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1、公司存貨入庫、實物賬務采購工作管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 存貨管理制度為了加強存貨管理，減少浪費，規(guī)范存貨的采購、耗用、銷售，特制定本規(guī)定：一、存貨的范圍凡在盤點及所有權(quán)歸屬企業(yè)的存貨，不論其存放地點如何均應做為企業(yè)存貨，商家代銷或鋪底銷售產(chǎn)品也應作為存貨單獨管理。二、存貨分類企業(yè)存貨分為：原材料（酒水、飲料、鮮活食品、佐料、回收菜、成品菜、干雜等），低值易耗品（辦公用具、用品、一次性餐具、廚房用生產(chǎn)工具等），凡不屬于公司財產(chǎn)目錄的其他物品。三、存貨采購1、存貨的采購必須以審核有效的申購單購貨。（嚴格按2、照申購單的質(zhì)量，等級、數(shù)量、品名購買）2、存貨采購必須按有關(guān)部門制定的質(zhì)量標準采購。購買量不得超過最高儲備量。3、（原材料）原則上實行滾動結(jié)算采購方式。4、供應商應趨于集中化、固定化、長期化、合同化。5、定期談判制度。四、存貨入庫1、存貨驗收人員以質(zhì)檢人員、庫管人員、加工車間負責人（或?qū)嵨镓撠熑耍?、驗收時應注意驗收貨物的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準、金額。3、驗收時還應注意申購程序是否合法和齊備。4、以上2、3條中應同時齊備，庫管應嚴格把關(guān)，對不符合規(guī)定的拒絕入庫，如遇爭議，應匯報基地負責人或上級分管領(lǐng)導。5、酒水、飲料、部分鮮活食品在店面驗收，干雜、佐料在庫房驗收，大部分鮮活食品在基3、地加工車間驗收，低值易耗品在使用部門（或庫房）驗收。6、成品菜、回收菜、按菜品質(zhì)量等級分別計價回收，成品菜原則上不回收，如須二次加工的按出廠價回收。并辦理相關(guān)入庫手續(xù)。回油按油的成品率計算入庫數(shù)量。7、數(shù)量、質(zhì)量等有不符，應按實物入庫，并填寫貨物溢余（短缺）單。8、以實物數(shù)量、質(zhì)量登記相關(guān)明細賬。9、月終所有入庫單（連同申購單存根聯(lián)）存根歸類建檔，裝訂成冊，以便查閱。10、入庫名稱應公司統(tǒng)一標準稱謂為準，有俗稱的備注俗稱。11、存貨的損耗及報損處置鮮活食品入庫時合理損耗按相關(guān)部門制定的采購標準執(zhí)行，同時計入采購成本；入庫數(shù)量以實物為準。價格重新計算。金額以實付為準。所有存貨經(jīng)營過程中的報損應有4、實物報告書（說明原因、數(shù)量等），報損報告書由實物負責人書寫，部門負責人簽署報損性質(zhì)和初步處理意見，執(zhí)總復核，最后呈總經(jīng)理簽署處理意見后，庫管和財務才能作為賬務處理依據(jù)。存貨廢品能統(tǒng)一回收處理（例如：酒類包裝物、生產(chǎn)用工具廢品需經(jīng)庫管統(tǒng)一回收處理。無處理價值的直接報損，廢品銷售應由店長和基地負責人同意后方可處理，處理明細單由庫管填寫，經(jīng)部門負責人簽字執(zhí)總復核，出納開具收據(jù)，事后呈總裁復核。會計上將此項目納入部門成本核算范圍。所有存貨的報損屬于正常報損的計入部門費用，非正常報損的，由實物負責人承擔經(jīng)濟責任，實物負責人不明確的由部門所有人員共同承擔經(jīng)濟責任。采購過程的損耗要制定合理的量化標準，經(jīng)營過5、程中的損耗也要制定量化標準，低值易耗品損耗要制定定性標準。五、存貨出庫1、出庫以部門領(lǐng)料人員（或庫管）開具并經(jīng)領(lǐng)用部門領(lǐng)導簽字后，庫管才得出庫。2、按領(lǐng)料單登記相關(guān)明細賬，低值易耗品還應建立部門實物卡。3、月終所有領(lǐng)料單（包括部門負責人指令出庫指令手續(xù)），歸類建檔裝訂成冊。4、代銷商品、鋪底銷售商也應按第四、第五程序辦理。5、退庫、退貨分別以紅字辦理領(lǐng)料單、入庫單。6、在加工車間、直接辦理入庫的鮮活食品可不再辦理領(lǐng)用手續(xù)，加工車間負責人應在該入庫單的領(lǐng)用簽字欄目簽字，直接在使用部門入庫的低值易耗品可同時辦理入庫和領(lǐng)用手續(xù)。7、領(lǐng)料單上的名稱欄應以公司統(tǒng)一標準稱謂為準，有俗稱的注明俗稱。六、存貨6、管理1、庫房和實物負責人應按存貨的特性、注意事項，做好存貨管理（防潮、防電、防火、霉爛、變質(zhì)、堆放要求等）。2、原材料應制定存放數(shù)量標準（最高儲備、最低儲備等），以便銷售和資金管理。低值易耗品的管理：部門負責人要把每件物品落實到人頭（崗位），同時保管要建立部門區(qū)域物資卡片。3、存貨應按要求分類，分區(qū)域擺放，并且標上存放標簽，如有堆放，應擺放整齊，以便點數(shù)管理。4、存貨發(fā)放以先進先出為準則，以便實物質(zhì)量管理。5、存貨中的原材料應每月對存貨的質(zhì)量進行詳細檢驗，以防存貨受損或霉爛變質(zhì)。6、庫管人員應注意以下事項：保持庫房清潔、衛(wèi)生、整齊；注意庫房通風設備等環(huán)境設施的運行狀況；金額較大的存貨應擺放在庫7、房最里邊；平時注意庫房的門窗是否完好，做好庫房防火、防盜工作。7、任何人、部門未具有相關(guān)合法手續(xù)，庫房或?qū)嵨镓撠熑瞬坏媒栌煤皖I(lǐng)用存貨。8、平時應加強實物、卡片、實賬的核對工作（可每日核對）。9、成品菜回收菜（需二次加工的）嚴格以先進先出的準則，每日對菜品質(zhì)量進行檢驗，嚴格按照成品菜擺放規(guī)則擺放（新、陳擺放規(guī)則等）。10、店面（桌、椅等設施）的管理參照財產(chǎn)管理方式管理。平時應加強桌椅等的清潔、衛(wèi)生、安全管理，加強巡場工作，如遇顧客損壞設施設備的員工應有禮貌的尋求解決方式，并讓顧客承擔相應責任。店面經(jīng)營設施者出現(xiàn)損壞，而員工未發(fā)現(xiàn)者或未有任何處理結(jié)果的，一切損失由店面全體員工負責賠償。出現(xiàn)損壞應立8、即書面報告，并立即修理，修理費用扣除可收回金額（賠償）后由部門承擔費用，納入部門核算方案。報損執(zhí)行相關(guān)報損程序。七、存貨實物賬務（庫管賬務）1、所有存貨均建立存貨明細賬。2、部門區(qū)域使用存貨（辦公用品、廚房生產(chǎn)工具、店面經(jīng)營設施）應匯總填制實物卡，實物卡應登記本區(qū)域名稱實物名稱、數(shù)量等。3、所有存貨收發(fā)登記明細賬均有相關(guān)合法手續(xù)為依據(jù)。入庫登記應以入庫單、申購單、貨物溢余（短缺單）為依據(jù)；出庫登記應以領(lǐng)料單（部門負責人出庫指令、有效的報損報告書）為依據(jù)。直接在加工車間入庫的食品根據(jù)月底的盤存數(shù)量來凳記材料明細賬。4、存貨明細賬采用活頁三欄式材料明細賬，應對明細賬標明頁碼，不得撕毀和涂改。5、登9、記明細賬時，應注明收發(fā)憑證證號（領(lǐng)料單號、入庫單號）存貨購進日期，摘要寫明“主要事項、采購人、貨物批號、保質(zhì)期”等。存貨存放地點應詳細載明。6、月末應清理業(yè)務數(shù)據(jù)，將本月末最后一筆業(yè)務登記賬薄。7、月末應將本月領(lǐng)料單、入庫單存根連同其附件（申購單等）按號碼順序裝訂成冊，并在封面上按會計規(guī)定注明相關(guān)事項，以便查詢。8、年末應在賬、賬證、賬實核對后、結(jié)賬、新賬，并將賬薄裝訂，在封面注明會計規(guī)定相關(guān)事項。9、年末財產(chǎn)管理員要編制低值易耗品部門分布表。八、存貨盤點1、存貨盤點、采取每月盤點、不定期抽檢制度。2、盤點人由：實物負責人、財務（或庫管）、部門負責人組成。3、應將本月所有業(yè)務登記在賬，貨物已到10、庫但未辦理相關(guān)手續(xù)的，應做好賬務金額調(diào)整表，已辦理相關(guān)手續(xù)且已入賬的，但貨物仍然在庫的應另行辦理調(diào)整表。4、盤點時應注意：實物與實物卡的核對。5、部門應準備好盤點計量工具。6、編寫盤點報告，如有溢余（短缺）應填寫報告書，經(jīng)總經(jīng)理簽署處理意見后作為財務賬務處理依據(jù)。九、本制度暫適用于分公司。11申購、入庫、出庫結(jié)算制度為了對公司物資采購、物資入庫、物資領(lǐng)料、貸款結(jié)算規(guī)范管理，特制定本規(guī)定。一、申購程序本程序包括：鮮、活、食品等申購、佐料及輔料申購、特菜佐料申購、酒水飲料申購、低值易耗品申購，小額零購物品申購、財產(chǎn)申購。1、鮮、活食品申購店面銷售經(jīng)理（店長或相關(guān)人員）根據(jù)銷售情況預計銷售情況開具次11、日需要菜單，菜單一式三份，由店長簽字后留底一聯(lián)，其余兩聯(lián)傳遞基地。基地負責人，采購，庫管根據(jù)實際情況審閱菜單，如需調(diào)整數(shù)量的應與店長協(xié)商一致，征得同意后適當調(diào)整菜單數(shù)量（在調(diào)整數(shù)后簽字），簽字后將兩聯(lián)傳遞行政廚師長。基地行政廚師長根據(jù)廠長調(diào)整后的菜單，添加隨菜品一起購買的輔料和佐料，在原來的菜單份數(shù)后填寫原材料申購數(shù)量。然后留底一聯(lián)，剩下一聯(lián)交給采購員實施采購。采購需將申購單和菜品經(jīng)廠長再次審閱后方可制定實施采購計劃。2、佐料及輔料申購常規(guī)佐料在庫房設定最高儲備量，最低儲備量。當佐、輔料降至最低儲備時，庫管開具申購單，申購單經(jīng)廠長和行政廚師長簽字后交付采購部實施采購。3、特菜佐料申購特菜佐料可12、由特菜部自行購買或由指定人員購買。特菜部需將每種特菜的成本整理資料傳遞廠長和財務室，資料只需說明每種特菜的最后總成本（成品菜成本）。4、酒水飲料申購店面有關(guān)人員（店面負責人指定人員）根據(jù)平日銷量，制定酒水最高儲備量，最低儲備量，以便庫存管理。當酒水飲料降至最低儲備量時，有關(guān)人員（店面負責人指定人員）開具申購單，申購數(shù)量加上庫存，不得超過最高儲備量，經(jīng)店面經(jīng)理、總經(jīng)理簽字后交由采購部實施采購。5、低值易耗品申購店面經(jīng)營用低耗品（一次性餐具等）執(zhí)行酒水飲料申購程序。其作低易耗品由相關(guān)使用部門開具申購單，經(jīng)總經(jīng)理簽字后交由采購部實施。各部門可根據(jù)實際情況開具批量申購單，經(jīng)總裁批準后交由采購集中采購。13、6、設備設施（包括桌椅）設備設施（財產(chǎn)管理中的財產(chǎn)）、桌椅等，可不辦理申購單，但必須草擬或口頭呈報總經(jīng)理后由采購部執(zhí)行，執(zhí)行過程應隨時向總經(jīng)理匯報。7、臨時急購物品申購店面及基地急購小額物品由基地和店面分別申購，由執(zhí)總簽字后交由采購員執(zhí)行。8、所有存貨的最高儲備量和最低儲備量（鋪底銷售量）需提供書面申請，書面申請呈總裁批準后部門采購、庫管、財務各留一聯(lián)。9、以上申購單可手工填寫，可電腦填寫，驗收應注意與申購單的稽核數(shù)量、質(zhì)量，不符規(guī)定不得入庫。驗收人由：質(zhì)檢員、庫管、行政廚師長組成，驗收后不再辦理領(lǐng)料手續(xù)，入庫單一式三聯(lián)，加工車間一聯(lián)，結(jié)賬員（采購或供應商）一聯(lián)，財務一聯(lián)。如是供應商送貨上門應14、將送貨單附在入庫財務聯(lián)后一并由保管傳遞財務室。二、入庫基地所購鮮活食品，隨原材料購進的輔料，直接在加工車間驗收入庫。佐料及輔料在庫房驗收入，酒水飲料，一部分鮮活食品，一次性用餐具，門店申購物品在門店驗收，其余部門申購物品在本申購部門驗收。特殊佐料辦理費用報銷制度由相關(guān)部門制定相關(guān)報銷標準，暫不辦理入庫手續(xù)。小額辦公用品（I工作筆記、筆、墨水、筆蕊、賬頁等）在總部集中領(lǐng)用，購進時只辦理驗收手續(xù)I（驗收單），領(lǐng)用時在領(lǐng)用薄上簽字。裝修等項目購進不可移動（或拆除移動后無使用價值）的物資，只辦理驗收手續(xù)（驗收單、驗收報告），不再辦理出庫手續(xù)。所有入庫單均為一式三聯(lián)，保管一聯(lián)、財務一聯(lián)、入庫單位一聯(lián)（采15、購或供應商），所有入庫單必須分為兩部份，一部分電腦填寫，另一部份由手工填寫。三、出庫除鮮活食品、特殊佐料不需辦理出庫外，其余均需辦理出庫。所有領(lǐng)料單一式三份，財務一聯(lián)、保管一聯(lián)、領(lǐng)料部門一份。領(lǐng)料單需經(jīng)領(lǐng)料部門負責人、領(lǐng)料人、保管簽字。四、貨款結(jié)算1、采購結(jié)賬按如下程序辦理結(jié)算采用備用金制度；每周（暫定）到財務室結(jié)賬；結(jié)賬單據(jù)：審核有效的入庫單、發(fā)票或收據(jù)，同時辦理出庫手續(xù)，購進物品還應附上領(lǐng)料單；不需辦理入庫的要有有效的驗收單或驗收報告。單據(jù)審核過程：先由店面經(jīng)理或基地廠長在發(fā)票或收據(jù)簽字，會計復核、執(zhí)總簽字、總經(jīng)理簽字，然后到財務室結(jié)賬。2、供應商結(jié)賬。每月25日月末結(jié)算；結(jié)賬單據(jù)及程序與16、采購員結(jié)算一致。12采購工作制度為了有效控制采購成本，規(guī)范采購工作，為企業(yè)創(chuàng)造更好的效益特定本工作程序。一、市場調(diào)查1、 調(diào)查方式：全面采取詢問法、報價法、咨詢法。2、商家調(diào)查：鮮活商家主要調(diào)查商家實力背景、商家貨源（供應商）、是否充足、渠道是否暢通、商家資金實力、經(jīng)營年限等；佐料干雜商家調(diào)查，除以上幾種情況需調(diào)查外，還需調(diào)查其是否有長期一級供應商。3、產(chǎn)品調(diào)查：根據(jù)本公司常期需用品，消耗易比較大的品種（如：雞精、花椒等），調(diào)查原材料品種本身的銷售渠道。由此選擇某種產(chǎn)品的供應商，產(chǎn)品本身的季節(jié)應對價格和貨源的影響。4、價格調(diào)查：主要是供應商以外的價格調(diào)查，以評估供應商價格高低。5、區(qū)域市場調(diào)查17、：各大市場和周邊市場貨源和價格調(diào)查，以便對采購訂價做參考。6、調(diào)查報告：價格調(diào)查（價格變動表）至少每三天出具一次；商家調(diào)查、產(chǎn)品調(diào)查、區(qū)域市場調(diào)查每年（或季度）出具一次；某項商品（原材料）因季節(jié)不等，控制因素影響價格波動較大應及時做出價格變動報告。二、采購價格組成1、商家報價：商家每月報價一次，主要原材料，大宗原輔材料，受季節(jié)影響較大的原材料商家應每十天報一次價。2、質(zhì)檢、財務、等相關(guān)人員組成價格調(diào)查小組，不定期的組織市場調(diào)查，包括市場價格調(diào)查，商家調(diào)查等3、采購要隨時對市場進行調(diào)查，每周至少要進行一次全面的商品價格調(diào)查。4、商家報價與市場價格小組詢價相比由此確定供應商和供應商價格。5、平時，18、商家供應價（入庫價）要與采購市場調(diào)查價相比，發(fā)現(xiàn)問題，即時協(xié)調(diào)供應商，調(diào)整當期和后期商品價格，差距較大的，應查明原因，如是供應商原因（欺詐等）立即終止合作，并按協(xié)議追回經(jīng)濟損失。6、平時，市場價格調(diào)查小組的市場詢價要采購的采購價和供應商的供應價相比較。如有差距，應查明原因，并即時處理，針對不同的情況采取以下兩種不同的處理方法：（1）調(diào)整價格（2）追究采購責任。7、所有價格比較要在商品同等同級的情況下進行。同時考慮影響價格的幾個主要因素（采購時段、季節(jié)因素等）。三、供應商確定1、根據(jù)以上調(diào)查確定商家（考慮綜合因素）。2、市場調(diào)查報告（商家）經(jīng)執(zhí)總審閱后，確定商家。3、每類商品最低確定三個供應商（19、一主、兩次）。4、能簽訂合同的簽訂合同，不能起草合同的，質(zhì)檢部門需對供應商加以調(diào)查和確認，并做出確認書。5、簽訂合同按照合同管理制度執(zhí)行。所有和供應商均須與公司簽訂業(yè)務承諾書后才能簽訂供應合同。在供應合同中要有有關(guān)于因質(zhì)量、價格、數(shù)量、時效等問題給我方造成損失或負面影響時，商家應承擔的責任和賠償內(nèi)容。6、所有供應商原則上采取送貨上門，月終結(jié)算方式。7、每半年對供應商調(diào)查一次，不行的另選商家，其資格合乎條件的繼續(xù)簽訂合同。四、物資采購1、根據(jù)合同法的申購單，咨詢?nèi)覉髢r，選擇價低廠家采購，自行購買也需先咨詢價格再確定商家采購。2、商家送貨上門的，采購應和質(zhì)檢、保管及驗收相關(guān)人員一起，對其商品價格20、數(shù)量作驗收，價格、數(shù)量不符者要提出退貨或補貨。3、相關(guān)部門驗收合格后，采購應在驗收入庫單上簽字，必須認真核對貨物的價格和數(shù)量、金額，如有不符，不得簽字。4、平時采購要擬定采購計劃，先購急需用品和原材料，后購其他物品，切實保障生產(chǎn)經(jīng)營正常進行，如影響營業(yè)，造成損失的，采購部承擔相應責任。5、平時應主動了解商品庫存量及部門需求，當經(jīng)營用原材料達到最低儲備量時（酒水、佐料、一次性餐具、店面消耗大的其他物品），應提醒相關(guān)部門辦理相關(guān)申購手續(xù)。6、供應商因送貨時間過長(影響到營業(yè)為標準)和價格與市場價不符者，采購應按合同有關(guān)合同規(guī)定追究其經(jīng)濟責任或?qū)で蠼鉀Q辦法。7、如因質(zhì)量問題與其他驗收人員意見不一致21、的，應已不影響營業(yè)為前提，口頭匯報執(zhí)總或相關(guān)部門經(jīng)理，尋求解決方式，事后可書面呈報總經(jīng)理。8、采購對購進物資的質(zhì)量應嚴格按照有關(guān)質(zhì)量標準檢驗。9、如有問題立即退貨，不得姑息供應商，如采購和其他驗收人員認定物資品質(zhì)等級有問題的，應按實物等級入庫和計算金額。10、采購的要求：（1）準確性；數(shù)量和價格不得超過或低于申購數(shù)量的標準浮動比率。在驗收時，相關(guān)部門負責人（基地負責人、門店負責人、庫管等）要嚴格把關(guān)，不得隨意入庫或接收貨物。（2）質(zhì)量等因素要嚴格執(zhí)行采購執(zhí)行標準。誤差不得超過標準誤差率。誤差太大要立即退貨。質(zhì)檢等相關(guān)部門要嚴格把關(guān)，如因質(zhì)量等問題造成損失的要追究相關(guān)部門的責任。（3）及時性：采22、購過程中，不能出現(xiàn)缺貨，供應時間要及時，如因采購不及時造成的經(jīng)濟損失由采購和供應商負責。（4）采購的準確性和及時性做考核采的一個參考。四、采購結(jié)算1、采購采用備用金制度，備用金管理遵照公司備用金制度。2、備用金用專用于購買，除送貨上門以外的原材料，備用金不得支付送貨上門貨款。3、備用金采取每周結(jié)算一次(根據(jù)實際情況確定報賬周期)。4、采購結(jié)賬時應憑合法的單據(jù)結(jié)賬。入庫單有以下人員簽字：質(zhì)檢、保管(或監(jiān)職)、部門負責人(或技術(shù)負責人)、采購； 發(fā)票或收據(jù)(包括內(nèi)部費用報銷單)需經(jīng)部門負責人、會計、執(zhí)總、總經(jīng)理。5、結(jié)算時，公司出納應核對其單據(jù)和現(xiàn)金是否足額。6、每月末應協(xié)助供應商辦理結(jié)算手續(xù)，對23、手續(xù)不全的，應提醒或協(xié)助其辦理。每次結(jié)算時應核對當次所供應的商品有無價格質(zhì)量等問題，如有應先處理問題，再按規(guī)定的手續(xù)結(jié)賬。五、采購計劃成本制定1、每月末應清理、整理當月價格變動表，填寫價格變動報告。2、根據(jù)區(qū)域市場調(diào)查，產(chǎn)品調(diào)查預測下月價格變動趨勢。3、會計部、質(zhì)檢部、采購部每月末負責制定采購計劃成本，計劃成本分為兩部分，一部分為價格變動不大的，制定平均價，一部分變化大的，制定基準價格，同時制定浮動率(或浮動額)。4、每月初根據(jù)財務室出具上月采購差異單(超支和節(jié)約)對差異進行分析，書面呈報部門負責人，最后傳遞財務室歸檔。六、供應商洽談1、根據(jù)調(diào)查價格差異，與供應商協(xié)商解決。2、季節(jié)性，熱銷產(chǎn)品的增加和減少應及時提醒供應商我方需求量，以便供應商做好準備。3、在合同執(zhí)行過程中，如出現(xiàn)意見分歧，應做好供應商協(xié)調(diào)工作，確保企業(yè)損失降低最低，協(xié)調(diào)不力而影響營業(yè)的，造成的可量化損失由采購部承擔相應經(jīng)濟責任。4、每半年應做出供應商合作評價書，對半年來供應商價格、服務(供貨服務)等做出綜合評價，上呈執(zhí)總，以便確定下半年是否再與其合作。5、取消合作的供應商，應做好各部門與供應商協(xié)調(diào)工作，并協(xié)助其辦理結(jié)算手續(xù)(主要指售后服務)。注：采購部應對代銷產(chǎn)品的質(zhì)量作嚴格認證和檢驗。并要求其提供相應的法律文本。