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1、公司事業(yè)本部非生產(chǎn)物料采購管理制度及流程圖編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: XXX事業(yè)本部企業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 非生產(chǎn)物料采購管理制度 1 目的 為了加強對非生產(chǎn)物料的管理，規(guī)范工作程序，特制定本制度。2 范圍本制度規(guī)定了非生產(chǎn)物料采購計劃編制、實施、物料的收、發(fā)、存、倉庫管理等項內(nèi)容。 本制度適用于XX事業(yè)本部所有非生產(chǎn)物料、物品管理。3 非生產(chǎn)物料定義 不構(gòu)成產(chǎn)品實體的、非采購部采購范圍的一切物料、物品。4 職責(zé)運營服務(wù)部在公司辦公用品、生活設(shè)施及維修、裝飾材料采購管理小組（下簡稱管理小組）的指導(dǎo)下,由物控辦具體負(fù)責(zé)對非生產(chǎn)2、物料采購計劃的編制、審核、實施、采購價格的監(jiān)查以及物料的收、發(fā)、存等工作（見附件一）。41 物控辦是公司非生產(chǎn)物料的具體管理、執(zhí)行部門，下設(shè)計劃、采購、倉庫、核算四個專門工作組。4.2 采購組工作職責(zé)a. 推薦新供應(yīng)商，建立供應(yīng)商手冊，物控辦審核報審后實施；b. 根據(jù)管理小組批準(zhǔn)的采購計劃和確定的供應(yīng)商實施物料采購；c. 根據(jù)自己的調(diào)查，同質(zhì)實際價格低于計劃價時,報請管理小組重新核定單價；d. 采購物料時嚴(yán)格檢查物料質(zhì)量，品牌、規(guī)格、生產(chǎn)廠家必須符合計劃要求；e. 了解物料市場價格情況，將每月的市場行情凋查分析報告上報領(lǐng)導(dǎo)（一種物料要了解三家以上的報價）。f. 對供應(yīng)商進行跟蹤管理。g. 組織3、對供應(yīng)商的評審。4.3 計劃組工作職責(zé) a. 根據(jù)各部門申購單、庫存狀況和各部門實際用量制定采購計劃單;b. 根據(jù)供應(yīng)商手冊制訂采購報告逐級報批，采購報告要求：一是每種物料 要有三家以上報價，二是每種物料要有明確采購數(shù)量、規(guī)格、品牌、質(zhì)量要求、生產(chǎn)單位（供貨商）等項目;c. 供應(yīng)商手冊上沒有的物料，可根據(jù)使用部門、采購組提供的信息結(jié)合本小組了解的情況制定采購報告并逐級報批;d. 組織對各部門物料進行盤點、檢查。并對抽查的情況進行通報，對不良現(xiàn)象提出改進。e. 零星采購物料單價在一萬元以上或零星批量次采購金額在二萬元以上的，由相關(guān)部門共同參與評審。4.4 倉庫組的職責(zé)a. 核對物料數(shù)量、價格，收4、發(fā)物料;b. 每月向物控辦和財務(wù)部報庫存情況;c. 保證帳、卡、物三相符;d. 物料質(zhì)量由相關(guān)驗收小組成員驗收簽字，專用件要由對口專業(yè)部門驗收簽字，對不符合質(zhì)量要求的物料有權(quán)拒收。e. 制定各項物料的庫存標(biāo)準(zhǔn); 4.5 審計調(diào)查小組工作職責(zé)a. 檢查計劃組在選定供應(yīng)商、確定價格方面是否按規(guī)定的流程運作;b. 檢查采購組是否按由計劃組提供并經(jīng)批準(zhǔn)的采購報告采購，對不符合要求的物料有無提出意見;c. 調(diào)查物料價格是否合理，質(zhì)量是否合格,服務(wù)是否符合要求;d. 了解各部門對物料反饋意見；e. 將每月檢查結(jié)果形成報告交公司管理小組。f. 調(diào)查審計小組名單（見附件七）5 管理內(nèi)容與方法5.1采購 采購5、計劃a. 各種物料申購均由使用部門提供月計劃，除生產(chǎn)線急用等特殊情況外，嚴(yán)格控制零星采購；b. 采購計劃須按規(guī)定時間報計劃組，計劃組按計劃編制審批程序（見附件二）逐級上報審批。 實施采購a. 公司所有非生產(chǎn)物料采購均由運營服務(wù)部物控辦負(fù)責(zé)組織實施或授權(quán)實施;b. 所有物料必須經(jīng)公司被授權(quán)人批準(zhǔn)后物控辦方可購買（涉及停產(chǎn)、消防安全、車輛配件和會務(wù)接待等事項的急料必須經(jīng)運營服務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可購買），領(lǐng)料手續(xù)必須完備，否則倉庫不得發(fā)料；c. 生產(chǎn)上急用物料可由物控辦委托使用單位自行采購，物料的驗收和出入庫由倉庫辦理手續(xù)；報帳、付款由物控辦辦理手續(xù);d. 物控辦在物料采購方面實行計劃定價、采購提貨、倉6、庫驗收入庫三種職能分開運作；e. 采購工作流程（風(fēng)附件三）；f. 代購工作流程（見附件四）；g. 采購付款流程（見附件五）。5.1.3 供應(yīng)商開發(fā)程序調(diào)查供應(yīng)商 將所需物料提交供應(yīng)商報價 比較三家供應(yīng)商報價及各方面情況 報公司管理小組 報計劃組 確定供應(yīng)商。 5.1.44 供應(yīng)商檔案建立程序（見附件六）；515供應(yīng)商調(diào)查表（見附件十二）。5.2 倉庫管理公司非生產(chǎn)物料倉庫設(shè)置與職責(zé)a. 公司現(xiàn)設(shè)置非生產(chǎn)物料倉庫（即綜合倉），管理由物控辦負(fù)責(zé)采購的非生產(chǎn)類物料；b. 倉庫組具體負(fù)責(zé)綜合倉的各項日常管理工作；c. 物控辦負(fù)責(zé)每月對倉庫進行盤點、檢查。物料的入庫、驗收程序a. 非生產(chǎn)物料到貨后，倉管7、員據(jù)采購計劃核對其送貨單，視其送貨品種、規(guī)格、數(shù)量、單價是否相符，如不符拒絕收料并通知采購組立即通知供應(yīng)商進行更正;b. 清點相符后根據(jù)質(zhì)量檢驗的要求，則將物料先放于待檢區(qū)，同時填制檢驗申請單報檢驗部門或檢驗人員檢驗，檢驗合格方可在送貨單上簽收，并開具入庫單，辦理入庫手續(xù)；c. 如不需質(zhì)量檢驗則在數(shù)檢后直接辦理入庫手續(xù);d. 入庫單一式三聯(lián)，一聯(lián)交送貨人由其開具發(fā)票后一并交核算員，核算員對帳無誤后到財務(wù)部報帳，一聯(lián)倉管員自留登帳，一聯(lián)交財務(wù)部；e. 入庫單填寫內(nèi)容要求全面準(zhǔn)確，認(rèn)真填寫送貨單位、品名、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額等內(nèi)容；f. 供應(yīng)商提供的發(fā)票如是普通發(fā)票，單價及金額按發(fā)票填列。如是批8、量采購的，發(fā)票后附送貨清單；g. 如是增值稅發(fā)票則應(yīng)據(jù)“入庫單單價（金額）=采購單單價（金額）/（1+稅率）”計算結(jié)果填列；h. 應(yīng)問清楚供應(yīng)商提供何種發(fā)票后方可開具入庫單；i. 入庫單開具后據(jù)入庫單清點物料上貨架，同時應(yīng)登記物料卡。庫存物料的管理a. 倉庫應(yīng)及時登記物料卡、倉庫明細(xì)帳，做到帳、卡、物相符；b. 倉庫物料應(yīng)妥善保管，擺放有序;c. 倉庫應(yīng)按月盤點，發(fā)現(xiàn)盈缺，要及時報請財務(wù)部進行處理，不得自行處理;d. 嚴(yán)格控制庫存資金占有量，對于物資儲存狀況及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反映，以便調(diào)劑計劃及控制采購量;e. 作好安全、放火、防盜及防蟲蛀、防潮、防霉等的管理；f. 對于呆料物品要及時提出合理的處9、理建議。5.2.4 物料出庫發(fā)料審查流程a. 倉管員在領(lǐng)料員領(lǐng)料時，應(yīng)首先審查物料申領(lǐng)單審批手續(xù)是否齊全，如簽字手續(xù)不齊全應(yīng)拒絕發(fā)料；b. 將審批齊全的物料申領(lǐng)單與申購計劃核對，如超計劃或未申購的須經(jīng)物控辦主管簽批方可發(fā)料;c. 如在申購計劃之內(nèi)，則要求領(lǐng)料人到倉庫主管處簽字確認(rèn)；d. 簽字確認(rèn)后，領(lǐng)料員應(yīng)填寫物料領(lǐng)料單并簽字；領(lǐng)料單一式三聯(lián)，一聯(lián)自留記帳，一聯(lián)交領(lǐng)料人，一聯(lián)交財務(wù)部（平時收集，月末報表時一并交財務(wù)部）；e. 倉管員根據(jù)物料領(lǐng)料單發(fā)料，同時登記物料卡。5.2.5 物料出庫計價a. 出庫物料的計價采用移動加權(quán)平均計價法。計算公式如下： 領(lǐng)料單價=（期初庫存物料總金額+本期入庫物料10、總金額）/（期初庫存物料總數(shù)量+本期入庫物料總數(shù)量）;b. 采用移動加權(quán)平均計價法計價，物料的單價可能會因領(lǐng)料的時間不同而有所差異。5.2.6 帳簿設(shè)置倉庫應(yīng)按物料品種設(shè)置數(shù)量金額帳，按每一規(guī)格型號設(shè)置明細(xì)帳頁，清楚地反映每一規(guī)格型號的結(jié)存、入庫、出庫數(shù)量和金額。5.2.7 帳簿登記a. 月、日欄按實際收發(fā)日期填寫；b. 單據(jù)號填入庫單、出庫單上的編號；c. 摘要用簡明扼要的文字說明收發(fā)的內(nèi)容；d. 收、發(fā)、存數(shù)量、單價、金額要據(jù)實反映有關(guān)信息；e. 當(dāng)日發(fā)生的收發(fā)業(yè)務(wù)當(dāng)日登記入帳，做到日清月結(jié)；f. 入庫單、出庫單要妥善保管，不得遺失。5.3 有關(guān)報表的填制、報送 各部門費用匯總表a. 報表11、格式（詳見附件八）;b. 報表填寫要求：月末收集本月所發(fā)生的所有領(lǐng)料單，并按部門匯總出各部門月發(fā)生費用總額，（各部門費用的總金額必須等于本倉庫同一時期發(fā)出各項物資金額的合計）。 物料進、出、存月報表a. 報表格式（見附件九）；b. 填寫要求：月末對本倉庫當(dāng)月每一物料所發(fā)生的進、出、存金額、數(shù)量等，據(jù)倉庫帳結(jié)出合計數(shù)，然后根據(jù)帳簿據(jù)實、詳細(xì)填寫物料進、出、存月報表。 物料盤點表a. 報表格式（見附件十）;b. 填寫要求：首先應(yīng)結(jié)出盤點日的帳存數(shù)，把帳存數(shù)填列于盤點表上的帳存數(shù)欄，然后逐個清點實物，清點數(shù)填于盤點表上的實存欄，并計算出盤盈、盤虧數(shù)。 報表報送時間a. 各部門費用匯總表、物料進出存月12、報表、出庫單于每月初報財務(wù)部；b. 上半年盤點表每年7月初報財務(wù)部；全年盤點表每年元月初報財務(wù)部。5.4 報帳541 核帳a核算組將每月的采購入庫單等單據(jù)收集齊后，通知各供應(yīng)商對帳（核對采購單、入庫單、送貨單、采購報告、送貨單、發(fā)票是否相符）；b核帳無誤后，辦理付款手續(xù)（轉(zhuǎn)帳或結(jié)付現(xiàn)金）。542 內(nèi)部結(jié)付核算組每月初將上月各中心（部門）的服務(wù)費用進行核算，并按內(nèi)部結(jié)算協(xié)議向相關(guān)中心（或部門）結(jié)算 55工作交接及檔案管理 工作交接a. 工作交接應(yīng)進行帳物核對，核對結(jié)果如有不符，應(yīng)報告主管及財務(wù)部作出處理;b. 將交接的各種帳簿、出、入庫單、申購計劃等資料填制交接清單，交接雙方及監(jiān)交人簽字后方可辦13、理交接（交接時應(yīng)通知財務(wù)部，財務(wù)部派員監(jiān)交）。5 5.2 檔案管理a. 每月申購計劃、申領(lǐng)單、入庫單、出庫單應(yīng)裝訂成冊，按順序進行編號；b. 帳簿報表每年應(yīng)裝訂成冊存檔；c. 申購計劃、申領(lǐng)單、入庫單、出庫單應(yīng)保管三年，帳簿、報表應(yīng)保管十年，對要求存檔資料不得隨意處理，必須在超過規(guī)定的保管期限后報財務(wù)部批準(zhǔn)進行處理。6 其它： 6 3各部門有責(zé)任將物料采購價格、質(zhì)量、供貨及時性、供貨信息等信息及時反饋物控辦、運營服務(wù)部、管理小組，促使公司非生產(chǎn)物料管理達到：采購物美價廉、收發(fā)存規(guī)范有序。7 依實際操作和公司的發(fā)展，對本管理體系再作相應(yīng)的修訂和完善。辦公類維修五金類辦公用品、五金及維修等物料采購管理小組財務(wù)部牽頭總務(wù)主管采購倉庫采 購制 單供應(yīng)商開發(fā)與管理審計檢查小組編制月采購計劃市場詢價行政人事部申購計劃公司行政物料采購管理小組機構(gòu)設(shè)置圖行政物料采購流程申購報告批準(zhǔn)單通知供應(yīng)商送貨收貨、驗收、入庫手續(xù)通知使用部門領(lǐng)料 以舊換新辦理付款手續(xù)