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1、公司商品采購、物資驗收入庫管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 采購管理制度：1制定采購計劃：1)由商場各部門概括每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的預(yù)測，在每年年底編制采購計劃和預(yù)算報財務(wù)部審核。2)計劃外采購或臨時增加的項目，并制定計劃或報告財務(wù)部審核。3)采購計劃一式四份，自存一份，其他三份交財務(wù)部。2審批采購計劃：1)財務(wù)部將各部門的采購計劃和報告匯總，并進行審核。2)財務(wù)部根據(jù)商場本年的營業(yè)實際、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標及營業(yè)預(yù)測做采購物資的預(yù)算。3)將匯總的采購計劃和預(yù)算報總經(jīng)理審批。4)2、經(jīng)批準的采購計劃交財務(wù)總監(jiān)監(jiān)督實施，對計劃外未經(jīng)批準的采購要求，財務(wù)部有權(quán)拒絕付款。3物資采購：1)采購員根據(jù)核準的采購計劃，按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單位適時進行采購，以保證及時供應(yīng)。2)大宗用品或長期需用的物資，根據(jù)核準計劃可向有關(guān)的工廠、公司、商店簽訂長期的供貨協(xié)議，以保證物品的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨要求。3)采購人員對餐料、油味料、酒、飲品等等，要按計劃或下單進行采購，以保證供應(yīng)。4)計劃外和臨時少量急需品，經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)有關(guān)部門經(jīng)理批準后可進行采購，以保證需用。4物資驗收入庫：1)無論是直撥還是入庫的采購物資都必須經(jīng)倉管員驗收。2)倉管員驗收是根據(jù)訂貨的樣板，按質(zhì)3、按量對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單，然后需直撥的按手續(xù)直撥，需入庫的按規(guī)定入庫。5報銷及付款：1)付款：采購員采購的大宗物資的付款要經(jīng)財務(wù)總監(jiān)審核，經(jīng)確認批后方可付款。支票結(jié)帳一盤由出納根據(jù)采購員提供的準確數(shù)字或單據(jù)填制支票，若由采購員領(lǐng)空白支票與對方結(jié)帳，金額必須限制在一定的范圍內(nèi)。按商場財務(wù)制度規(guī)定，付款30元以上者要使用支票或委托銀行付款結(jié)款，30元以下者可支付現(xiàn)款。超過30元要求付現(xiàn)金者，必須經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理或財務(wù)總監(jiān)審查批準許后方可付款，但現(xiàn)金必須控制在一定的范圍內(nèi)。2)報銷：采購員報銷必須憑驗收員簽字的發(fā)票或連同驗收單，經(jīng)出納審核是否經(jīng)批準或在計劃預(yù)算內(nèi)，核準后方可給予4、報銷。采購員若向個體戶購買商品，可通過稅務(wù)部門開票，因急需而賣方又無發(fā)票者，應(yīng)由賣方寫出售貨證明并簽名蓋單，有采購員兩人以上的證明，及驗收員的驗收證明，經(jīng)部門經(jīng)理或財務(wù)總監(jiān)批準后方可給予報銷。采購部業(yè)務(wù)操作制度：1按使用部門的要求和采購申請表，多方詢價、選擇，填寫價格、質(zhì)量及供方的調(diào)查表。2向主管呈報調(diào)查表，匯報詢價情況，經(jīng)審核后確定最佳采購方案。3在主管的安排下，按采購部主任確定的采購方案著手采購。4按商場及本部門制定的工作程序，完成現(xiàn)貨采購和期貨采購。5貨物驗收時出現(xiàn)各種問題，應(yīng)即時查清原因，并向主管匯報。6貨物驗收后，將貨物送倉庫驗收、入庫，辦理相關(guān)的入庫手續(xù)。7將到貨的品種、數(shù)量和付款5、情況報告給有關(guān)部門，同時附上采購申請單或經(jīng)銷合同。8將貨物采購申請單、發(fā)票、入庫單或采購合同一并交財務(wù)部校對審核，并辦理報銷或結(jié)算手續(xù)。物品、原材料采購制度：1物品庫存量應(yīng)根據(jù)商場貨源渠道的特點，以掌握在一個季度銷售量的一倍庫存量為宜。材料存量應(yīng)以兩月使用量為限，物料及備用品庫存量不得超過三個月的用量。2堅持“凡國內(nèi)能解決的不在國外進口，凡本地區(qū)能解決的不到外地采購”的規(guī)定。3各項物品、商品、原材料的采購，必須遵守市場管理及外貿(mào)管理的規(guī)定。4計劃外采購或特殊、急用物品的采購，各部門知會財務(wù)部并報總經(jīng)理審批同意后，方可采購。5凡購進物資，尤其是定制品，采購部門應(yīng)堅持先取樣品，征得使用部門同意后，6、方進行定制或采購。6高額進貨和長期定貨，均應(yīng)通過簽訂合同的辦法進行。7從國外購進原材料、物品、商品等，凡動用外匯的，不論金額大小一律必須取得總經(jīng)理的批準，方予采購，否則財務(wù)部拒絕付款。8凡不按上述規(guī)定采購者，財務(wù)部以及業(yè)務(wù)部門的財會人員應(yīng)一律拒絕支付，并上報給總經(jīng)理。能源采購管理制度：1商場工程部油庫根據(jù)各類能源的使用情況，編制各類能源的使用量，制定出季度使用計劃和年度使用計劃。2制定實際采購使用量的季度計劃和年度計劃（一式四份）交總經(jīng)理審批，同意后交采購部按計劃采購。3按照商場設(shè)備和車輛的油、氣消耗情況以及營業(yè)狀況，定出油庫、氣庫在不同季節(jié)的最低、最高庫存量，并填寫請購單，交采購部經(jīng)理呈報總7、經(jīng)理審批同意后，交能源采購組辦理。4超出季度和年度使用計劃而需增加能源的請購，必須別填寫請購單，提前一個月辦理。5當采購部接到工程部油庫請購單后，應(yīng)立即進行報價，將請購單送總旨理審批同意后，將請購單其中一聯(lián)送回工程部油庫以備驗收之用，一聯(lián)交能源采購組。食品采購管理制度：1由倉管部根據(jù)商場銷售需要，訂出各類正常庫存貨物的月銷售量，制定月度采購計劃一式四，交總經(jīng)理審批，然后交采購部采購。2當采購部接到總經(jīng)理審批同意的采購計劃后，倉管部、食品采購組、采購部經(jīng)理、總經(jīng)理室各留一份備查，由倉管部根據(jù)食品部門的需求情況，定出各類物資的最低庫存量和最高庫存量。3為提高工作效率，加強采購工作的計劃性，各類貨物采購取定期補給的辦法。