鋁業公司采購供應商質量異議問題處理制度.doc
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上傳人:職z****i
編號:1160437
2024-09-08
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1、鋁業公司采購、供應商質量異議問題處理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 目錄一、總則 .3二、月度物資需求計劃的編制3三、采購的實施4四、供應商管理5五、質量異議問題處理6六、附件71、合同簽訂、評審流程82、月度需求計劃編制流程 .93、物資申購流程 104、設備改造新增采購流程 115、付款審批流程 12一、總則1、目的為規范物資采購行為,理順物資采購程序,加強對物資采購活動的管理和監督,實現對物資采購活動的有效控制。2、適用范圍本制度適用于浙江xx鋁業有限公司及公司所屬事業部。二、月度物資需求計劃的編制(公司2、下屬各事業部)1、月度物資需求計劃的編制(主材料及常用輔助材料)(1)物資使用部門根據月度生產計劃填報物資需求計劃(設備維修備件由設備部填報)(2)材料倉庫根據庫存修改需求計劃(3)事業部采購部根據采購最低量、采購周期、運輸時間等修正需求計劃(4)需求計劃最后由各事業部生產部門分類匯總、編制。(5)報請相關部門、各級領導審批。2、零星物資申購程序(1)物資需求部門填寫物資申購單(2)根據物資申購流程辦理。三、采購的實施1、供應商的選擇(1)選擇原則:以從生產廠家、代理公司直接采購為主,選擇符合采購需求、質量和服務相當且報價最低的供應商,建立長期、穩定的資源基地。(2)來源:事業部采購部收集的各3、類供應商信息以及公司質量部、技術部、設備裝備部等提供的各類供應商信息。(3)考察:對供應商企業資質(信)、技術力量(研發能力)、工藝設備、加工能力、質量控制、檢驗檢測設備及手段、現場管理、規章制度、交貨及時能力、售后服務保障能力等方面進行考察,并保留書面記錄。(4)評價:對考察結果進行評價,評價合格的可作為候選供應商。(5)選擇方式:通過招(議)標、談判、詢價、比價等方式選擇供應商。設備單臺超過50萬元及常用輔助材料需全部通過招(議)標,不進行招(議)標的需提供不招標理由。(6)參與供應商選擇談判人數2人以上,大宗物資及重要設備采購,公司供應鏈管理部、法務部、財務部參與。(7)談判中,談判的任4、何一方不得透露與談判有關的其他供應商的技術資料、價格和其它信息等。(8)詢價要有書面記錄,向同類物資詢價的供應商不低于三家。(9)最終選定的供應商的考察記錄、招投標記錄(或談判、詢價記錄)應移交公司檔案室歸檔。(10)對量少頻率大的采購,要在每年底確定次年供應商,簽訂一年期合同。2、實施采購(1)單批次采購金額高于人民幣1萬元的采購,需簽訂書面采購合同(協議),確定采購物資的品種規格、價格、付款條件、交貨日期、交貨方式、售后服務等。(2)所有物資采購都要有經審批的月度物資需求計劃、物資申購單。(3)采購的物資需符合質量要求。(4)降低采購成本,同一種類物資必須有2-3家供應商供應。(5)根據市5、場行情,實行調價必須簽訂調價協議,并附上另外2-3家供應商名單及報價以備選擇。(6)常用原輔材料必須簽訂長期合同,合同到期后必須重新簽訂,否則不予付款。四、供應商管理1、建立供應商檔案(1)檔案是有關供應商綜合概況的數據庫,記錄現有供應商及潛在供應商的基本信息,信息需隨時更新,作動態跟蹤記錄。(2)事業部采購部負責供應商檔案的建立,并負責供應商的質量、服務、價格等方面的變化信息的跟蹤。(3)供應商檔案每月拷貝一次到公司供應鏈管理部備案。2、供應商管理的相關規定(1)事業部對合作業績好的供應商應給予更多的訂單,爭取供應商的各種優惠。(2)事業部應自覺履行口頭合同或書面合同,實現對供應商的各種承諾6、。應重視履行付款承諾,爭取供應商的價格折扣。(3)每年末對供應商進行綜合評定,根據排名激勵或淘汰供應商。3、供應商的淘汰公司要形成供應商淘汰機制,出現下列情形之一的供應商,取消其供應資格:(1)連續出現 2-3 次質量問題(包括交貨期等)的;(2)發現一次有嚴重內在質量問題的;(3)被發現存在價格欺詐行為的;(4)前后所供物資質量嚴重不一致的;(5)實際行動與合同承諾不相符的;(6)年終同類物資供應商中評價排名最后的 12 家;(7)在年度供應商評定中,連續兩年排名下降的;五、質量異議問題處理1、使用單位提出采購物資質量異議報告提交各事業部采購部處理。2、采購部及時取得與供應商聯系并協商處理。7、3、采購部與供應商達成一致意見后(1)若采取退貨的,采購部應向財務結算中心提交退貨通知單,由財務結算中心作帳務處理。(2)若采取折價的,采購部應取得使用單位同意,報送事業部領導審批后,向財務結算中心提交折價證明單,由財務結算中心做帳務處理。附件:1、合同簽訂、評審流程2、月度物資需求計劃編制流程3、物資申購流程4、設備改造新增采購流程5、付款審批流程合同簽訂、評審流程客戶合同簽訂部門法律事務集團領導訂單(項目) 歸檔事業部總經理審批事業部主管副總經理審核組織相關部門進行合同評審合同(項目)洽談、合同起草(或招標)實施審核不符合法律咨詢評審符合分管總監審批公司總裁或董事長批準注:單筆金額在10萬8、元以內由各分管總監批準,單筆金額在10萬-50萬之間報主管副總裁批準;經營性原輔材料及銷售單批次合同報經營總監批準;銷售年度合同報主管副總批準;其余報董事長批準。月度物資需求計劃編制流程一、流程生產部設備部采購部材料倉庫使用部門事業部總經理1、月度生產計劃6、分類計劃匯總2、月度備件需求計劃5、根據物流速度修正需求計劃4、根據庫存修改需求計劃3、編制物資需求計劃7、審批注:采購需經公司各分管總監批準方可進行。二、流程說明:編號工作事項主責崗位事項解析應用表單1月度生產計劃生產部長1、分解公司月度計劃并下達到各車間,計劃內容包括合金、規格、數量、廢料投入比例、日均產能等計劃書2月度備件需求計劃設9、備部長1、根據月度檢修計劃編制備件需求計劃量2、根據上月維護情況編制易耗件的需求計劃計劃書3編制物資需求計劃車間主任根據計劃書編制本月本車間所有物資需求計劃物資需求計劃表4根據庫存修改需求計劃倉庫主任根據各部門物資需求計劃表結合倉庫存量修改需求計劃量物資需求計劃表(倉庫修改版)5修正需求計劃采購部長根據市場情況、供應商情況、采購周期修證需求計劃表物資需求計劃表(采購版)6分類匯總成本核算按類別分類匯總各項物資需求計劃物資需求計劃表(匯總版)三、物資分類:1、生產物資(原材料、輔助材料、低值易耗品、勞保用品)2、設備物資 3、辦公用品類 物資申購流程一、流程使用部門統計部門采購部材料倉庫質量部事10、業部總經理3、需求申請報告2、判定是否在月度計劃內1、物資申購是否7、辦理入庫5、采購物資是否有存貨6、質量檢驗8、質量異議處理流程4、審批注:單筆金額在10萬元以下的由公司各分管總監批準,金額在10萬-50萬之間的報主管副總裁批準,超出50萬報董事長批準。二、流程說明:編號工作事項責任主體事項解析應用表單1物資申購使用單位對近期所需要的物資進行申報,并填寫申購單申購單2判定是否在月度計劃內統計員判定申購的物資是否在月度需求的計劃內,在計劃內的上報事業部總經理審批,不在計劃內返回本部申購人。申購單、月度物資需求計劃3需求申請報告使用單位對于未納入月度需求的物資要重新報申請報告,說明申購原因申請11、報告4審批事業部總經理審核5采購物資采購部長采購物資,確保按合同執行,保證進度、質量6質量檢驗質量部、使用單位對物資的規格、質量、進行檢驗入庫單7辦理入庫材料倉庫按實際重量、數量進行入庫入庫單8進入質量異議處理流程采購部長按質量異議處理流程辦理設備改造新增采購流程(一)流程事業部根據年度生產計劃列出新增改造設備及清單立項報告(包括立項申請、用途、目標效益、時間、配合部門等)總裁批準報董事會技術洽談簽訂合同設備到貨設備安裝調試試運行合同簽訂流程簽訂技術協議驗收合格生產運行事業部倉庫事業部事業部生產車間項目部決策層面(二)流程說明部門責任崗位主要工作內容事業部負責人項目部負責人技術洽談、簽訂技術協議、參與設備安裝調試及設備驗收倉庫主 任設備到貨通知驗收,入庫、出庫、核對申購數量決策層面負責人批準及運行管理監督,根據年度生產計劃列出新增改造設備清單并立項、上報審批付款審批流程使用部門采購部門倉庫財務部門集團領導事業部總經理簽字分管副總經理簽字主管簽字經辦人簽字負責人簽字憑入庫單、發票等填寫付款審批單不合格或積壓物資退庫總裁或董事長批準往來會計記賬審核付款分管總監注:經營類生產物資(在規定范圍內的)由經營總監批準,其余所有付款報董事長批準。