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1、企業分公司辦公用品采購入庫及使用管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總則為維護公司利益，規范辦公用品管理程序，嚴控成本，減少浪費，特制定本制度。第二章 辦公用品管理的范圍第一條 本制度所管理的辦公用品包括：（一）辦公家具辦公桌、椅子、文件柜、抽屜柜、保險柜、沙發、茶幾等。（二）耐用品移動硬盤、U盤、錄音筆、插線板、筆筒、文件架、訂書機、起釘器、剪刀、裁紙刀、黑板擦、計算器、掃帚、撮箕、垃圾桶、拖把、水盆、水桶、盆栽等。（三）消耗品膠水、膠棒、單（雙）面膠、橡皮擦、涂改液、鉛筆、中性筆、簽字筆、筆芯、白板2、筆、印泥、打印紙、墨盒、訂書針、大頭針、回形針、筆記本、便簽紙、標簽、信封、賬冊、長尾夾、文件袋（盒）、飲用水、紙杯、衛生紙、抹布、垃圾袋、洗滌液等。第二條 依據本公司財務和資產管理制度，本制度所管理的辦公用品不包括以下固定資產：電腦、打印機、復印機、電話機、傳真機、碎紙機、投影儀、攝像機、數碼照相機、音響器材、冰箱、空調、電扇、飲水機、微波爐、電視機等。第三章 辦公用品采購第三條 申購和審批（四）各部門根據本部門辦公用品消耗和使用情況，每月25日前填報下月的部門辦公用品申領單（表1），各部門部長審批簽字，報黨政綜合部（以下簡稱綜合部）。（五）綜合部辦公用品管理員匯總部門辦公用品申領單并與辦公3、用品庫存臺賬（表11）核對，根據需要編制辦公用品申購計劃表（表2），經綜合部部長、綜合部分管領導、總經理審批簽字后，由綜合部定期采購。（六）臨時急需的辦公用品（包括禮品）由相關部門填報應急辦公用品申購計劃表（表3），經綜合部部長、綜合部分管領導、總經理審批簽字后，由綜合部應急采購。第四條 采購安排（七）采購分為定期采購和應急采購，均由綜合部統一采購，一般情況下其它部門不得擅自采購。（八）綜合部辦公用品采購員依據審批簽字后的辦公用品申購計劃表于每月底定期采購，實行兩人以上共同負責制。（九）綜合部可以根據實際情況，選擇固定的辦公用品供應商，采取上門送貨、定期結算的合作方式。綜合部辦公用品采購員應定4、期調查辦公用品供應商及市場價格，及時與供應商溝通，保證最優性價比和質量。（十）采購臨時急需的辦公用品（包括禮品）、特殊物品或專業物品，由綜合部為主負責采購，相關部門派專業人員協助采購。第四章 辦公用品入庫第五條 入庫登記（十一）辦公用品采購及驗收后，辦公用品采購員在辦公用品申購計劃表的備注欄中簽字確認。（十二）辦公用品管理員依據辦公用品申購計劃表核對并填寫辦公用品入庫登記表（表4），綜合部部長簽字確認。（十三）辦公用品管理員將每月的辦公用品入庫登記表備案存檔，每季度統計一次當季各部門和全公司支出的辦公用品費用。第五章 辦公用品領用第六條 辦公用品領用原則（十四）辦公家具和耐用品由各部門按需領用5、，一般情況不再增補。如重復申領，應說明原因或憑毀損原物以舊換新，杜絕虛報冒領。（十五）消耗品按需領用，厲行節約。第七條 辦公用品領用程序（十六）同第三條第（四）。（十七）部門辦公用品申領單經綜合部部長、綜合部分管領導審批簽字后，由辦公用品管理員備案存檔并發放申領用品。部門領用人必須在辦公用品領用登記表（表5）上簽字確認，辦公用品領用登記表由辦公用品管理員備案存檔。（十八）新員工入職按標準領用筆一支、筆記本一個、文件袋一個、衛生紙一卷，領用程序上依照第（十五）。公司副總級別以上人員領用辦公用品，由綜合部填寫辦公用品領取登記表并為其辦理。（十九）大型會議期間，會務組按需填寫會務組用品申領單（表6）6、，經會務組負責人、綜合部部長、綜合部分管領導審批簽字后，由辦公用品管理員備案存檔并發放申領用品。會務組領用人必須在會議期間物品領取登記表（表7）上簽字確認，會議期間物品領取登記表由辦公用品管理員備案存檔。（二十）辦公用品管理員依據辦公用品領用登記表、會議期間物品領取登記表和每月的辦公用品入庫登記表，及時更新辦公用品庫存臺賬。第六章 辦公用品交接和回收第八條 員工因離職、休長假或工作崗位變動等原因需要進行辦公用品的交接或回收的，應及時到綜合部歸還所領用的辦公用品(一次性消耗品除外)，否則不予辦理相關手續。（二十一）移交人需逐項列出物品清單，辦公用品管理員作為監交人負責清點并核對臺賬。如有毀損則要7、求移交人書面標明，視該物品金額的大小確定是否追究移交人的責任，另行處理。（二十二）接收人在辦公用品管理員的監督下點驗查收。如果辦公用品因正常的工作損耗必須回收，則辦公用品管理員作為接收人并負責登記入庫。（二十三）辦公用品管理員依據移交人所列清單核實后，填寫辦公用品交接登記表（表8），存檔備查。第七章 辦公用品日常管理第九條 日常維護（二十四）綜合部負責對辦公家具和耐用品進行編號登記。公共性辦公用品，由綜合部統一管理。（二十五）對于損壞的辦公家具和耐用品，報修人到綜合部登記故障，由綜合部統一安排維修。故障解決后辦公用品管理員填寫辦公用品報修登記表（表9）并由報修人簽字確認，綜合部歸檔保存，作為保8、養維修費用結算的憑據。在保修期內不能維修解決的，憑購買發票、保修單退換給廠家。（二十六）各部門辦公家具和耐用品的保養，主要由各部門專人進行維護。第十條 報廢辦公家具和耐用品在使用中喪失功能，經專業維修人員鑒定簽字，報綜合部分管領導批準后，可報廢。對于報廢的辦公用品要填寫辦公用品報廢單（表10）。對辦公家具被確認為公司固定資產的，還需履行相應的財務處理制度。第十一條 責任規定（二十七）公司的辦公用品應為辦公所用，帶回家私用或帶出公司不予歸還者，從責任者當月工資中按雙倍價格扣罰。（二十八）公司辦公用品應厲行節約，如有浪費行為，從責任者當月工資中扣罰50元。（二十九）員工應自覺愛護各類辦公用品，如有9、不正當或不合理使用造成損壞的，從責任者當月工資中照價扣罰。（三十）公司實行扣罰連帶責任制。各部門員工違反管理制度，除責任者支付罰金外，相關部門的部長須扣罰雙倍罰金。（三十一）綜合部應遵章辦理各項辦公用品管理操作制度，如有違章辦理，公司將視情節輕重給予責任者50元-500元罰款處理。第八章 辦公用品費用管理第十二條 辦公用品費用預算（三十二）各部門需制定每季度的辦公用品費用預算，并分解個人預算指標。包括：日常辦公用品、臨時急需的辦公用品、禮品、辦公用品維修等費用。（三十三）各部門因特殊情況超過預算的，需寫書面報告說明情況，報綜合部分管領導審批。第十三條 辦公費用核算（三十四）各部門辦公用品的耗材10、及維修費用，由綜合部統一管理，年終計入各部門辦公用品總費用中。屬多個部門共用的，按照使用人數進行分攤費用。（三十五）辦公用品采購費用實行分部門核算，計入各部門的月度費用內，由綜合部每季度核算一次（見第五條）。第九章 辦公用品管理流程與工作標準（一）辦公用品管理工作流程圖部門名稱綜合部流程名稱（一）辦公用品管理審批總經理綜合部分管領導綜合部部長辦公用品管理員、采購員各部門部長經辦人節點ABCDEF審 批審核或審批統籌調度采購安排清潔保養采 購入 庫領 用 結 束審 核 開 始填辦公用品申領單編制單位簽發日期：（二）辦公用品管理流程與工作標準任務名稱責 任 標 準時 限相關資料備注采 購1、各部門11、所需物品每月25日提交辦公用品申領單。2、綜合部統一提交辦公用品申購計劃表。3、急需物品或專業性物品，由綜合部為主采購，經辦人協助采購。每月一次辦公用品管理制度入 庫1、每次采購物品后，所有物品必須登記入庫。2、所有入庫費用、物品，須經綜合部部長簽字審核。每月一次辦公用品管理制度領 用1、部門辦公用品申領單經綜合部部長、綜合部分管領導審批簽字。2、部門領用人在辦公用品領用登記表上簽字確認。辦公用品管理制度交接回收1、移交人逐項列出物品清單，辦公用品管理員負責清點并核對臺賬。2、接收人點驗查收。3、辦公用品管理員核實后，填寫辦公用品交接登記表存檔。辦公用品管理制度維修、報廢1、故障解決后辦公用品12、管理員填寫辦公用品報修登記表并由報修人簽字確認。2、經維修人員鑒定簽字，報總經理批準后，可報廢。辦公用品填寫辦公用品報廢單。辦公用品管理制度費用管理1、 各部門辦公用品的耗材及維修費用，年終計入各部門辦公用品總費用中。 2、辦公用品采購費用實行分部門核算。 辦公用品管理制度盤 點綜合部每季度核算一次當季各部門和全公司支出的辦公用品費用。每季度一次辦公用品管理制度第十章 附則1、本制度由綜合部負責修訂并解釋。2、本制度自頒布之日起執行。表1：部門辦公用品申領單表2：辦公用品申購計劃表表3：應急辦公用品申購計劃表表4：辦公用品入庫登記表表5：辦公用品領用登記表表6：會務組用品申領單表7：會議期間物13、品領取登記表表8：辦公用品交接登記表表9：辦公用品報修登記表表10：辦公用品報廢單表11：辦公用品庫存臺賬表1：部門辦公用品申領單申請部門： 年 月 日編號名稱數量所需金額預算額度備注部門經辦人綜合部負責人部門負責人綜合部分管領導 表2：辦公用品申購計劃表 日期： 年 月 日申請部門品 名庫存數量申購數量所需金額預算額度備 注綜合部辦公用品管理員綜合部分管領導綜合部負責人總經理流程：管理員填寫申購計劃表 綜合部負責人簽字 綜合部分管領導、總經理簽批 綜合部采購。表3：應急辦公用品申購計劃表 日期： 年 月 日申請部門品 名申購數量所需金額預算額度備 注申請部門負責人綜合部分管領導綜合部負責人總14、經理流程：申請部門填寫申購計劃表 綜合部負責人簽字 綜合部分管領導、總經理簽批 綜合部采購。表4：辦公用品入庫登記表序號物品名稱數量單價金額入庫日期采購員/備注1234567891011121314151617181920辦公用品管理員綜合部負責人表5：辦公用品領用登記表序號物品名稱數量總價領用部門領用人簽名領用時間備注12345678910111213141516171819202122表6：會務組用品申領單 年 月 日編號名稱數量所需金額預算額度備注會議主題會議時間申請人會務組負責人綜合部負責人綜合部分管領導 表7：會議期間物品領取登記表序號物品名稱數量總價領用部門領用人簽名領用時間備注115、2345678910111213141516171819202122表8：辦公用品交接登記表 年 月 日序號物品名稱數量總價移交人所在部門接收人所在部門備注 流程：此表由管理員登記，負責登記入庫。如辦公用品回收，則管理員為接收人。表9：辦公用品報修登記表序號名稱及型號故障說明報修部門報修人報修時間維修時間報修人確認（公司/人員）維修人簽字維修結果經辦人備注12345678910表10：辦公用品報廢單部門： 年 月 日項 目型 號數 量單位價 格使用人報廢原因報廢處理方式維修人使用人部門負責人綜合部分管領導表11辦公用品庫存臺賬單位：綜合部類型：辦公家具、耐用品、消耗品 序號資產名稱資產編號規格型號單位金額(元)購貨時間存放地點使用部門使用人簽名備注合計 - 采購員：管理員：綜合部負責人：