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1、賓館經營采供部門基礎管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 部門概述采供部是賓館的物資采供部門，擔負賓館日常經營管理所需的辦公用品、客房用品、設備設施零配件、工程維修材料、食品原輔料及酒水、各類重要活動所需物資等的采購職責，并為相關部門采購部分特殊物品事宜提供參考性意見。采供部負責賓館物流系統的運行、維護，并有責任將其不斷完善、發展，以適應賓館經營管理實際需要。同時，建立與之配套的供應商名單，并按照一定的服務、合作標準、指標定期對其進行考核，優勝劣汰，以始終保證賓館物資供應鏈的正常運作。采供部對市場上物資的價格浮動2、情況始終保持高度關注，并根據賓館需要及時與供應商進行協調，在保證質量的前提下，實現較為合理的性價比指數。采供部負責管理、維護賓館的物資供應體系，履行物料驗收、發放職能，對倉庫實行科學化管理，合理調配各類倉庫物資的庫存及進出順序，將庫存物資的資金占用比率和物資損失率控制在合理的范圍內。采供部負責匯總賓館各部門的物資采購計劃，并根據實際庫存進行適當調整，上報賓館管理當局批準。 部門組織結構經理（1人）倉庫領班（1人）駕駛員兼采購（1人）物料采購（1人）食品采購（1人）食品、酒水倉管員（1人）物料倉管員（1人）總共：7人崗位職責DUTIES & RESPONSIBILITIESAPPROVED BY3、： DATE：批準人：采供部經理 日期：TITLE LEVEL職務：采供部經理 級別：部門經理DEPARTMENT SECTION部門：財務部 工作區域：辦公室 REPORTING REPORTING TO：報告內容： 報告：采供部經理 LINE： SUPERVISES：管理范圍： 采供部 JOB SUMMARY：工作摘要：全面負責賓館采供部的日常管理工作，保證按時、按質、按量，并以合理的價格滿足各部門的供應要求。DUTIES & RESPONSIBILITIES：崗位職責：1、主持采供部全面工作，提出酒店物資供應計劃，報總經理批準后組織實施，確保各項采購供應任務完成。2、調查研究酒店各部門物4、資需求及消耗情況，熟悉各種物資的供應渠道和市場變化情況，供需心中有數。指導并監督下屬開展業務，不斷提高業務技能，確保酒店物資的正常供應。3、主持或輔助總經理進行大型采購業務的洽談，檢查并維護與供應商的良好關系。4、要熟悉和掌握酒店所需各類物資的名稱、型號、規格、單價、用途和產地。檢查購進物資是否符合質量要求，對酒店的物資采購和質量要求負有領導責任。5、按計劃完成酒店各類物資的采購任務，有效地控制和監督物品的出入庫手續和數量，及時解決有關技術問題，壓縮費用開支。6、服從酒店領導的工作安排，并協調好采供部和其他部門的關系。7、認真監督檢查各采購員的采購進程及價格控制；教育并監督部門人員在從事各項工5、作中不貪污、不賄賂、遵紀守法，認真完成酒店的工作計劃和任務。APPROVED BY： DATE：批準人：采供部經理 日期：TITLE LEVEL職務：采購員 級別：員工DEPARTMENT SECTION部門：采供部 工作區域：辦公室 REPORTING REPORTING TO：報告內容： 報告：采供部經理 LINE： SUPERVISES：管理范圍： JOB SUMMARY：工作摘要：根據部門經理的安排，實施具體采購任務。DUTIES & RESPONSIBILITIES：崗位職責：1、 供應商的尋找和開發。2、 建立供應商資料與價格記錄。3、 對供應商品的價格、品質、交貨日期、能力進行審6、核評價，確定供應商是否有穩定的供貨能力。4、 了解酒店各部門物資的使用情況，認真核實各部門的請購計劃，然后根據倉庫存貨情況擬訂采購計劃，并做好物資使用計劃，防止庫存物資積壓。5、 對酒店各部門物資采購要合理安排采購順序，積極配合各部門工作，對采購物資進行分類。6、 決定采購方式和方法，制定合理采購程序。7、 對物資交貨日期以及交貨進度合理控制。8、 對異常的數量、質量物資進行上報并提出處理意見。9、 進行付款整理、審查工作，做到不拖賬、不掛賬，嚴格遵循酒店財務制度，做好采購報賬、清賬等工作。10、對市場行情進行經常性調查。APPROVED BY： DATE：批準人：財務部經理 日期：TITLE7、 LEVEL職務：倉管員 級別：DEPARTMENT SECTION部門：采供部 工作區域：倉庫 REPORTING REPORTING TO：報告內容： 報告：采供部經理 LINE： SUPERVISES：管理范圍： JOB SUMMARY：工作摘要： 負責貨物的進出質量把關和保管工作DUTIES & RESPONSIBILITIES：崗位職責：1、做好倉庫日常管理事務，經常檢查倉庫內的溫度、濕度，確保倉庫貯存條件。2、做好各種安全防患工作，確保貨倉安全，避免發生各類事故。3、與驗收員履行交接手續，確保次品或有問題物資不得入庫。4、定期進行賬實核對核查工作，健全倉庫保管賬目。5、嚴格遵守倉庫8、保管紀律，有責任對違反倉庫保管紀律的其他人員進行教育。6、對酒店物資出庫要遵循酒店工作程序，接到出庫單后及時準備出庫物資，并辦理好相關出庫手續。7、定期對倉庫進行盤點，發現物資殘損或變質、短少等應及時查明原因，及時提出處理意見，報上級審查。工作清單WORKING LISTDEPT DUTIES所屬部門：采供部 負責崗位：采購經理WORKINGTASK工作任務：負責酒店物資供應 WORKING LIST工作清單： 1、 穿好制服2、 打卡3、 對上一天各部門的各類庫存物資統計表進行分析，列出本日急需采購的物資，安排采購員聯系供應商進行采購。4、 檢查購進物資是否符合質量要求，對酒店的物資采購和質9、量要求負有監督責任。5、 監督檢查各采購員的采購進程以及對采購物資的價格控制。6、 教育采購人員在從事采購業務活動中，要遵紀守法，講信譽，不索賄，不受賄，與供貨單位建立良好的關系。7、 在每天的部門經理例會中，對采購落實情況進行匯報與溝通。8、 調查、咨詢酒店物資行情，比較市場供應價格，尋找新的供應商。9、 做好本部門的其它工作任務。10、打卡DEPT DUTIES所屬部門：采供部 負責崗位：采購員WORKING TASK工作任務：負責酒店物資供應 WORKING LIST工作清單： 1、穿好制服2、打卡3、了解部門物資需求及各種物資的市場信息，比值論價，降低費用開支。4、與供應商建立良好的關10、系，完成酒店采購任務。5、對各部門急用物資優先安排采購，并及時與供貨單位聯系。6、及時與申購部門聯系，落實物資的規格、型號、數量、避免差錯。7、履行財務制度，對購進的一切物資應辦理進倉手續，手續辦妥后，及時到財務報賬，不得拖賬，掛賬。8、與倉庫取得聯系，落實當天物資實際到貨的品種、規格、數量，并把好質量關。9、完成采購經理交辦的其它任務。10、打卡。DEPT DUTIES所屬部門：采供部 負責崗位：倉庫管理員WORKING TASK工作任務：負責酒店物資保管 WORKING LIST工作清單： 1、穿好制服2、打卡3、查看昨日倉庫物資領用情況、物資庫存量，對補倉物資及時進行信息的傳遞。4、對每11、日進倉物資按程序辦理驗收、清點手續，做到入庫單與實際收貨一致性。5、對出倉物資按程序辦理出倉手續，并及時輸入電腦入賬。6、保持倉庫清潔衛生，科學合理地堆放物品。7、每月月末進行實物盤點，做到賬實相符，對賬實不符的物資進行上報。服從分配，按時完成領導指派的其它任務。8、下班前關好門窗、水電，檢查是否存在安全隱患，在確保安全無誤的情況下方可離開。9、打卡。操作程序及工作流程POLICY & PROCEDUREDEPT： SECTION所屬部門：采供部 工作區域：SUBJECT：工作內容：申請用款及報銷PROCEDURES：操作程序：（一）申請用款操作程序1、各部門所申請使用的資金必須是經財務部核定12、報總經理批準后在資金使用計劃內的款項，特殊情況除外。2、需要使用資金和銀行轉帳支票以及其他付款方式結算時，首先由經辦人向本部門經理提出申請，得到同意后，填寫用款申請單并注明用款方式。經部門經理簽署意見后依次呈送財務部經理和總經理簽名批準。經辦人憑批準的用款申請單到財務部出納員處辦理借（領）現金和銀行轉帳支票等手續。3、可辦理用款申請單的經辦人員由各部門事先確定，并將名單通知財務部備案。財務依據名單給以接洽。經辦人員應按要求逐欄填寫用款申請單，字跡清楚端正。如領用支票金額填寫準確，對方單位名稱應提供全稱，盡量避免發生差錯。4、備用金、差旅費的申請用款程序按其各自的規定進行辦理。（二）報銷操作程序13、1、用款使用后進行現金報銷結算時，需將發票整理齊全。如果發票數量較多，應按票面金額大小分類粘貼，以利復核（如公路交通費、停車費、各種車票等）。發票若附有入庫單和鮮活直送單時，入庫單必須有采購員、驗收員（倉庫保管員）、餐飲成本核算員、餐廳廚師長、餐飲部經理五人簽名有效。采供部與食品、飲料、鮮活直送品供應商的結算，按賓館與供應商所簽訂的付款期限進行，結算審批手續按支票領用和現金報銷操作程序執行。入庫單和鮮活直送單作為報銷憑證一并附上。發票前粘貼費用報銷單。2、經辦人員填寫費用報銷單報銷現金時，應注意發票金額與報銷金額必須一致，字跡清楚端正，大小寫不得有誤，逐欄填寫不留空格，空白的欄目作劃線處理。由14、經辦人在發票背面簽名并寫明用途，然后請本部門經理簽名初審，初審后依次呈請財務部經理、總經理審批。辦妥審批手續的報銷單方可到財務部取款。3、報銷現金的發票如金額較小，可把幾張發票置放一起，使用一張費用報銷單。未使用費用報銷單的發票不予辦理報銷。4、使用支票購貨的發票應連同入庫單在交回財務部前，先由經辦人在發票背面簽名，再請本部門經理在發票背面簽名確認，然后交財務部銷號入賬，若本次報銷發票超過申請用款金額10%時，應再呈請財務部經理和總經理加以簽名審核后交財務部。使用備用金人員的購貨發票也因填寫費用報銷單，經本部門經理初審后依次呈請財務部經理、總經理審批，方可交財務部出納人員報銷。5、出納員管理規15、定財務部出納員在領發、支付現金和支票時，必須嚴格執行有關規章制度，認真仔細把關，不得超出職權范圍擅自越位。如有此類情況一經發現，即嚴肅處理，情節嚴重的將追究法律責任。DEPT： SECTION所屬部門：采供部 工作區域：SUBJECT：工作內容：物資采購申批PROCEDURES：操作程序1、申購部門填寫“請購單”一式三份，并注明品名、規格、數量及要求到貨時間，經部門經理批簽后，報總經理批簽后交采供部采購。2、倉庫必備物資由倉庫保管員根據制定的最低定額和最高限額管理辦法，直接填寫請購單，經采供經理（價格高、數量多或特別物品需財務經理或總經理）批簽后，由采購員實施采購。3、倉庫必備物資的采購，采購16、員需將三家以上的報價，報采供部經理簽批，重大項目還需財務經理、總經理審定簽字后，采購員才能實施采購。5、 原則上要求供應商送貨到倉庫。由倉庫保管員進行質量、數量驗收。6、貨款結算以合同、倉庫驗收為準。7、付款方式按合同約定方式進行，無合同約定的貨款以財務結算制度為準。8、計劃外物品、零星物品采購由使用部門提前填報請購單，經使用部門經理簽字、財務部、總經理批準后報采供部。9、采供部經理對采供遞交的請購單進行審核。特別重大物品或特殊物品由財務部經理、總經理簽批。10、采購員憑審批后請購單，實施采購。11、2000元以上大型設備和固定資產的采購計劃由分管領導審核，總經理批準后，采購員實施采購。20017、0元以下一般物資的采購由分管領導批準后，交采購員實施采購。DEPT： SECTION所屬部門：采供部 工作區域：SUBJECT：工作內容：物資采購PROCEDURES：操作程序：1、確保賓館所有物資采購處于控制及監督狀態，并符合各部門經營管理的要求。2、本程序適用于賓館工程物資、長期耐用品、客用低值易耗品、食品原材料、酒水、飲料、辦公用品、印刷品、日用品等產品的采購、保管及發放的控制。3、總經理具有合格供應商名錄的最終審批權。4、辦公室和財務部共享合格供應商的審核權，但雙方須達成一致審核意見。5、財務部負責對采購物資價格的監督和檢查。6、采供部負責對賓館的工程物資、長期耐用品、客用低值易耗品、18、食品原材料、酒水、飲料、辦公用品、印刷品、日用品等產品的采購、驗證及相關供應商的控制。7、財務部具有對所采購物資質量的驗收權。8、財務部倉庫負責對其他采購物資的質量和數量的驗收、入庫及保管發放工作；如有必要，會同相關使用部門共同驗收、入庫。9、供應商三證齊全，產品質量符合國家有關的法律法規。10、供應商能提供健全完善的質量管理體系及市場銷售情況報表或資料。11、對供應商企業的規模及背景實力（人員素質、同行業的評價、資信情況）調查。12、對供應商實際操作能力（價格、付款方式的優惠和送貨的及時）考察。13、供應商售后服務能力（退貨換貨配件的供應和設備維護保障能力等）考察。14、對供應商合作情況的考19、察。15、年底由賓館采供部按評價標準，對供應商進行調查，收集相關資料，報總經理辦公室和財務部。總經理和財務部根據上報資料，在派專人對供應商資質進行調查的同時，應召開賓館部門經理會議，了解各供應商所提供物品的實際使用情況，從中篩選比較，產生第二年合格供應商名錄，呈送總經理批準。16、采供部執行下一年度的采購計劃時，必須從當年年底產生的合格供應商名錄中挑選供應商，執行采購任務（特殊情況除外）。17、透明采購原則。合格供應商的確認，由總經理和財務部經理全權負責，常用的工程物資、長期耐用品、客用低值易耗品、食品原材料、辦公用品、印刷品、日用品等產品原則上從賓館當年選定的合格供應商處采購，力爭通過明折明20、價明扣來加強采購管理，降低采購成本。18、驗收工作輪換原則。為規范賓館管理，加強內部監督與控制，鮮活直送驗收員歸口財務部管理，對驗收工作實行定期輪換制，原則上一年一次。可采用部門內部員工間的工作互換。19、財務詢價與核價原則。無論是計劃內還是計劃外的采購，均實行貨比三家原則，必須先由采供部提供三家報價，財務部經常派員到相關市場調查，經核準后，實施采購。餐飲鮮活品價格實行每十天定一次價，由餐飲部、財務部、采供部三方共同派員共同進行市場詢價，共同簽字確認的價格為準。確認后的價格在執行期內不再受市場價格波動而變化。20、采購實施計劃的申報各部門在當月25日前，將本部門下月申購計劃一式二份，報至采供部21、，由倉庫根據庫存情況編制“月度物資補倉計劃”，由財務部經理進行初審，并經總經理審核批準后，將申購計劃交采供部。21、計劃內采購。凡已列入“月度物資采購計劃”的物品需采購時，由使用部門填寫“申購單”（一式四份）報采供部倉庫，倉庫根據庫存核定采購數量遞交采供部，采供部提供三家供應商報價，由財務部派員核實，經財務部經理簽字確認，報總經理批準后，方可實施采購任務。22、計劃外采購。凡未列入賓館“月度物資采購計劃”的申購、采購行為，均屬計劃外采購。各部門必須嚴格控制計劃外采購，計劃外采購物品由使用部門填寫緊急報告單，呈報總經理批準后，采供部會同使用部門找三家供應商報價，經財務部人員核價，財務部經理初審，22、由總經理批準后方可實施采購任務。23、餐飲鮮活品的采購。餐飲鮮活品（包括水產類、肉類、家禽類、蔬菜類等）定價要及時、完善、面廣，需向多家供應商詢價，每十天定一次價，由餐飲部、財務部、采供部三方共同派員共同進行市場詢價，共同簽字確認的價格為準。確認后的價格在執行期內不再受市場價格波動而變化。以減少定價失誤。24、物資的驗收、發放和付款方式倉庫保管員負責采購物資質量和數量的驗收和發放。采供部購入物資送至倉庫，由倉庫保管員根據采購申請批準單的數量、單價進行驗收，驗收時要嚴把質量關，必要時會同使用部門共同驗收，對不符合質量、數量、規格的物資一律拒收，當天必須填妥“入庫單”（一式四聯）分發相關部門并輸入23、電腦系統。使用部門對所用物品發現有質量等問題的，應及時與倉庫保管員聯系，確屬質量問題的由倉庫驗收員通知采購員負責與供應商調換。倉庫保管員在發出物資時應遵循“先進先出”的原則，因人為原因導致物資失少、過期、變質等的損失由倉庫保管員負責賠償。25、負責對工程物資質量的驗收。財務部驗收員負責對工程物資采購、工程改擴建等方面的質量把關，如發現物資質量不合格應及時向供應商（承包商）提出退貨、調換或限期整改。26、采購物資貨款由財務部統一安排支付。賓館各項采購物資的貨款支付由財務部統一安排，各項物資（除工程物資、改擴建工程外）從驗收入庫并取得對方單位發票之日起，原則上三個月內付清。27、供應商所贈送的物資24、全部入庫，倉庫保管員驗收后，建立備查賬。28、廢棄物資的變賣由采供部倉庫負責，變賣收入交財務部統一管理。29、餐飲部泔水回收所得款項全部交由財務部統一集中管理。DEPT： SECTION所屬部門：采供部 工作區域：SUBJECT：工作內容：驗收、倉管核算PROCEDURES：操作程序1.、倉庫保管員對所采購的貨物，嚴格按照審批的數量、規格、型號驗收、嚴格把好質量關。2.、經檢查無誤后，在送貨單或入庫單上簽字，然后做好記帳工作。3、對入庫的貨物，應按規格、型號、分類堆放，并做到有貨必有卡，有卡必有帳，卡、帳、物三相符。4、倉庫保管員在發貨時，應做到先進先出、后進后出，并定期進行清點，發現霉變、破25、損、應及時辦理物資退庫或報廢手續。5、倉庫保管員發貨時，必須按照發貨審批手續發貨，同時嚴格掌握對在庫貨物的保質期，對即將到期物品，應提前向采購員反映，并報告采供部經理，以便及時進行處理。6、倉庫保管員發貨時，應核對領料單的品名、數量、規格是否相符，物品出庫領用部門填寫的經部門經理簽名的有效物料領用單方能給予發貨。7、倉庫保管員對任何部門、任何人員均應嚴格先辦手續后提貨的程序發貨，嚴禁先發貨后補單或以白條代手續的做法。8、每月底進行實物盤點，做到帳帳相符，帳卡相符，帳物相符。9、電池等辦公用品，各部門領用應遵循以舊換新的領用制度（無法調換的物品除外）。10、嚴格執行倉庫安全操作規程，倉庫內嚴禁存26、放私人物品或代存其他單位物品，不得會客，禁止吸煙，做到人走燈滅，離庫鎖門，防止發生火災和偷盜事故。11、倉庫保管人員應熟悉物資的特性，精心做好在庫商品的養護工作，根據倉庫的溫度、濕度、光照等因素，考慮存放期限，采用通風、降溫、吸潮、防漏、防變質等工作方法，注意經常檢查、確保財產物資的安全完整。12、保管員根據入庫驗收單、領料單記帳，登記明細賬。13、憑倉庫領料單，按分類帳目，逐一進行實物消帳。14、記帳要及時，及時對帳、做到帳卡相符，帳帳相符。15、盤點后發現盈虧，應及時辦理審批調帳手續。16、每月末對庫存物資進行盤點核對，發現問題，應找出原因，及時處理。17、對入庫單、領料單等有效憑證，應裝27、訂成冊，妥善保管。表 單FORM 宏都賓館用款申請單申請部門： 日期：結算方式：（ ）現金、（ ）支票、（ ）匯票、（ ）匯款對方單位：開戶銀行：用途：合同號：金額（大寫）金額（小寫）備注：總經理： 副總經理： 財務部經理： 部門經理： 申請人： 宏都賓館費用報銷單 年 月 日報銷部門：費用內容：單據張數：報銷金額（小寫）：金額（大寫）備注：總經理： 副總經理： 財務部經理： 部門經理： 申請人： 食品飲品入庫單供應商： 供應商編號：發票號： 收貨日期： 請購部門：貨物編號名 稱單位規格型號數量單價金額 審批： 記賬： 倉庫保管員： 經辦人： 合計此單一式四聯，第一聯財務；第二聯成本核算；第三28、聯倉庫核算；第四聯采購留底 物料用品入庫單供應商： 供應商編號：發票號： 收貨日期： 請購部門：貨物編號名 稱單位規格型號數量單價金額 審批： 記賬： 倉庫保管員： 經辦人： 合計此單一式四聯，第一聯財務；第二聯成本核算；第三聯倉庫核算；第四聯采購留底 商品入庫單日期：編號品名單位數量成本單價成本金額零售單價零售金額備注合計送貨單位：商場經辦人：經辦人：電話：廠家編號：此單一式四聯，第一聯財務；第二聯商場；第三聯經手人；第四聯供應商 食品飲品領用單領用部門： 班組： 領用日期：貨物編號名 稱現存量申請實發數量單價金額數量單位審批： 記賬： 倉庫保管員： 領料： 合計此單一式三聯，第一聯財務核算，第二聯倉庫核算，第三聯領用部門 物料用品領用單領用部門： 班組： 領用日期：貨物編號名 稱現存量申請實發數量單價金額數量單位審批： 記賬： 倉庫保管員： 領料： 合計此單一式三聯，第一聯財務核算，第二聯倉庫核算，第三聯領用部門宏都賓館鮮活直送商品驗收單供應商 驗收日期： 年 月 日序商品品名單位單價合計備注數量金額數量金額數量金額數量金額123456789101112合計餐飲總監審核：各餐廳廚師長簽收：