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1、石油化工公司成品油采購業務流程管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 成品油采購業務流程一、業務目標1經營目標1.1保證適當的庫存，滿足市場需求。1.2尋求合理采購價格，降低采購成本。1.3保證采購的數量和質量。2財務目標2.1保證成品油采購會計記錄及其賬務處理真實、準確、完整。3合規目標3.1成品油采購業務符合合同法等國家法律、法規和股份公司內部規章制度。二、業務風險1經營風險1.1庫存不足、品種或結構不合理導致客戶流失。1.2庫存過高，占用資金增加。1.3外部采購未經授權或授權不當，導致資金損失、采購成本增加或2、不必要的商業糾紛。1.4運輸方案不合理導致運雜費增加。1.5采購的油品與訂單不符，導致油品數量超耗、質量差異。1.6 未經審核,變更標準合同文本中涉及權利、義務條款導致的風險。2財務風險2.1采購交易沒有及時入賬，期末發生截止性錯誤。2.2沒有準確和完整的會計記錄。2.3虛假記錄采購交易，導致資產流失。2.4 未按規定進行賬務處理，導致賬實不符。3合規風險3.1成品油采購合同不符合合同法等國家法律、法規和股份公司內部規章制度的要求，受到處罰，造成損失。三、業務流程步驟與控制點1上報市場需求1.1省（市）分公司（區外銷售公司）根據市場需求及經營變化，編寫年、季、月（度）經營及資源需求計劃，由分管3、經理審批后，于年前60天、季前50天、月前20天上報銷售大區分公司、油品銷售事業部。油品銷售事業部匯總分省(市)的需求計劃，綜合平衡后向生產經營管理部上報成品油經營及資源需求計劃，并與其協商擬定生產經營計劃。2下達配置計劃/外部采購計劃2.1根據總裁批準的月度生產經營計劃，油品銷售事業部制定石化資源收購計劃、供應計劃和成品油配置流向計劃，報事業部主管副主任批準下達銷售大區分公司和省(市)分公司(區外銷售公司)。省(市)分公司(區外銷售公司)根據資源、市場和庫存等情況，經分管經理審批后制定下達本公司月度資源計劃。【ERP】分（子）公司業務部門按照油品銷售事業部下達的配置計劃在ERP系統中維護采購4、訂單。2.2油品銷售事業部每月根據資源平衡情況，制定外部采購計劃，報事業部分管副主任批準下達銷售大區分公司和省(市)分公司(區外銷售公司)。省(市)分公司(區外銷售公司)根據下達的外部采購計劃，結合本單位庫存情況制定本區域外部采購計劃，報省(市)分公司(區外銷售公司)經理批準下達。【ERP】分（子）公司財務部門根據批準的預算指標在ERP系統中對采購基金中心的承諾項目進行維護和下達。3 內部采購3.1銷售大區分公司根據油品銷售事業部下達的配置流向計劃安排運輸計劃，如需調整運輸計劃，業務部門分管負責人在授權內批準后下達執行，超出授權報分管經理審批后下達執行。3.2 銷售大區分公司負責組織一次運輸并5、通知駐廠辦事處安排煉化分（子）公司發貨。資源出廠后，大區駐廠辦事處通知省(市)分公司(區外銷售公司)業務部門有關發貨的數量、時間和到站(港)，省(市)分公司(區外銷售公司)收到發貨通知后，向倉儲部門發出收貨通知單。4外部采購4.1各級業務部門跟蹤了解市場變化情況，適時編制市場價格材料,報部門負責人和本分（子）公司分管經理，作為確定外部采購價格的依據。4.2大區統一外部采購：銷售大區分公司根據油品銷售事業部下達的外部采購計劃，合同簽訂人按規定權限簽訂購銷合同，銜接具體的價格、數量和品種，落實到港(站)。4.3省(市)分公司(區外銷售公司)外部采購：根據外部采購計劃，業務部門建議采購價格，填寫外部6、采購申請表，報分管副經理審批。需預付貨款的，由業務部門組織對外部供應商信用情況進行評價。按照法律事務部審定的標準合同文本,合同簽訂人按規定權限與外部供應商簽訂采購合同(明確交貨方式、地點、時間、價格、數量、承付方式、損耗率、違約責任等)，并通知倉儲、財務等部門。【ERP】業務部門根據采購合同在ERP系統中維護采購訂單。5油庫驗收并辦理入庫手續 油庫工作人員核對成品油的品種、數量和內容是否與收貨通知單一致，做好收貨及后續工作。5.1 收貨前由質檢人員對油品進行質量檢驗，出具油品質量合格報告。出現質量問題或品種差異，查清原因報省（市）分公司(區外銷售公司)，由相關部門提出處理意見，報分管經理批準后7、處理。【ERP】卸油前,油庫經辦人員核對成品油收貨通知單的品種、數量等與ERP系統采購訂單（內向交貨）是否一致。5.2 油品計量驗收合格后，倉庫保管人員憑質量合格報告、計量報告、收貨通知單辦理入庫，并簽發入庫單，油庫接卸人員按要求做好收貨作業，填寫收貨作業臺賬。油庫工作人員將收貨通知單、驗收報告、入庫單連續編號，并由經辦人和復核人簽字，存檔并送相關部門。 【ERP】在系統中錄入相關計量數據辦理入庫，并打印系統生成的入庫單。5.3 卸油前后，油庫計量人員按要求做好罐前尺和罐后尺的計量。計算實際收油數量，填寫油罐動態分戶賬 和油品運輸超耗（溢余）通知單。出現運輸超損耗問題，按規定填寫罐車驗收及復測8、記錄，查清原因報省(市)分公司(區外銷售公司)，由相關部門提出處理意見，報分管經理批準后處理。5.4 從外部單位油庫的汽車發油臺自行提油的，油品經抽檢合格后可直接配送加油站或終端用戶。直接配送加油站的油品接卸驗收按照4.6成品油零售管理業務流程控制點3.1執行。直接配送終端用戶的油品接卸驗收按照4.7成品油直銷及分銷業務流程控制點7.1執行。6內部/外部采購付款6.1 內部采購付款：銷售大區分公司收到煉化分（子）公司增值稅發票清單的傳真件，復核無誤后5日內付款。省(市)分公司(區外銷售公司)收到銷售大區分公司付款通知，復核無誤后10日內付款。內部結算均須通過xx石化財務有限責任公司。6.2 外9、部采購付款：外部采購油品確認到貨和收到發票后，由各級業務經辦人填寫付款申請，按規定權限逐級審批后，統一付款。 外部采購油品需要預付貨款時，各級業務部門在簽訂合同前應核查供應商的信用情況，由業務部門填制預付貨款申請單，經其負責人審核后交財務部門審核,按規定權限報批后統一付款。7財務記賬7.1各級財務人員對應付憑證的相關原始票據（發票、入庫單、付款通知書、外采合同等）進行審核，確認票據合法、信息完整后進行賬務處理，由不相容崗位人員對憑證進行稽核。【ERP】財務人員在系統內進行發票校驗。7.2各級財務和相關業務部門至少每月核對預付貨款和應付貨款，確保金額準確無誤。業務部門檢查油品的在途情況，經本部門10、負責人審核后報財務部門。7.3省(市)分公司(區外銷售公司)財務部門與銷售大區分公司和煉化分（子）公司及外部供應商至少每月進行對賬。8經營活動分析8.1各級業務部門至少每月檢查外部采購合同履行和驗收情況。合同執行完畢及時核銷。發現問題及時查明原因，由相關部門提出處理意見報分管經理審批后執行。8.2各級業務部門至少每月匯總分析外部采購油品的數量、價格情況以及配置資源的運費情況，并提出改善建議。9考核評價9.1 油品銷售事業部每月對各級分（子）公司成品油外采業務進行分析考核，并25日前通知各分（子）公司。四、 相關制度目錄 (制度后標號為內控手冊配套規章制度匯編目錄索引號 )1 關于印發xx石油化工股份有限公司合同管理實施細則（試行）和xx石油化工股份有限公司授權委托管理辦法（試行）的通知（石化股份法2003419號）-2 關于印發xx石油化工股份有限公司成品油資源管理辦法的通知（石化股份銷 xx362號） -3 關于印發銷售企業外采油品質量管理指導意見（暫行）的通知（石化股份銷質2006235號）-