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1、公司辦公用品及設備采購驗收、出庫管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 辦公用品及設備采購和管理制度一、目的為加強各部門辦公用品及設備的統一采購和管理，節約成本，提高效率，規范流程，明確責任，倡導健康優質、綠色環保、勤儉節約的現代辦公方式，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于在各部門。 三、辦公用品、設備采購負責部門 辦公室負責辦公用品、設備采購申請的審核，后勤部門負責具體采購工作。四、采購要求各部門采購任何辦公用品、辦公設備必須經辦公室審核，報領導同意后，由辦公室統一實施采購。五、辦公用品、設備申購計劃及程序 2、1、各部門行政負責人于每月29日前，根據自身實際情況，制定下月的辦公用品、設備采購計劃，填寫辦公用品、設備采購申請單，由本部門負責人簽字，報辦公室審核，經會領導批準后，由辦公室安排后勤統一采購。2、 各部門臨時采購的急需辦公用品或者超出每月計劃范圍的辦公用品，由所在部門負責人填寫辦公用品、設備采購申請單，并在備注欄內注明急需采購或超出計劃的原因，經辦公室審核、會領導批準后，由辦公室安排后勤統一采購。 3、申請辦公設備采購，由申購部門根據本部門發展需要，提交書面采購請示，填寫辦公用品、設備采購申請單，由本部門負責人簽字，報辦公室審核后提交領導，經領導批準后，由辦公室安排后勤統一采購。（申購部門可3、派人一同前往采購）。 4、各部門必須認真、準確填寫辦公用品、設備采購申請單，申請單一式三聯，辦公室、后勤部、申請部門各自留存，以備日后查詢。六、辦公用品、設備采購的原則和要求1、辦公用品、設備的采購必須根據公司制定的發展規劃和技術發展需要，結合各部門工作狀況有計劃地進行，應以節約為基本原則。2、辦公用品、設備的采購必須滿足各部門日常工作的要求，做到先進、高效、安全、耐用、可靠。綜合考慮“質量、價格、交貨期、售后服務”四個因素，貨比三家，擇優采購。3、選擇設備應遵循技術上先進、經濟上合理、工作中實用的原則，綜合考慮下列因素：辦公用品、設備的型號、規格、效率、能耗、安全性能，環保性能及售后服務情況4、，要做好設備的技術經濟評價，通過對比確定最佳。4、后勤部門安排專人負責辦公用品采購，對專業辦公設備的采購須組織專業采購小組進行采購，專業采購小組由辦公室牽頭，各部門相關專業人員參與組成。5、除特殊要求，一般的采購項目由采購人員進行貨比三家、招標等方式篩選適合公司運營情況且性價比較高的供應商，制成供應商后選名單，經領導審核批準后決定合作供應商。6、如為單一來源采購或指定廠家及品牌的產品，采購人員須作出書面說明。7、辦公室定期對合作供應商進行評估，對于審核評估不合格的供應商應及時進行更換。 8、采購部門人員必須遵守職業道德，嚴禁收受與工作內容有關的部門和個人賄賂，一經發現，嚴肅處理。9、嚴禁辦公用5、品、設備供應商對我公司采購部門及負責人進行賄賂。七、辦公用品、設備驗收1、辦公用品、辦公設備到貨驗收，須填寫辦公用品、設備入庫單、固定資產驗收單。 （1）采購人員和庫管人員分別由專人負責，不得由同一人員兼任。（2）辦公用品、設備到貨后，采購人員和庫管人員共同做好開箱檢查工作。（3）辦公用品、設備的原始技術資料原則上由后勤部負責保管。（4）開箱驗貨的步驟及內容。a、檢查外觀及包裝情況。b、按照裝箱單清點零件、部件、工具、附件、備品、說明書和其他技術資料是否齊全，有無缺損。c、檢查設備有無銹蝕。d、核對實物是否符合辦公要求。e、開箱檢查過程中做好檢查記錄。開箱檢查合格后，后勤部門庫管人員及時辦理驗6、收手續并入庫，填寫辦公用品、設備入庫單，入庫單一式三份，辦公室一份，后勤部一份、財務部門一份。f、辦公設備驗收由各申購部門與后勤部門共同驗收。2、辦公設備由供應部門負責安裝，由申領部門負責監督；對于在安裝和試運行過程中出現的問題要及時糾正、解決。 3、后勤部應要求設備供應商定期對設備進行檢修保養，并將設備運行情況和存在的問題及時告知設備使用部門。八、辦公用品、設備領用和出庫1、為了降低辦公成本，按照“用多少、領多少”的原則，各部門根據實際情況進行限量領取。2、各部門領取辦公用品、設備前須填寫辦公用品、設備領用單，經本部門負責人簽字后，由領用人交給機關后勤部門，并在后勤部門填寫辦公用品、設備領取7、登記表，經后勤部門核對后方可領取。3、一般情況下，領取的辦公用品、辦公設備不得超出當月申報計劃，對于超出采購申請計劃的，后勤部門有權拒絕出庫。4、新入職員工，在入職當天領用配套的辦公用品、辦公設備，如在入職后一個月內辭職，必須將領取的辦公用品、辦公設備全部退回。5、辦公用品、設備使用和領用要嚴格執行以舊換新制度，以最大限度地節省、節約，控制日常辦公成本。6、辦公用品、設備出庫必須填寫辦公用品、設備領取登記表、有領用人和出庫人簽字，否則不準出庫。九、廢舊辦公用品回收后勤部門須每月月末將各部門可回收變賣物品集中回收（如硒鼓等），造冊登記，統一由辦公室組織后勤進行處理，各部門要積極配合。十、費用結算方式及發票開具 1、付款方式均采用對公賬戶匯款，即由使用部門與供應商直接結算。2、辦公用品、設備采購完畢后，采購部門須要求供應商開具與各部門所購物品等額的發票（盡量提供增值稅專用發票）。3、各部門到后勤部領取經驗收后的發票及物品清單，固定資產類采購須附使用部門填寫的固定資產驗收單，到所屬財務部報銷。4、費用結算時間以財務部文件規定為準。十一、附則 1、本制度由辦公室負責解釋及修訂。 2、本制度自發文之日起施行。 附件：1、辦公用品、設備采購申請單 2、辦公用品、設備入庫單 3、辦公用品、設備領取登記表 4、辦公用品、設備領用單 5、固定資產驗收單 年1月26日