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1、公司工程大宗或需外地采購物品、工地收貨制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 工程物品采購制度及流程一、 制度目的為了更加規范采購流程，實現系統化流程作業，提高工作效率，確保工程質量和進度提升工程建設效益，特制定此制度！二、 適用范圍包含工程部、業務部、采購部、行政部等關聯部門三、 流程及各部門崗位職責2、工程預算1、下單3、采購申請4、訂貨5、收貨9、盤點10、工地收貨6、付款7、發貨8、工地收貨（詳細流程圖見附件）（一）、大宗物品或需外地采購物品1、 下單1.1工程合同由業務部簽訂以后及時返回公司，分別交財務一份、2、商務一份正式文件，業務部、工程部各保留一份復印件。12工程合同正式簽訂后，業務部下單，工程部經理安排，業務下單遵照下單流程執行，下單必須清晰的詳細寫明下單表上的各項內容，若有補充附件，補充附件也必須附上下單。13涉及到超出工程合同內的采購必須有補充合同，工程部或業務部同樣要按流程下單，額外出貨的必須補充合同，同樣流程下單。14處罰細則1.4.1下單表必須逐層簽字，越級簽字者將給予50元罰款處分，并責令重新下單。1.4.2下單必須清晰的詳細寫明下單表上的各項內容，下單表上日期、產品型號、數量等內容必須反復審核無誤后方可填寫，由于下單表填寫錯誤者導致產生的損失，處罰款200元處罰外，自行賠償損失。3、若上級審核松懈隨意簽字者將承擔連帶責任，取相關人員賠償金額的平均值處罰。1.4.3業務部所簽工程合同未及時返回公司則按50元每天進行處罰。1.4.4業務部下單漏寫工程合同項目，將給予300元每次處罰。1.4.5額外出貨合同及補充合同，未正常下單的給予100元每次罰款。2、工程預算2.1預算員根據業務部下單表及工程合同，制定工程總預算表，確定采購物品型號及總量，然后預算員將工程總預算表經工程部經理簽字后找總經理簽字后，轉交給采購部，采購部根據工程總預算表和工程合同確定價位后跟財務核算出申購預算總額。然后由采購部將工程總預算表經總經理簽字后，采購部保留原件，業務部跟工程部各持一份復印件！2.2處罰4、細則：2.2.1若預算不夠合理上級有權打回預算方案，重新做預算。2.2.2工程預算表上必須保證各項數據準確無誤，若出現錯誤按每處100元罰款22.3采購預算表必須在下單后一周內做出來上報，否則按工作拖延處分。3、 采購申請工程部根據工程進度填寫采購申請表，采購申請表由工程部項目經理提交給采購部，由采購部找業務部負責人、工程部經理人及總經理簽字后復印兩份一式三份由工程部交采購部一份，業務部、工程部項目經理保留一份。然后由采購部進行采購。處罰細則：（1） 采購申請表必須嚴格按照工程進度及采購預算表來進行填寫，否則上級有權打回采購申請。并處50元罰款（2） 材料申購人必須對材料的數量、規格、型號、廠5、家、到貨日期等嚴格審核，若因申購人出錯導致采購材料出錯，則造成的損失、浪費及工期延誤損失，由該員工負責。除賠償損失外罰款200元。（3） 申購時間必須及時有效一般情況至少提前一周申請，若由于申請時間拖延導致延誤工期則給予200元罰款，延期按每天50元罰款。（4） 采購申請單各部門嚴格保管，以便周會及日后核對，單據遺失者每張罰款20元。4、 訂貨4.1采購部根據工程部的采購申請表進行采購，大宗物品必須與供貨商簽訂采購合同，另附供貨商收款賬號加蓋公章一份，供貨方必須提供營業執照復印件、稅務登記證復印件組織機構代碼證復印件加蓋公章各一份進行備案，另外必須提供產品合格證、產品檢驗報告各一份提供給甲方。6、合同簽訂必須嚴格按照合同要求填寫，確定貨到時間及數量各項數據準確無誤后，采購部必須在其指定到貨日期內完成采購并在指定時間內發到工地，若有特殊情況不能按時完成，要及時向工程部負責人、業務部負責人、項目經理（即申購人）說明情況，并確定最遲到貨日期。4.2處罰細則4.2.1材料采購人必須對申購材料的數量、規格、型號、廠家、到貨日期等嚴格審核，若因采購人出錯導致采購材料出錯，則造成的損失、浪費及工期延誤損失，由該員工負責賠償。外加100元罰款處分。4.2.2采購時1000元以上貨物必須簽訂采購合同，1000元以下應當盡量簽訂采購合同，若無采購合同進行大宗貨物采購則給予采購人員100元罰款處分。另外如果7、由于未簽合同造成的損失由采購人賠償4.2.3采購人未在申購表上時限內采購貨物，按工作拖延處分，造成工程延誤的還應當賠償相關損失。4.2.4采購人員必須嚴格審核供貨商收款賬號，是否加蓋公章，是否是公司賬號，是否有委托書等，若違規操作這給予100元處罰。若應采購部賬號提供有誤導致公司受損,則一切責任由采購人員來承擔。4.2.5采購部采購是必須嚴格審核工程合同、采購合同、工程總預算表，以防超出合同額采購，超出部分必須補充合同再次下單。未審核則罰款100-500元，并賠償相應損失。4.2.6采購部必須保證貨物質量達標，價格低廉，嚴謹收受回扣，否則移交司法部門按相關法律規定處理。4.2采購人員若訂到假冒8、偽劣產品則由采購人員跟供貨商處理，另延誤工期按每天50元處罰。5、 收貨（1） 清點：采購部在收到貨后，首先要驗貨，必須依照采購合同和采購申請表和供貨商的發貨清單仔細清點貨物，若出現錯誤及時跟對方協商錯誤損失要求對方賠償(如運費等)。（2） 入庫：清點完畢無誤后填寫材料入庫單，在日明細匯總表上填寫清楚（3） 材料入庫單第一聯采購部存檔，第二聯交財務部做賬，并通知業務部和工程部貨物已到。并給對方一份收貨回執單（4） 當日付款貨款的，采購部填寫付款申請單、采購合同經總經理審批后找出納辦理付款手續；已付款項目必須在付款申請單上由出納簽字確定已付貨款，并復印一份交給采購部備案。采購部必須在總盤點表上標9、明“貨款已付”貨到辦理入庫填寫材料入庫單（5） 若遇周付款、月付款的必須將材料入庫單、采購合同供貨商的驗貨單準備保管好，到期填寫付款申請單經總經理審批后，跟出納辦理付款手續， （6）、處罰細則 （6）.1清點錯誤導致數量、型號、廠家等不對，罰款50元，并處理供貨商發錯的貨物。（6）.2未入庫罰款150元，入庫數據錯誤20元每處錯誤罰款。（6）.3入庫單按正常要求簽字或簽字后未交給相關部門，罰款50元（6）.4付款申請表必須嚴格按要求填寫，按流程審核不得違規操作，若違規操作這給予100-300元處罰（6）.5采購人員必須嚴格審核供貨商收款賬號，是否加蓋公章，是否是公司賬號，現金收款是否有委托書等10、，若違規操作這給予100元處罰。若應采購部賬號提供有誤導致公司受損則一切責任由采購人員來承擔.（6）.6單據遺失者每張罰款20元。（6）.7付款期限及付款已否必須嚴格記錄。（6）.8貨物已到昆明必須及時提貨，為及時提貨在成的損失由采購人員負責賠償，另罰款150元。6、付款一、 出納付款：（一）對外付款（主要是材料采購付款）1、兩種付款情況：訂貨預付款，付款經辦人持有請款部門負責人及總經理簽字的付款申請單到出納處申請付款；貨到付款，出納必須在付款經辦人交來填寫齊備的付款申請單及材料入庫單審核完工程合同、補充合同、采購合同、采購申請表、工程總預算表的情況下方可付款，若有簽訂采購合同的還必須核查采購11、合同方可付款；已付款項目必須在付款申請單上由出納簽字確定已付貨款，并復印一份交給采購部備案。2、貨到付款：審核完付款申請單、材料入庫單、工程合同、補充合同、采購合同、采購申請表、工程總預算表的情況下方可付款，提前付款：審核完付款申請單、工程合同、補充合同、采購合同、采購申請表、工程總預算表的情況下方可付款，預付款：審核完付款申請單、工程合同、補充合同、采購合同、采購申請表、工程總預算表的情況下方可付款，并在自己做好記錄的同時提醒采購作好記錄。2、付款申請單的填寫要求：（1）先由會計審核后，總經理、請款部門負責人及請款經辦人簽字（2）收款人戶名、開戶行及其收款賬號（出納必須以此信息打款），出納必12、須保存好來往單位的收付款賬號，所有單位來往的賬號必須由來往單位提供加蓋其公章后有效，出納對加蓋單位公章的賬號存檔。（3）出納確認打款前必須提前和付款人單位聯系確認賬號有效。若是私人賬號必須有對方公司出示加蓋公章的公函 。（4）付款金額的一致性要求：大小寫一致、申請單與入庫單一致（如若有出入必須在申請單上注明原因）；（5）付款事由及用料項目填寫清楚（二）費報單付款：出納必須在見到填寫完備的且有會計、總經理、經報人及其部門負責人簽字的費報單時方可給予報賬并加蓋現金付訖章二、會計復核1、月底對出納打來的單據（費報單及付款憑證）進行匯總整理并與出納進行賬面核對，做到賬賬相符即總賬與明細賬，總賬與現金及13、銀行日記賬相符；不定時對出納現金抽點，保證帳實相符2、月底通過銀行對賬單與銀行進行核對余額及發生額3、月底會計對公司當月收付款的采供合同進行復核，確保款項支付正確無誤三、處罰細則1、會計對付款申請單及材料入庫單審核松懈導致出錯的，給予100元罰款，并賠償相關損失。2、會計必須保證打款賬號的準確性，賬號有誤導致公司受損，則一切責任由出納來承擔.3、會計必須在月底對采購單據進行核對，次月5號前將核對后情況按實際情況向上級匯報，若未核對給予50元罰款，若匯報時間超時則按工作拖延處分。4、會計核對出現的錯誤，將給予出納，20元每處處罰，并承擔造成的損失。5、若會計審核出錯將給予會計，每處20元處罰，并14、承擔造成的損失。6、會計必須對工程合同、補充合同、采購合同、采購申請表、工程總預算表嚴格審核避免超支，并于次月第一周制作應收應付報表進行匯報。未做按工作拖延處理。7、發貨（1）后建立隨貨清單附復印件，開具領料單，領料單必須由項目經理簽字，清點準確貨物型號數量后附上隨貨清單方可發貨。若出現工程部無人在公司情況，領料單回昆周會時補簽后連同隨貨清單一起上交采購部備案，領料單、一式三聯，第一聯采購部存檔，第二聯交財務部，第三聯業務部負責人備案，另復印一份給工程部申請人保管。（2） 在日明細匯總表標明出庫貨物，做好結存統計（3） 處罰細則（3）.1貨物與發貨清單不符，采購人員須查清原因并做好下一步處理，15、若是采購人員將數據及收貨地點寫錯則罰款200元，另承擔延誤工期及相關損失。（3）. 2領料單未正常填寫罰款50元，領料單未簽字則給予30元每張處分。（3）.3單據分發保管，采購人員未將單據分發到各部門手中則罰款50元，單據丟失則以30元每張處罰。（3）.4到貨時間保證，指定時間內未將貨物發到工地則以工作拖延處理，產生的損失由采購人員承擔。（3）.5隨貨清單上采購未簽字一次罰款20元8、工地收貨（1）驗收：工地收到貨物后并必須按隨貨清單嚴格清點貨物，清點驗收無誤后在隨貨清單上簽字確認，并及時電話知會采購部貨物已收到，并保管好貨物避免出現工地現場遺失現象。（2）單據處理：項目經理驗收后，將隨貨清單16、簽字后帶回公司周會匯報后交付采購部備案。領料單回昆周會時補簽后連同隨貨清單一起上交采購部備案，領料單、一式三聯，第一聯采購部存檔，第二聯交工程部申請人，第三聯業務部負責人備案。 (3)處罰細則：（3）.1貨到工地以后2天內未電話知會采購部則罰款20元/次。（3）.2周會未將隨貨清單簽字上交，則按工作拖延處分（3）.3驗貨不到位導致貨物缺失，或數據不對，則由工程部自行承擔相關責任。9、倉庫盤點：每月進行一次盤點，核對倉庫結存數，出納進行核查是否有誤。做好月盤點匯總表制作并在次月第一周周會上匯報處罰細則:（1） 次月第一周進行匯報，未作好盤點則按工作拖延處分。（2）會計審核盤點表出錯一處罰款10元17、，丟失物品由采購人員賠償。（二）、當地購買的小宗物品1、公司采購公司采購零星工地貨物同樣按上述流程走必須由工程部填寫采購申請表，同樣辦理入庫登記及付款或報賬手續2、工地采購施工過程中臨時需要訂購材料要及時跟項目經理溝通，200元以下的項目經理跟工程部經理溝通后可直接購買，但要記錄好一周所買物品數量，并且電話通知采購部，周會上匯報完畢后交給采購部備案，200元以上物品同樣按采購流程辦理，由在昆工程部負責人填寫采購申請表業務部、工程部、總經理簽字后，確定購買后可支款自行在下面購買，周會時根據購貨程序填寫材料申購單，填寫入庫單領料單，同樣辦理入庫手續后將購買單據準備好辦理報賬手續，領料單、一式三聯，18、第一聯采購部存檔，第二聯交財務部，第三聯業務部負責人備案，另復印一份給工程部申請人保管。入庫單一式三聯，第一聯采購部存檔，第二聯交財務部，人保管，第三聯業務部負責人備案。另外復印一份交工程部處。 若申購人不在公司則按一下3.1條處理。3、特殊情況3.1申購人不在公司：若出現工程部無人在公司情況，則工程部將采購申請單以短信、傳真或電子檔文件發給采購部，由采購部打印、填寫或將傳真件找業務部經理、總經理簽字確認后方可采購，采購后采購部同樣要填入庫單，采購部將電子檔打印或傳真件保管好備案。采購申請表一式三份經由工程部負責人找業務部負責人、工程部負責人及總經理簽字后由工程部交采購部一份，業務部、工程部各19、執一份。申購人簽字在回公司后補簽。入庫單一式三聯，補簽后第一聯采購部存檔，第二聯交財務部，人保管，第三聯業務部負責人備案。另外復印一份交工程部處。4.處罰細則4.1臨時購買200元以下貨物必須經上級工程部經理同意后方可購買，否則產生費用自行承擔。4.2特殊情況（無工程人員在公司）采購物品時采購部必須落實相關人員簽字或意見后方可采購，并且要有工程人員的采購申請憑據，若違規操作，罰款200，造成損失自行承擔。4.3單據分發保管，采購人員未將單據分發到各部門手中則罰款50元，單據丟失則以30元每張處罰。四、注意事項1、采購過程若出現客戶跟業務部溝通所需貨物材料，則業務部要跟工程部溝通清楚，溝通清楚后20、發起采購申請。3、材料貨物到達各部門時，相關負責人必須嚴格按照流程辦理手續，若因個人違規操作造成公司損失的，由該負責人自行承擔。4、材料到達各部門時必須嚴格妥當保管，切忌疏忽大意或隨意浪費，由于個人原因造成的浪費及損失，由該員工自行承擔，另按公司制度給予嚴厲處分5、若出現徇私舞弊弄虛作假的，按公司制度處理完畢后，公司將直接移交司法機關處理，追究其法律責任。6、各環節負責人必須對貨物材料的數量、型號、廠家、金額、期限、接受人等嚴格審核把關，謹慎簽字，若出現過失將追究連帶責任承擔。7、每個環節都由固定的人負責若出現時間拖延問題情節較輕者，按拖延工作處分，若出現情節較重者，除按拖延工作處理外，應承擔由于時間拖延造成的公司一切損失。6、 采購過程必須按流程走，不得出現私自購買及其他違規操作。7、 大宗貨物材料購買必須有采購合同且公司簽章才能進行，供貨商不得直接通過個人途徑發貨，個人途徑訂購貨物與公司無關。8、 材料申購人必須對申購材料的數量、規格、型號、廠家、到貨日期等嚴格審核，若因申采購人出錯導致采購材料出錯，則造成的損失、浪費及工期延誤損失，由該員工負責。9、 臨時購買的各種材料，采購部、工程部、業務部、總經理必須互相預先通知并做好相關記錄。