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1、藥品、食品生產公司物資采購、驗收及付款制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 采購管理制度 第一章、總則第一條 目的 為了規范公司采購行為，防范采購風險，降低采購成本，優化庫存，特制定本制度。第二條 定義本制度將藥品、食品生產型子公司、控股公司統稱生產基地；非生產型各中心、分公司、直屬一級部門統稱直屬部門。第三條 采購物資的范圍(一) 成批采購的原料（含中藥材及其飲片）、輔料、包裝材料、廣告畫冊、促銷用品；(二) 單批總價或整件單價超過5000元以上的成批采購的生產設備、儀器、儀表、設備的備品備件、耗材等；低于50002、元的走零星物質采購管理流程。(三) 公司指定需集中采購的其它物資（含辦公用品、勞保用品、生活用品、辦公家具、辦公設備以及車輛等）。第四條 采購原則(一) 采購應當遵循公開透明、公平競爭、公正評價、誠實守信、注重效益及維護公司利益的原則。(二) 采購實行回避制度，與供應商有利害關系的采購人員及相關人員，或者與其主要負責人有親屬關系的應當回避。(三) 生產基地或直屬部門所屬采購人員作為采購總部的駐地代表，業務上歸采購總部管控，考核以及工資調整受采購總部與生產基地或直屬部門雙重管理，并接受生產基地或直屬部門行政管理。(四) 采購總部必須按生產基地提供的原輔料、包材內控標準采購，生產基地必須及時提供全3、部符合公司整體發展策略和供應商生產技術能力范圍內的完整的內控標準給采購總部備案（書面簽字確認和電子版）；如果生產基地對內控標準有修改，則必須第一時間將生效的內控標準發給采購總部。(五) 采購總部和使用單位在供應商或物資驗收等方面出現分歧，可委托公司內第三方同級單位或公司外第三方機構判定結果，并依據第三方的報告解決分歧。(六) 采購總部必須依據人力資源總部提供的生效的分權手冊檢查采購申請單或需求計劃表是否經過相關受權領導在受權范圍內審批。 第二章 物資采購計劃編制與實施管理第五條 各生產基地和直屬部門在公司授權范圍內，有提出物資月度需求計劃和緊急物質采購申請權以及審批權，超出授權范圍的月度需求計4、劃或緊急采購申請應按公司授權管理制度規定的直屬上級單位履行審批手續。 第六條 原輔料、包材的計劃及采購執行管理(一) 生產基地每月根據銷售部門的月度訂貨計劃、成品庫存、原輔料庫存、包裝材料庫存、在途物料、采購周期、物料檢驗周期、倉庫的庫位等情況，編制月度物資需求計劃表，編制的物資需求計劃應做到合理、安全儲備（庫存余量適宜，不造成積壓），以不斷貨為原則，經生產基地受權人在受權范圍內簽字批準后，傳真或掃描到采購總部，原件由各生產基地計劃制定人存檔；(二) 采購總部相關責任人根據批準后的物資需求計劃，依據年度采購策略和市場供求狀況、供應商供應現狀編制采購計劃分解表，同時將采購計劃分解表中采購物資的名5、稱、數量、到貨時間、到貨地點和運輸方式、需要基地協助事項等內容傳真至生產基地生產部確認，生產基地生產部及時確認，并回傳采購總部，經采購總部受權人批準后對外實施采購；(三) 因銷售部門訂貨計劃的調整、變更或因生產基地臨時增減的物資需求計劃，按原流程編制采購計劃分解表并審批后，依第九條“緊急物資采購管理”實施采購；(四) 因生產計劃變更而取消的物資需求計劃，計劃部門應及時以電話和傳真通知采購總部相關責任人，以便及時中止采購并妥善處理，采購總部負責將傳真存檔；(五) 因新增或改版后包裝材料的采購，應依據公司有關包材設計、審批制度和流程由使用單位、營銷中心、品牌管理部共同協商，三方共同確認電子稿件；包6、裝規格、尺寸、材質、工藝、印刷方向以及其他相關參數等由使用單位與營銷中心協商確定；并由使用單位質量部提供批準的標準樣稿和JPG/CDR格式的電子稿件以及設計版本號；由采購總部負責協調供應商制作標準實樣、提供顏色上下限樣稿，經品牌管理部、使用單位質量部共同確認后由采購總部按需求計劃采購；(六) 采購總部依據市場供求狀況，結合原輔料使用情況，協調生產、倉庫等部門意見之后，可提出戰略儲備采購申請，按公司授權管理制度規定履行審批手續后方能實施采購。第七條 生產設備、儀器、儀表等采購管理(一) 生產設備、儀器、儀表的采購申請由使用單位提出。單批總價或整件單價超過5000元的生產設備、儀器、儀表等物資，要7、填寫大宗物資申購單，同時提供用戶需求說明(URS)等文字說明（含設備性能、技術參數和驗收標準），必要時應提供結構簡圖或實物照片。允許申購單位建議二家以上備選供貨商，并預估價格，經申購單位受權人在受權范圍內簽字審批,交公司設備總監審核；(二) 公司設備總監負責向申購單位核實采購項目實際需求情況，并調查公司其他單位同類物資使用情況，給出調撥、不予采購、暫緩采購或建議采購的決定；(三) 申購非標生產設備、儀器、儀表，原則上由使用單位生產、設備部門負責人與供應商進行技術標的交流，必要時進行現場考察，對設備、儀器、儀表的性能和質量及其它相關參數確認后，由采購總部負責商務標的洽談； (四) 申購技術成熟型8、的生產設備、儀器、儀表，使用單位可推薦使用原生產廠家或代理商，在設備未進行技術升級和公司性質、管理模式未發生重大改變的情況下，原則上可不進行現場考察；但是單批總價或整件單價超過20萬元的生產設備、儀器、儀表等物資采購需要進行現場聯合考察確認后方可采購；(五) 預估總價超過10萬元的采購申請必須附申請單位由受權領導、使用部門、設備部門、財務部門以及其它相關部門負責人參加的專題會議紀要；第八條 公司指定需集中采購的其它物資采購(一) 可成批采購的辦公用品、生活用品、勞保用品、化學試劑等，由各生產基地、直屬部門按年度進行預算，按月度或季度申報需求計劃。按公司授權管理制度規定履行審批手續后，由采購總部9、集中統籌，采購負責人根據采購計劃分解表實施采購。(二) 招待用禮品、糖果、煙酒等，由使用部門提出需求計劃，按公司授權管理制度規定履行審批手續后，由采購總部統籌安排實施采購； (三) 申購單批總價或整件單價5000元以上的車輛、辦公家具、辦公設備等物資，由使用單位提供用戶需求說明(URS)等文字說明（含設備性能、技術參數和驗收標準），必要時應提供結構簡圖或實物照片。采購申請單必須經使用單位受權人在授權范圍內審批后，交由總裁辦主任負責審核采購項目實際需求情況，并調查公司其他單位同類物資使用情況，給出調撥、不予采購、暫緩采購或建議采購意見，由采購總部負責實施采購；預估總價超過10萬元的采購申請必須附10、申請單位由受權領導、使用部門、設備部門、財務部門以及其它相關部門負責人參加的專題會議紀要；第九條 零星物資采購管理零星物資由使用部門根據生產、生活、質量檢驗、機器設備檢修、辦公用品、勞保用品等需要制定月度或季度物資需求計劃，每月或每季定期上報生產基地或直屬部門受權人批準后，將計劃傳真到采購總部統一備案，同時給計劃表到基地采購負責人實施采購, 基地采購負責人每月向采購總部上報月度零星物資采購臺賬明細表，采購總部負責監控采購項目、采購進度、數量、價格以及供應商合理性；月度零星物資采購臺賬明細表將作為采購人員的月度考核重要依據。第十條 緊急采購管理(一) 緊急采購必須按照正常采購申請流程執行；(二)11、 預估采購金額超過5萬元以上需緊急采購的物資，申購單位必須填寫緊急采購報告并提供用戶需求說明(URS)等文字說明（含設備性能、技術參數和驗收標準），必要時應提供結構簡圖或實物照片，同時預估采購金額，需建議二家以上供貨商，經申購單位按公司授權管理制度規定請示受權領導同意后（注意：緊急采購報告必須注明已經請示受權領導同意執行），由申請單位、采購總部和財務總部配合，按要求縮短采購全過程時間實施采購，采購結束后必須按照正常采購流程完善后續相關審批手續；(三) 預估采購金額5萬元以下需緊急采購的物資，申購單位填寫零星物資采購申請單或大宗物資采購申請單，在申請單的頂端空白處注明“緊急采購”字樣,并說明緊急12、采購的原因,經申請單位總經理批準后,由申請單位采購負責人立即實施采購，采購結束后必須按照正常采購流程完善后續相關審批手續。(四) 臨時應急招待用禮品、水果，以及其他需緊急采購的辦公、生活等物資，申購單位填寫零星物資采購申請單，在申請單的頂端空白處注明“緊急采購”字樣,并說明緊急采購的原因, 按公司授權管理制度規定履行審批手續后,由行政部人員負責采購。第十一條 超出公司授權范圍而公司授權管理制度規定履行審批手續以及未按上述規定辦理的需求計劃和采購申請，采購部門不得對外實施采購工作。 第三章 物資驗收管理第十二條 驗收依據(一) 原輔料、包材的驗收依據：采購計劃分解表、U8系統訂單、質量部內控標準13、及相關文件、供應商的送貨單和批檢報告書；(二) 設備、儀器、儀表的驗收依據：采購合同復印件、技術協議復印件、用戶需求說明(URS)復印件、供應商送貨明細表、送貨單、使用說明書、合格證、安裝圖紙、售后服務說明書；第十三條 物資到庫驗收的時限（按工作日計算）(一) 生產設備和儀器儀表，在到貨后三至十五個工作日內驗開箱驗收完畢，安裝、運行和性能確認應在設備管理制度規定的時間內完成驗收，未能在設備管理制度規定時間內完成驗收工作須由使用部門提供書面說明；(二) 零星物資、辦公家具及主要輔機、備品、配件在到貨后四天內驗收完畢；(三) 外包材、低值易耗品等材料到貨后二天內驗收完畢；(四) 進口物資的驗收，應14、根據具體情況，一般不得超過采購合同規定驗收周期；(五) 對于原輔料、內包材等需做理化檢驗、微生物檢驗的物資，使用單位倉儲部門應在貨到第二天提出檢驗申請，質檢部門須在一個檢驗周期內完成檢驗，如需委托國家相關專業部門檢驗的物資，由使用單位質檢部門負責提出并協調，須在一個檢驗周期內完成檢驗工作。第十四條 原輔料、包材的驗收、退貨和換貨管理(一) 采購總部采購助理根據采購計劃分解表負責U8系統訂單入錄，并將采購計劃分解表發送到生產部和使用單位倉庫，明確采購物資到貨產品名稱、數量、到貨時間、到貨地點和運輸方式、需要基地協助事項等內容；生產部將采購計劃分解表內容確認后及時傳真到采購總部相關人員；(二) 使15、用單位倉庫負責安排收貨，并核對送貨單上標明的供應商名稱、物資品名、規格、數量、產品批號等是否與采購計劃分解表相符，重點檢查產品批號、清點數量、生產日期、批檢報告單、外包裝破損與污染等，如有異常應及時拍照取證并及時與采購總部聯系；(三) 原輔料、包材驗收工作應在規定的時間內完成,并將檢驗結果通知采購總部；同時將實際入庫數量上傳至公司U8系統中；(四) 采購總部負責關閉公司U8系統中已到貨的訂單（采購總部每月定時檢查訂單完成情況并關閉已完成訂單或雖未完成但不執行的訂單）；(五) 如果出現現場驗收不合格物料由使用單位倉庫負責電話通知采購總部并填寫退換貨通知單；內在質量檢驗或使用過程中發現不合格物料則16、由質量部負責通知采購總部，同時將不合格品通知單傳真給采購總部負責人，由采購總部負責與供應商協調不合格物資的退貨、換貨或者就地銷毀工作，使用單位采購負責人和倉庫負責人配合采購總部完成不合格物料的退貨、換貨或就地銷毀工作。第十五條 設備、儀器、儀表收貨、驗收和退換貨管理(一) 采購總部負責通知使用部門到貨時間，并提供采購合同復印件、設備驗收跟蹤確認單給使用部門，10萬元以下的由使用部門和設備管理部負責人共同簽字確認，10萬元以上的必須經使用單位受權領導簽字確認后方可生效；然后將設備驗收跟蹤確認單傳真至采購總部；(二) 使用單位負責安排接收所購設備、儀器、儀表，并組織設備部門按設備管理制度的要求實施17、開箱驗收、安裝、運行和性能確認；(三) 采購總部負責與供應商協調驗收不合格的設備、儀器和儀表的退換貨工作，使用單位負責配合采購總部完成退貨、換貨工作；(四) 新設備驗收后一年內的售后服務由采購總部負責與供應商協調，一年后交由使用單位協調；新設備驗收超過一年，仍在合同規定質保期內的設備售后服務由采購總部配合使用單位與供應商協調。第十六條 零星物資的驗收、退換貨管理(一) 生產基地倉庫負責人或行政負責人負責按申購單和申購標準驗收，并出具入庫單或驗收單給采購人員；(二) 零星物資采購負責人負責驗收不合格物資的退貨、換貨工作；(三) 零星物資驗收工作應在四個工作日內完成。第十七條 公司指定需集中采購的18、其它物資驗收、退貨和換貨管理(一) 生產基地倉庫負責人或行政負責人按申購單的數量和需求說明（URS）及其它標準驗收，并出具入庫單或驗收單給采購負責人；(二) 對于驗收不合格的物資，采購負責人負責退貨或換貨工作。第十八條 緊急采購物資的驗收、退貨和換貨管理(一) 緊急采購物資到貨后，若尚未收到“采購申請單”、“采購合同”或“U8系統無訂單”。驗收人員應先與采購總部核對，確認無誤后，按收貨作業辦理驗收；(二) 緊急采購物資必須按照相關物資驗收要求進行。(三) 退貨和換貨按照“設備、儀器、儀表驗收和退換貨管理”執行。第十九條 異常情況處理 驗收人員對驗收過程中發現的異常情況，應當立即拍照取證并向采購19、總部或有關部門報告，采購總部或有關部門應查明原因，及時處理。(一) 無采購申請、采購合同或U8系統無訂單的物資，一律不得簽收；(二) 驗收過程中如發現所接收的物資與“送貨單”、采購訂單或采購合同內容不符，應通知采購總部進行處理；(三) 驗收過程發現貨物有傾覆、破損、變質、受潮等異常情況，驗收人員應該立即拍照取證、拒收并及時通知采購總部，以利于采購總部處理。第二十條 超交處理(一) 常規物資采購交貨數量超過訂購量的5%以內部分，倉庫管理人員可在U8系統訂單中直接入錄實收數量；超出訂購量的5%以上部分，倉庫管理人員應通知采購總部、申購部門，經協商后確定是否接收或退回供應商；如同意接收，則由采購總部20、調整U8系統訂單數據，倉庫管理人員在U8系統訂單中入錄實收數量；(二) 非常規物資采購交貨數量超過訂購量，原則上不予接收；倉庫管理人員通知采購總部、申購部門，經協商后確定是否接收或退回供應商；如同意接收，則由采購總部調整U8系統訂單數據，倉庫管理人員在U8系統訂單中入錄實收數量；(三) 屬于自然溢余的，不需要公司支付貨款，倉庫盤點后與財務部協商，按照財務管理規定進行賬務調整。第二十一條 短交處理(一) 交貨數量末達到訂購數量，原則上以要求供應商補足短缺數量；倉管人員及時通知生產部和采購總部，由采購總部進行協商，如短缺數量不影響生產需求時，可按實際接收數量入庫，無需再補貨；(二) 倉庫發貨過程或21、盤點時，發現最小完整包裝的實際容量、數量、重量與包裝標識量有短缺，保留好實樣，先電話通知采購總部，然后需寫一份詳細報告傳真給采購總部，采購總部及時與供應商協商，要求供應商補貨或者扣除短缺部分對應的貨款，倉庫人員與財務部協商進行賬務調整。第二十二條 退、換貨管理(一) 退換貨對象1. 驗收人員按照企業的驗收標準進行驗收，不符合企業驗收標準的物資；2. 與“送貨單”、采購訂單、采購合同規定內容不符的物資；3. 驗收過程發現物資有傾覆、破損、變質、受潮等異常情況物資；4. 超交且申購部門不同意接收的物資。(二) 不屬于退換貨范圍1.由于倉管部門保管不利造成物資污染、破損、霉變、潮濕、過有效期等原因造22、成的不合格物料，原則上采購總部不負責退換貨處理；2.由于生產計劃部門計劃不嚴謹、數據計算錯誤、公司戰略調整、銷售銷售計劃改變或不暢而導致物資采購過多、積壓、不配套、庫存物資在有效期內不能使用完，采購總部應盡量與供應商協商退換貨事宜，以減少公司損失，原則上不屬于退換貨范圍。3.由于包裝設計、文字內容要求改版而造成的多余包裝，計劃部門應該以多余包裝金額最大的包材數量，結合考慮產品批量問題，來計算需要配套的其他包裝材料，盡量減少包裝損失（以最小損失為計算原則）；不能使用的包材采購總部不負責退換貨處理。(三) 退貨手續辦理 1. 生產基地倉庫負責人或行政負責人填寫退換貨通知單，并附有關檢驗報告單或設備23、驗收跟蹤確認單呈采購總部簽字確認；2. 采購總部確認后，與供應商協商具體退換時間、數量、運輸方式等事宜，并將確認的退換貨通知單和協商結果書面傳真給生產基地倉庫負責人或行政負責人辦理退貨；3. 生產基地倉庫負責人或行政負責人負責聯系物流公司、運費洽談、貨物裝卸等工作，將貨物安全退回，運費由供應商支付（貨到付款），同時將退貨單、托運單傳真至采購總部，由采購總部負責將單據傳真給供應商；4. 對于已付貨款，但在保修期或保質期出現質量問題的由采購總部負責聯系維修或索賠，索賠收入全部上繳財務總部。第四章 貨款支付管理第二十三條 貨款支付、審核和審批依據(一) 原輔料、包裝材料貨款支付依據1. 批準的需求計24、劃或采購申請；批準的采購計劃分解表；采購訂單、采購合同、發票；批準的付款計劃審批表； （由采購總部提供，財務部接收）2. 供應商送貨單、驗收單、檢驗報告單；(基地倉庫管理員提供，財務部接收)3. U8系統采購入庫數據 （財務部自己導出）4. 預付款不需要U8系統數據、批準的付款計劃審批表和檢驗報告單；只需提供批準的需求計劃或采購申請，采購訂單、采購合同。（由采購總部提供，財務部接收）(二) 設備、儀器、儀表貨款支付依據1. 批準的大宗物資采購項目申請單；批準的用戶需求說明(URS)、專題會議紀要；批準的采購價格審批表和采購合同；使用單位相關部門簽字確認的驗收跟蹤確認單、發票；（由采購總部提供，25、財務部接收）2. 預付貨款支付不需要驗收跟蹤確認單、發票為依據，只需要提供批準的大宗物資采購項目申請單；批準的用戶需求說明(URS)、專題會議紀要；批準的采購價格審批表和采購合同。(三) 零星物資貨款支付依據1.批準的零星物資月度或季度需求計劃、采購申請單、發票或收據、送貨單、入庫單或驗收單。 （由基地采購負責人提供，財務部接收） (四) 公司指定需集中采購的其它物資支付依據公司指定需集中采購的其它物資支付依據按照品種分類對應的支付依據執行。第二十四條 原輔料包裝材料應付款管理(一) 對賬每月25日之前，由采購助理負責核對U8系統中采購訂單實際入庫數量與送貨單、驗收單數據是否一致，并與生產基地26、財務部、供應商對賬；1 采購助理根據與生產基地財務部核對數據，在當月將對賬單傳真供應商；2 對賬確認無誤后，供方應根據此金額、數量分別開具本月25日之前供貨的全部發票，將發票、采購訂單、采購合同等郵寄至使用單位財務部；3 對帳過程中如發現我司的帳務與供方有誤差，采購助理應通知供方提供我司倉庫管理員簽收的送貨單與財務進行對帳。對帳過程中如發現是我司的數據入錄環節失誤或單據遺失而造成數據錯誤，應由我司財務部負責調整貨款數據；如果是供方的數據錯誤，造成帳務不符，我司概不負責，一律以我司的帳務為準。(二) 付款1 采購助理整理需求計劃或采購申請單、采購計劃分解表、采購訂單、采購合同、送貨單、驗收單、發27、票、U8系統物資入庫數據、退貨單，并認真審查其完整性、合法性。檢查憑據是否齊全，如有單據不全或審批手續不全現象，采購助理必須查明原因，否則不能做付款計劃和付款申請；2 采購助理每月10日之前編制付款計劃表，并將付款計劃表發至生產基地財務部。生產基地財務部審核U8系統相關物資入庫明細以及檢驗報告單和付款計劃、送貨單、驗收單、采購訂單、采購合同、發票是否符合，無異議方能作為應付賬款入帳，并批準付款計劃，否則有權拒批付款計劃；同時通知采購總部拒付款原因；3 采購助理按生產基地批準的付款計劃做付款申請，報采購總部受權人審批；4 采購助理每月15日之前將批準的付款申請和付款計劃郵寄至財務總部，財務總部審28、核付款申請與付款計劃的一致性和是否經授權人審批，如有異議可拒絕付款。第二十五條 生產設備、儀器儀表應付款管理(一) 對賬、索票1. 采購經理按照采購合同、驗收進度與驗收結果提出付款要求，采購助理依據設備采購臺賬與采購合同相關條款核對，并與供應商對賬；2. 按照合同約定索取發票并郵寄至申購單位財務部。(二) 付款1. 采購助理整理發票和大宗物資采購項目申請單、用戶需求說明(URS)、專題會議紀要、采購價格審批表、采購合同等復印件，依據合同約定和驗收跟蹤確認單驗收進度，填寫付款申請，并報采購總監審核、總經理審批；2. 采購總部受權人審核采購執行文件、記錄是否齊全、符合要求，對于沒有經受權人審批或相29、關文件、記錄不齊全，應責成采購負責人查明原因，否則應拒絕支付。3. 采購助理將批準的付款申請和大宗物資采購項目申請單、專題會議紀要、采購價格審批表、驗收跟蹤確認單、采購合同郵寄至財務總部；4. 財務部經理審核付款申請和大宗物資采購項目申請單、專題會議紀要、采購價格審批表、驗收跟蹤確認單、采購合同以及發票的合理、合規性，以及是否有受權人審批簽字，無異議可付款，有異議可拒付。第二十六條 零星物資付款管理(一) 付款1. 采購負責人整理批準的零星物資月度或季度需求計劃、采購申請單、發票或收據、送貨單、入庫單或驗收單，填寫付款申請單；2. 使用單位受權人審核批準的零星物資月度或季度需求計劃、采購申請單30、發票或收據、送貨單、入庫單或驗收單，填寫付款申請單。對于沒有經受權人審批或相關文件、記錄不齊全，應責成采購負責人查明原因，否則應拒絕簽批；3. 采購負責人將簽批的付款單據給到財務部，財務部審核后安排付款。第二十七條 公司指定需集中采購的其它物資付款管理 公司指定需集中采購的其它物資付款申請與審批按照品種分類對應的付款規定執行。第二十八條 預付款管理(一) 款到發貨或提前預付加工費的合同，由采購助理填寫預付款申請單，并在預付款單后付上雙方簽字蓋章確認的合同復印件，由采購總部受權人審批后交財務總部付款；(二) 財務部經理審核“預付款申請單”和采購合同的合理、合法性，以及是否有受權人審批簽字，無異31、議可付款，有異議可拒付；拒付原因財務部必須通知采購總部。第二十九條 合同、發票接收管理 各生產基地財務部門接收到供應商郵寄的“ 采購合同、發票”時，每月每筆進行登記，并于每月25號之前將登記表發到采購總部，以便采購總部與供應商結算申請工作的順利進行。 第五章招標采購管理第二十九條 招標小組由總裁辦、財務總監、審計部經理、內控部經理及其他相關領導組成，負責集中采購重大項目的審定、立項、評標及定標。第三十條 采購總部負責提出招標項目申請和評標小組成員名單，評標小組成員人數必須為五人以上的奇數，并報招標小組審批。第三十一條 招標文件由采購總部負責組織編寫，有關招標歷史數據由財務部提供、使用單位負責提32、供招標文件中技術標準部分，并報招標小組審批。第三十二條 審計部負責招標過程的監督和評標工作紀律的制定。第三十三條 招標采購方式應依照中華人民共和國政府采購法規定的公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源和詢價采購以及招標小組指定的其他采購方式。第三十四條 包裝材料、廣告促銷品、印刷宣傳品原則上每年進行一次招標，其他物資視具體情況而定。第六章 供應商管理 第三十五條 供應商開發(一) 新增供應商應符合國家、地方及行業的相關法律、法規；符合行業準入條件，在行業準入名單之列；有合法的生產經營場所、生產經營許可證等資質；符合公司對供應商生產條件及設備要求、質量保證體系、技術開發、售后服務、資金安全和環33、保等綜合要求；特別是產品質量符合公司使用需求；供應價格始終保持市場領先的競爭優勢，符合公司對綜合成本逐步降低的要求，綜合性價比在市場上應有較強的競爭能力；原則上新供應商的實力和供應能力必須與公司發展規模相匹配。(二) 新供應商開發必須嚴格按照供應商開發流程的要求進行，新供應商開發由采購總部采購人員先對供應商進行前期調查并填寫供應商調查表、供應商資質收集與整理、供應商報價、供應商樣品收集、小試或中試確認、采購合同初步談判等工作；核心物料的供應商必須組織公司有關部門進行聯合現場考察，各方面條件符合公司整體要求后方可談判正式采購合同，列入合格供應商體系。(三) 采購總部和生產基地質量管理部門共同協商34、確定原料、主要輔料和內包裝材料的供應商，按GMP要求進行定點采購；外包裝材料、廣告促銷品、印刷宣傳品原則上實行年度招投標采購。(四) 采購總部按GMP要求提供新增的原輔料、內外包裝材料供應商的相關資質資料，生產基地質量部門、生產部門應全力配合采購總部的供應商引進工作。(五) 生產設備、儀器儀表的新供應商開發，采購總部依據大宗物資采購項目申請單、用戶需求說明(URS)、專題會議紀要，對供應商進行前期的了解與洽談，填寫供應商調查表，收集供應商資質，供應商報價單、供應商分析對比報告、價格審批表，經使用單位受權人、設備總監審核并提出意見后，采購總部受權人批準；供應商原則上必須提供三家左右的供應商進行對35、比。第三十六條 供應商管理(一) 采購總部采購人員需要建立電子檔供應商信息庫，將供應商分為：合格供應商、備選供應商、淘汰供應商進行分類管理；要求供應商信息完整，具有使用價值。(二) 采購總部負責建立采購物料電子檔案，電子檔案分為：供應商通訊錄、采購物料明細表、年度采購臺賬一覽表等；電子檔案要求信息真實、內容豐富、數據準確，為供應商管理提供數據支持。(三) 采購總部必須為所有合格供應商建立完整的檔案，檔案有：供應商資質檔案、采購年度合同、每月采購訂單等，方便采購人員隨時查閱及取證。(四) 原輔料、內外包裝材料的供應商原則上應保持不少于兩家定點供應商；采購總部或生產基地按照GMP要求，每年應對主要36、供應商進行最少一次的現場考察。(五) 對于采購過程中出現的部分采購績效不合格供應商，采購總部配合生產基地共同提出對該供應商的整改意見，并督促該供應商整改；如該供應商經過整改輔導后仍然無法達到公司要求，采購總部必須將該供應商淘汰，再次引進將按照新供應商開發流程進行。(六) 對于中標的合格供應商，原則上為優先供應單位；采購總部將依據供應商的綜合情況進行訂單分配，比例由采購總部確定。對于未中標的合格供應商，如質量、價格等競爭實力超過已中標供應商，則采購總部有權重新調整訂單分配，給未中標供應商供應的機會。(七) 原輔料供應商原則上以生產廠家為主，如果該生產廠家的貿易商（代理商）在價格、付款方式、售后服37、務等方面優于生產商，則采購總部有權讓貿易商（代理商）供應。第三十七條 供應商考核采購總部和生產基地按季度和年度對合作供應商進行績效考核，采購總部依據各生產基地提供的供應商物料檢驗結果、包裝規范、運輸與裝卸、服務態度、到貨準確性等編寫年度采購臺賬一覽表，采購總部依據年度采購臺賬一覽表對各合格供應商進行季度和年度考核，以考核成績確定為優秀、優良、合格、輔導以及不合格供應商。第三十八條 供應商檔案管理生產基地質量部門和采購總部按各自的需要分別建立供應商檔案，供應商資質原件由各生產基地保管，采購總部以復印件存檔，供應商檔案各自更新。第七章 價格及合同管理第三十九條 價格審批及審計管理(一) 招標采購物38、資價格由采購總部和招標小組共同確定，招標小組領導批準；(二) 非招標采購的原輔料、包材價格審批：A. 采購價格較上一次采購價格增長5%以內；并預估年度采購總金額變化5萬元以內（以上年度采購總數量為基數）的采購價格由采購總部審核，并按公司授權管理制度規定履行審批手續； B. 采購價格較上一次采購價格增長5%以上；或采購價格增長5%以內但預估年度采購總金額變化5萬元以上（以上年度采購總數量為基數）的采購價格，審計部做審核意見，由采購總部審核，并按公司授權管理制度規定履行審批手續； C. 新增產品的原輔料、包材采購價格，由采購總部提供成本分析表、供應商報價單、價格審批表，由財務部、審計部審核，按公司39、授權管理制度規定履行審批手續；D. 采購較上一次采購價格減少的采購價格，必須經采購總部受權人審批。(三) 非招標采購的設備、儀器儀表以及公司確定的其他物資的價格審批：A. 設備、儀器儀表以及其他物資價格審批時，由采購總部提供價格審批表、供應商資質、產品的技術資料、供應商分析對比報告、供應商報價單；B. 經采購總部受權人審核后，按公司授權管理制度規定履行審批手續；(四) 采購總部每月匯總價格變動情況報表，報財務總部和審計部審核。第四十條 采購合同管理(一) 采購合同原則上由采購總部相關負責人編寫，原輔料、包裝材料采用固定合同格式。(二) 采購總價超過5000元以上的生產、檢驗、辦公以及生活等物資40、原則上都必須簽訂采購合同，采購總價超過5萬元以上的采購合同簽訂前必須填寫合同審批表由采購總部、財務部、法務部受權人共同審核合同條款的合理、合法、合規性及風險評估，并給出修改意見后，由采購負責人按公司授權管理制度履行審批手續。(三) 采購合同變更（取消、變更部分合同條款），原則上必須填寫合同變更申請表，經受權領導審批后方能變更。(四) 采購合同簽訂的當事人必須具備法人資格或法人授權人在授權范圍內簽訂，實行“誰簽約、誰負責”的原則，具體承辦人員對所簽訂的合同負直接責任，審核人員負領導責任。(五) 采購合同必須采用書面形式，其他任何形式的合同視為無效合同。經簽約雙方協商的有關資料、圖紙、技術協議書、41、往來信函、傳真、報價書等，均為合同的等效組成部分。(六) 采購合同內容必須完整。合同的9個基本要素(供應商名稱、聯系方式；標的全稱和價款 ；數量、規格和型號；質量標準和技術要求；履約方式和期限、地點；驗收標準和方式；付款方式和期限；售后服務及其它條款；違約責任和解決爭議的方法)必須齊全，條款應當明確、具體，文字表達嚴謹，書寫工整。(七) 采購合同或采購訂單原件一式三份，由生產基地財務部保存一份，公司檔案室存檔一份；供應商保存一份；采購總部留存一份采購合同或采購訂單復印件，以便建立檔案使用；采購訂單與采購合同等效，檔案原則上實行集中管理、集中存放。(八) 合同編號以及其它有關規定按公司合同管理制度執行。 第九章、附則第四十一條 相關文件 (一) 公司授權管理制度；(二) 公司財務管理制度。第四十二條 本制度由采購總部負責解釋。第四十三條 本制度自xx年01 月01日實施。