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1、置業發展有限公司材料設備采購管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 材料(設備)采購管理制度第一章 總 則第一條：為了規范公司的采購行為，兼顧質量和成本，在保證公司開發項目正常施工的前提下，提高材料（設備）質量，減少投資成本。提高對供應商的談判能力，以獲得較優性價比的采購物資。特制定本制度。第二條 本制度適用于整個安徽xx某置業發展有限公司采購管理系統第三條：本制度中材料（設備）領導小組是指在材料（設備）采購和招投標過程中實施工作指導和監督工作的管理機構。第四條：公司設采購供應部，材料（設備）采購工作由采購供應部負2、責；公司設專職采購人員負責材料（設備）采購事宜。第二章 組織機構和職責第五條：材料（設備）采購組織架構：公司材料（設備）采購領導小組授予合同公司采購供應部（分公司供應部門）招、評標委員會 招標 招標 洽商 需要招標 不需要招標專職采購人員 報價 洽商授予合同行政管理架構總經理（常務副總）分管領導供應部經理 采購文員采購專員 第六條：公司材料（設備）采購領導小組由公司總經理、副總經理、財務總監、工程總監等組成，公司總經理任組長，其它人員為組員。招標委員會由常務副總、工程總監、工程部經理（項目部經理）預算部經理、采購供應部經理、專業工程師第七條：公司材料（設備）采購領導小組職責：（1） 對公司所有3、采購工作實施指導和管理；（2） 依據材料（設備）采購供應部提供的報告確定長期戰略合作伙伴；（3） 負責對供應部權限之外的材料（設備）采購招標形式、招標主持人、正式投標人、招標文件的審批及中標人的確定；（4） 對材料（設備）采購招標工作實施監督；（5） 負責對采購供應部提出的技術、經濟、節能等方面的替換方案和建議做出評審和確定；（6） 對采購供應部上報的供應商及其產品分析、對比報告做出批復；（7） 監督采購供應部的運行方式、工作方法及相關文件下發；（8） 其他必須由公司材料（設備）采購領導小組完成的工作。（9） 監督招、評標委員會的運行方式、工作方法及相關文件下發；第八條：招、評標委員會職責：（4、1） 負責對供應部權限之外的材料（設備）進行采購招標工作；（2） 對采購供應部信息庫的供應商進行審查；（3） 招標文件的起草、審核；（4） 對所招標材料（設備）進行開標、評標、推薦予中標人。第九條：公司采購供應部職責：（1） 執行公司的采購管理制度，并做出客觀評價；（2） 負責材料（設備）信息庫的建立和維護，并依據 公司供應商年度評定結果，對庫內供應商進行客觀評價并按制度優勝劣汰；（3） 負責對長期戰略合作供應商的溝通、管理及供貨質量、服務等實施監督；（4） 對各下屬公司材料（設備）采購提供咨詢和指導；（5） 負責合同范本制定和公司招標文件的編制；（6） 采購供應部權限內的招標工作的實施及招標5、文件的制定；（7） 對下屬公司采購人員上報的有關材料（設備）文件做出批復；（8） 物資材料市場行情和新型、節能、環保、高效材料（設備）的收集、了解、分析工作。（9） 對下屬公司采購人員反應的情況和問題及時給予答復和解決，不能解決的應及時向 主管領導匯報；（10） 定期與各級采購人員做思想溝通，了解現場基本情況；（11） 定期向主管領導匯報工作情況，以便于解決工作中存在的問題，提高工作效率；（12） 完成上級領導交給的其它任務。第十條：公司采購人員職責：（1） 采購管理制度的執行和實施；（2） 配合采購供應部信息庫的建立；（3） 根據工程進度和預算部材料使用計劃書制定采購計劃；（4） 根據采購計6、劃及其他部門提供的材料（設備）請購單，要求，提前做出材料（設備）費用計劃；（5） 在材料（設備）采購招標主持人的指導下完成 公司權限范圍內的采購招標文件的擬定；（6） 負責甲供材料的現場驗收；（7） 負責認質認價材料（設備）的質量、數量、資質證明、價格等方面的核實和確認；（8） 有責任對甲控材料（設備）是否符合質量要求和設計要求情況的監督；（9） 在工作過程中發現對公司或工程質量不利的問題和情況【如材料（設備）質量不合格，施工單位不按操作規程安裝材料（設備）等】及時向主管領導上報相關情況；（10） 負責對供應商誠信度初步審核；（11） 協助工程部、預算部進行材料（設備）詢價工作；（12） 擬定7、月采購計劃，并報采購供應部；（13） 完成上級領導交給的其它任務。第三章 物資請購流程第十一條： 部門請購計劃，必須用書面的請購單，經部門主管簽字同意確認。如：辦公用品必須經過行政部門主管批準同意、工程類物資必須經過工程主管批準同意后將請購單送至供應部。第十二條： 請購物資中，辦公用品類單個價格在300元（含）以上、工程類用品單個價格在800元（含）以上的必須經過總經理或其授權人的批準同意后才能將請購單送至供應部。需求部門根據實際工程的需要提供材料需求計劃，任何材料的采購都必須憑需求部門提供的材料采購審批單，只有做到“以需訂購”，才能有效的降低采購成本。材料需求計劃應有明確的數量、技術指標以及8、到貨時間要求。第十三條： 在請購過程中，相關部門已經收到供應部提供 的樣品，則收樣人必須注明“已收到樣品”在工作完成時，由收樣人負責將樣品歸還供應商，如若未歸還，所產生的負面影響和責任，由收樣人自行承擔。公司和供應部概不負責。第十四條：工程物資主要有在建項目的甲供材料、甲控材料、裝飾園林材料、部分設備、辦公勞保用品。如涉及專業技術特殊的物資請購，請購部門或物資使用部門（如工程部、市場部）應發揮自身技術優勢，在采購、談判等工作中給予積極配合。第十五條：申報表 工程物資的申報表必須是公司或下屬公司統一發放的申報表（見附件表1項目甲控材料申報表）。（1）施工單位材料申報人在請購程序中填寫清楚所要請購9、物資的名稱、型號、規格、單位、數量、請購周期等，申報表的內容（采購信息應充分表述擬采購產品（服務）的功能、技術和質量特性，主要應包括：a) 建材：商標、規格、產地、質量等級、價格、計量單位、包裝、運輸要求、產品執行標準、經營許可證、生產許可證；b) 設備設施：品牌、產地、型號（規格）、主要技術參數；c) 提供服務的組織性質、經營許可證、資質、提供服務范圍；d) 供方的管理體系認證證書或產品認證證書。（2）申報表上的文字、數字、字母等需填寫清晰，特別是易混淆的字母（如C、O）、數字（如1、7）等， 要保證他人可以辨認清楚。 （3）申報表上必須注明請購部門，且必須有施工單位、監理單位、項目部及合同10、預算部的簽字認可后報請公司總經理或其授權人批準后，采購供應部按表進行采購或招投標采購； （4）申報表經過單位簽字認可后，則不得涂改或加入新的內容；（5）申報表填寫的日期需與送單日期一致。采購供應部接單進行采購；（6）請購時間從下單日的次日開始算起； （7）對于請購物資必須符合的標準須在申報表上注明完整，必要時可附有說明、圖紙等，以做為采購和驗收時的標準； （8）若對請購物資的標準無法詳細說明，則需在交付申報表的同時提供樣品。對于特殊情況（如大型設備或正在使用等）無法提供樣品的，可由采購部派相關人員去看樣品。 （9）若對請購物資的要求既無法詳細說明，又不能提供樣品的，則須與采購部協商、配合采購。11、（10）申報表上的請購期限需符合采購周期。 （11）請購部門須適當注明請購物資的用途（具有保密性質的除外）。第十六條 工程物資采購周期工程物資可以分為以下幾大類，具體采購周期為：（1） 項目工程開工前一個月，預算部門將材料的總需求量（計劃數量與實際需求量的偏差不得大于5%），以書面形式交采購供應部進行客戶聯系及初步詢價工作；（2） 零星采購的材料，供應部在接到申報表后7天內安排到貨。（3） 特殊規格型號的材料按供需雙方簽訂的合同執行。（4） 裝飾類材料：a) 家具、燈具、石材、地毯類材料必需提前三個月提供具體（含品牌、規格、型號、數量等）的材料需求計劃單；b) 瓷磚、防火保溫、塑料管件、彩鋼板12、等所有材料，必需提前一個月提供具體（含品牌、規格、型號、數量等）的材料需求計劃單；c) 所有潔具、廚具、空調、電器設備等材料，必需提前一個月提供具體（含品牌、規格、型號、數量等）的材料需求計劃單；（進口產品必須提前三個月）d) 精裝修材料在項目工程開工時必須提供相應產品的設計編號、規格、數量、型號、品牌、圖片、材料小樣等相關資料，采購供應部在收到裝飾項目部的計劃后，確保在二十個工作日內簽訂好合同（定制產品必須在一個月內簽定合同），交相關部門審核，按合同約定期限到貨。（5）建筑設備：a) 所有建筑設備類材料，金額在2000元以上的，采購供應部在接到需求部門的需求計劃后，方可按合同安排到貨；b) 13、所有建筑設備合同評審時須經相關部門的技術人員簽字后，方可執行。（6）辦公勞保類：a) 辦公勞保用品每月采購一次，采購周期為7天，且各部門每月1日至3日擬定各部門當月的需求計劃，經保管審核后，采購供應部確保每月10日之前到貨；b) 各部門當月未做請購計劃的該月不得出庫辦公勞保用品。（7） 公司特殊布置的工程材料及零星材料采購，實行特殊采購方式。（8） 部門若需緊急采購材料或超計劃采購，請購單須有請購部門負責人簽字確認交采購部采購、并要有總經理的其授權單據或電話批準，且每月各部門不得超過兩次。（9） 在同一采購周期內，同一部門對同一規格型號的材料采購超過2次以上（含2次），視為重復采購，則各部門承14、擔相關的費用。第十七條：所有材料（設備）采購必須遵循以下流程：甲控材及詢價流程圖供應部詢價工程部（項目部）審核施工單位報審單分管領導副總經理報存檔、相關部門總經理甲供采購作業流程圖施工獨立計劃請購計劃人請購部門主管 工 物資請購單審核 辦公用品單個價格在300元RMB程 工程類用品單個價格 （含）以上類 在800元（含）以上 總經理預算合同部主管工程部門主管 供應部 分管領導洽談或招標 擬定合同合同評審 未通過 總經理合同評審 不合格 評審后蓋章 供應部跟催、執行 到貨 倉儲部門驗收部門供應商 不合格退貨 對質量驗收 供應部 合格，驗收數量、繳庫 財務部 發票及 付款審核 總經理 審批 供應商15、財務部、供應部 付款 驗收貨物流程圖 施 工 單 位供 應 商項 目 部 送貨及收貨單 簽收貨單 交 貨 單供 應 部 不 合 格 退 貨 數量、質量驗收確認函 核 對 財 務 部施 工 單 位供 應 商 發 確 認 函 審 質量 數量 核 驗收 驗收 總 經 理 工 程 部 專 業 工 程 師供 應 部 財 務 部 審供 應 商批付 款第四章 工作準則第十八條：建立材料（設備）供應商信息庫：在材料（設備）供應商納入信息庫前，采購人員必須對供應商進行綜合考評，對其公司簡介、生產能力、質量保證、付款要求、售后服務、產品特點等進行比較，并以報告形式上報公司材料（設備）采購領導小組批準，方能入庫。非16、常優秀的供應商可列為長期戰略合作伙伴。第十九條：公司所有員工均有權推薦優秀的供應商，經公司采購領導小組審核，由公司領導批準，可納入公司材料設備信息庫。第二十條：采購方式主要以邀請招標、議標、詢價采購、直接簽訂合同（長期戰略合作伙伴）四種采購方式；必要時可以采用公開招標形式。第二十一條：選出符合資格預審條件的供應商后應建立詳細的供應商檔案及相關的電子文件：產品、資格預審的內容、聯系人、聯系方式等。第二十二條： 凡是進入招標采購程序的材料，供應商必須提供樣品。由項目負責人做好封樣工作，由專人保管，非采購人員不得進行封樣，避免質量以及腐敗的問題發生。第二十三條：公司在選擇供應商時，應在公司信息庫中提17、取，但區域性較強的材料（設備）除外。第二十四條：建立實物檔案庫（1） 工程外立面裝飾類：包括石材、玻璃幕墻、玻璃欄桿、雨棚、外墻保溫、外墻涂料、外墻磚、鋁塑板、門窗等（2） 精裝修類：管材、開關面板、墻紙、潔具、布料、窗簾、燈具、櫥柜、墻地磚、飾面材料、吊頂材料、板材、隔斷、不銹鋼加工、電器、軟包、家具、地毯、門鎖、門、工藝品等第二十五條：材料（設備）采購招標內容：（1） 防火（卷簾）門、內外墻保溫工程、門窗工程、電梯工程、陽臺欄桿、新風系統、風口百葉、廚房設備、高低壓配電柜、配電箱、多媒體信息箱、電線電纜、母線槽、風機、水泵、閥門、管材等。且金額在50萬元以上的必須要求實施招標，招標后應多輪18、報價洽商。（2） 其他諸如同層排水、人防工程、外墻涂料工程、消防工程、通風工程、幕墻工程、中央空調工程、智能化工程、中央除塵系統、園林工程、裝修工程、石材干掛工程、室外管道工程等涉及安裝施工類的業務由合同預算部牽頭負責。（3） 50萬元內經采購供應部直接詢價、采購、多輪報價洽商。第二十六條：材料詢價：詢價是采購人員在作業流程上的一個必要階段。一個完整的詢價文件至少應該考慮包括下列幾個主要的部分。 （1） 詢價項目的“品名”與“料號” （2） 詢價項目的“數量” 通常供應商在報價時都需要知道買方的需求量，這是因為采購量的多寡會影響到價格的計算。（3） 詢價項目的“規格書” 規格書是一個描述采購產19、品品質的工具，應包括最新版本的工程圖面、測試規格、材料規格、樣品、色板等有助于供應商報價的一切資訊。（4） 詢價項目的“品質”要求。（5） 詢價遵循就近詢價的原則，本地無法詢價時才進行異地詢價。第五章 招標和投標第二十七條：招標工作由公司材料（設備）采購領導小組委派專人主持，由公司材料（設備）采購領導小組實施監督。第二十八條：在采購招標過程中必須堅持以下原則：（1） 在材料（設備）招標過程中，應及時、準確、真實、完整地公開必要的信息資料。（2） 在招投標采購活動中，具備招標文件要求的法人或組織均享有公平同等的機會參與投標競爭。（3） 在招投標采購活動中，嚴禁任何投標方以非正常渠道獲取特權，使其20、他投標人受到不公正的對待。（4） 招投標采購過程中，招投標雙方都應本著誠實守信的原則履行其應盡義務。第二十九條 編制招標文件（1） 招標文件由供應部統一草擬，由預算合同部、工程部配合，在招標文件中應規定：供應商投標需分商務標和技術標兩部分分別投標裝訂成冊。（2） 招標文件中的商務部分要求由采購領導小組擬定；技術部分要求由相關部門擬定，供應部應積極與預算合同部、工程部溝通以準確確定技術部分要求。（3） 招標文件擬定后，供應部的上級領導應對其進行初步審核。第三十條 法務部審核招標文件按照公司在招標采購方面的規定，所有的招標文件在發售前一定要經法務部審核，審核通過后方可蓋章生效。（1）發出招標邀請我21、司采用的是邀請招標的采購方式，邀請招標對于項目時間相對比較緊、供應商數量并不多的情況比公開招標更有優勢，也不失公平性。根據具體的采購材料，我司一般采取電話邀請或邀請函兩種方式來發出招標邀請。 （2）發售招標文件a) 根據我國招標法的有關規定，我司對招標文件采取的是發售的方式，由各投標人自行自愿購買。b) 標書費的多少一般根據招標項目總金額來確定，招標文件一經發售，不論投標人中標與否，標書費概不退還。（3）勘測現場供應商有要求勘測現場的，相應的項目采購負責人必須陪同前往。具體的時間行程安排，相應的項目負責人應先與項目部溝通后確定，不允許供應商私自與招、評標委員接觸。（4）答疑對供應商就招標文件中22、的疑問進行答疑，必須使供應商對招標文件的內容全面了解，避免以后出現供應商的投標文件不符合招標文件要求的情況，使本來可能有實力中標的供應商被廢標，影響采購的整個進度和質量。（5）收取投標文件a) 在收取投標文件時應仔細檢查投標文件是否密封并蓋騎縫章，如未作以上操作則作廢標處理。b) 投標文件內容應包括投標文件的正本、副本及電子文檔。c) 收取投標文件的同時收取投標保證金，保證金的用途要提前和供應商解釋清楚。（6）開標評標a) 評標的評委必須有工程部、供應部、采購領導小組三方參加，評委的總人數需為奇數，技術人員應占總人數的2/3。b) 開標前必須擬好評分標準，并確定商務標和技術標的比重。c) 評標23、應從技術標、商務標兩方面評審，由相應的評委分別評比，杜絕腐敗隱患。d) 開標時做好相應的開標記錄：參與開標的各方人員簽到表、每個投標人的得分表。e) 按照得分，從所有的投標人中選出得分前五七名。第六章 商務談判第三十一條 要求供應商第二次報價和技術標得分前五七名的供應商聯系，要求他們在價格再次下降，并根據最新的報價在剩下的五七家供應商中選出前三名。第三十二條 要求供應商第三次報價和供應商再次聯系，要求他們進行第三次報價，并以價格為標準在剩下的三家供應商中選出前二名。第三十三條 第一輪談判經過三次報價后，正式進入談判程序，首先由招標項目負責人與選出的供應商進行4次談判，并做好相關的談判增值記錄。24、第三十四條 第二輪談判在第一輪談判結束后，由各招標負責人的直接上級與供應商進行第二輪的2次談判，綜合考慮各供應商在技術和價格上的整體實力，初步確定中標供應商，做好相關的談判增值記錄。第三十五條 第三輪談判由部門負責人與初步確定的中標供應商進行最后談判，做好談判增值記錄。第三十六條 商務談判原則（1） “毛巾擠水”：要求供應商在投標后進行的第二次和第三次報價的過程為“毛巾擠水”過程，通過這兩次報價使采購價格初步下降。（2） “毛巾烘干”：在要求供應商第三次報價后，開始正式進入談判階段，通過“三輪七次”不同層次的談判，達到進一步降低價格的效果。（3） 談判原則：沒有計劃的不談判；沒有目標的不談判；25、沒有前后臺管理措施的不談判；不封樣不談判；沒有參加招投標的供應商不談判；沒有兩家以上供應商不談判；參與談判的人對價格沒有決定權。（4） 每輪談判都應體現增值過程。第三十七條：公司或下屬公司采購人員必須堅持“五不購”和“三比一算”的原則。 五不購：（1） 沒有提供書面采購計劃且未經材料設備采購領導小組批準不購；（2） 材料、設備規格不符，質量不合格，價格不合理的不購；（3） 無材質證明和產品合格證的不購；（4） 凡考評不合格的產品不購；（5） 現場、倉庫能夠代用的材料不購。三比一算：比質量、比價格、比售后服務、算成本。第七章 合同簽訂第三十八條 合同簽字由我方擬定雙方簽署的采購合同，并交法務部進26、行審核。審核通過后，由供應商首先在合同上簽字蓋章，進行系列的評審我方才在合同上簽字蓋章。第三十九條 成本降低的機會作為采購人員，我們應努力抓住成本降低的每一個機會。合同通過法務部評審后，我方在合同上簽字前可以進一步與供應商就價格再一次商議。第四十條 合同簽訂合同簽訂一式4份，采購部、供應商各一份，財務部和檔案室各留存一份。合同簽字蓋章后，招標負責人應及時通知未中標供應商做好回訪工作，并根據招標文件的規定退還投標保證金，維護好公司的良好形象。第四十一條 資料存檔 招標采購必須做到“一材一檔”，存檔資料應包括：供應商的投標文件、投標供應商清單及供應商編碼、供應商資料、談判增值表、采購合同等。第四十27、二條：供應商拒不交貨或未按合約規定時間、品質、數量、包裝交貨而需向供應商索賠時，供應部應收集有關資料、數據向供應商索賠。第四十三條：施工方不按合同和物資進場計劃約定的時間和數量收貨，造成工程延誤或采取費用增加等，供應部應收集有關資料、數據向施工方索賠。第八章 采購人員職業規范第四十四條：采購是一項重要、系統、嚴肅的工作，各級管理人員和采購經辦人必須具備高度的責任心和職業道德觀念，時刻維護公司利益，為公司考慮。第四十五條：采購人員代表公司形象，工作中應當有禮、有利、有節，不允許有傲慢的舉止和不公平的對待。第四十六條：采購人員只有在有助于商業合作及協調工作的前提下，經領導同意后方可接受供應商的邀請28、，進行考察、參觀等公開的商務活動。第四十七條：采購人員只有經部門主管領導的認可后，方可接受供應商的宴請；在采購談判過程中，無論任何原因，都不允許接受供應商直接或間接的帶有娛樂性質的邀請。第四十八條： 供應部對簽訂的采購合同負有直接責任。第四十九條： 因參與評審人員審核不仔細出現的錯誤造成公司的損失及日后的糾紛，責任按實際分權歸屬的比例分攤。第五十條： 配合供應部談判的其他部門人員對此合同負有相關責任。第五十一條 ：凡查處“個人行為”簽約的，合同無效廢止，公司視其為無效約定，不承擔任何經濟和法律責任，并追究當事人責任。第九章 罰 則第五十二條：采購人員有下列情形之一，給公司造成經濟或名譽損失的。29、根據情節輕重，公司將分別給予相關責任人記過、免職、辭退等行政處罰及200-10000 元經濟處罰；給公司造成重大損失的，公司將依法追究法律責任：（1） 采購人員私自接收或向供應商索取財、物的。（2） 采購人員接收財、物后未主動上繳公司的。（3） 采購人員應嚴格遵守保密制度，杜絕任何有意或無意的泄密行為，以下行為均視為泄密：a) 泄露其它供應商對同類產品的報價；b) 招投標中泄露其它參與的供應商名稱；c) 泄露標底的。d) 泄露其它對公司不利的秘密或公司認為是泄密行為的。（4）故意規避本制度或未按本制度規定執行的。（5）隱瞞供應商及供應材料（設備）問題，給公司造成經濟損失或工程質量問題的。（6）因工作疏忽或知情不報甚至與投標人串通在投標過程中作弊的；（7）在供應商年度考評中徇私舞弊的；（8）其它有損于公司形象或不利于公司行為的。第十章 附 則第五十三條：本制度由公司材料（設備）采購領導小組負責解釋、修訂和補充。后續將有部分制度出臺、合并使用。第五十四條：本制度由公司采購供應部實施。第五十五條：本制度自簽發之日起開始實施。