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1、度假村酒店物資采購質量檢驗監督制度及職責編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 物資采購管理制度一、總則（一）為規范酒店的采購行為，加強對酒店日常采購的監督管理，防止酒店資產的流失，特制定本規定，望遵照執行。(二)度假村設立專職采購部作為采購管理部門，隸屬度假村財務總監管理，接受度假村各個部門的監督，全面負責度假村的采購工作。（三）本規定是度假村購置客用品、餐飲原料、燃料、輔料、零部件、營運設備、工程配件、辦公用品、勞動防護用品，以及其他物資過程中的決策、價格監督、質量檢驗、倉儲管理等行為的基本規范。（四）度假村應當按照“2、四權”分離（即詢價、采購、收貨、付款四權分離），科學有效、公正公開、比質比價、監督制約的原則，建立健全采購管理的各項制度。（五）度假村各部門應按照物資采購的內控程序執行，即采購計劃申請確立-詢價、比價-確定價格-簽訂合同（或出正式訂單）實施采購-驗收入庫-財務最終審查付款。二、采購申請和決策（一）度假村應當建立健全物資采購的申請和決策程序，按照采購物資類別和金額的大小，實行分級分權管理，各司其職，明確各級管理人員，各有關部門及人員的責任。（二）除特殊情況外（零用現金采購，金額在500元以下），酒店所有物資采購的事項，應首先由部門填寫“申請訂貨單”，填列出具體貨名，數量及規格，并必須經過使用部門3、經理的簽署。（三）物資采購計劃是組織物資供應的主要依據，必須在掌握市場行情的前提下，使用部門綜合經營計劃、物資消耗情況、物資儲備定額及訂貨制作、運送周期，結合本部門實際，量力而行，著情采購，在申請采購物資的同時，必須給出合理的申請理由。（四）度假村各部門主管、經理對其簽署的物資采購事項負有審查和監督責任。（五）物資采購計劃分年度計劃、季度計劃和月度計劃。年度計劃是指導全年物資供應工作的主要依據，各部門需用的物品、物資的下一年度計劃，在本年度10月份銷售預算編制后，由采購部牽頭會同財務部及相關各部門擬定方案，編制年度采購預算，經財務總監審核報總經理批準后實施。季度計劃是年度計劃分解計劃，用以明確4、季度物資采購供應工作的方向。月度計劃是物資采購工作的具體實施與調整計劃，計劃編制按預算管理制度要求編制。根據年度采購預算和各部門以及倉儲部申請的物資需用量每月底提交計劃，采購部編制月度的具體采購計劃，每月25日前由釆購部統一梳理統籌審核后報下月采購計劃，財務總監審批并上報總經理批準后組織實施，各部門以及倉儲部申請的物資需用月底計劃于每月22日之前報采購部。（六）計劃外的急需用品采購應填寫采購申請單，并在申請單上注明應急采購原因，由部門經理、財務總監、總經理簽字同意后采購部進行采購。（七）物資采購計劃應列明“品名”、“規格”、“單位”、“期末庫存量”、“月消耗量或儲備定額”、“擬采購數量”、“預5、計單價”、“預計采購資金”等項目，采購計劃一式四份、經財務總監和總經理審批后，一份留財務會計部，一份送倉庫部、一份采購部組織采購，一份申購部門留存。三、物資采購（一）采購員根據核準的采購計劃，按照物品的名稱、規格、型號、數量、單位適時進行采購，以保證及時供應。（二）大宗用品或長期需用的物資，酒店成立詢價小組（由使用部門、成本控制、財務部和采購部組成）。努力利用各種現代化的手段廣泛收集采購物資的質量、價格等市場信息，掌握主要采購物資的信息變化，簽訂長期供貨協議，以保證物品的質量、數量、規格、品種和供貨要求。（三）在采購過程中引進競爭機制，采取貨比三家，競價措施，實施比價比質，同等價格比質量，同等6、質量比價格，除僅有唯一供貨單位或有特殊要求外，酒店主要物資的采購應當選擇三個以上的供貨單位，從質量、價格、信譽等方面擇優進貨。工程改造和采購單價在5萬元以上的物品應通過招標形式進行。（四）酒店重要物資的采購應遵循樣品的事先確認制度，使用部門對樣品承擔審核責任，如因采購物資未經確認，即被采購回來，造成物品的不符，采購部門將承擔相應責任。（五）除部分零用現金采購和急用工程物資采購外，酒店各部門的物品購置都應經過詢價小組確認并經采購部門采購，任何部門不得越權進行采購。（六）對于各部門用零用現金采購及個別有特殊要求的工程物資采購，除了要嚴格控制其采購數量和金額外，還應努力依據市場情況變化進行跟蹤調查。7、（七）各廚房每日需購入的鮮活原料，由廚師長于當日21:00前將第二天所需原材料清單上報采購部，采購部根據市場貨源情況及時與供應商聯系組織進貨。（八）酒水、售賣商品等采購采取定期補給的辦法，由倉庫根據庫存情況，結合業務需要提交物品采購清單，經財務總監審核報總經理批準后采購部負責實施采購工作。（九）對于超過一定金額（1000元）的，采購部在購買申請單的基礎上，應出具正式的訂貨單（PO單）。經過財務總監、總經理批準后，作為向供應商正式采購的合同文本。（十）酒店大宗材料（總金額在10萬元以上）、基建或技改項目主要物資（單價在5萬元以上）的采購及其他金額較大的物資采購等，應該以招標采購形式進行購買。（十8、一）為明確責任、權限和內部工作程序，切實發揮出價格的決策和監督職能，度假村成立價格監督委員會。平時履行價格監督職能的部門是成本控制部。財務經理和行使監督的人員應當履行職責，監督采購價格，降低采購成本，并對酒店各部門采購物品的計劃、數量承擔核實與確定責任，對某些不必要采購或不需采購的物品可行使否決權。（十二）在采購過程中，成本控制部應依據最近一次采購同類產品價格進行監督和審核，采購部門應在成本控制審核的價格范圍內進行采購，如因特殊原因（因為市場行情變化等）需要高出價格的，必須說明原因，經財務總監或總經理批準后方可執行。（十三）成本控制部門負有對酒店所有采購物資進行價格監督和控制的責任，對于未在審9、核價格范圍內進行采購給酒店造成重要損害的（特殊情況例外），成本控制有責任向酒店高層管理人員和有關主管人員反映并提出處理意見。（十四）酒店行使價格監督職能的部門（成本控制）或人員應當及時了解，掌握酒店主要采購物資的市場價格，并對其審核的物資采購價格承擔相應的責任。四、質量檢驗監督（一）承擔對物品檢驗和驗收的部門是酒店成本控制的收貨部和物品使用部門。采購物資未經質量檢驗或驗證不得開據收貨記錄和辦理結算手續。對酒店采購物資的質量檢驗或驗證，實行收貨部門和使用部門雙重檢驗制度，在進行檢驗時，堅決杜絕可能影響公正的部門介入。（二）酒店收貨部門和使用部門應嚴格按照標準和程序進行檢驗或驗證，并對檢驗、驗證的10、結果承擔相應責任。對于不具備檢驗條件，需要對所采購物資（如土建工程、大型工程設備等）進行檢驗的，度假村可以委托國家認可檢測機構進行鑒定或者要求供貨單位出具國家認定檢測機構的質量檢驗報告。（三）對于一些重要的采購物資和日常用的較頻繁的物資，度假村可以根據需要留樣存檔，并進行復檢。五、倉儲管理（一）成本控制部門應加強對酒店庫存物資的計劃管理，庫存物品的購置計劃要與經營周期相適應，盡量將庫存保持在一個合理的區間內，以減少存貨的損失。（二）加強倉儲保管人員的責任，落實崗位責任制，對于因保管不善造成實物毀損、丟失的，將追究保管人員的責任。（三）成本控制人員作為酒店倉儲管理的部門，對于實物的流轉應根據使用11、部門的實際，嚴格落實“先進先出”原則，防止商品因為過期而毀損報廢。（四）存貨的管理應根據其物理化學性能分類保管，合理堆放，同時完善倉庫的臺帳、臺卡制度，經常進行實地盤點，保證帳卡，帳物相符。六、付款（一）付款由財務部負責，酒店財務部憑PR單、使用部門確認的收貨記錄和正式的發票且由財務經理、財務總監和總經理簽批后方可付款（無發票不予付款）。（二）工程改造的付款必須有至少5%以上的質保金，并在規定的時間確認無質量問題后方可支付。（三）從資產翻新基金中列支的款項必須由董事長簽批后方可支付。（四）按照度假村財務制度，購買金額在2000元以下的采購員可以支付現款，超過2000元的一律由出納與供貨商確認通12、過支票或銀行轉賬方式進行付款。七、責任和獎懲（一）度假村對采購管理的全過程建立責任制度，明確各有關部門和個人的責任、權利和義務，通過制定考核獎懲辦法，嚴格執行來約束采購行為。（二）度假村各高級管理人員，應當執行本規定和內部物資采購管理制度，并支持采購部門和質量、價格監督部門履行職責。（三）使用部門有權對違反本規定所造成的損害利益的行為向度假村高層舉報，舉報屬實的，可給予適當獎勵。（四）對于違反本規定弄虛作假、以權謀私、收受供應商的回扣和接受賄賂的采購人員度假村可將根據情節嚴重給予通報批評、記過、調離崗位、解聘等處分，因工作失誤給度假村造成直接或間接損失的，應依法賠償。構成犯罪的，將追究其刑事責13、任。（五）度假村將嚴格按照本規定要求，并結合實際，加強和完善采購管理。因違反本規定，給度假村利益造成重大損失，造成資產流失的，直接責任人員和直接負責的主管人員將承擔相應的責任。（六）本規定適用于度假村采購、收貨、倉儲的控制環節。二、職位說明書1、采購部經理崗位職責職位 POSITION采購部經理崗職級 JOB LEVEL總監級 SH直屬上司REPORTING TO財務經理直接下屬 SUPERVISING采購員工作概述Working Describe：全面負責采購部的日常運作，以最合理的價格，滿足酒店各部門的采購需求。主要職責Major Duty：1. 負責制定酒店采購政策及程序并監督實施；2.14、 負責審核所有的采購申請單和采購訂貨單；3. 負責審查供應商的信譽度，確保購進貨品的質量；4. 負責與重要供應商的聯系，參予重大合同的簽定與執行，確保業務合同的準確有效；5. 負責定期組織市場調查，收集市場信息，調整進貨價格，報上級批準后執行；6. 負責積極開發貨源，豐富供貨市場，不斷發現新產品；7. 負責組織本部門員工做好成本核算，做到貨比三家，優質優價優先，努力為度假村節約采購成本；8. 負責與酒店其它部門的密切聯系，協商解決急需物品的供應；9. 負責對下屬員工的績效評估，組織實施獎懲；10. 負責培訓下屬員工的業務技能和工作技巧，監督員工工作表現；11. 負責主持采購部的工作例會，傳達度15、假村最新信息，協商解決問題；12. 負責本部門備用金的申請和保管；及時完成上級交辦的其它任務。2、采購員（食品）崗位職責職位 POSITION采購員（食品）職級 JOB LEVEL總監級 ST直屬上司REPORTING TO采購經理直接下屬 SUPERVISING無 工作概述Working Describe：具體負責度假村的食品、飲品采購工作，確保各廚房食品的優質供應，倉庫食品飲品的及時補充。主要職責Major Duty：1. 嚴格遵守酒店財務制度和采購程序進行工作；2. 負責審核各部門的采購申請單，選擇合適的供應商，填好價格等項目后報上級審批；3. 負責依據批準后的采購訂貨單與供應商聯系，及16、時供貨；4. 負責配合收貨部對食品、飲品進行驗貨收貨，對食品、飲品的商標、包裝、衛生合格證、生產日期、重量等進行檢驗，嚴把質量關；5. 負責與供應商的友好聯系，以便酒店需臨時送貨時供應商提供支持；6. 負責定期與成本控制、用貨部門進行市場調查，開發貨源，收集市場信息，做到貨比三家、優質優價優先，發現新產品，調整進貨價格，報上級批準后執行；7. 負責做好成本核算，努力為酒店節約采購成本；8. 負責與酒店其它部門的密切聯系，協商解決急需物品的供應；9. 及時完成上級交辦的其它任務。3、采購員（物品）崗位職責職位 POSITION采購員（物品）職級 JOB LEVEL總監級 ST直屬上司REPORT17、ING TO采購經理直接下屬 SUPERVISING無 工作概述Working Describe：具體負責全酒店的工程物品、一般物品的采購工作，擴大貨源，確保各部門物品的及時供應。主要職責Major Duty：1. 嚴格遵守酒店財務制度和采購程序進行工作；2. 負責審核各部門的采購申請單，選擇合適的供應商，填好價格等項目后報上級審批；3. 負責依據批準后的采購訂貨單與供應商聯系，及時供貨；4. 負責配合收貨部對貨品進行驗貨收貨，對物品的商標、包裝、合格證、生產日期、重量等進行檢驗，嚴把質量關；5. 負責與供應商的友好聯系，以便酒店需臨時送貨時供應商提供支持；6. 負責定期與成本控制、用貨部門進行市場調查，收集市場信息，開發貨源，發現新產品，做到貨比三家、優質優價優先，調整進貨價格，報上級批準后執行；7. 負責做好成本核算，努力為酒店節約采購成本；8. 負責與酒店其它部門的密切聯系，協商解決急需物品的供應；9. 及時完成上級交辦的其它任務。