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1、股份公司物資管理部門采購合同制度附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 采購合同管理制度1 主題內容與適用范圍本制度規定了物資采購合同（含設備備件采購、承攬合同和材料采購合同，以下簡稱為合同）的市場調研、簽訂方式、審批程序及條款內容等管理及其它相關內容。本制度適用于物資管理部門的合同管理工作。2 規范性引用文件下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內容）或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據本標準達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不2、注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。GB/T 1.12000 標準化工作導則 第1部分：標準的結構和編寫規則 GB/T 154982003 企業標準體系 管理標準和工作標準體系 Q/YYTH 204242005 標準化工作管理辦法3 職責3.1 分管經營副總經理是物資采購合同管理的主管領導。 3.2 物資部是物資采購合同管理的主管部門。 3.3 物資部是物資采購合同管理的具體實施部門。3.4 總經理辦公室（法律顧問室）、紀監審是物資采購合同管理的配合部門。4 總則4.1 根據云南xx股份有限公司（以下簡稱公司）合同管理規定和物資部對外簽訂合同的實際需要，制定本制度。4.2 簽訂合同應當遵3、循合理合法、平等互惠、協商一致的原則。5 合同管理機構和合同專用章的管理5.1 物資部設立合同管理崗位，對合同的合法性、完整性、安全性和有效性進行審查。5.2 合同專用章由合同管理人員管理。5.3 合同經相應審查程序和相關人員審查簽字，加蓋合同專用章后生效。6 合同審批程序6.1 30萬元（不含30萬元）以下的設備、備件合同，20萬元（不含20萬元）以下的材料合同由計劃員進行調研、談判和草擬合同，連同技術部門和/或物資使用單位起草的技術附件（如果有的話）提交綜合管理員登記并初審各計劃分部經理審查部門經理審查并代表買受方簽字；6.2 30萬元（含30萬元）以上500萬元以下（不含500萬元）的設4、備、備件合同，20萬元（含20萬元）以上500萬元以下（不含500萬元）的材料合同，物資部按程序審批后提交總經理辦公室（法律事務室）會審經營副總經理或其授權代表審查，并代表采購方簽字；6.3 500萬元以上（含500萬元）的材料、設備、備件合同和車輛購置合同，物資部按程序審批完畢提交總經理辦公室（法律事務室）會審公司總經理或其授權的副總經理審查，并代表采購方簽字。7 合同審批內容7.1 物資合同審批的主要內容可分為：供貨廠商的資信和詢價情況，商務合同（含一般技術條款）和技術附件。 7.2 供貨廠商的資信狀況，比如是否已納入“合格供應商”的范圍、廠商的營業執照、技術資質等級證、生產許可證、經營許5、可證等。詢價一般要多于三個或三個以上的廠商。招標采購，應符合國家招投標法和本公司關于招投標的相應規定。7.3 商務合同（含一般技術條款），由物資部采購員起草，合同條款應符合中華人民共和國合同法的規定以及合同雙方達成一致的約定。7.4 技術附件，由技術部門和/或物資使用單位起草，并與合同對方授權代表一道簽字確定。7.5 相關人員審查合同后， 應在合同審批表上提出意見并簽字。物資部采購員應對意見加以考慮并將正確意見反映在修改后的合同中。8 委托代理8.1 500萬元以上（含500萬元）的材料、設備、備件合同和車輛購買合同須經公司總經理或其授權的副總經理審批簽訂。8.2 經營副總經理在其授權范圍內審6、批簽訂的合同可授權其代表簽訂。8.3 物資部經理在授權范圍內審批簽訂的合同可授權其代表簽訂。9 合同文本、合同履行及合同歸檔管理9.1 合同文本頁面整齊、清潔，不涂改、不挖補。9.2 采購員應建立合同履行管理臺賬（見附錄B），對合同的預付款支付情況、交貨情況、貨款支付情況、貨物質量情況、質保金支付情況等進行詳細記載，便于合同及時、適當履行。9.3 合同應建立管理臺賬（見附錄C），對合同的供貨渠道、金額、履行情況、預付款情況、質保期、存檔情況等信息進行記載。9.4 采購員應將經合同雙方蓋章簽字生效后的合同、合同附件，提交一份給綜合管理員登記存檔。9.5 綜合管理員應將存檔的合同整理規范，并妥善保7、存備查。10 草擬合同的相關注意事項10.1 合同價格的確定 a) 在確定合同價格時應當遵循比質比價、貨比三家的原則。質量相同比價格，價格相同比服務； b) 對于重大合同、技術比較復雜的合同或關鍵設備備件采購、承攬合同的簽訂，應組織相關進行市場調研和合同談判。必要時通知公司紀監審部門參與；C) 采用招標方式進行設備、材料采購，物資部應與專業招標公司簽訂委托招標合同，由招標公司負責組織招標事宜。 10.2 預付款和定金a) 在簽訂合同時，預付款比例一般情況不得超過30。確實因交易需要超過30支付預付貨款的，應經經營副總經理批準；b) 定金的支付比例一般不得超過合同總價的15，經經營副總經理和本部8、門經理簽字同意后物資以超過15，但最高不得超過擔保法規定的20。10.3 到貨檢驗 a) 合同檢驗條款應當有檢驗的內容、范圍和方法及驗收標準，明確雙方共同檢驗的地點。一方委托另一方單獨檢驗的，委托方應當根據委托范圍接受受托方的檢驗結果。并明確買受方對檢驗不合格的貨物有權退貨、換貨或索賠；b) 檢驗應當明確檢驗的時間及提出異議的期限。10.4 付款條件a) 一般要求在合同簽訂時不支付定金或預付款。對時間要求緊急、技術復雜、加工難度高、原材料所占比重大的非標設備，對方堅持要求支付定金或預付款的，在經營副總經理或本部門經理簽字同意后，可以支付；b) 初次交易的廠商一般情況不支付定金或預付款，對方堅持9、要求支付的，應當根據廠商的市場信譽度和公司生產或基建的需求緩急確定是否支付。如果有中間代理商，其價格與廠家報價相差不大的，可與中間商簽約，以減少資金運作風險；c) 物資采購的主要款項應當等貨物到齊，經驗收合格后支付；d) 一般應當滯留質量保證金，且保證金的比例應不低于5。質量保證時間要求在一年以下三個月以上。 10.5 違約責任a) 違約責任的基本內容應當包括：買受方的付款責任、付款時間責任；出賣方所交貨物的內在質量和外在質量責任、時間責任和雙方全面、適當、不中斷履行合同的責任等；b) 采購員在明確違約責任時，應當將自己認為比較重要的內容和要求，特別提出來加以強調，確定具體承擔違約責任的比例和10、方式。同時注意掌握公平原則，對他方嚴格，對己方也應嚴格要求，一絲不茍，公平合理；c) 對有定金、預付款或已經支付進度款的合同，除應強調違約責任、確定違約金比例的同時還應明確雙倍返還定金、如數返還預付款或進度款等內容；d) 對自然災害、政治運動、戰爭等不可抗力事件也應當加以說明。其它不是非常重要的要求，可以籠統確定依照合同法的規定執行即可。10.6 訴訟管轄訴訟管轄地一般要求盡量爭取確定在本公司住所所在地，特殊情況可以例外。10.7 約定事項約定事項：可以根據需要將在前列條款中未能表達詳盡的內容，在這一條中進一步明確、完整或加以闡釋。10.8 索賠a) 進行物資采購必須簽訂書面合同，除非能及時結11、清的除外。未簽訂書面合同的物資采購業務一旦出現質量問題、遲交貨物等合同糾紛，影響生產或基建，或者資金被騙的，由采購員負主要責任；b) 采購員在履行合同過程中，發現簽約對方有不正確、不適當或不完全履行的行為（如交貨時間過分延長、交貨質量有不可修復缺陷等），應當及時提出書面異議，對方接到我方的書面異議后未答復的，經辦人應當及時與合同管理人員聯系，商定索賠方案；c) 合同管理人員接到采購員的通知后，應積極依據法律和合同規定指導采購員與對方進行交涉，并提出合理解決合同糾紛的方案。交涉不能解決的，可提請本公司法律事務室聯系向司法部門進行訴訟解決；d） 解決合同糾紛時應本著實事求是、互諒互讓的原則，進行平12、等協商，尋求妥善解決辦法。要著眼于長遠利益。 10.9 管理活動應達到的要求：規范合同管理，提高簽約質量，減少合同糾紛，杜絕違規行為。 10.10 信息的主要來源：供應商的咨信證明文件、報價單及技術文件、質量證明文件等。11 附錄 采購合同審批表（附錄A）、 合同履行管理臺賬（附錄B）、合同管理臺賬（附錄C）、物資采購合同（基本要點）（附錄D）。附加說明：本制度由企管部提出。本制度由物資部解釋。本制度起草（修訂）人：宗吉高本制度審核人：劉麗娜 附錄A云南xx股份（集團）有限公司采 購 合 同 審 批 表合同編號： 標準： 存檔編號： 合同業務歸口部門 承辦人 合同金額 供貨渠道 送審時間 合同13、名稱 買 受 方 承辦部門對合同中重要事項的說明： 承辦部門合同管理人員審批意見：承辦部門領導審批意見：合同審批部門和其他會簽部門意見：有職權的公司領導批示意見：附錄B 合同履行臺賬序物 資合同供貨商付款金額/時間計劃員合同完成號名稱及型號數量用料單位合同號金額/萬 簽訂時間交貨時間實到時間預付進度款發貨付到貨付安裝驗收付質保金/質保期情況41單位：物資部承辦人：時間：附錄 C合同管理臺帳存檔存檔號訂單號合同名稱承辦人供貨渠道合同額簽訂時間履行時間使用部門履行情況預付款質保期附錄D物資采購合同買受方: 合 同 號: 簽訂日期: 出賣方: 簽訂地點: 1. 供貨范圍及數量2. 合同價格3. 制造及技術要求4. 質量保證 5. 包裝要求6. 發運7 檢驗及索賠8 支付條款 9. 違約及責任10. 爭議的解決11. 其他約定事項出賣方買受方單位名稱： 單位名稱：地 址：地 址：法定代表人：法定代表人：委托代理人：委托代理人：開戶銀行：開戶銀行： 帳 號：帳 號：納稅登記證號：納稅登記證號：電 話：聯系電話：傳 真：傳 真：合同聯系人： 合同聯系人：