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1、電子有限公司物料采購管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章總則第一條目的。為確保采購的產品合乎規(guī)定的要求，特制定此制度。第二條范圍。適用于與管理體系有關的所有物料的采購。第三條責任部門。品質部、采購部、財務部、倉庫、計劃員、研發(fā)部、工程部。第二章采購作業(yè)流程第四條采購作業(yè)流程。第五條需求統(tǒng)計。倉庫根據(jù)各部門提交、由部門主管審核的申領單，結合物料申購所屬類型（補充庫存、定期采購、零星采購、機器設備采購及外調）和庫存情況，填寫申購單；申購機器設備的申領單必須附有工程部確認過的技術參數(shù)。第六條審批。倉儲部根據(jù)申購2、部門提供的申領單，將申購單附上材料的技術要求呈總經(jīng)理審批。第七條確認、受理申購單。倉儲部將經(jīng)過總經(jīng)理批準的申購單（財務聯(lián)和采購部聯(lián)）、物料技術要求及對應的申領單交采購部，并與采購部確認物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量及需求日期，確認無誤后由采購部將申購物料錄入電腦，形成電子文檔記錄并加以保存。第八條物料采購順序安排。采購部根據(jù)申購單申購物料的需求日期，按交期緊急程度依次排出正常采購、優(yōu)先采購和緊急采購順序（對于緊急采購采購部可向總經(jīng)理提出申請，放寬對供應商的要求）。第九條選擇供應商，下達訂購單。第三章供應商選擇作業(yè)流程第十條供應商選擇流程。第十一條初選供應商。1采購部判斷所申購物料是延用的老材料還是新3、增材料，延用材料從合格供應商一覽表中選擇最合適的（遵循“適時、適地、適質、適量、適價”原則）供應商。2對于首次合作的供應商須先試樣，樣品合格后由供應商提供資料且報價合適方可列入合格供應商一覽表，其中任何一項不合格則不予合作。第十二條填寫訂購單，進行編號打印。1訂購單編號說明。例如，SR/SN07053001：S仙橋、R含稅、N不含稅、07年份（20xx年）、05月份（5月）、30日期（30日）、01流水號（當日發(fā)出訂購單流水號，依次為01、0230、31）。2檢查無誤后由采購員簽名，上交采購部經(jīng)理審核通過后，采購員蓋章并傳真至供應商。3新增物料須在下達訂購單前先送樣試驗。第十三條交貨日期的注意4、事項。1訂購單的交貨日期應早于實際需求日期。2實際交貨時，若供應商未按要求的交貨期交貨，則采購員將送貨單交計劃員加注意見。3若未影響公司的生產，計劃員加蓋“未影響生產進度”章并簽字。若影響了公司的生產，計劃員加蓋“延期交貨”章并簽字。4將交貨情況登入供應商交期統(tǒng)計表。第十四條訂購單的確認。發(fā)出訂購單及材料的技術要求后，采購部應致電供應商確認是否能滿足公司訂購單內容，并要求供應商簽字蓋章回傳（款到發(fā)貨的物料訂購，應要求供應商簽字蓋章后將訂購單原件寄回本公司）。第十五條若供應商交貨期不能滿足公司需要，采購部須第一時間用電話通知倉庫，由倉管員與計劃員溝通協(xié)調，對生產作出調整，如生產無法作出調整配合，5、則取消與該供應商的合作，在合格供應商一覽表上重新選擇供應商。第十六條供應商的特批。如果生產急需而又無合格供應商可供選擇時，由采購部填寫相關物料情況說明聯(lián)絡單，呈總經(jīng)理特批未經(jīng)評審的供應商的產品后，交品質部和倉儲部作為收貨依據(jù)，并下達訂購單及材料的技術要求至供應商，通知供應商送貨。第十七條到貨驗收。1訂購物料到貨后，品質部依據(jù)物料的技術要求驗收來料（技術改良物料首批由技術部驗收，新研發(fā)項目所需物料首批來料由研發(fā)部驗收）。2對于當時不能得出檢驗結論的來料，由倉庫簽收，在送貨單上注明“收貨、待檢”，并將來料放入待檢區(qū)。3倉庫根據(jù)品質部填寫的進料檢驗記錄表的結果，物料合格則入庫，填寫入庫單給采購部簽收6、；否則將進料檢驗記錄表交采購部，由采購部與供應商協(xié)調作退貨處理。4如合同或協(xié)議規(guī)定需要在供方場地驗收，采購部應與供應商明確驗收標準及時間，由品管人員到現(xiàn)場檢驗物料質量情況。5對五金零配件、加工件、設備等其他特殊材料未劃入品質部工作范圍的材料檢驗工作，由專業(yè)人員和使用部門聯(lián)合驗收。6對辦公文具及勞保用品等的采購，到貨后由倉管員核對品名、數(shù)量、規(guī)格型號，核對無誤后直接入庫。7由工程部因技術改進或研發(fā)部成立新項目首次用到的新物料，必須先向供應商索樣。8首次合作的供應商，須先試用該供應商提供的樣品。9工程部或研發(fā)部提供由部門主管簽名審核的技術要求給倉儲部，由倉庫轉交至采購部，由采購員傳真給供應商提出索7、樣需求，并與供應商確認相關技術參數(shù)。第四章樣品的交付及試樣第十八條樣品交付。樣品到位后，采購員將樣品基本信息填入供應商送樣檢測試用評估表，將樣品及供應商送樣檢測試用評估表交品質部或工程部進行確認。第十九條試樣。1實驗完成后，試樣部門填寫供應商送樣檢測試用評估表交采購部，采購部根據(jù)試樣部門的判定結果，決定批量采購或者選擇其他供應商。2試樣若通過，對首次合作的供應商應通知供應商提供基本資料（營業(yè)執(zhí)照副本、稅務登記證、組織機構代碼證復印件及供應商基本資料表等，如有環(huán)保要求的物料需提供SGS報告等），已有合作的合格供應商則不須再提供。3倉庫通知試樣部門填寫申領單后，由倉管員填寫申購單進行小批量申購。48、試樣不合格，則合作關系到此終止。第五章采購物料質量信息反饋第二十條購進的物料經(jīng)驗收或在使用過程中出現(xiàn)質量問題，品質部需填寫供應商來料不良糾正措施通知單反映至采購部，由采購部將此單傳真給供應商反饋相關問題，要求供應商進行品質改善，并作相應處理（協(xié)調作退貨或是換貨處理）。第六章采購資料變更第二十一條訂購單發(fā)出后，若要提出更改（性能、材質、外觀、環(huán)保要求、規(guī)格型號、數(shù)量、交貨期和圖紙），由倉儲部提供經(jīng)提出更改部門負責人審核的通知單及相關技術文件給采購部。第二十二條采購部將有效版本技術文件傳真給供應商，注明新版本文件編號及替代的文件編號，并與供應商確認。第二十三條如供應商已按變更前所發(fā)訂購單要求及技術9、資料進行生產，則由雙方協(xié)商解決方法。第七章付款申請第二十四條款到發(fā)貨采購方式。1訂購單發(fā)出后，要求供應商簽字蓋章，并將訂購單原件寄回公司。2收到簽章原件，采購部填寫付款申請單，呈總經(jīng)理批準后，交財務部付款并將匯款底單傳真給供應商，通知發(fā)貨。第二十五條現(xiàn)金付款的訂貨方式。1訂購單發(fā)出后，要求供應商簽字蓋章回傳，貨到后采購部通知倉庫，由倉管員通知品質部（工程部/研發(fā)部）驗收，倉庫依據(jù)驗收部門開出的進料檢驗記錄表判定結果完成入庫及入庫單的填寫。2采購部整理申購單、訂購單、入庫單、送貨單、收據(jù)或發(fā)票后，填寫付款申請單交財務部審核，再由采購員將付款申請單呈總經(jīng)理審批后，將單據(jù)返回財務部結款。第二十六條月結合作的訂貨及對賬、付款。1訂購單發(fā)出后，要求供應商蓋章回傳，貨到后采購部通知倉庫，由倉管員通知品質部（工程部/研發(fā)部）驗收，倉庫依據(jù)驗收部門開出的進料檢驗記錄表判定結果完成入庫及入庫單的填寫，并將入庫單交采購部保存，當月20日后由采購部統(tǒng)一做賬。2每月上旬與供應商對上月賬，采購部核對無誤后，統(tǒng)一將單據(jù)交財務部審核并簽名蓋章，由采購部回傳給供應商，并通知供應商開收據(jù)或發(fā)票。3采購部收到供應商開具的收據(jù)或發(fā)票后填寫付款申請單，交財務部審核、呈總經(jīng)理批準后由財務部付款。第八章物料申購單據(jù)的整理第二十七條采購員每月5日前對本部門上月所有文件按類別及編號一一整理，作出索引目錄，裝訂成冊。