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2024-09-08
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1、生化公司辦公物品采購及發(fā)放管理規(guī)定編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 辦公物品采購及發(fā)放規(guī)定第一條 為使公司辦公物品采購及發(fā)放工作規(guī)范化,制訂本規(guī)定。第二條 辦公物品的采購及發(fā)放須遵從“保證供應(yīng)、方便工作、節(jié)省開支”的原則。采購要從實際需要出發(fā)。員工使用辦公用品和設(shè)備時要珍惜愛護,避免浪費和因操作不當而損壞。第三條 本規(guī)定所指辦公物品是指文具、紙張等文案用品,辦公桌椅、檔案柜等家俱器具,電話機、傳真機、電腦、打印機、計算器等辦公機具設(shè)備,電扇、空調(diào)等家電設(shè)備。第四條 各部門所需的辦公物品要統(tǒng)籌計劃,經(jīng)批準后,按月制訂采2、購計劃。第五條 辦公物品的統(tǒng)計、匯總、審核及發(fā)放實行集中管理,由公司辦公室負責。(一) 辦公物品的月度采購。各部門負責人根據(jù)本部門的實際需要,填寫“月度采購申請單”,將本部門下月需用的辦公物品分類填寫,并于每月25日前報辦公室審查,辦公室根據(jù)計劃結(jié)合庫存情況和各部門需要的緩急程度編制月度采購計劃,報分管副總經(jīng)理審核并經(jīng)分管采購副總經(jīng)理審批后,交采購部采購。單價在100元以上的辦公用品,必須經(jīng)部門申請,報總經(jīng)理批準后,方可購買;價值在1000元以上的,且使用年限在兩年以上的辦公用品,辦公室、財務(wù)部和使用部門均要辦理固定資產(chǎn)登記手續(xù)。(二) 辦公物品的臨時采購。各部門因臨時需要而申請采購時,應(yīng)填寫3、“采購申請單”(本單一式三聯(lián),一聯(lián)本部門留存,一聯(lián)交采購部,一聯(lián)交辦公室),按上述程序報批采購。采購員在實施采購業(yè)務(wù)時,應(yīng)充分了解所購物資的品名、規(guī)格、質(zhì)量要求及其他特別要求,要做到貨比三家,保證物美價廉。采購后要及時辦理入庫手續(xù)并登記采購臺賬。第六條 辦公物品管理員負責辦理采購物資的驗收入庫手續(xù),并做好庫房管理。(一) 采購員在辦理入庫手續(xù)時,物品管理員應(yīng)根據(jù)“月度采購申請單”和臨時“采購申請單”進行認真核對,仔細檢查品名、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量是否符合要求,如不符合要求,有權(quán)拒絕入庫并督辦采購員辦理退貨。如果符合要求,應(yīng)填寫“入庫單”,辦理入庫手續(xù),并登記庫存臺賬。(二) 物品管理員應(yīng)確保庫房及4、庫存物品的安全完整和庫容整潔, 分門別類碼放物品,保證出入方便、整齊有序。(三) 辦公室發(fā)放辦公用品以及各部門領(lǐng)取和發(fā)放辦公用品,都必須建立臺帳,發(fā)放人和領(lǐng)取人要簽字,辦公室和各部門要經(jīng)常對辦公用品的使用情況調(diào)查了解,以利于以后合理的申請、發(fā)放、使用。辦公室對庫存物資要加強管理,經(jīng)常盤點,做到日清月結(jié),發(fā)現(xiàn)盈余、短少、殘損必須查明原因,分清責任,寫出書面報告,呈報分管副總經(jīng)理。第七條 辦公物資的發(fā)放采用集中時間辦理:定于每周二、四下午2時至5時。第八條 各部門要指定專人負責辦公物品的領(lǐng)用、內(nèi)部發(fā)放及統(tǒng)計工作。領(lǐng)用時指定專人填寫“物品領(lǐng)用單”,如果是以舊換新或申購采買的物品,由部門負責人批準;如5、果是計劃外物品,則視具體情況報批領(lǐng)用。員工因工作調(diào)整,原則上辦公用品應(yīng)留在原部門,確因工作需要帶走,必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準,到辦公室辦理相關(guān)手續(xù)后方可帶走;工作調(diào)動(外調(diào)),辦公用品要全部移交。 第九條 物品管理員要認真核對“物品領(lǐng)用單”所列項目和審批手續(xù),確認無誤后辦理發(fā)放,并登記庫存臺賬。嚴格辦公用品領(lǐng)用,常規(guī)(低值易耗)辦公用品按定額領(lǐng)用,電話機、計算器、水瓶等物品使用期限要在一年以上,自然毀壞需領(lǐng)用時,要以舊換新。每月最末一日編報“月度辦公物品領(lǐng)用匯總表”。第十條 對家俱器具、辦公設(shè)備和家電設(shè)備的登記與管理,按公司相關(guān)管理規(guī)定執(zhí)行。第十一條 辦公室必須加強辦公用品的管理,建立辦公用品臺帳。對辦公用品的使用、維護、保養(yǎng)情況的檢查每季度不得少于兩次,對有意損壞辦公用品的行為,按員工獎懲規(guī)定處理第十二條 本規(guī)定自公布之日起施行,原相關(guān)規(guī)定同時廢止。
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