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1、乳業(yè)公司物資采購及合同協(xié)議管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一條目的；為了加強公司各部門、公司及其所屬各單位的生產(chǎn)經(jīng)營、財務(wù)管理，規(guī)范采購工作流程，進一步提升公司采購工作效率，使之更好的為公司各部門提供物資供應(yīng)保障，根據(jù)公司產(chǎn)業(yè)發(fā)展的實際需要，特制定本制度。第二條定義：物資采購管理就是對全公司的生產(chǎn)、銷售、使用的各種物資的申請、計劃、審批、采購、驗收、入庫登記等全過程的控制。第三條適用范圍：建司各部門均依照本制度執(zhí)行。第四條公司采購中心、公司辦公室是公司采購工作的執(zhí)行機構(gòu)；公司審計部、財務(wù)總監(jiān)是公司采購管理2、的主要機構(gòu)。第五條公司采購中心設(shè)立專職采購人員和管理人員，應(yīng)當具備與其從事的采購工作相適應(yīng)的政治素質(zhì)、專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力，采購中心及中心各級人員應(yīng)嚴格遵守公司的各種管理制度、采購管理流程，本著服務(wù)公司生產(chǎn)和銷售的宗旨，忠于職守，廉潔自律。第六條公司辦公室負責公司辦公資產(chǎn)（辦公設(shè)備、辦公用品）的采購和管理，辦公資產(chǎn)的采購和管理要專人負責，專人審核。第七條公司審計部負責對公司的所有采購合同進行審核、監(jiān)督，保證公司所有經(jīng)濟行為的合理性和經(jīng)濟性。第八條公司財務(wù)總監(jiān)負責對采購計劃的審批，確保采購行為的合理和采購資金的落實。第九條公司采購中心、公司辦公室的主要職責是：1、收集全公司各部門、公司的物資、設(shè)備3、（公司集中控制的）采購需求，編制各期采購計劃，上報公司財務(wù)總監(jiān)審批并執(zhí)行；2、廣泛收集各物資的供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商名錄并及時更新；對各供應(yīng)商的資質(zhì)、供應(yīng)能力、信譽等級、供應(yīng)物資的價格、質(zhì)量、交貨期、后期服務(wù)等因素進行綜合分析，給予資信等級鑒定，明確合格供應(yīng)商（各種大宗、長線物資確定二到三家），作為公司物資采購的主要、優(yōu)先采購對象（若非特殊原因，不得在合格供應(yīng)商外采購）。3、按時完成各期采購計劃和零星采購計劃，保質(zhì)保量、及時準確地為各用戶提供采購服務(wù)，并就供應(yīng)的物資的質(zhì)量、數(shù)量、品種規(guī)格、價格、交貨期等要素及時征求用戶意見，改進不足。4、組織大宗、長線物資的采購招標工作，簽訂采購合同、協(xié)議并負4、責執(zhí)行。第十條財務(wù)總監(jiān)的主要職責是：審核、批準采購計劃，安排采購資金，對采購計劃的充分性、必要性以及采購資金的落實負責；參與物資采購招標工作，監(jiān)督采購招標工作的合理性和經(jīng)濟性。第十一條公司審計部的主要職責是：對公司各采購合同、協(xié)議進行事前審計；檢查、監(jiān)督采購部門的供應(yīng)商管理；參與合格供應(yīng)商鑒定；參與、監(jiān)督采購招標工作，保障公平公正。對各采購合同、招標工作的合法性和經(jīng)濟性負責，維護集團利益。第十二條采購部門（公司采購中心、公司辦公室）的權(quán)限是：審核公司各部門、公司的物資、設(shè)備需求，有權(quán)要求各物資、設(shè)備需求單位按時提供需求計劃；有權(quán)否決、修正不合理或不必要的物資、設(shè)備需求申請；有權(quán)對公司的物資使用5、情況進行檢查；有權(quán)對供應(yīng)商進行考核。第十三條財務(wù)總監(jiān)的權(quán)限是：審核、批準公司采購中心、公司辦公室的采購計劃，結(jié)合公司財務(wù)狀況，有權(quán)對采購計劃進行調(diào)整；有權(quán)監(jiān)督采購計劃的落實情況；有權(quán)監(jiān)督采購招標工作；審批單項支出不超過人民幣一萬元的固定資產(chǎn)、設(shè)備的采購項目和單筆不超過人民幣五萬元的日常財務(wù)開支。第四條公司審計部的權(quán)限是：有權(quán)對各采購合同的經(jīng)濟性和合理性進行審核，提出修正意見；有權(quán)參與、監(jiān)督各采購招標工作；有權(quán)參與供應(yīng)商鑒定并提出評審意見；有權(quán)監(jiān)督、檢查有關(guān)單位的供應(yīng)商的管理情況；有權(quán)對采購過程中的異常行為提出糾正、處置意見和建議。第十五條公司規(guī)定，凡交易金額達到或超過人民幣五千元的，必須簽訂采6、購合同、協(xié)議：交易金額達到或超過人民幣五萬元的，必須實行招標采購。第十六條物資、設(shè)備需求的申請：公司各部門、公司需要購買物資、設(shè)備，凡屬于公司集中采購的，應(yīng)按時提供物資、設(shè)備的年度、季度、月度需求計劃；對零星采購需求，應(yīng)按規(guī)定提前提出書面申請，明確需求物資、設(shè)備的種類、品種、規(guī)格、到貨時間，不能明確的事項，要加以說明，報公司采購中心、公司辦公室登記審核。第十七條采購計劃的編制和審核：公司采購中心、公司辦公室收集采購需求后，按年度、季度、月度編制公司物資、設(shè)備采購計劃，報公司財務(wù)總監(jiān)、公司總經(jīng)理審核批準；對于應(yīng)急的零星采購需求，應(yīng)填寫臨時采購申請單，報公司財務(wù)總監(jiān)審批。第八條采購計劃的批準公司財7、務(wù)總監(jiān)在收到各期采購計劃后，應(yīng)復(fù)核物資、設(shè)備的需求情況，結(jié)合公司財務(wù)狀況，對各期采購計劃進行審核、調(diào)整，固定資產(chǎn)、設(shè)備等單項投資超過人民幣一萬元的，報公司總經(jīng)理批準；及時組織資金，確保批準后的計劃落實。第十九條確定采購方式的原則本著成本優(yōu)先的原則，采購執(zhí)行部門在開展供應(yīng)商選擇、價格調(diào)查、合同會簽、交易等進程時，應(yīng)優(yōu)先采用電話、傳真、互聯(lián)網(wǎng)等方式交流，最大限度地降低采購成本；特殊情況需要實地考察、談判的，應(yīng)獲得公司總經(jīng)理批準，并在出差申請單上簽字確認后方能成行。第二條供應(yīng)商的選擇公司采購中心、辦公室的采購計劃獲得審批后，應(yīng)及時落實供應(yīng)商的選擇工作：有確定的合格供應(yīng)商的，優(yōu)先在合格供應(yīng)商中選擇采購8、對象；沒有確定合格供應(yīng)商的，應(yīng)積極落實尋價工作，經(jīng)名方評審，確定合理的供應(yīng)商，并收集相關(guān)供應(yīng)商信息，進行資信等級鑒定、備用。第二十一條選擇供應(yīng)商的原則是：擁有合法經(jīng)營資質(zhì)，供應(yīng)能力強（供應(yīng)商品數(shù)量持續(xù)，品種齊全）,產(chǎn)品質(zhì)量好（滿足要求），價格公道合理，售后服務(wù)周到、及時。第二二條采購合同的簽訂1、初步確定供應(yīng)商和待采購物資、設(shè)備的市場價格后，公司采購中心、辦公室應(yīng)及時組織和相關(guān)供應(yīng)商開展關(guān)于采購物資、設(shè)備的價格談判，簽訂采購意向合同、協(xié)議。2、公司采購中心、辦公室將采購合同、協(xié)議以及采購計劃報集團審計部審核，經(jīng)事前審計、確認其合法、經(jīng)濟后，報公司財務(wù)總監(jiān)審批、簽字許可后，和相關(guān)供應(yīng)商簽訂正式采9、購合同、協(xié)議。第二三條簽訂采購合同、協(xié)議的原則和注意事項自主、自愿，平等協(xié)商是簽訂采購合同協(xié)議的基本原則。簽訂采購合同、協(xié)議的注意事項為：1、合同、協(xié)議的條款、內(nèi)容以及履行方式等必須符合法律規(guī)范。2、合同、協(xié)議的規(guī)定必須符合公司的利益，或與公司的利益沒有抵觸。3、合同、協(xié)議的履行條件及履行方式必須具有完整性和可操作性，避免不確定的法律和經(jīng)濟責任的糾紛。第二十四條采購合同、協(xié)議的履行公司采購中心、辦公室是公司集中控制物資、設(shè)備的主要采購執(zhí)行機構(gòu)，負責采購合同、協(xié)議的履行。在采購合同、協(xié)議的履行過程中，要督促供應(yīng)商按照合同、協(xié)議規(guī)定提供商品或服務(wù)，及時掌握履行進程；充分聽取質(zhì)量檢驗單位或個人以及用10、戶意見，對供應(yīng)商提供的商品或服務(wù)進行初步的鑒定并登記、分析，充實供應(yīng)商信息。對不能履行或不能完全履行采購合同、協(xié)議的供應(yīng)商，應(yīng)按合同規(guī)定或國家相關(guān)法、法規(guī)追究責任；對能夠降格使用的，經(jīng)協(xié)商可以讓步接收。第二十五條采購物品的管理1、任何采購方式采購回的物資、設(shè)備，都必須由專人驗收，對所到貨物、設(shè)備按合同、協(xié)議要約的規(guī)定逐項核實，填寫檢驗報告并簽字確認。對不符合合同、協(xié)議要約規(guī)定的，拒絕接受，并將實際情況及時反饋至采購部門。2、驗收合格的采購物品要及時辦理入庫手續(xù)，按規(guī)定存放；直接送達用戶的，必須辦理出庫、領(lǐng)用手續(xù)并簽字確認。第二十六條采購的授權(quán)公司采購中心和公司辦公室是公司集中控制物資的采購執(zhí)行11、機構(gòu)，未經(jīng)許可，公司任何部門或個人無權(quán)擅自采購；若因特殊原因必須自行采購的，須經(jīng)公司采購中心或公司辦公室授權(quán)，否則公司不予認可，并追究違規(guī)責任。物資采購與庫存量的管理辦法為保證公司建設(shè)的正常進行，避免物資采購過多，造成流動資金、倉儲面積大量占用，或物資采購不足，造成生產(chǎn)中斷不能連續(xù)進行的情形發(fā)生，特制定本管理辦法。第一條建立健全的物資儲備定額管理制定，嚴格執(zhí)行窮猿投林定額。第二條采購部門接到物資采購計劃后，必須及時與物資倉庫進行溝第三條第四條第五條第六條第七條通，再次掌握采購計劃中所購物資的庫存動靜態(tài)情況，發(fā)現(xiàn)問題立即反饋，加以復(fù)核采購計劃下過時是否平衡到位，方可執(zhí)行采購計劃。物資采購計劃在與12、庫存量核實平衡后，報總經(jīng)理批準，執(zhí)行采購計劃。采購時嚴格實行定期訂購與宣訂購相結(jié)合的科學(xué)方式，對庫存量加以控制。全面把握本公司生產(chǎn)物資的消耗實際及規(guī)律，不斷優(yōu)化影響采購與庫存量之間的不利因素。物資的分類標準對公司外購、外協(xié)物資，按其對最終產(chǎn)品質(zhì)量的影響程度分為A、B、C三類：A類：直接影響最終產(chǎn)品質(zhì)量的，需經(jīng)質(zhì)檢部門逐個進行質(zhì)量檢查并在訂貨時要特別注明質(zhì)量要求的物資；B類：對最終產(chǎn)品質(zhì)量影響加拿大，需經(jīng)質(zhì)檢部門按有關(guān)標準規(guī)定的抽樣比例進行質(zhì)量抽檢并在訂貨時要注明質(zhì)量要求的物資；C類：對最終產(chǎn)品質(zhì)量影響相對較小，需經(jīng)經(jīng)營部、生產(chǎn)部或物資申請部門做質(zhì)量驗證的物資。第八條物資采購的評價第九條A類物資和B類物資中重要的物資采購供應(yīng)商的選定由經(jīng)營部和技術(shù)中心共同組織有關(guān)部門進行考察確認，并報總經(jīng)理批準。B類物資采購供應(yīng)商的選定同采購部組織質(zhì)檢部、生產(chǎn)部、辦公室參加評價并確認，報總經(jīng)理批準。C類物資采購供應(yīng)商的選定由采購部分分管業(yè)務(wù)人員提出。經(jīng)營部負責人確認。需要變更已經(jīng)確認的供應(yīng)商，必須按照采購控制程序辦理相關(guān)手續(xù)，并重新進行確認。