職責1負責制訂項目總體采購計劃。2負責提出或審核勞務公司材料設備需求計劃。3參與制作相關的采購準備文件和招標文件。4參與進場材料設備的檢驗和試驗。5負責監督材料設備的保管、標識及出入庫管理工作。6負責組織和協調設備安裝施工。7負責反饋材料設備使用情況和供應商的服務情況。8負責組織材料設備的現場驗收和竣工報驗。第5條 造價管理部職責1參與制訂項目的材料設備采購總體計劃。2負責提出材料設備采購的計劃成本。3收集整理市場材料設備價格變化動態，對報價進行監督審查。4負責審查材料設備采購合同。5.審查工程部材料計劃。5負責匯總材料設備價款及變更，及時調整工程總造價。第6條 財務部職責1參與對供4、應商的銀行信用及財務狀況的調查。2參與制定合同的付款條款。3匯總、制訂材料設備資金需用計劃。4負責向供應商支付材料設備價款。第7條 公司主管副總職責1監督和指導材料設備采購全過程工作的開展。2負責選擇材料設備供應商。3負責審核材料設備采購合同。4負責處理材料設備進場和施工過程中的重大事件。5負責審核供應商考核結果。6負責審查材料設備履約完成證明，對材料設備價款支付出具意見。第三章 材料設備采購申請第8條 提出采購需求計劃 （材料計劃分為開工前的總備料計劃、月份材料需用計劃和材料周計劃三類。原則上項目部材料員除定制產品外，三個工作日內材料組織到場）8.1 總計劃：開工前的需要預算造出總備料計劃和5、材料使用量。項目技術按照工程進度，根據施工圖紙或具體需要完成的工作量來編制材料總使用計劃。8.2月計劃：按施工進度制定月采購計劃，由勞務公司提計劃，公司技術人員提技術要求，工程師和預算部門審核數量有效性。8.3周計劃：對于經常用的材料，每周可報兩次計劃，每次提報計劃應在使用前23天，以便有個組織進貨的準備期；（原則：計劃量必須是下周實際用量 實際用量=現場剩余情況+工程進度用量）8.3.1水泥、河沙、碎石、磚等土建材料每周五12點前由勞務公司提交簽字完成的材料計劃表，原則上一周一次，項目部材料員按周計劃供給，嚴禁超供欠供問題發生。超出計劃或材料計劃過多需要相關責任，寫明原因。8.3.2鋼材計劃6、：周三下午三點前提交簽字完成的下周實際用料計劃，原則上不得超過 100 噸。周一可報一次補充計劃。鋼材庫存必須保持在 60 噸以內，如出現庫存量超出規定數量仍繼續采購時，相關責任人要接受相應考核。（為了降低成本，鋼材采購需財務部留出專項采購資金） 到場時間：星期三計劃-星期一到 星期一計劃-星期三到場，特殊情況順延。8.3.3安裝材料采購：每月一次。公司庫房按施工圖說保持常規材料庫存量，不足時加以補充。8.3.4零星采購計劃：每周星期一中午十二點前提交零星采購計劃，填寫材料請購單（附件二）。材料請購單上應注明物料名稱、規格、數量、用途等事項。先交到部門主管審核簽字確認后采購,如有小額或急件材料7、需由采購員直接付款的，還應填定購買材料的借支單，連同材料請購單一起由總經理批核后到財務領取借支材料款。原則上：每周一次。第10條 采購申請審批1材料申請審批程序：材料各計劃必須經勞務公司班組專業技術人員、本公司總工程師、項目經理逐級審核，簽字齊全的材料計劃是材料部進行材料采購的唯一依據。嚴禁無計劃采購材料。（見附件）2重要設備及大宗物件（金額10萬以上的）的價格報價分析表由材設部經理審核后報公司副總、總經理審核，簽字確認后執行采購。3、材設部經理接到審批完成的申請單后，立即組織采購。選擇相對應的材料供應商（原則上不少與三家），需要招標完成的材料要編寫招標合同并報公司相關領導審批。第四章 材料設8、備實施采購及合同管理第11條 大宗材料11.1物資供應廠家的選擇：凡物資金額超過10萬元或單價在3萬元以上，亦或特殊的對履行建筑工程承包合同有重大影響的A類及重點B類材料、設備的采購，本著貨比三家，價比三家的原則，均須經過招投標擇優選用供應商并及時簽定供需合同。11.2 對于需要進行招標的批量材料，工程部在提報材料計劃的同時，應擬出相應的招標書技術條款及質量要求。招標書經項目經理審核后，由項目技術室和材設部以公司供應商合格分供方名冊為依據，選擇35個供應廠家進行招標，并成立以項目經理為組長的評標小組，材設部、工程技術部、預算室和財務部共同參加進行評標。針對不同的材料和與廠家的合作歷史，應分別對9、供應廠家進行深入的調查或考察，以有充分的供應保證能力、有價格優勢、良好信譽和服務精神為選擇的主要條件。11.3、對于需要進行招標的批量材料或總金額超過一定限度的（如 10 萬元）必須簽定合同。合同內容涉及的方面應齊全，包括：材料名稱、型號規格、品牌、生產廠家、質量等級、包裝標準、驗收標準、到貨時間及批量、相關資料的提供、保修期及相應的質保金、合同有效期、違約責任及解決方式、結算方式、環保條款及其他約定事項等。這些都應各部門通力合作，各施其責認真考慮后再會簽。（會簽表：附件 ）11.4、合同簽定時項目相關部門人員要進行簽字會審，項目簽字人員有項目經理、預算主管和材設部經理。合同在評審過程中各有關10、人員應注重時效性，即項目部確定中標單位后，材設部和工程部技術工程師應在一個工作日內完成合同的擬寫，項目預算室或水電專業人員也應在一個工作日內作出盈虧分析，材設部在各項手續辦完后，應盡快把合同報到公司物資采購部，并督促物資采購部人員力爭在5個工作日內辦完。若合同在辦理過程中出現問題，針對具體情況由相關人員負責。11.5、簽章后的合同，由材設部資料室和財務室各一份。材料合同應建立合同臺帳，記錄合同履行情況。11.6、對于超出合格分供方名冊的供應商，由材設部和技術室共同完成調查表和申報表；若因此項工作影響合同的審批，應視具體情況由相關人員負責。11.7 小金額材料采購：項目部材料員在接到采購任務后，11、立即組織市場調查，選擇優質供應商。貨比三家，書面填寫價格信息對比表交材設部經理審批。材設部經理經審查確認后確定采購數量，采購方式等。嚴禁看了就買，無計劃購買。11.8 嚴禁后補合同。第12條 采購價格管理 12.1零星采購：采購員詢價、議價完成后于請購單上填寫議價價格，必要時附上書面說明。 12.2請購單上議價價格呈送部門經理審核確認。認為需再進一步議價時，退回采購員重新議價，或由主管（經理）親自與供應商議價。 12.3已核定之材料采購員必須經常分析或收集資料，作為降低成本之依據。12.4核定材料采購單價如需上漲或降低，應以單價審核單形式重新報批，且附上書面說明。13.5大宗采購價格經三家以上12、供應商報價，開成對比分析表報公司總經理審批后采購。通過招投標或競價采購的大宗設備和材料需要各部門經理議價敲定，并形成書面的會簽報告確定價格，作為依據簽定采購合同。第13條 采購品質管理 13.1采購員應根據所需物料標準要求、圖紙、適用規格和請購部門要求訂購材料。 13.2采購物料時應由供應商承擔品質保證之責任。并在訂購前明確產品在使用中發生的因供應商導致不良責任承擔與賠付。 13.3供應商提供之物料必須經過本公司倉管、品管、采購等部門人員之相關驗收工作。（原則上以本公司要求為依據） 13.4采購員對檢驗不合格之物料，退供應商進行必要處理，由此造成之損失向供應商進行索賠。第14條 采購交期管理 13、14.1采購員應制訂合理的購運時間，將請購、采購、供應商生產、運輸及進料驗收等作業的需要時間予以事先規劃確定，作為各部門的參照依據。 14.2采購員應盡量多聯系其他物料提供來源，以確保應急。 14.3如果出現技術變更，應立即聯絡供應商停止原規格生產，度妥善處理遺留問題。14.4加強交貨前的稽催工作，提醒供應商及時交貨。第5章 材料設備進場及檢驗 第15條 材料到場前，材料員提前通知現場工程師和監理，作好接收準備。 第16條 材料到場后，按照采購合同（或采購計劃）對物資的名稱、型號、規格、產地、材質、數量進行核對。準確無誤后材料員供應商送貨單上簽字，作為日后付款的依據。第17條 材料清點完成，庫14、管人員應立即入庫。采購員與庫房管理員共同完善入庫手續。對于不需要入庫，需要立即移交勞務公司使用的，應辦理相關移交手續。由相關權限人員現場簽字，為日后付款、材料追述提供依據。（材料移交表：見附件）17.1庫房管理員在驗收時，首先要對材料設備質量證明文件進行檢驗，確保證明符合合同和國家有關規范的要求。172對規定必須經過檢測試驗的材料設備，由專業工程師進行抽樣，委托經過認證的檢測中心進行檢測和試驗。173材料設備部負責收集、整理材質證明及相關證明資料，合格證、檢驗報告等。第18條 緊急申購 18.1申購流程 18.1.1申請單位填寫紙面的緊急物資購置申請單（見附表），注明要求到貨時間等，在2個工作15、日內經部門領導審核，對單價5000元（含）以上、單一物資申購總額5萬元（含）以上的需經項目部領導審批后提交采購部先采購。申請部門在填寫緊急申購單時需將信息準確及時知會采購部門。 18.1.2 急購物資單一物資總價在5000元以上，申購部門負責人、采購部負責人和會計部負責人參與談判，共同確定價格。采購部門每日根據當天緊急申購單提交情況（下午3：00前提交），準備好廠家資源及其報價單，組織相關人員以現場會議方式確定采購信息、采購價格等。當日下單采購（特殊情況經相關單位確認后順延）。對于每日15：00后提交到采購部的緊急申購，原則安排在次日處理，特殊情況以申購單位申請為準進行緊急處理。采購經辦部門借16、款采購，借款時無需簽訂合同和審價，相關手續事后補齊。 18.1.4緊急申購各補辦手續限3個工作日內完成。b) 緊急物資購置申購單單一物資總價在5000元（含）以內，普通物資申購單單一物資總價在1000元（含）以上的，則由申購人、采購人員、審計部人員共同到市場購買（若在超市購買則以發票和小票作為價格依據）。c) 市場商戶無法開出增值稅發票時可找中間商開票購買，中間商利潤為不超過總金額的5%，實際購買價格與事后審定價格差異依照緊急物資購置價格偏差相同比例執行。第19條 自主采購流程 1、 每月工程管理部有總金額2500元以內（含）的小件物品自主采購權；行政管理部有總金額1500元以內（含）的小件物17、品自主采購權；財務部、采購部、？有總金額200元以內（含）的小件物品自主采購權，各部門領導審批后自行采購。部門自主申購范圍僅限于與生產、質量、工藝、現場有關的物資和部門日常辦公共用物品、名片，以及工具書。 2、各部門/分廠費用報銷時需將報銷單據報審計部審核后按費用報銷審批管理辦法執行。自主采購物資價格差異按以下標準進行控制超出部分公司不予報銷。 3、自主申購物資報銷時需填寫自主申購物資明細表（見附表），否則不予報銷。第6章 不合格材料設備的處理第20條 退貨處理1當材料設備不合格的程度比較嚴重，影響到工程質量時，材設部應通知供應商辦理退貨事宜。2為防止供應商以后將這類不合格品混入合格品再次交貨18、，材料設備部應扣留這類不合格品，或在不合格品上作出破壞性標志后再交供應商運回。第21條 返工處理當材料設備不合格時，材料設備部與供應商談判后，辦理退貨手續，供應商將材料設備運回進行檢驗篩選或返工，將篩選出的合格品及返工后的合格品再送檢。第22條 回用1材料設備的不合格特性不會給工程質量帶來影響時，公司可以作讓步處理。2回用包括不降價回用和降價回用，是否回用由工程技術部、質量管理部、監理單位共同出具意見，決定是否降價由造價管理部出具意見，最終報主管副總審批通過后執行。第23條 不合格處理記錄在上述幾種不合格品的處理過程中需填寫“不合格材料設備記錄表”，并將供應商的不合格行為記入“供應商履約過程記19、錄表”。 第七章 材料設備采購付款第24條 材料到場使用后，采購員根據材料請購單、采購合同、進料驗收入庫單或材料設備移交單等填寫請款單，經部門形成經理、項目經理核準簽字后，向財務部請款。第25條 財務部依據合同規定給付方式，審核請款單原由后，與供應商結款。 25.1采購一般采用一次性付款或月結款方式，即供應商之物料驗收合格后，一次性付清訂單貨款，特殊情況需總經理核準。對于需要質保的材料，必須保留一定額度質保金。第7章 材料設備的使用(制定當中)第19條 請全公司參照材料設備使用制度 ZC-CL-2第8章 采購紀律第20條 公司工作人員在供應商考察和樣品檢測中接受供應商行賄，但未給公司造成損失時20、，給予警告處分，調離原崗位，并處以 100 500 元的罰款。第21條 公司工作人員接受供應商行賄，不能客觀公正、公平地評價、選擇供應商時，調離原崗位，處以 500 元的罰款；給公司造成重大經濟損失時，應予除名，并追究其法律責任。第22條 材料設備進場檢驗人員如不能嚴格把關，讓不合格材料設備進入施工現場時，相關責任人處以 100 500 元的罰款。第23條 采購的各類記錄不齊全，導致重要的過程文件缺失或遺漏的，追究當事人的責任，并處以 100 500 元的罰款。第24條 對供應商考核不公正的，追究相關責任人責任并處以 100 500 元的罰款。 第9章 附則第25條 房地產項目各類采購申請應嚴格以公司總部年度采購預算為依據，由公司總部財務室復核，所有的采購材料設備相關資料都必須報公司總部辦公室備案。第26條 本制度由材設部起草，公司總部辦公室制定并負責解釋與逐步完善。后期修改，以最新版本為準。第27條 本制度自發布之日起執行。