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1、集團公司辦公用品采購費用結(jié)算和報銷制度附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目錄第一章 ：目的 2第二章 ：適用范圍 2第三章 ：定義 2第四章 ：辦公用品采購業(yè)務(wù)及管理方法 2第一章：目的為了統(tǒng)一限量，控制辦公用品規(guī)格以及節(jié)約經(jīng)費開支、規(guī)范公司辦公用品的采購、領(lǐng)用流程，降低辦公用品庫存的同時保證辦公用品的供應(yīng)，減少辦公用品的浪費、私用現(xiàn)象，特制定本制度。第二章 ：適用范圍本制度適用于集團各公司、各部門。第三章 ：定義辦公用品包括個人辦公用品、公用辦公用品、固定資產(chǎn)。 個人辦公用品：個人辦公用品包括筆、本、紙、橡皮、2、筆筒、削筆刀、剪刀、膠帶、文件夾、檔案袋、檔案盒、訂書機、計算器、打孔器、起釘器等。公用辦公用品：非個人所需的辦公物品及耗材，如打印紙、白板筆、墨盒、硒鼓、碳粉、電池、洗手液、紙巾、茶葉、拖把、垃圾袋、垃圾桶等。固定資產(chǎn)：這里說的固定資產(chǎn)是指使用價值在一年以上的并且是由公司統(tǒng)一購買的辦公用品，包括公司給各部門或個人配置的辦公桌椅、文件柜、沙發(fā)等辦公家具、電腦、通訊工具、U盤/硬盤等存儲工具、傳真機、打印機、掃描儀、空調(diào)、風(fēng)扇、室內(nèi)裝飾品、照明電器、茶具、打卡機、飲水機等。第四章：辦公用品采購業(yè)務(wù)及管理方法 一、辦公用品購買原則1. 賣家選擇：堅持貨比三家原則，選擇守信譽、質(zhì)量優(yōu)、價格低的供貨商3、，并建立長期合作關(guān)系。做到定點采購，力爭銀行結(jié)賬減少現(xiàn)金支出，降低采購成本。2. 小型或零星的辦公用品的采購要由行政人員到指定的辦公用品店選購或要求其送貨，盡量做到定時定點購買。3. 大型辦公用品（這里指單位價值在1000元以上的固定資產(chǎn)）的采購要兩人或兩人以上到大型商場詢價，對比之后選購價格合適、質(zhì)量合格的辦公用品（固定資產(chǎn)）。4. 凡集團內(nèi)部各公司員工申請的辦公用品（固定資產(chǎn)）不可自行購買，匯總后交由行政部經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后統(tǒng)一進行購買，特殊情況急需的物品且相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不在的情況下可由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)行政人員先行購買，事后及時補辦手續(xù)并匯報給相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)，及時登記入庫以作備案。5. 行政人員于月底之前將4、本月采購的辦公用品采購明細表以及日常支出費用明細表交本部門負責人。（附表） 二、采購流程1. 辦公用品的采購流程（如下圖所示） （1）常用辦公用品的采購： 每月底統(tǒng)計下月各部門所需的辦公用品數(shù)量及其種類并填寫辦公用品采購申請表經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后由行政部人員負責到指定商家進行采購，期間如有急需物品需要添置可直接采購，并由采購負責人及時在采購點做好記錄。（后附表）本月底各部門將下月所需物品報行政部，行政部統(tǒng)計并填寫辦公用品采購申請表集團/各公司行政部負責人審核行政部負責采購財務(wù)部負責人審核行政部驗貨并登記入庫按需發(fā)放2. 固定資產(chǎn)采購流程（如圖）申購人填寫 固定資產(chǎn)采購申請單交由該部門/公司負責人簽5、字交集團行政部由總裁簽字批準行政部進行采購填寫固定資產(chǎn)登記卡填寫固定資產(chǎn)驗收單三、費用結(jié)算和報銷1. 常用辦公用品的結(jié)算和報銷方式（1）常用辦公用品可與固定商家商定結(jié)算周期和方式，結(jié)算日可由行政部向商家索要辦公用品購買記錄，并憑發(fā)票進行報銷應(yīng)付金額，如數(shù)額較大可交由財務(wù)部直接結(jié)算。（2）小件商品的報銷程序可按照常規(guī)報銷方式，經(jīng)財務(wù)審批相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字即可直接報銷。（3）預(yù)支借款：需要先寫借據(jù)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準后方可購買，購買以后按照常規(guī)報銷方式進行報銷。2. 固定資產(chǎn)報銷 經(jīng)批準購買的辦公用品（固定資產(chǎn)）報銷方式按常規(guī)報銷方式報銷，未經(jīng)任何程序購買的物品，一律不予報銷。.四、辦公用品管理 1. 個6、人/公用辦公用品管理領(lǐng)用人需填寫“辦公用品使用登記表”注明日期、物品名稱、數(shù)量、用途、 使用人簽字（相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)取物品時可由代領(lǐng)人或行政人員代簽）（附表）。 （注：為節(jié)制浪費盡量避免在短時間內(nèi)重復(fù)領(lǐng)取同一樣物品（特殊情況除外），每月各公司衛(wèi) 生用品不得超過100元）2. 固定資產(chǎn)管理 （1）固定資產(chǎn)安全管理固定資產(chǎn)的安全按照“誰使用，誰保管，誰丟失，誰負責”的原則實行。 責任人對所負責的固定資產(chǎn)必須正確使用，精心愛護，保證固定資產(chǎn)完整性。嚴禁用公用辦公用品辦私事。未經(jīng)許可，不得將固定資產(chǎn)借給外單位或非本單位的人員使用。(2) 固定資產(chǎn)盤點：固定資產(chǎn)要定期進行盤點，統(tǒng)一編號并填寫固定資產(chǎn)盤點表 。7、（附表）(3) 固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移：固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移分為固定資產(chǎn)內(nèi)部調(diào)撥、固定資產(chǎn)的租出、 固定資產(chǎn)的租入。固定資產(chǎn)的內(nèi)部調(diào)撥需填寫固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單 ，固定資產(chǎn)的租出需填寫固定資產(chǎn)租出通知書 ，固定資產(chǎn)的租入需填寫固定資產(chǎn)的租入通知書（附表）。(4) 固定資產(chǎn)的維修：需填寫固定資產(chǎn)維修申請單（附表）。(5) 固定資產(chǎn)的報廢：出現(xiàn)下列情況責任人可以按程序申請報廢 固定資產(chǎn)已過使用壽命，確實不能再使用的； 固定資產(chǎn)出現(xiàn)故障經(jīng)確認無法再修復(fù)的； 因設(shè)備配置低或配套設(shè)施落后而造成事實上不能再使用的； 維修成本過高，達到或超過設(shè)備自身價值的；出現(xiàn)以上情況的固定資產(chǎn)按報廢程序并遵循財務(wù)相關(guān)規(guī)定辦理報廢。3. 庫存管理8、（1）每月底對本月所有人使用的辦公用品進行核算登記，對庫存辦公用品進行一次盤點。（2）定期對固定資產(chǎn)進行盤點，并統(tǒng)一編號登記入庫（附表）。 集團行政部 年10月16日辦公用品使用登記表日期物品名稱/數(shù)量用途使用人簽字辦公用品采購申請表經(jīng)辦人時間申請部門申請物品規(guī)格數(shù)量單價合計總計行政部財務(wù)部行政經(jīng)理簽字：申請部門驗收：財務(wù)經(jīng)理簽字：申請部門驗收：固定資產(chǎn)采購申請單中文名稱英文名稱規(guī)格型號單位數(shù)量需要日期備注請購原因用 途請購人部門經(jīng)理行政部經(jīng)理總經(jīng)理總裁辦本表一式三聯(lián)：（1）行政部（2）財務(wù)部（3）使用部門各留存一聯(lián)。固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單中文名稱數(shù) 量購置日期英文名稱附屬設(shè)備1耐用年限規(guī)格2已使用年9、數(shù)移前用途（移出部門）移后用途（移入部門）移出部門經(jīng)理移入部門經(jīng)理移出部門使用人移入部門使用人行政部經(jīng)理經(jīng)辦人使用部門： （移出）（移入） 年 月 日 財產(chǎn)編號：本表一式四聯(lián)：（1）行政部（2）財務(wù)部（3）移出部門（4）移入部門各留存一聯(lián)。固定資產(chǎn)驗收單領(lǐng)用部門儀器名稱型號規(guī)格數(shù)量生產(chǎn)廠家出廠日期出廠號制造國存放地點技術(shù)驗收情況驗收人部門負責人保管人備注驗收日期本表一式三聯(lián)：（1）行政部（2）財務(wù)部（3）使用部門各留存一聯(lián)。固定資產(chǎn)登記卡本卡編號 財產(chǎn)編號：中文名稱英文名稱規(guī)格型號廠牌號碼購置日期購置金額存放地點耐用年限附屬設(shè)備年月日使用部門用途保管人固定資產(chǎn)報廢申請單申請單位： 年 月 日類10、別名稱規(guī)格型號計量單位購入日期使用年限已用年限財產(chǎn)編號原值已提折舊（元）凈值（元）殘值（元）報廢原因 簽章： 年 月 日技術(shù)部門鑒定意見 簽章： 年 月 日財產(chǎn)管理部門意見簽章： 年 月 日單位領(lǐng)導(dǎo)審批意見簽章： 年 月 日上級主管部門審批意見簽章： 年 月 日申請報廢部門負責人： 經(jīng)辦人：本表一式二份，財務(wù)部、行政部各執(zhí)一份。固定資產(chǎn)維修申請表名 稱 編 號型 號使用部門故障現(xiàn)象：申請人：填表日期聯(lián)系電話請修部門領(lǐng)導(dǎo)簽字故障分析：分析人：技 術(shù) 部 意 見經(jīng)辦人部門領(lǐng)導(dǎo)修理內(nèi)容及更換零件名稱： 修理人： 修理日期：實際維修費用：驗 收 結(jié) 果經(jīng) 辦 人部 門 領(lǐng) 導(dǎo)本表一式兩份，財務(wù)部、行政11、部各執(zhí)一份。固定資產(chǎn)租入通知書租入單位租出單位名稱規(guī)格型號數(shù)量生產(chǎn)廠家出廠日期出廠號月租（元）制造國存放點租賃方式技術(shù)驗收情況驗收人部門負責人保管人備注驗收日期本表一式三聯(lián)：（1）行政部（2）財務(wù)部（3）使用部門各留存一聯(lián)。固定資產(chǎn)租出通知書租入單位租出單位名稱規(guī)格型號數(shù)量生產(chǎn)廠家出廠日期出廠號月租（元）制造國存放地點租賃方式使用部門意見：簽章日期 年 月 日資產(chǎn)管理部門意見簽章日期 年 月 日技術(shù)部門意見：簽章 日期 年 月 日單位領(lǐng)導(dǎo)審批意見：簽章日期 年 月 日上級主管部門意見：簽章 日期 年 月 日本表一式三聯(lián)：（1）行政部（2）財務(wù)部（3）存放部門各留存一聯(lián)。資 產(chǎn) 編 碼固定資產(chǎn)名稱型號/規(guī)格入帳日期原值已提折舊帳面凈值使用人/責任人存放地點清理原因及方案清理費用或變賣收入預(yù)算檢測人員意見及備注：財務(wù)部：部門經(jīng)理：公司負責人：固定資產(chǎn)清理申請單申請人： 申請日期:本表一式兩聯(lián)，(1)行政部 (2)財務(wù)部。