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1、酒店文件及檔案規范工作管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 酒店文件、檔案管理制度（一）文件處理制度（制度編號：JB066）公文辦理包括登記、分辦、批辦、承辦、催辦、擬稿、審核、簽發、繕印、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序。公文處理必須做到準確、及時、安全、統一。公文由行政部統一收發、分辦、傳遞、用印、立卷和歸檔。1、凡酒店的收文、總經理的收文，由酒店行政部簽收；屬酒店領導親收件，一律交收件人親自處理。2、凡上級來文、下級請示件、同級呈送件、“三密”文件材料，都要逐件進行登記。登記后的內容包括：收文序號、收文日期、來2、文單位、文件標題、文號、密級、份數、分發單位及其份數、領導指示、承辦情況、催辦情況、終結處理、歸卷號以及備注等。平件與密件要分別登記，便于管理。分清急緩，急件要隨到隨登并及時分送。收文薄上的序號應按年度編排，不要出現空號、重號。若有數份同一文件，每一份可注明第幾份。收文登記的同時，應在文件的右上角加蓋刻有單位名稱、收文日期、收文號、文件頁數的收文專用章。3、公文登記后，由總經理辦公室根據主管領導的批示，轉交各有關人員或部門傳閱，如需轉交有關部門閱辦，應由總辦文員送交，并經登記，簽收后才可送交。4、閱讀文件應按規定范圍，秘密級以上文件須到行政辦閱讀。因工作需要借閱文件應辦理手續，用完后及時退還。3、秘密級以上文件，各級領導及有關人員均不得攜離辦公室。5、各部門或個人承辦的公文，必須認真負責，按規定期限迅速辦理，不得拖延積壓。6、各部門均應實行公文催辦制度。負責辦理公文的人員，對自己經手處理的公文，應件件有落實，事事有下文，轉辦要及時，催辦有結果，防止積壓誤事。7、公文辦完后，應根據文書立卷、歸檔的有關規定，及時將公文定稿，正本和有關材料整理立卷。當年文件應于第二年第二季度移交完畢，個人不得私自保存應當存檔的公文。8、各級干部調動時，應將文件清理移交。凡參加會議帶回的文件，應及時送行政部登記保管。9、沒有存查必要的公文，經過鑒別和主管領導批準，由辦公室定期銷毀。銷毀文件要進行登記，要有專人4、監督，保證不漏銷，不丟失，不泄密。秘密級以上文件，不準作廢品出售，一律經碎紙機處理。（二）發文處理1、各部門凡需打印的文件（包括表格），首先應經本部門審核簽字，正式文件 要填寫“辦公紙”，再經總經理辦公室主任同意后方可打印成文。2、部門領導核稿時，一定要認真負責。審核把關的主要內容和重點是：（1）是否需要行文，應當用什么名義行文，要嚴格控制發文的數量；（2）是否符合黨和國家的方針、政策、法律、法令；（3）提出的要求和措施是否明確具體、切實可行；（4）涉及其它部門的問題是否協調一致；（5）審批手續是否符合要求（如是否按照規定的要求逐級進行核稿、簽署、會簽或提交一定的會議通過或報上級批準等，以明確5、各級應盡的責任），是否符合公文體式的有關規定（如是否準確地體現了發文機關同受文機關的關系，文中語氣是否恰當，主送、抄送機關是否準確，標題、緊急程度、機密等級定得是否正確，是否便于受文機關辦理等）；（6）文字是否正確地反映了原來的意圖，是否簡明扼要、通俗易懂，文句是否符合語法、合乎邏輯、正確使用標點符號，文字是否規范，文中有無錯漏等等。3、凡以酒店名義發出的文件，應由酒店主管領導簽發，重要的或者涉及面廣的，應由正職或授權主持日常工作的副職領導人代簽；酒店領導外出期間，可授權或委托其他負責人代簽；在既定的方針、政策、法令、計劃、決議范圍內的一般業務問題的發文，可由主管領導簽發，或由領導委托總經理辦6、公室主任簽發；會議通過的文件，根據授權，可由總經理辦公室主任簽發；凡以酒店內某一部門的名義發出的文件，應由該部門負責人簽發；但凡涉及方針、政策重大問題的，除部門負責人簽批外，還應送酒店主管領導審核和加簽。4、繕印要按公文格式進行，文件的字數多少要和紙幅大小相應，盡量避免末頁無正文的現象，如出現此種情況，應在末頁注明“此頁無正文”字樣。5、字跡要求清晰、整潔、排列勻稱，注意保護原稿，不得涂抹或污損，應移交辦公室保管。6、密級較高的文件應專人打印，大量印刷應指定專門場所。7、印刷文件需認真校對，重要文件實行復核甚至三校，以保證正確無誤。在繕校中如發現原稿有疑問、錯誤或不妥之處，應及時和承辦單位聯系7、，自己不得隨意修改，校對后要簽名再交打字員正式印文，印后如還需在公文上修改字句、數字、時間等，應蓋上校對專用章。8、酒店正式行文必須由打字員統一編號，用酒店特別制的公文紙印刷，經蓋印方能發出。（三）檔案管理制度（制度編號：JB067）1、歸檔各部門在工作中形成的已經辦理完畢的具有保存價值的文件材料，按“條款類目”分別存放，翌年經檢查齊全后，整理、立卷、交由辦公室歸檔。歸檔文件必須經過酒店總經理辦公室主任審查后才可歸檔。2、檔案分類酒店經營、生產、技術等管理性文件，要按其文件內容和載體區分為九個大類：（1）設備儀器類；（2）基建類；（3）客房餐飲技術類；（4）酒店行政類；（5）經營管理類；（6）8、黨群工作類；（7）聲像檔案類；（8）已故人員檔案類；（9）會計檔案類；分類方法：1、按組織機構分類；2、按工程項目分類； 3、按專業性質分類； 4、按設備型號分類； 5、按時間分類； 6、按問題分類；（三）檔案保管1、接收檔案必須認真驗收，并辦理接交手續。2、存放檔案必須有專用柜、架，排架方法要科學和便于查找。3、底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫時，要認真檢查其修改、補充等情況，底圖存放以平放為宜。4、存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒。膠片頁夾和影集等，按編號的順序排列在膠片柜或防火柜內，縮微母片和拷貝應分別存放。5、膠片庫房應設置在沒有臭氧氣、氧化氮、硫化氫、二氧化硫等有害9、氣體和物理性污染地段。庫房內應設防火和空氣調節設施，溫度、濕度應符合規定的要求。6、要定期進行庫藏檔案的清理核對工作，做到帳物相符，對破損或載體變質的檔案，要及時進行進行修補和復制。庫藏檔案因移交作廢、遺失等注銷帳卡時，要查明原因，保存依據。（四）檔案保密注意做好保密工作，保存檔案必須用專門的庫房，房門窗要堅固，并且具備良好的衛生環境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施。（五）檔案鑒定 酒店要根據國家和有關部門的規定，編制酒店檔案保管期限表。檔案保管期限分永久、長期、短期三種。1、對酒店有長遠利用價值的檔案應永久保存。 2、對酒店在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或10、短期保存。 3、凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。4、鑒定工作要組織由酒店領導、專業技術人員和檔案人員參加的鑒定小組，直接對檔案進行鑒定。每次鑒定要寫出鑒定報告，在保管單位案卷、備考表中注明鑒定意見，由小組負責人簽名，并且注明鑒定日期。5、鑒定工作應該定期進行，一般三年左右進行一次。6、檔案通過鑒定，要求達到劃定保管期限準確，保管單位質量達到標準規定。鑒定中發現檔案不準確、不完整，酒店應及時責成有關部門和人員負責修改、補充。7、銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事，銷毀前要造具清冊，提出銷毀報告，經酒店領導審批，并報有關當案管理機關備案。銷毀當案時，要嚴格執行保密規定。（六）檔案統11、計1、酒店檔案管理要健全統計工作，統計數據以原始記錄為依據，做到準確、可靠。2、檔案統計主要有檔案管理基本情況統計、檔案數量統計、檔案提供利用及效果的統計等。（七）檔案管理現代化1、企業綜合檔案管理現代化是企業現代化管理的組成部分，要列入企業現代化管理的整體計劃中統籌考慮。2、酒店檔案室要應用現代化管理方法，逐步應用電子計算機進行編目、檢索和庫存管理。（八）酒店要按照國家有關規定，向檔案館移交有關檔案或復制件。（九）酒店停業關閉后，除設備檔案、基建檔案等隨實物交外，其余檔案向有關檔案館移交。 （四）印章管理制度（制度編號：JB068）1、酒店印章、合同專用章統一由酒店行政部及財務部管理。酒店所屬各部門印章由部門秘書保管，并按規定使用。2、使用酒店印章，必須經酒店領導或辦公室主任批準，填寫使用酒店印章登記表方能使用。3、使用酒店合同專用章，必須經部門領導，財務部經理、酒店總經理審批；項目金額較大的，必須經酒店董事長審批；項目金額巨大的，必須由酒店董事會三分之二以上成員會簽審批或召開董事會議通過方能辦理。4、使用部門印章，必須經本部門領導批準，由秘書辦理登記手續后方能使用。