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1、藥業公司采購及付款崗位分工、請購與審批制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: *藥業有限公司采購及付款內部控制制度第一章總則第一條為了加強對采購與付款業務的內部控制，規范請購與審批、采購與驗收、付款等行為，防范采購過程中的差錯和舞弊，根據國家有關法律法規、企業會計準則和公司章程的規定，制定本制度。第二條本制度所稱的采購主要是指外購商品并支付價款的行為。第三條采購與付款業務內部控制目標：（一）保證采購與生產、銷售及其他經營活動需求相一致；（二）保證貨幣資金支付后獲得相應的采購物資或勞務；（三）保證應付賬款的真實性和合理性2、；（四）合理揭示公司所享有的折扣和折讓；（五）防止采購過程中可能出現的舞弊、差錯。第二章崗位分工與授權批準第四條公司建立采購業務的崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責、權限，確保辦理采購業務的不相容崗位相互分離、制約和監督。采購與付款業務的不相容崗位包括：（一）請購與審批。（二）供應商的選擇與審批。（三）采購合同協議的擬訂、審核與審批。（四）采購、驗收與相關記錄。（五）付款的申請、審批與執行。不得由同一部門或同一崗位辦理采購與付款業務的全過程。第五條辦理采購、驗收、付款業務的部門和崗位的主要職責是：（一）物料管理部門（或崗位）主要負責選擇供應商、詢價、下達采購訂單、簽訂采購合同以及驗收。（二）3、辦公室負責除生產用物料外的其他所有物資的詢價、簽訂采購合同工作。（三）質量保證部門（或崗位）主要負責采購物資的質量檢驗事宜。（四）財務部門（或崗位）主要負責采購款項的結算和記錄、辦理貨款支付。第六條物料管理部應建立供應商檔案，廣泛收集有關供應商信息，充分比較各供應商的產品質量、供貨價格、折扣比例、付款條件等，選擇對公司最有利的供應商。第七條建立采購與付款業務的授權審批制度。單項（一個采購合同）采購額10萬元（包含10萬元）以下的，由分管副總經理審批；超過10萬元至30萬元（含30萬元）的由總經理審批；30萬元以上的由公司經理辦公會批準；必要時可采取招標采購。第八條嚴格按照請購、審批、采購、驗收4、付款等規定的程序辦理采購業務，并在采購與付款各環節設置相關的記錄、填制相應的憑證，加強對請購手續、采購訂單或采購合同協議、驗收證明、入庫憑證、采購發票等文件和憑證的相互核對工作。第九條對辦理采購業務的人員每兩年進行一次崗位輪換。第三章請購與審批控制第十條公司根據采購的產品和采購部門不同，分以下幾種情況：（一）公司生產用原輔材料：由生產部門下達采購計劃，物料管理部門接到采購計劃后，首先查明現有庫存，然后再確定具體的采購計劃。并填寫請購單，經部門經理審核后，根據審批權限報有審批權的人員批準后，由物料管理部實施采購。（二）其他物資采購：由需求部門提出采購申請，填寫請購單，明確采購類別、質量等級、規5、格、數量、相關要求和標準、到貨時間等。經部門經理審核，報有審批權的人員批準后由辦公室（或物料管理部）進行采購。第十一條嚴格按采購預算進行采購業務。對于預算內采購項目，具有請購權的部門應當嚴格按照預算辦理請購手續；對于超預算和預算外采購項目，應由公司董事會或股東大會進行審批。第四章采購與驗收控制第十二條公司建立采購與驗收環節的管理制度，對采購方式確定、供應商選擇、驗收程序及計量方法等作出明確規定，確保采購過程的透明化以及所購商品在數量和質量方面符合采購要求。公司成立由采購部門、生產部門、財會部門、倉儲部門等相關部門組成的采購評價小組，共同對供應商進行評價。包括對所購商品的質量、價格、交貨及時性、6、付款條件及供應商的資質、經營狀況、信用等級等進行綜合評價，并根據評價結果對供應商進行調整。第十三條公司生產用藥材的采購一般采用定向采購的方式并簽訂合同協議；生產用輔助材料和包裝材料及其他材料應采用詢價的方式采購，詢價對象應不少于三家，通過比質比價，并按規定的授權批準程序確定供應商。小額零星采購也應當由經授權的部門事先對采購價格等有關內容進行審核。第十四條貨物驗收應包括單據審核、數量驗收、質量檢驗等方面，對采購的生產用物料，應由質量保證部對其進行質量檢驗，檢驗合格后，倉管員根據檢驗合格證辦理入庫手續，對所購物品的品種、規格、數量進行驗收。對采購的其他物資，應由采購部門會同使用部門共同進行驗收，并7、出具驗收報告。第十五條對驗收過程中發現的異常情況，負責驗收的部門或人員應立即向有關部門報告；有關部門應當查明原因，及時處理。第五章付款控制第十六條財務部按照現金管理暫行條例、支付結算辦法和山西仁源堂藥業有限公司貨幣資金內部控制制度等規定辦理采購付款業務。第十七條在辦理付款業務時，采購部門應當對采購合同協議約定的付款條件以及采購發票、結算憑證、檢驗報告、計量報告和驗收證明等相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規性進行嚴格審核，審核后提交付款申請，財務部門依據合同協議、發票等對付款申請進行復核后，提交企業相關權限的機構或人員進行審批，辦理付款。第三條對已確認的應付款項應及時正確支付和記錄。在付款前，應復核采購發票上的數量、價格、合計數及折扣條件，及時支付款項，獲取現金折扣，鞏固與供應商的良好關系，維持公司信用。第十八條貨款支付后，出納須在發票或付款憑單上加蓋“付訖”章，以免貨款重復支付。第十九條財務部門每月要與供應商核對應付賬款、應付票據、預付賬款等往來款項。如有不符，應當查明原因，及時處理。第六章附則第二十條本制度由公司財務部負責解釋。