公司庫存商品采購及對帳管理制度.docx
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上傳人:職z****i
編號:1160752
2024-09-08
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1、公司庫存商品采購及對帳管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 庫存商品管理制度 為確保公司庫存商品帳務清晰,帳帳相符、帳實相符,明確物資管理責任,加強物資安全,防止物資損失,特制定如下制度: 庫存物資管理范圍:包含存放在倉庫原材料、設備及輔助材料、因特殊原因無實物但物資所有權屬于公司的藍字未達帳物資;已辦理入庫手續尚未運輸到場地的物資,項目已尚未提貨的物資、寄放原材料等有實物但所有權不屬于公司的紅字未達帳物資。庫存物資的采購1 采購的原則1.1 嚴格執行詢議價程序物品采購,必須有三家以上供應商提供報價,在權衡質量、2、價格、交貨時間、售后服務、資信、客戶群等因素的基礎上進行綜合評估,并與供應商進一步議定最終價格,臨時性應急購買的物品除外。1.2 采購會審、合同會簽制度物品采購,必須經過有關部門參與,調研匯總各方意見,經高管審核。1.3 一致性原則采購人員采購的物品或服務必須與采購單所列要求規格、型號、數量相一致。在市場條件不能滿足采購部門要求或成本過高的情況下,及時反饋信息供申請部門更改采購單作參考。1.4. 廉潔制度所有采購人員必須做到:(1)自覺維護企業利益,努力提高采購質量,降低采購成本。(2)加強學習,提高認識,增強法治觀念。(3)廉潔自律,不能向供應商伸手。(4)嚴格按采購制度和程序辦事,自覺接受3、監督。(5)工作認真仔細,不出差錯,不因自身工作失誤給公司造成損失。(6)努力學習業務,廣泛掌握與采購業務相關的新設備及市場信息。2 采購的程序2.1供應商的選擇(1)供應商必須證照齊全,具有相關資質。(2)對于經常使用的商品或服務,供應部應較全面地了解掌握供應商的管理狀況、質量控制、運輸、售后服務等方面的情況,建立供應商檔案,做好記錄,會同技術、銷售、生產部門對供應商定期進行評估和審計。(3)在選擇供應商時,必須進行詢議價程序和綜合評估。供應商為中間商時,應調查其信譽、技術服務能力、資信和以往的服務對象,供應商的報價不能作為唯一決定的因素。(4)為確保供應渠道的暢通,防止意外情況的發生,應有4、兩家或兩家以上供應商作為后備供應商或在其間進行交互采購。2.2采購程序(1)固定資產及其他零星物品的采購,由各使用部門申報,經部門負責人及分管副總簽字后統一采購。對于超過50萬元以上的固定資產及其它物品需公開招標方式選擇合適的供應商,最后交采購部門采購。(2)正常生產物資的采購,需根據技術人員提供的采購計劃明細表采購。(3)采購詢價、綜合評估、會簽合同,由采購部門協調財務及使用部門共同完成,報主管領導審批。使用部門負責采購物品的適用性,財務部門負責預算控制、價格調查、合同付款條款的審核,采購部負責合同條款的談判,付款申請、索賠、采購檔案的建立,市場信息的收集。同時,與供方和生產廠聯系貨物接送的5、時間、方式、到貨情況、質量反饋及確認售后服務事宜。(4)采購過程中發生變化時,需求部門出具采購變更申請,由主管領導簽字確認后交采購部執行。2.3付款程序(1)采購部根據付款計劃提出申請,按申請流程交部門負責人審核簽字,后附付款明細單,交給財務部負責人審批后辦理付款手續。無論匯款還是支票要求復印存檔。(2)發票:付款時必須索要發票,核對發票內容是否和合同一致,審核無誤的發票交給財務部核銷,購貨發票應隨同存貨驗收單、入庫單由經辦人、驗收人、倉庫管理員報分管副總經理審批傳財務部記賬。 庫存物資管理的要求:1、 庫存物資是公司重要的流動資產,各部門各環節都必須嚴格遵守物資進銷存的所有業務流程和物資驗收6、入庫制度、盤點制度等相關制度,凡涉及庫存流轉的所有單據必須按物資驗收入庫制度的要求簽名和蓋章。同時必須確保單據流(信息流)和物資流同步,讓信息系統反映的數據真實、準確、完整,便于業務部門工作的順利開展。如發現信息流和物資流不同步,導致盤點差錯、物資短少,與供應商帳務不符,除全額賠償損失外,根據情況,對直接經辦人和直接上級追究責任。2、 凡倉庫必須對所有物資(包括暫存物資)建立倉庫卡片帳,倉庫保管員對商品的進出認真登記,以動態地、準確地反映倉庫實物的變化情況。3、 未經領導批準,任何部門、任何人員無權私自將公司物資私自借給他單位、項目。未經最后一道環節審批,任何部門、任何人無權私自將公司有廢舊物7、資變賣處置,否則視同挪用公司資產處理,追究其直接經手人責任,直接上級承擔連帶管理責任。4、 倉庫存放的物資應力求整齊、集中、分類,設置卡片帳。入庫時按供應商送貨單的品名、規格、型號驗收實際數量,如有質量要求,應會同質檢部門驗收貨物質量,對不合格的貨物停止入庫并向上級領導報告,等候上級指令處理,出庫時按領料單的品名、規格、數量準確發放各項目物資。5、 倉管員必須建立倉庫庫存進銷存明細帳,要求對所有物資入庫出庫的品名、型號、數量、單價及時登記明細帳,以方便查詢和核對。6、 倉庫所有的貨物出入庫必須有單據支持,倉管員應于當日下班前根據單據登記進銷存明細帳,如特殊原因,無法完成時,將未入帳的有關單句如8、收貨單、領料單、退料單等于次日上午下班前登記完成7、 盤點前,倉庫和門店要認真清理各類在途單據,確保單據流和物流同步,帳帳相符,帳物相符。 對帳管理1、帳物核對:倉庫保管員必須不定期抽查單品實物數量是否與信息系統倉庫或進銷存帳的帳面數量相符。同時倉庫每月與財務庫存帳核對是否相符。發現問題落實責任人,并提出整改措施。重大問題、異常問題以書面形式及時向領導匯報。2、全面盤點:按公司要求,倉庫要每月(或每季度)進行全面商品盤點,盤點時采用見物盤物方式,盤點要求嚴格按公司盤點制度執行。 實物負責人交接管理凡倉庫或實物負責人離職、調動,人力資源部必須在離職、調動前一個星期通知公司財務部,由財務部和該部門9、負責人共同派人進行實物監盤,交接雙方必須在盤點表上同時簽字。盤點完畢,由財務部核對帳存實存數,如果有差錯,由原實物負責人負責查找落實,如有損失,由其承擔。未進行實物和帳務交接的實物負責人公司不予辦理離職、調動手續。物資差錯和損失處理 倉庫相關人員必須嚴格按相關程序和制度操作,如因工作不認真、不細致、不嚴格按程序和制度操作導致商品少收、錯收、多發、重復發、錯發等物資短少損失,一律由實物負責人承擔,倉庫直接上級負責人根據責任大小承擔連帶管理責任,并按公司獎懲制度進行處罰。如違法違章,導致公司物資受損或流失,根據情節輕重,追究其責任。 庫存物資結構管理凡公司庫存物資均是公司流動資產,占用公司的流動資金,庫存物資的結構合理與否,直接影響到公司資金的周轉速度。在業務經營過程中,各相關部門包含配供部、設備工程部、企業管理控制部及相關部門必須緊密配合,及時解決經營過程中存在的庫存問題。本制度從 開始執行, 財務部