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1、集團公司采購方式及適用條件、程序管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總 則第一條為規范集團公司及下屬分公司、子公司采購行為，加強對物資、工程和服務采購的管理與監督，依據中華人民共和國招標投標法、中華人民共和國政府采購法及相關法律、法規、規章，制訂本規定。第二條本規定適用于xx公司及各子公司、分公司。第三條 本規定所稱采購，是指集團公司及各子公司、分公司以合同方式有償取得物資、工程(含信息化項目)和服務的行為，包括購買、租賃、委托、雇用等;所稱物資，是指各種形態和種類的物品，主要包括原材料、燃料、運輸工具2、辦公、勞保、生活、五金、設備等其它產品。所稱工程，是指建設工程，包括建筑物和構筑物的新建、改建、擴建及其裝修、拆除、修繕，以及與建設工程相關的勘察、設計、施工、監理等。信息化項目還包括軟件、硬件及信息系統采購。所稱服務，是指除物資和工程以外的其他采購對象,包括宣傳促銷服務、管理咨詢服務、科研開發服務、信息網絡開發服務、金融保險服務、運輸服務、維修與維護服務及其他各類專業服務等。第四條 采購工作要遵循公開透明原則、公平競爭原則、公正原則和誠實信用原則。第五條 采購工作必須遵守國家相關法律和法規并依法接受監督。第二章 采購管理機構與職責第六條 各單位要成立評標委員會，其人員由領導班子全體成員、相3、關部門主要負責人以及專職董事組成。第七條 董事會是本級采購管理的決策機構，資產管理部是董事會的咨詢和執行機構。屬于職代會審議范疇的還要經過職代會審議通過。第八條 資產管理部是采購活動的具體負責、組織與執行部門。第九條 總經理在采購活動中的主要職責:審定本單位采購工作管理制度和程序;審定集中采購目錄;審議年度采購計劃;審議采購方式;確定候選招標代理機構名單;指導和監督采購辦的工作。年度采購計劃、采購方式經總經理審定后，報董事會批準。第十條資產管理部的主要職責:起草采購工作管理制度和程序;審核、匯總年度采購需求，編制年度采購計劃;編制采購目錄;抽選招標代理機構;審定招標文件、談判文件;確認中選供應4、商;組織自行招標采購;組織供應商資質認證;發布中選供應商。第三章 集中采購目錄和采購計劃編制第十一條 各單位采購組織形式分為集中采購和分散采購兩種形式。集中采購，是指通用物資、工程和服務，由資產管理部或資產管理部會同集中采購部門依據各部門、各單位采購需求，統一組織的采購。分散采購是指分別由有關部門和單位自行組織的采購。第十二條 集中采購部門主要職責:擬訂集中采購方案;組織編制集中采購招標文件、談判文件;組織集中采購商務談判工作;與中選供應商簽訂集中采購協議;向采購辦提供中選供應商名單;保存集中采購文檔、資料和記錄。第十三條各單位要按照采購組織形式和采購需求編制本單位集中采購目錄，實行分級分類管5、理。集中采購目錄經總經理審定，董事會批準后執行。第十四條 每年初由資產管理部組織編制本年度采購計劃，經批準后下發執行。投資項目在獲得項目批復后方可列入采購計劃。(一)計劃提報。各部門、單位于當年xx月xx日前提出下一年度采購需求，采購需求要包括項目名稱、采購內容、采購數量、項目金額、擬采用的采購方式等，報采購辦審核。擬采用非公開招標采購方式的，要提交擬采取采購方式的理由。(二)計劃審核。資產管理部對采購需求進行審核匯總，形成年度采購計劃草案，報總經理審定，董事會批準。(三)預算審核。將討論通過的年度采購計劃提交財務部審定。(四)計劃確定。資產管理部根據財務部批復的年度預算，組織各部門、單位調整6、采購計劃草案，經總經理審定、董事會批準后正式形成年度采購計劃。(五)計劃變更。各部門、各單位必須嚴格按照批復的年度計劃和預算實施。確因生產工作需要，需追加采購計劃或變更采購內容的，要按照上述程序辦理追加采購手續。已批復的采購項目，需要調整預算的要報財務部審議通過后，提交原計劃審批機構審定。原則上采購計劃、預算每年調整1次。第四章 采購方式及適用條件第十五條 采購方式包括以下五種:(一)公開招標;公開招標，是指采購機關或其委托的政府采購業務代理機構(統稱招標人)以招標公告的方式邀請不特定的供應(統稱投標人)投標的采購方式。(二)邀請招標;邀請招標，是指招標人以投標邀請書的方式邀請五個以上特定的供7、應商投標的采購方式。(三)競爭性談判;競爭性談判，是指采購機關直接邀請三家以上的供應商就采購事宜進行談判的采購方式。(四)單一來源采購;單一來源采購，是指采購機關向供應商直接購買的采購方式。(五)詢價。詢價采購，是指對三家以上的供應商提供的報價進行比較，以確保價格具有競爭性的采購方式。第十六條公開招標要作為主要采購方式。任何單位和個人不得將應當公開招標的采購項目化整為零或以其他任何方式規避公開招標。第十七條符合下列情形之一的采購，可以采用邀請招標方式采購，由資產管理部向3個以上具備承擔招標項目能力、資信良好的特定的法人或者其他組織發出投標邀請書:(一)技術復雜、有特殊要求或者受自然環境限制，只8、有少量潛在投標人可供選擇;(二)采用公開招標方式的費用占項目合同金額的比例過大。第十八條符合下列情形之一的，可以采用競爭性談判的方式進行,但必須嚴格按照規定程序進行。(一)招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的;(二)技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的;(三)采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的;(四)不能事先計算出價格總額的;(五)投標文件的準備需3個月以上才能完成的;(六)供應商準備投標文件需要高額費用的;(七)對高新技術含量有特別要求的。第十九條符合下列情形之一的采購，可以采用競爭性談判方式采購:(一)招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招9、標未能成立的;(二)技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的;(三)采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的;(四)不能事先計算出價格總額的。第二十條符合下列情形之一的采購，可以采用單一來源方式采購:(一)只能從唯一供應商處采購的。(二)發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的;(三)必須保證原有采購項目一致性或者配套服務的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額10%的;(四)原采購的后續維修、零配件供應、更換或擴充，必須向原供應商采購的;(五)預先聲明需對原有采購進行后續擴充的;第二十一條采購的貨物規格、標準統一，現貨貨源充足且價格變化幅度小的，10、可以采用詢價方式采購。第五章 采購程序第二十二條相關部門依據批復的年度采購計劃、項目預算以及批準的采購方式，填寫采購事項審批表(附表1)，報總經理設定、董事會批準后實施。第二十三條招標的組織形式分為自行招標和委托招標，具備編制招標文件和組織評標能力，可以組織自行招標;其余項目均要委托有資質的招標代理機構招標。第二十四條各單位要建立招標代理機構庫，可通過競爭性方式，一次確定多家招標代理機構，納入招標代理機構庫。第二十五條各單位要建立健全評標成員管理制度，嚴格認定評標成員資格，加強培訓考核、評價和檔案管理，根據實際需求和考核情況及時對評標成員進行更換和補充，實行評標成員動態管理。第二十六條招標流程11、(一)選定招標代理機構。對于招標采購項目，由相關部門填寫招標代理機構選擇申請表(附表2)向資產管理部提出申請，總經理批準，由資產管理部在招標代理機構庫中隨機抽取一家招標代理機構辦理招標事宜。紀檢監督部門對招標代理機構抽取過程進行現場監督。(二)招標公告。采用公開招標方式的，要發布招標公告。依法必須進行招標的項目，要在主管部門依法指定的媒介發布。(三)標書編制。相關部門根據招標項目的特點和需要編制招標文件。招標文件要包括招標項目的技術要求、對投標人資格審查的標準、投標報價要求和評標標準等所有實質性要求和條件以及擬簽訂合同的主要條款。招標文件中一般要載有采用設定“最高限價”的條款以控制成本。國家對12、招標項目的技術、標準有規定的，要在招標文件中提出相應要求。招標文件不得要求或者標明特定的生產供應者以及含有傾向或者排斥潛在投標人的其他內容。(四)審定標書。由相關部門填寫標書審批表(附表3)報資產管理部，資產管理部組織審定招標文件，經討論通過，總經理批準后方可發布。(五)投標人資質審查。投標人應當提供有關資質證明和業績情況。資產管理部要組織相關部門人員根據采購項目的具體特點和實際需要，對投標人資質進行審查。資質審查未通過的供應商不得進入采購環節。(六)開標。開標要在招標文件確定的時間內，并在預先確定的地點公開進行。相關部門在開標前，要填寫開標通知單(附表4)，報資產管理部審核，總經理批準。開標13、全過程要有紀檢監察部門的代表進行現場監督，重大采購項目可以同時聘請公證機構進行公證。(七)評標。評標工作由評標委員會負責，評標委員會獨立履行下列職責:審查投標文件是否符合招標文件要求并作出評價;要求投標供應商對投標文件有關事項作出解釋或者澄清;推薦中標候選供應商名單;向資產管理部、總經理、董事會報告非法干預評標工作的行為。自行招標的評標委員會由相關部門代表和有關技術、經濟等方面的專家及專業技術人員組成，成員人數須為5人以上單數，其中技術、經濟等方面的專家及技術人員不得少于成員總數的2/3，其人選由資產管理部會同相關部門，在紀檢監察部門現場監督下從評標成員庫中隨機抽取。評標全過程需紀檢監察部門進14、行現場監督。(八)相關部門要在評標結束后3個工作日內，填寫中選供應商確認單(附表5)及評標報告提交資產管理部討論通過，總經理審核，董事會批準。(九)招標結果要在一定范圍內進行公開，包括中標單位、中標數量、中標金額等內容，公示時間不少于3個工作日。第二十七條有下列情形之一的，評標委員會應當否決其投標:(一)投標文件未經投標單位蓋章和單位負責人簽字;(二)投標聯合體沒有提交共同投標協議;(三)投標人不符合國家或者招標文件規定的資格條件;(四)同一投標人提交兩個以上不同的投標文件或者投標報價，但招標文件要求提交備選投標的除外;(五)投標報價低于成本或者高于招標文件設定的最高投標限價;(六)投標文件沒15、有對招標文件的實質性要求和條件作出響應;(七)投標人有串通投標、弄虛作假、行賄等違法行為。第二十八條否決投標后，除采購項目取消情形外，要重新組織招標;需要采用其他采購方式的，要在采購活動開始前經資產管理部通過，總經理審核，董事會批準。第二十九條采用競爭性談判方式采購的，要遵循以下程序:(一)成立談判小組。由資產管理部牽頭組織相關部門及有關專家組成談判小組，談判小組由3人以上的單數組成，其中專家的人數不得少于成員總數的2/3，相關部門的代表不能超過成員總數的1/3。(二)談判小組制訂談判文件，明確談判程序、談判內容、合同草案條款以及評定成交的標準等事項。(三)談判小組確定參加談判的供應商。從符合16、資格條件的供應商名單中確定不少于3家的供應商參加談判并向其提供談判文件。(四)談判小組全體成員集中與單一供應商分別進行談判。(五)確定成交供應商。談判小組根據符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商，向資產管理部提交采購意見，經資產管理部通過，總經理批準后，將結果通知所有參加談判的供應商。第三十條采用單一來源方式采購的，要遵循以下程序:由資產管理部組織相關部門、財務、法規、紀檢監察等部門，在保證采購貨物、工程和服務質量前提下，與供應商商定合理價格并形成采購意見報采購辦討論通過。未通過的采購項目，根據采購辦意見與供應商重新協商或取消采購。第三十一條采用詢價方式采購的，要遵循以下17、程序:(一)成立詢價小組。由資產管理部牽頭組織相關部門及有關專家組成詢價小組，詢價小組由3人以上的單數組成，其中專家的人數不得少于成員總數的2/3，相關職能部門的代表不能超過成員總數的1/3。(二)詢價小組要對采購項目的價格構成和評定成交的標準等事項作出規定。(三)確定被詢價的供應商名單。詢價小組根據采購需求，從符合相應資格條件的供應商名單中確定不少于3家的供應商，并向其發出詢價通知書讓其報價。(四)詢價。詢價小組要求被詢價的供應商一次報出不得更改的價格。(五)確定成交供應商。詢價小組根據符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則，確定成交供應商，并向資產管理部提交采購意見，經資產管理部通過18、，總經理批準后，將結果通知所有參加詢價的供應商。第三十二條質疑投訴受理。投標人或供應商對招標結果有異議的，應當在結果發布之日起7個工作日內，以書面形式向紀檢監察部門提出質疑。紀檢監察部門在收到投標人或供應商書面質疑后，要對質疑投訴進行調查，作出處理。對重大投訴事項，紀檢監察部門要報董事會研究后提出處理意見。第三十三條項目變更。根據工作需要，確需變更項目的，要按照“誰審定、誰負責”的原則，報原審定機構審議。變更的具體內容要由需求部門提報詳細的書面材料報資產管理部，資產管理部審核并提出具體意見后經原審批機構審議。第六章 供應商管理第三十四條 各單位要加強對供應商的日常管理，建立供應商資質認證制度、19、供應商動態評價和退出機制，制訂供應商資質認定標準,通過綜合評價建立合格供應商名錄。加強對長期的供應商動態管理，定期對產品和服務質量等進行跟蹤評審，依據評審意見，對評價不合格的供應商，取消其供應資格。第三十五條供應商參加采購活動時應當具備下列條件:(一)具有獨立承擔民事責任的能力。(二)具有良好的商業信譽和健全的財務會計制度。(三)具有履行合同所必需的設備和專業技術能力。(四)有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄。(五)參加采購活動前3年內，在經營活動中沒有重大違法記錄。(六)在勞動保護、節能減排與生態環境保護方面符合國家規定要求。(七)法定代表人不能參加采購活動時，可委托他人參加，但需提供授20、權委托書。(八)法律、行政法規規定的其他條件。第三十六條 根據采購項目的特殊要求，可以規定供應商的特定條件，但不得以不合理的條件對供應商實行差別待遇或者歧視待遇。第七章 簽約和履約第三十七條相關部門負責起草采購合同并填寫采購協議(合同)審批表(附件6)，經法規、財務部門審核通過，總經理批準后，由企業法定代表人與中選供應商簽訂合同;非法定代表人要取得法定代表人的授權后與中選供應商簽訂合同。招標采購合同應當在自中標通知書發出之日起xx日內與成交供應商簽訂。第三十八條 采購合同簽訂后，在合同有效期內相關部門依據合同約定，按照資金審批程序辦理款項支付手續。第三十九條相關部門要及時對供應商履約情況進行驗21、查并登記造冊，辦理入庫或獲得手續，建立相應的實物和固定資產臺賬。大型或者復雜的采購項目，要邀請有相應資質的質量檢測機構參加驗收工作。所有驗收人員要在驗收書上簽字，并承當相應的責任。工程類項目竣工驗收決算必須經過審計后，項目審批單位才可組織竣工驗收。第八章 采購檔案管理第四十條 各單位要根據工作制度和實施流程建立五種采購方式的“一項一卷”歸檔標準，妥善保管相關資料。第四十一條招標采購歸檔資料要至少包括:采購計劃及預算、立項會議紀要、采購事項審批表、招標文件、投標文件、評標標準、評估報告、定標文件、評委評分表、質疑答復、投訴處理決定、確定供應商依據、合同文本及法人代表授權委托書、驗收證明、采購活動22、記錄及其他有關文件、資料。采購活動記錄至少應當包括下列內容:(一)采購項目類別、名稱;(二)采購項目預算、資金構成和合同價格;(三)采購方式，采用公開招標以外的采購方式的，應當載明原因;(四)邀請和選擇供應商的條件及原因;(五)評標標準及確定中標人的原因;(六)廢標的原因;(七)采用招標以外采購方式的相應記載。第四十二條 競爭性談判歸檔資料要至少包括:采購計劃及預算、立項會議紀要、采購事項審批表、采購方式確定依據、談判人員確定依據、談判文件、確定供應商依據、合同文本及法人代表授權委托書、驗收證明、采購活動記錄及其他有關文件、報表、資料。第四十三條單一來源歸檔資料要至少包括:采購計劃及預算、立項23、會議紀要、采購事項審批表、采購方式確定依據、價格協商相關記錄、確定供應商依據、合同文本、驗收證明、采購活動記錄及其他有關文件、報表、資料。第四十四條詢價歸檔資料要至少包括:采購計劃及預算、立項會議紀要、采購事項審批表、采購方式確定依據、詢價過程相關資料、確定供應商依據、合同文本、驗收證明、采購活動記錄及其他有關文件、報表、資料。第九章 監督和責任第四十五條 各單位要建立嚴格的包含采購活動工作程序、職責、內部監督的工作制度，經資產管理部的人員與合同審核、驗收、付款人員的職責要明確并相互分離。第四十六條法規部門負責采購合同的合法性審核及采購活動中有關法律法規問題的咨詢和指導。財務部門負責采購的資金24、管理工作。紀檢監察部門負責對采購活動實施程序性、全過程監督。第十章 附 則第四十七條本規定自公布之日起實施。第四十八條本規定由xx公司負責解釋。名稱實施單位聯系人:聯系方式:預算金額:萬元批復文號資金來源采購內容及預算控制(可另行附表)序號采購內容類別規格及配置單價(萬元)數量()預算控制金額(萬元)1234擬選用采購方式1.公開招標()2.邀請招標()3.競爭性談判()4.單一來源采購()5.詢價()6.其他注:除公開招標方式外，均需提供選擇理由部門意見:負責人:年月日資產管理部意見:負責人:年月日總經理意見:簽字:年月日董事會意見:董事會是否通過(選擇劃):1.是(附會議紀要)2.否年月日25、名稱實施單位聯系人:聯系方式:預算金額:萬元批復文號所屬分類物資類( )工程類( )服務類( )其他是否分包招標:分包數量:采購內容1.2.3.申請單位意見:負責人:年月日候選招標代理機構抽取結果經辦人(簽字):年月日監督人(簽字):年月日資產管理部意見:負責人:年月日總經理意見:簽字:年月日名稱實施單位聯系人:聯系方式:預算金額:萬元批復文號所屬分類物資類( )工程類( )服務類( )其他采購方式公開招標( )邀請招標( )競爭性談判( )詢價( )單一來源采購( )其他是否設置攔標價:招標代理機構采用評標辦法綜合評標法( )性價比法( )最低價中標法( )其他招標內容1.2.3.投標人需具26、備的資質和要求1.2.3.標書申報單位意見:負責人:年月日資產管理部審核意見:審核人:年月日法規部門代表審核意見:審核人:年月日財務部門代表審核意見:審核人:年月日監察部門代表審核意見:審核人:年月日總經理意見:簽字:年月日名稱實施單位聯系人:聯系方式:預算金額:萬元招標代理機構開標時間采購內容及預算控制(可另行附表)序號采購內容類別規格及配置單價(萬元)數量()預算控制金額(萬元)123資產管理部意見:負責人:年月日總經理意見:簽字:年月日名稱實施單位聯系人:聯系方式:招標代理機構發布標書日期開標日期評標委員會組成姓名單位中選單位采購內容及預算控制(可另行附表)序號采購內容類別規格及配置數量()中標金額(萬元)預算控制金額(萬元)123合計實施單位意見:負責人:年月日資產管理部意見:負責人:年月日總經理意見:簽字:年月日董事會意見:董事會是否通過(選擇劃):1.是(附會議紀要)2.否年月日