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1、物流公司采購系統(tǒng)倉庫會計管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、目的：為了完善倉庫出入庫及采購報銷審核流程，降低倉庫盤點差異，在此特對倉管會計的職責及管理進行規(guī)范。二、適用范圍：各倉庫管理工作部門。三、崗位設置各經營事業(yè)部應設置一名倉管會計，對經營事業(yè)部總部所在城市的會計部經理負責，業(yè)務上接受會計部的管理和指導，更換時需得到會計部與人事部的批準。四、工作職責1、 負責審核入庫單據(jù)。2、 負責審核出庫單據(jù)。3、 負責審核下發(fā)單據(jù)。4、 每月負責與供應商對賬。5、 每月負責參與實物盤點。6、 每月負責與倉管員對盤點2、差異查找原因，編制倉庫盤點差異報告。7、 每月負責對存貨盤點的相關文件進行歸集和保管。五、操作流程基于新采購系統(tǒng)操作流程：1、 入庫審核。倉管員提供資料：倉管員將入庫打印（一式二份，采購、倉管會計各一份）并簽字確認，然后將入庫單和供應商的送貨清單（或采購訂單明細），傳遞給倉管會計進行審核。倉管會計審核：倉管會計根據(jù)送貨清單與入庫單進行比對。如果無誤，倉管會計在ERP中審核倉管員生成的入庫單，并在入庫單上簽字確認。倉管會計負責將審核后的紙質入庫單傳遞到采購員。2、出庫審核。倉管員提供資料：倉管員將出庫單打印（一式兩份，收貨部門、倉管會計各一份）并簽字確認。如果直接由領用部門領取，必須由領取人在出3、庫單（兩份）上簽字確認。如果領用部門不在倉庫所在地，倉管員必須提供出庫單和內部帶貨的運單，然后將單據(jù)傳遞給倉管會計進行審核。倉管會計審核：倉管會計根據(jù)內部帶貨的運單與出庫單進行比對。如果無誤，倉管會計在ERP中審核倉管員生成的出庫單，并在出庫單上簽字確認。3、 下發(fā)審核。下發(fā)單：是指購買的物品不屬于倉庫常規(guī)庫存物品，不辦理實物出入庫，但在系統(tǒng)上進行出入庫，由倉庫直接下發(fā)的物品清單。倉管員必須及時將下發(fā)物品的下發(fā)單通知倉管會計審核。情況一、倉管員直發(fā)營業(yè)部的物品下發(fā)審核。倉管員提供資料：倉管員打印下發(fā)單（一式兩份，采購、倉管會計各一份）并簽字確認。如果直接由領用部門領取，必須由領取人在下發(fā)單（兩4、份）上簽字確認。如果領用部門不在倉庫所在地，倉管員必須提供下發(fā)單和內部發(fā)貨運單、供應商的送貨清單或下發(fā)部門經理回執(zhí)，然后將單據(jù)傳遞給倉管會計進行審核。倉管會計審核；倉管會計根據(jù)送貨清單或回執(zhí)、發(fā)票與下發(fā)單進行比對，如果無誤在ERP中對下發(fā)單進行審核，在下發(fā)單上簽字確認，并將一份已簽字的下發(fā)單傳遞給相關采購人員進行報銷處理。情況二、供應商直送營業(yè)部的物品下發(fā)審核。倉管員提供資料：倉管員打印下發(fā)單（一式兩份，采購、倉管會計各一份）并簽字確認，并提供供應商的發(fā)貨運單、供應商的送貨清單或下發(fā)部門經理回執(zhí)（若供應商直接送貨到部門，有清單回執(zhí)即可），交給倉管會計進行審核。倉管會計審核：倉管會計根據(jù)送貨清單5、及供應商的發(fā)貨運單或下發(fā)部門經理回執(zhí)與下發(fā)單進行比對，如果無誤在ERP中對下發(fā)單進行審核，在下發(fā)單上簽字確認并將一份已簽字的下發(fā)單傳遞給相關采購人員進行報銷處理。4、 采購報銷費用。、為保證賬務數(shù)據(jù)的及時性、準確性和真實性，采購人員取得發(fā)票后，必須在申請工作流審批完成后7天內報銷完畢。下發(fā)的固定資產在下發(fā)單上必須有對應的固定資產編碼，對于不按規(guī)定者會計有權退回。、報銷單據(jù)。a) 經過倉庫發(fā)放的物品：采購提供發(fā)票原件、入庫單。b) 經過倉庫下發(fā)的物品：采購提供發(fā)票原件、下發(fā)單。其中預付款及工程款必須附有帶訂單的合同，月結款必須有詳細的送貨清單及入庫記錄。c) 供應商直送的物品:采購必須提供有供應6、商的送貨清單、供應商的發(fā)貨運單（若供應商直送部門，有清單回執(zhí)即可）、下發(fā)單、發(fā)票原件。、與供應商核對賬單。每月采購需與供應商結賬時，必須向倉庫會計提供供應商的對賬單及相關的采購訂單，由倉管員提供相應的入庫單或下發(fā)單交由倉庫會計進行核對，核對無誤后可由采購進行相關的付款操作。5、倉庫之間調貨審核。貨物調出倉庫，作為出庫處理，流程見“出庫審核”貨物調入倉庫，作為入庫處理，倉管員根據(jù)調貨通知單編制入庫單，辦理入庫。然后將入庫單，傳遞倉管會計，倉管會計在ERP中審核倉管員生成的入庫單。倉管員與倉管會計必須在入庫單上簽字確認。6、月初盤點每月月初3號前倉管員與倉管會計一同對上月倉庫庫存進行盤點。由倉管記7、錄盤點的庫存數(shù)據(jù)，倉管會計復核數(shù)據(jù)。由倉管將數(shù)據(jù)錄入ERP中，倉管會計在ERP中審核倉管員錄入的盤點數(shù)據(jù)，最后生成存貨盤點差異表。由倉庫會計根據(jù)差異上報品管部處理，根據(jù)處理結果調整賬面數(shù)。將電子版盤點差異表分別發(fā)至會計經理，財務部高級經理及財務規(guī)劃小組相關人員，并準備兩份由倉管員、倉管會計、倉管經理及會計經理簽字的紙質版盤點差異表，一份上交給財務部高級經理，一份由倉管會計自己留存。六、崗位培訓1、各會計部經理每季度組織對倉管會計集中培訓至少一次，提高倉管會計的專業(yè)水平；2、新倉管會計必認真學習此文件，且進行現(xiàn)場5個工作日的交接并通過了會計部組織的考試方可上崗。七、倉管會計對盤點差異的處理辦法存貨盤點產生的差異必須由倉管員在盤點結束3天內查明原因，由倉管會計在存貨盤點差異報告中注明。盤點存在差異的由各倉管會計上報品管處理，對于盤點差異金額，費用全部入倉庫所屬部門八、責任規(guī)定倉管員要配合會計盤點，每月按時盤點。采購員或倉管員要及時將當天出入庫存貨的相關單據(jù)傳遞到倉管會計處，以便倉管會計在ERP中審核出入庫記錄。倉管會計要嚴格按審核標準對當天的出入庫存貨單據(jù)進行審核，以保證當天的實物庫存與ERP臺賬一致。如果出入庫單據(jù)不符合審核標準，倉管會計有權利將單據(jù)退回。九、此文件從發(fā)文之日起正式執(zhí)行，之前有與本文件相沖突的以本文件為準。