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1、石化公司原油采購業務流程編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 原油采購業務流程一、業務目標1經營目標1.1按照生產經營計劃的要求采購原油，保證原油資源的穩定供應；降低原油采購成本；及時組織資金，嚴格審查付款手續，降低付款風險。2財務目標2.1真實、準確、完整地核算原油價值及相關債務債權。3合規目標3.1進口原油采購符合國家自動登記的要求。3.2 原油采購符合合同法等國家法律、法規和股份公司內部規章制度。二、業務風險1經營風險1.1采購的原油在質量、數量、到貨時間上與生產經營的要求不一致，影響生產正常運行；采購過多，庫存上2、升，造成資金占用增加，油價下降時產生跌價損失。1.2 國際油價波動，采購部門應對不及時，進口原油采購價格高于同期市場價格。1.3 由于月度原油資源采購計劃比月度生產經營計劃提前45天下發，在此期間，因市場變化調整原油加工量后，可能造成原油資源采購過多、不足或品種不符合生產要求。1.4 對采購合同條款審查不嚴，帶來潛在風險。1.5 未及時組織資金，違反合同（協議）的付款條款，造成原油不能按時進廠，影響生產。1.6 未經審核，變更標準合同文本中涉及權利、義務條款導致的風險。2 財務風險2.1錯記、漏記原油入庫或在途，出現錯賬，核算不規范，造成成本、效益、財務狀況不能如實反映。2.2 采購手續不完備3、，審核不嚴，錯記、多記原油入庫、應付、預付賬款等，造成財務數據不真實。2.3 原油采購會計核算不規范，影響財務報告的真實性。3 合規風險3.1 原油采購合同不符合合同法等國家法律、法規和股份公司內部規章制度的要求，造成損失。3.2 原油采購不符合國家有關規定，進口原油采購不符合國家自動登記的要求，受到處罰，造成損失。三、 業務流程步驟與控制點1 銜接落實原油資源1.1生產經營管理部與中國石油、中國海洋石油和外貿代理公司的業務部門銜接落實可提供的國內陸上原油、海洋原油、進口原油資源的品種、數量、質量和運輸方式、交貨日期（船期），由生產經營管理部主任按照總裁的授權與中國石油、中國海洋石油、外貿代理4、公司的業務部門簽訂原油資源供應協議。2 編制資源配置計劃2.1生產經營管理部根據生產經營計劃中原油資源安排，結合有關事業部的意見、分（子）公司的原油資源需求計劃、生產需求和庫存情況，以及外貿代理公司提交的計劃建議，編制股份公司原油資源配置計劃（月度計劃中，一般貿易進口原油采購計劃提前60天、海洋原油采購計劃提前30天、陸上原油采購計劃提前15天），按規定權限審批后報總裁簽發下達給分（子）公司和各外貿代理公司執行。2.2 生產經營管理部按照三個月滾動原則，分批分量下達進口原油采購計劃；根據原油加工量、資源變化以及原油采購過程中資源優化、運輸優化等情況，逐月滾動調整，確保月度資源總量與原油加工量趨5、于同步。2.3 生產經營管理部在國內外市場、分（子）公司生產運行情況和運輸狀況發生變化時，可調整原油資源配置計劃和進口原油采購計劃，經生產經營管理部分管副主任審批后下達執行。2.4 【ERP】分(子)公司生產經營計劃部門根據股份公司批準的原油資源配置計劃分批分量在ERP系統中維護采購申請。2.5 【ERP】分（子）公司財務部門根據批準的預算指標在ERP系統中對采購基金中心的原油承諾項目進行維護和下達。3 簽訂原油采購合同3.1 分（子）公司根據股份公司下達的生產經營計劃、原油資源配置計劃、進口原油采購計劃和股份公司公布的價格，綜合考慮本分（子）公司原油庫存、生產裝置運行安排和國際油價等因素，中6、石油、中海油供應的原油與中國石油、中國海洋石油協商簽訂原油采購合同；進口原油委托外貿代理公司對外簽訂進口原油采購合同并與其簽訂進口原油代理協議；*自產原油按股份公司的原油資源配置計劃進行采購。上述合同、協議的標準格式由法律事務部審定，合同或協議簽訂人按規定權限簽署。3.2 【ERP】分（子）公司采購部門根據采購合同、ERP系統中批準的采購申請，在系統中維護采購訂單。4 原油運輸參見1.3原油配置、運輸業務流程。5 原油驗收入庫5.1分（子）公司原油采購部門應編制下月原油到港或到廠預計時間報表，月底前交生產、倉儲、財務等部門，并提前兩天通報原油到港或到廠的具體時間，便于安排化驗、接卸及支付貨款、7、運費等事宜。5.2 原油到廠（港）后，分（子）公司生產調度部門及時組織取樣化驗。國內陸上原油，由分（子）公司根據供需雙方簽訂的原油采購合同或有關規定采樣化驗；進口和海洋原油，分（子）公司按商檢的相關規定進行商檢和計量。經化驗人員簽字后的化驗單和商檢機構出具的商檢報告均交原油采購部門，該部門按采購合同核實原油數量與質量。5.3分（子）公司計量、倉儲等部門組織并實施原油的計量、化驗、接卸和儲存等工作。【非ERP】倉儲人員填寫原油入庫憑據，入庫憑據須連續或分類連續編號，并載明原油品種、數量、運輸方式等，經倉儲部門責任人審核簽字后，送生產、采購部門各一份?！綞RP】原油系統收貨員根據倉儲部門責任人審核8、確認的計量單據，核對ERP系統采購訂單, 在系統中收貨過賬。5.4分（子）公司倉儲部門對驗收過程中發現單貨不符、質量不符、數量不符、滯期等情況，應及時通知原油采購部門；原油采購部門應跟蹤原油進廠的全過程，發現短量、品質差、滯期等異常情況，屬內部責任，由分（子）公司根據內部管理規定和程序及時查明原因，分清責任并進行相關處理；屬外部責任，由原油采購部門會同財務、法律事務等部門依照合同（或相關協議）與外貿代理公司、港航等運輸部門協調，商討解決辦法并將處理意見報分（子）公司分管副經理審批。6 催收發票及付款6.1分（子）公司原油采購部門負責催收供應商發票，填寫付款申請。財務部門嚴格審查付款申請、發票等9、相關憑證，按規定權限審批后，及時組織資金付款。6.2根據合同需預付原油款，應由原油采購部門填寫付款申請，按規定權限逐級審批后付款。對已預付的原油款，應落實按具體收款單位掛賬并建立原油采購部門責任人臺賬。待該批原油到港（廠）驗收合格后，原油采購部門責任人應及時索取供應商發票等相關票據及原油入庫憑據，經授權的采購部門負責人、財務部門負責人審核簽字后，由財務部門銷賬。6.3對統一配置的股份公司內部陸上原油和委托聯合石化代理的進口原油的貨款，應在規定的結算期內，通過財務有限責任公司辦理付款手續。財務部門付款經辦人應及時索取財務有限責任公司轉賬憑據，至少每月與原油供應方和財務有限責任公司進行對賬，出現差10、異，應會同原油采購部門，查清原因，提出處理意見報分管副經理或總會計師審批。6.4原油稅費、運費、代理費、雜費等款項的支付，分（子）公司財務部門應根據原油采購合同（配置計劃）、運輸勞務合同，比照原油付款程序辦理。7財務核算記賬7.1【非ERP】分（子）公司財務部門認真核對付款申請、付款結算單據、發票及相關票據、原油入庫憑據及原油采購合同（配置計劃），按照股份公司內部會計制度及成本核算辦法，進行賬務處理。相關會計憑證須經不相容崗位人員稽核?！綞RP】分（子）公司財務部門審核發票、入庫單據、合同，三單匹配后核對價格、數量、金額，在ERP系統內進行發票校驗。相關會計憑證須經不相容崗位人員稽核。7.2月11、末，對單到貨未到的在途原油，應根據分（子）公司采購部門提供的有關在途原油統計報表，以及發票、付款憑據等經財務部門負責人審核后進行賬務處理。相關會計憑證須經不相容崗位人員稽核。【非ERP】對貨到單未到的原油，分（子）公司財務部門要根據生產、倉儲部門實際收到的數量，經會計人員復核和財務部門負責人審核后暫估入賬（價格根據合同規定或由采購部門提供），下月初原方向紅字沖回。相關會計憑證須經不相容崗位人員稽核。7.3原油稅費、運費、代理費、雜費等費用的賬務處理，比照本流程控制點7.1。8月度統計與編制報表參見12.3生產經營統計業務流程。8.1【非ERP】分（子）公司生產、倉儲部門應編制接卸原油日報表、原12、油庫存日報表。月末，生產、采購、財務、倉儲等部門應對當月的原油采購量、接卸量進行逐筆核對，并編制月度統計報表，內容應包括原油的品種、數量、價格、運輸方式、合同號、在途等?！綞RP】月末，分（子）公司生產、倉儲部門復核原油收貨單據、ERP系統中的實際收貨數量、發票量，并與系統原油庫存月報表核對。若出現超過股份公司內控損耗標準差異，應分析原因，提出處理意見，報分（子）公司分管副經理審批。8.2生產經營管理部每月根據分（子）公司、外貿代理公司上報的國內陸上原油、海洋原油及進口原油采購完成情況，編制原油配置完成月報。生產經營管理部每日與外貿代理公司召開例會對接情況，同時利用進口原油管理信息系統隨時上報13、原油采購及運輸情況，保證分（子）公司原油配置計劃執行的準確性。8.3分(子)公司統計部門應會同原油采購、生產、倉儲等部門每月對原油進行盤點，找出實物庫存與賬面庫存超過股份公司內控損耗標準差異原因；根據實際加工量、期初期末庫存量和實際入庫量，計算途耗、儲耗，根據內部管理辦法，落實部門責任，對超過股份公司內控損耗標準的途耗、儲耗進行考核。9 月度匯總分析9.1 分（子）公司每月3日前通過原油計劃信息管理系統報生產經營管理部原油完成情況月報，對存在的問題進行分析并提出降本增效措施。生產經營管理部每月10日前根據分（子）公司上報的原油資源完成數據，統計匯總編制原油資源完成月報，對外貿代理公司、分（子）公司原油采購、運輸、統計等情況進行評比、考核。