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1、機械公司物資采購驗收進倉管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 為了加強全公司物資的采購管理，增加采購過程的透明度，降低采購成本，提高經濟效益，以達到所供應物資確保質量、供應及時、綜合采購成本最低的采購工作要求。現特訂物資采購管理制度如下：一、采購物資分類及其主管部門1、技術改造項目所需的設備（不包括工程材料），采購的主管部門為技改辦。 2、一次性耗用的材料（包括工程材料）、包裝物、辦公用品、低值易耗品、工具、儀器儀表、促銷品、修理用配件等物資統一集中到采購部采購。3、有關部門專用的軟件可由使用部門直接按規定程序報2、總經理（董事長）批準采購。二、采購計劃管理倉儲部根據當月銷售計劃，編制月度生產計劃，根據月未各類物資庫存情況進行綜合平衡后于每月3日前向采購部編報當月采購計劃，采購部報物流總監審核后，報總經理審批。采購部根據審批后的采購計劃按生產進度要求及時組織采購。保管員按采購計劃組織驗收，財務部按采購計劃或（合同）安排付款。對于非技改項目用設備和修理用配件，由設備動力部編制采購計劃，報生產總監審核后，報總經理審批。采購員憑審批后的采購計劃采購。對于辦公用品、低值易耗品由辦公室編制采購計劃，報財務和行政中心總監審批后交采購部采購。對于促銷品由營銷部編制采購計劃報銷售總監審批后交采購部采購。對于采購金額 元以3、上的促銷品需報董事長審批。對未經審批的計劃外采購，保管員有權拒絕驗收進倉，財務部有權拒絕付款。對于臨時搶修所需的零配件采購，可直接采購后，根據規定程序辦理進倉手續后報總經理審批支付。對于未列入采購計劃的急需材料的采購，由使用部門報總經理批準后交采購部采購。嚴禁采購員或車間直接通知采購員擅自采購。三、參與采購洽談的人員和審批1、技術改造項目所需的設備的采購洽談會，由技改辦負責牽頭，由采購部、設備動力部共同參與，必要時請有關領導或專業人員參加，談成步意向后，報董事長審批。2、大宗材料的采購洽談，由物流總監和采購部共同參與，談成意向后，報總經理審批。3、其他材料的采購洽談，采購部談成意向后，報物流總4、監審批。四、庫存定額和采購批量的確定為了使各類物資的供應在保證生產經營工作順利進行的前提下，保持庫存資金占用量最低，采購部必須與財務部等有關部門進行科學的分析，確定各種原輔料及主要配件的最低庫存定額和最高庫存限額，同時，按照采購成本最低的要求確定進貨批量。五、采購物資的驗收、進倉管理一切物資的購進都必須經過驗收程序，經驗收合格后方可辦理進倉手續。嚴禁未經驗收直接辦理進倉手續。具體程序如下：1、第一點1類采購物資驗收程序。由工程項目監督部門組織有關人員進行驗收，驗收合格后方可安裝使用。2、第一點2類采購物資驗收程序。保管員應及時進行認真的現場數量清點或過磅。發現短少必須馬上報告采購部進行交涉處理5、。清點數量后，根據我公司規定必檢的品種，必須及時向質檢部報送請檢單，質檢部根據購貨合同或規定的質量標準進行檢驗或抽樣檢測，出具質檢報告單及時送采購部，保管員憑檢驗合格的報告單進倉。3、第一條3類采購的軟件，由使用部門寫出試用報告或驗收報告交總經理批準后，按合同付款。六、購進不合格物資的處理凡經檢驗不合格的購進物資，采購主管人員必須在合同或合同法規定的有效期限內向供貨方提出，通過傳真等有效途徑通知供貨方。采購主管人員必須要妥善處理，不得造成企業損失，如不能處理的，必須及時向總經理或董事長報告。如既不能妥善處理，又不能及時報告的，造成損失由采購主管人員負責賠償。七、供貨單位的選擇及淘汰1、選擇的原6、則：質量相同看價格，價格相同看質量，價格、質量相同看服務，大宗物資（如：麥芽、大米、煤、啤酒瓶、塑料箱、商標、包裝紙箱等年供貨額在100萬元以上的物資）采購單位不少于二家。2、選擇的程序、采購部必須多方征集供貨單位的有關信息材料，向物流總監提供意見，初步確定供貨單位篩選對象。、主管采購領導組織采購員、質檢員或技術員對供貨單位進行實地調查，核實產品質量的可靠性，以及其他如規模、服務、信譽等情況，寫出調查報告，報告總經理審批。如供貨單位較遠或不便前往實地調查的，也必須取得有關能證明實際情況的文字材料。、對于能進行試用的原材料，必須通過試用程序，并將試用的各項數據進行如實記錄，寫出試用報告。、對于大7、宗原材料年供貨在100萬元以上，批次進貨在30萬元以上的要按投招標辦法確定供貨單位。投招標按關于原輔料競標采購有關規定規定的程序進行。、對于非通過投招標辦法選擇供貨單位的，由采購分管領導擬定后，報總經理審批。、一般情況下，不得選擇由本公司股東或員工（包括他們的親戚）創辦的單位作為供方，特別是中層以上領導干部要絕對禁止，防止感情辦事。3、供貨單位出現以下情形之一的，將被取消合格供應商資格。（一）、連續出現產品質量波動，影響我公司產品質量的；（二）、 通過非公平渠道（如：行賄、串標等）取得供應商資格的；（三）、其他嚴重違反合同的情形。八、采購物資使用情況的質量反饋和供貨單位的管理。物流總監應及時定8、期組織有關使用采購物資車間和品控部等部門征集采購物資質量反饋意見，對于不符合質量要求，與規定標準不符合的物資供貨單位，及時向總經理提出停止供貨或另選供貨單位的建議。同時，嚴禁供貨單位人員與本公司使用、檢驗等有關人員進行頻繁接觸，建立密切關系，或出現宴請、收賣等行為的，一經發現停止供貨，另選供貨單位。九、物資采購的監督1、監督的內容、主要采購物資的質量標準，試用品的試用結果情況。、主要采購物資的投招標形式、結果，包括中標單位的規模、價格、服務等內容。、主要采購物資的價格、供貨單位名稱、聯系電話等。2、監督的工作部門及對象采購部和財務部及時將有關監督內容的資料整理后交公司監事進行監督后，簽署監督意9、見，交公司董事長和副董事長。十、采購信息管理1、采購部應根據質量管理標準的要求，建立合格供應商檔案。2、采購員必須主動掌握各類物資的價格信息，努力降低采購成本。3、其他部門有關人員掌握的價格信息，應及時提供給采購部門。存貨管理制度 為了確保公司存貨安全有序的流轉，減少損失，降低存貨成本，提高經濟效益，特制訂本制度。一、 全面落實實物負責制，實行誰保管誰負責。必須將所有的物資保管責任明確落實到個人，不能出現無人負責或多頭負責的現象。出現缺少，必須及時報告，并組織有關人員進行深入分析，查明原因，分清責任。屬于保管不善等人為因素造成的損失，必須追究有關人員的賠償責任。各類損耗必須經有關部門審核批準后10、入賬。屬于正常損耗的由部門負責人審批，屬于非正常損耗的報總經理或董事長審批。二 、不相兼容職務，不得兼職，堵塞管理制度的漏洞。物資采購員、檢驗員、保管員、領料員之間必須分開，不得兼職。采購員必須按合同或規定的質量標準組織采購；保管員必須認真按發票或貨物清單點驗；并及時協同質檢人員進行質量檢驗，檢驗合格后，保管員方可按實進倉。發現質量或不符等問題及時報告有關領導處理。三、加強領用管理。一切貨物必須按先進倉后領用的程序管理。嚴禁未經驗收直接辦理進倉手續或領用，對于搶修急需的配件可直接領用，但必須在領用后3個工作日內取得領用部門負責人的證明，并報生產總監審核后，到倉庫保管員處補辦進倉和領用手續，并附11、審批手續。各類存貨必須由各使用部門的部長（副部長）領用。受部長委托，班組長（或工段長）可直接領用，但必須及時將領料單交給部長，以便部長控制本部門的成本。其他人員一律不準領用。四、加強物料消耗的定額管理，控制生產成本。各用料部門必須制訂各種物料消耗定額，報技術等有關部門核定后，報各中心總監批準。保管員按定額發料，超定額由各中心總監批準后發料。五、加強存貨定額管理，確保滿足生產需要和降低存貨成本。倉儲部必須會同采購部和財務部等有關部門進行科學分析，確定各種存貨的最低庫存和最高庫存定額。在存貨降到最低定額時，保管員必須馬上向倉儲部報告，由倉儲部通知采購部采購。六、加強倉庫或堆場的現場管理，確保存貨安12、全有序流轉。對各倉庫或堆場進行整體規劃，做到各類存貨定點、定標準堆放，整齊劃一。根據各類存貨的特性，做好防火、防鼠、防盜、防變質、防生銹等工作，確保存貨安全。保持存貨現場的清潔衛生。七、加強存貨的定期盤點工作，充分發揮財務的監督作用。除五金配件因品種繁多實行年中和年未二次盤點外，其他存貨（包括已領用未使用完的車間存貨）必須做到每月定期盤點，在盤點過程中，財務和倉儲部必須參與監督。八、各有關部門必須做好配合，全員參與監督管理。1、門衛必須嚴格按照貨物進出廠制度加強進出貨物的檢查和件數的點驗。2、質檢部門會同有關人員及領導確定各種購進材料的質量標準和質檢的質量指標，落實專人負責質量檢驗。3、用料部13、門必須及時反映材料的質量情況。九、加強瓶箱管理1、加強出借瓶箱的管理，首先，嚴格執行出借瓶箱的審批手續，必須落實經辦催收人員，未落實經辦催收人員的不得出借。其次，必須及時組織催收工作，落實催收責任，把催收的成效并入個人工作業績考核。2、嚴格執行瓶箱的驗收制度。驗收員必須認真仔細地點驗，切實加強工作責任心，嚴防出現工作差錯。3、加強瓶坦現場管理，做好瓶箱堆放規劃，所有瓶箱必須堆放在紅線內，并按6個高整齊堆放。當日客戶返回的瓶箱，必須當日整理完畢。4、加強搬運操作規程現場監督，違規操作造成的瓶箱損失必須賠償。5、成品保管員必須憑調換單或押金單發貨，嚴禁擅自出借。十、加強存貨管理的績效考核工作，調動存貨管理人員的工作積極性。建立超消耗定額扣罰，降低消耗定額有獎的激勵和制約機制。