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1、公司材料采購借款、入庫費用報銷規(guī)定及流程制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 材料采購報銷制度一、 采購流程 1、倉庫根據(jù)工程部制定的用料表，結(jié)合原材料庫有數(shù)量，填制采購申請單，報送采購部。2、采購部根據(jù)采購申請單制定采購合同，經(jīng)部門經(jīng)理、總經(jīng)理批準后，采購部門方可進行采購，原則上不見單不采購。 3、審批后的采購申請單交采購員采購，同時送一份財務備案。 4、采購物品的經(jīng)辦人員應本著勤儉節(jié)約、質(zhì)優(yōu)價廉的原則實施采購，謹防假冒偽劣和以次充好，必要時可請專業(yè)人員一同前往把握質(zhì)量、技術(shù)關(guān)，采購物品必須取得如實的合法的購物憑證2、。 5、日常采購計劃需提前5日申報采購計劃，大宗材料的采購計劃需提前15日上報計劃同時交一份與采購員先期進行的詢價表。 6、對于大宗材料的采購，采購員在接到采購計劃后，立即進行詢價，采購員在詢價過程中應盡可能多的進行詢價，同時將詢價結(jié)果以及詢價單位的資料（包括但不限于營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、資質(zhì)證書、組織機構(gòu)代碼證等）報項目經(jīng)理及項目負責人審批；采購員須按審批后的核價單、供應商及采購申請單進行采購。 7、特殊情況： 1、采購金額在5000元以下（含5000元），可先行采購，后補辦采購申請單（時間控制在2天以內(nèi)）； 2、采購金額在5000元以上10000元以下（含10000元），須電話告知項目負責3、人，經(jīng)同意后予以先行采購，后補辦采購申請單（時間控制在2天以內(nèi)）； 3、采購金額在10000元以上的，一律必須先辦理材料計劃手續(xù)，否則采購員不予采購；對于提前采購的，沒有及時補辦材料采購計劃手續(xù)的以及大宗材料采購未經(jīng)審批的，項目部財務有權(quán)不予以認可，所造成的損失由采購員自行承擔。 二、借款： 采購員根據(jù)采購申請單，填寫“借支單”，由項目經(jīng)理及項目總負責人審批簽字后由財務部負責人確認，然后到出納處辦理借支。 三、入庫： 1、購回材料先交項目部庫房辦理入庫手續(xù)，必要情況下可讓質(zhì)檢員協(xié)同監(jiān)督；在雙方或三方的對票清點后歸類存放，同時，庫管員必須按所采購材料的清單、發(fā)票或收據(jù)內(nèi)容據(jù)實填寫入庫單，并將入庫4、單的第三聯(lián)交與采購員。 2、對所購物品與購物憑證內(nèi)容不符，或者物品短少、損壞、變質(zhì)劣質(zhì)等情況，庫管人員應嚴格把關(guān)拒絕驗收。對未經(jīng)申購擅自購買或擅自改變申購計劃購買的物品，庫管人員不得驗收。 四、費用報銷的規(guī)定及流程 1、采購合同確認后的預付款支付： 1.1 財務部門憑采購申請單、采購合同或付款清單，辦理預付款的支付工作。 1.2 審批流程：部門經(jīng)理審核財務部負責人復核財務付款 1.3 完成以上審批程序后，方可安排付款。 2、原材料現(xiàn)金采購費用的報銷：2.1 財務部憑采購申請單、費用報銷單、采購合同、送貨單、入庫單，發(fā)票辦理報銷業(yè)務。2.2 審批流程：部門經(jīng)理審核財務負責人復核總經(jīng)理復核審批簽字5、。2.3 財務付款：報銷人憑審核后的報銷單據(jù)到財務部出納辦理領(lǐng)款手續(xù)。 2.4 采購員須在采購后3天內(nèi)完成簽字報銷手續(xù)，并交財務進行沖帳（特殊情況除外）。 2.5 對于未付款材料應及時將送貨單及入庫單交財務部門掛賬，并定時協(xié)助財務部門進行往來確認。 2.6 辦理報銷的購物憑證必須有經(jīng)辦人員、驗收人員、審批領(lǐng)導的簽名；對不符合有關(guān)財政法規(guī)的支出，應及時向總經(jīng)理匯報，妥善處理。 3、采購物品時，如有手續(xù)費、差價補貼等情況發(fā)生，采購部經(jīng)辦人員應立即向公司領(lǐng)導說明并交財務部門入賬，由公司統(tǒng)一處理。經(jīng)辦人員不得擅自截留或自行處理，否則按貪污論處。4、為了便于財務部及時安排款項，采購部經(jīng)辦人員必須至少提前3個工作日向財務部提出申請。 5、發(fā)票報銷時需提供的附件： 附件1：采購申請單 附件2：采購合同 附件3：借款申請單 附件4：費用報銷單 附件5：送貨單 附件6：驗貨單 附件7：入庫單