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1、公司物資、內部采購管理制度及工作流程匯編編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 采購部部門規章制度【篇一：采購部管理制度與工作流程】采購管理制度與工作流程一、目的：為規范采購流程，提高采購工作的效率，特制定本制度。二、適用范圍：適用于本公司采購管理。三、內容：1、總則為加強采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度。所有的采購人員及相關人員均應以本制度為依據開展工作。2、采購基本流程采購需求-采購計劃-尋找供貨商-詢價、比價、議價-采購洽談-合同的簽訂（確定付款條件、配送方式、售后服務）-交貨驗收（倉管）-質檢（不合格2、退貨）-入庫-計劃對賬-財務結算采購流程圖如下圖所示：1）采購計劃：采購員應根據請購單和公司銷售計劃制訂采購計劃。2）供應商的選擇和考核：供應商的選擇與考核，一般從經營情況、供應能力、品質能力等方面評定，并定期從質量、運貨、價格、逾期率、是否配合等方面綜合打分。3）詢價、比價、議價。4）合同的簽訂：買賣雙方經過詢價、報價、議價、比價及其它過程，最后雙方簽訂有關協議，合約即告成立。采購合同的簽訂要根據采購商品的要求、供應商的情況、企業本身的管理要求、采購方針等要求的不同而各不相同。需與財務部核實確定付款條件、貨運方式、售后服務等情況。5）交貨驗收：采購員必須確定貨物品種、數量、質量、交貨期的正確3、無誤。以采購員的確定和合同為驗收數據。6）質檢：貨物質檢合格則入庫，不合格的，需安排補救和退貨。7）財務結算：貨物入庫后，財務結算3、申請商品采購流程圖1）銷售部提出采購需求，2）采購部制定采購計劃，由采購部負責人報總經理、財務審批；3）審批通過后，由采購主管下單。4、申請付款流程圖1）2）3）4）采購商品入倉后，做應付款計劃計劃主管根據供應商賬期核對成本金額和付款金額是否一致，不一致的找出原因，調整成本金額直至與付款金額一致后做應付款；采購部審批到期應付款總經理批準付款5、商品到貨驗收流程1）2）倉庫根據供應商送貨單驗收產品驗收后打入庫單，核對入庫單金額是否與送貨單金額一致，一致后方可審核入4、庫，不一致需報采購審核，采購在當日給予答復6、促銷流程1）每周例會上確定促銷計劃2）確定產品信息，包括價格、貨源、促銷執行時間3）報總經理申請促銷采購資金4）落實采購訂單和促銷執行方式5）反饋促銷結果在下周例會上通報7、退貨流程1）2）3）4）門店填寫退貨申請單，寫明原因采購部根據供應商合同和合作情況，審核退貨申請審核通過可退回倉庫，倉庫每周以供應商為單位做退貨單不能退回供應商的，做報損處理，報損比例不得超過0.5%四、采購管理制度：1)建立供應商資料管理（表）冊，售后服務管理表。2)建立、建全比價制度，保證采購產品的質優價廉。3)每月末將本月付款、欠款、欠票情況進行匯總、總結，并提出下月用款5、計劃。4)簽訂采購合同后，應全面了解發貨情況，如不能及時供貨，應將原因提前兩日通知請購部門或請購人。5)所有貨物一律開箱驗收，發現問題及時和供應商聯系，盡早解決。6)驗收合格后應在一個工作日內辦理入庫手續。五、采購部職責采購部工作職責1.制定并完善采購制度和采購流程：（1）根據公司的長期計劃，擬定采購部門的工作方針和目標；（2）負責制定采購方針、策略、制度及采購工作流程與方法，確保貫徹執行；2.制定并實施采購計劃：（1）根據公司的拓展規模以及年度的經營目標，制訂有效的采購目標和采購計劃；（2）審核采購需求，統籌策劃和確定采購內容，制訂采購計劃；（3）組織實施市場調研、預測和跟蹤公司采購需求，熟6、悉各種產品的供應渠道和市場變化情況，據此編制采購預算和采購計劃；（4）根據采購管理程序，負責采購項目的談判、簽約，檢查合同的執行和落實情況；（6）督導檢查倉庫的驗收、入庫、出庫及管理工作，確保采銷質量；3.采購成本預算和控制：（1）編制月度和周采購預算，實施采購的預防控制和過程控制，有效降低成本；（2）采購價格審核、預算、報價，達到有效的成本控制；（4）對采購合同履行過程進行管理、監督檢查，及時支付相關款項；4.選擇并管理供應商：【篇二：采購崗位職責及管理制度】物資采購管理制度第一章總則第一條為進一步規范公司物資采購程序，加強內部控制，明確經濟責任，確保生產經營的持續穩定，依據相關法律法規制定7、本制度。第二條公司日常生產經營所需的原料及主要材料、輔助材料、包裝物、低值易耗品等均屬于本制度規范范圍。第三條費用報銷及在外購物直接付款的零星物資采購不適用本制度。第四條公司固定資產的購置適用本制度。第二章物資采購規定第五條物資采購實行歸口管理制。原料，輔助材料、包裝物、修理用備件及后勤用物資及辦公用品由供銷部負責采購。特殊情況下，經董事長或總經理批準，可以指定專人進行專項物資的采購。供銷部主管根據生產技術部門的月生產計劃及庫存情況編制月采購計劃及庫存情況編制月采購計劃，經總經理批準后實施采購。所有采購,必須事前獲得批準.各部門應事先填寫“采購物品請購單”，由部門經理簽字后，報供銷部經理。未經8、計劃并報審核和批準，除急購外不得采購，急購需在申請單上注明“急購”，并由總經理補批；凡具有共同特性的物品，盡最大可能以集中計劃辦理采購，可以核定物品項目，通知各請購部門依計劃提出請購，然后集中辦理采購；請購核決權限：1.原物料、包裝材料：(1)請購金額預估在1萬元以上者，由總經理核決。(2)請購金額預估在1萬元以下者，由供銷部經理核決。2.總務性用品：(1)請購金額預估在1000元以下者，由供銷部經理核決。(2)請購金額預估在1000元以上者有總經理核決。?第五條請購案件的撤銷(一)請購案件的撤銷應立即由原請購部門通知供銷部門停止采購，同時于“請購單”注明撤銷原因。(二)供銷部辦妥撤銷后，依下9、列規定辦理：1.供銷部門于原請購單上由請購部門簽字確認后，送回原請購部門。2.原“請購單”已送物料管理部門待辦收料時，采購部門應通知撤銷，并由物料管理部門據以將原請購單退回原請購部門。?3.原請購單未能撤銷時，供銷部應通知原請購部門。第六條所有負責物資采購的人員必須充分掌握市場信息，及時預測市場供應變化，確保質量過關，價格低廉，供貨及時。?第七條推行合同管理制度，物資采購原則上要與供貨方簽訂合同，詳細注明供貨品種、規格、質量、價格、交貨時間、貨款交付方式、供貨方式、違約經濟責任等；否則，造成的損失由采購人員負責。第八條實行比價采購制度，物資采購要貨比三家，確保所采購物資價格低廉，質量上乘。大宗10、物資采購根據情況實行招投標制度。第三章發票入賬及付款程序第九條采購物資進廠后，采購人員必須嚴格按照要求辦理物資入庫手續，具體要求如下：1.原料入廠，由磅房辦理入庫手續，打印電子入庫單，入庫信息錄入電腦。2.輔助材料、包裝物由倉庫保管憑質檢單辦理入庫手續，填制一式三聯入庫單，一聯交客戶辦理發票入賬手續。3.采購經辦人要認真填寫采購物資發票入賬單，詳細填寫所購物資名稱、數量、金額、供貨單位等要素。程序如下：a/經辦人填制發票入賬,b/保管員根據收貨情況簽字確認,c/部門經理審核,d/會計審核發票合法性,e/總經理簽字準予入賬,f/財務掛賬作為日后付款的依據。第十條物資采購付款原則上采取先入賬后付款11、的制度，特殊情況下需預付款的單位，經董事長或總經理批準，可以辦理采購預付款手續。第十一條采購付款實行審批制度，執行兩條線管理形式，即發票入賬和簽批付款兩條線分步進行的形式。具體程序如下：1.物資采購一律由采購人員辦理發票入賬手續后，方可進行申請付款審批。否則財務有權不予批準付款。2.申請付款，由經辦人填寫資金申請單，經財務審核、總經理批準后，方可到出納處辦理匯款。經辦人填寫資金申請單，部門經理簽字，財務會計根據發票入賬情況審核，總經理根據資金情況簽字出納辦理匯款。3.需要預付款的部門，直接填制資金申請單，附采購合同，經財務審核、董事長或總經理簽字批準后可先辦理匯款手續，財務部據此掛賬，待發票來12、到后再由經辦部門辦理發票入賬手續沖賬。第四章附則第十二條本制度從批準下發之日起執行，由供銷部負責解釋。第十四條本制度從年月日起下發執行。定義1、供應商：是指能向采購者提供貨物、設備和服務的法人或其他組織。2、合格供應商：是指經過公司一定程序評審確定可以與公司合作的供應商。3、請購單：是需求部門根據需要采購的項目所填寫并提交給采購部的單據，此單據須有部門經理和其他審核權限必須簽批。4、供應商選擇考察表：是確立為公司供應商前對供應商進行評估的表格，由采購經理對供應商進行考察并填寫此表，填寫完畢后交總經理與董事長進行審批。5、供方年度業績評定表：是每年度對供應商交貨準時率、品質和售前售后服務等進行考13、察的的表格，根據考核決定是否與該供應商繼續合作。7、抽貨檢驗標準：此標準是對采購物品進行檢驗的參照標準，由技術部門或其他相關權責部門編寫交采購中心匯總成冊。8、貨物檢驗報告：是貨物驗收部門和人員對貨物進行驗收后對所采購貨物給出驗收報告和處理意見。采購部工作職責為加強采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度。所有的采購人員及相關人員均應以本制度為依據開展工作。第一條加強物資的計劃管理。根據各部門上報的月度、年度所需物資計劃及庫存情況，每年第四季度統籌做好第二年的物資供應計劃，力爭按時準確上報公司年度材料采購計劃。?第二條密切配合生產部生產需求，及時按質按量地采購到生產所需物資。與倉庫保管人14、員協調溝通，做好物資進倉聯合作業，對物資質量、數量進行嚴格檢查，把好物資進倉質量關。?第三條加強采購的事前管理，建立完善的原材料、物資價格信息檔案，以有效地控制和降低采購成本并保證采購質量。在重質量、遵合同、守信用、售后服務好的前提下，選購低價物資，做到質優價廉。1、對第一次供應重要物資的供方，提供相關的資質證明。（稅物登記證、經營許可證、衛生許可證等），還需經樣品測試及批量試用，測試合格方能供貨。2、對于一般物資供方，除應提供必要的質量證明文件外，還需要經過樣品驗證和小批試用合格，使用部門或生產部門提供評價意見，質檢部門出具檢驗報告，經總經理批準，可列入合格供方名錄。3、對于批量供應輔助物資15、的供方，也應提供質量證明文件，質檢部相關人員在進貨時對其進行驗證，并保存驗證記錄，合格者由總經理批準后即可列入合格供方名錄。對零星采購的輔助物資，其進貨驗證記錄即作為對此供方的評價。4、供方產品如出現嚴重質量問題，使用部門應及時向供銷部門提出，供銷部填寫糾正和預防措施處理單。供銷部核實清楚后，立即向供應商發出如糾正和預防措施處理單。兩次發出處理單而質量沒有明顯改進的，應取消其供貨資格。第四條在訂貨、采購工作中實行“貨比三家”的原則，嚴格進行供應商評估、甑選，以保證供應商供貨質量；并處理好與供應商的關系。供應商選擇標準：a、具有良好的市場信用和良好的售前、售后服務能力和服務意識；b、注冊資金達到16、50萬以上的一般納稅人；c、健全的商務管理流程和制度；d、良好的財務狀況，至少可以給予三個月以上帳期；e、具有優勢的產品資源；f、相對有利于我公司的配貨地理區位；g、積極的合作態度；供應商選擇、評價和終止辦法供銷部每年對合格供方進行一次跟蹤復評，填寫供方年度業績評定表，評價時按百分制，質量評分占60%，交貨期評分占20%，其他（如價格、售后服務等）占20%。評定總分低于60(或質量評分低于48)，應取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應報總經理批準，但應加強對其供應物資的進貨檢驗，并執行上述條款。連續二次評分仍不及格，應取消其供貨資格。第五條認真分析采購工作，根據市場變化來改進流程、規范和采17、購標準，提出有助改進公司和供應商服務水平的建議。第六條加強物資訂購合同的管理。在簽訂合同前應主動征求有關部門和生產單位的意見，做到采購回來的物資符合質量要求，使用部門滿意；同時要對購貨合同進行登記，便于辦理提貨及時付款手續。第七條嚴格遵守采購規范流程，按流程辦事，并做好采購相關文檔的存檔、備份工作。采購經理工作職責1、擬定采購部門的工作計劃與目標2、負責主要物資的采購3、采購制度的建立與改善4、督導采購部門的業務及所有人員的考核5、主持或參與與采購業務相關的會議，并做好部門間的協調6、與供應商談判價格、付款方式、及交貨日期，簽定采購合同與定購單7、降低采購成本8、調研供應商9、建立與供廣應商的18、良好關系10、收集價格情報，調研市場行情及替代品資料詢價單/報價單【篇三：公司內部采購管理制度】公司內部采購管理制度第一章總則第一條為了規范公司的物資采購業務，制定詢價、議價流程，降低物資采購成本，確保公司各項物資供應，加強公司物資采購的監督管理，特制定本制度。第二條本制度是公司物資采購管理行為的基本規范。第三條公司的采購部門或采購人員應當根據市場信息做到比質、比價采購，貨比三家，選購同等材料質優、價廉、服務好者。第二章采購流程第四條請購的提出1、各生產部門依物料需要狀況、庫存數量等要求，提前填報請購單，包括生產用主材、輔材、工具、設備修理配件、勞動保護用品、各種日常耗材等；2、其它各部門所需19、的辦公物品及零星物資采購由綜合辦公室負責開立請購單；3、請購單應注明物料名稱、規格、數量、需求日期及注意事項，經權責主管審核，并依請購核準權限送呈相關人員批準；4、緊急請購時，請購部門應于請購單備注欄注明“緊急”字樣。第五條請購核準權限1、生產所需原材料由倉庫保管員匯總后報生產副總，生產副總確認簽字后上報總經理簽字后方可送采購部。2、常用辦公用品及物業所需物品請購，由綜合辦公室填報請購單，報總經理核準后方可送采購部。第六條請購的撤消1、已開具請購單，并經核準后因各種原因需撤消請購時，由請購部門以書面方式呈原核準人，并轉送采購部，必要時應先口頭知會采購部。2、采購部門接獲通知后，立即停止采購。320、如遇特殊情況未能及時停止采購時，采購部應商原請購部門并妥善處理善后事宜。第七條采購方式根據本公司實際情況，公司物料采購采用以下三種方式：1、集中采購公司通用性大宗物料，以集中采購較為有利，依定時或定量之計劃進行采購；2、合約采購公司經常使用之物料，采購部應事先選擇供應商，確定供應價格及交易條件，辦理合約采購，依定時或定量之方式進行采購；3、一般采購除1、2以外之零星物料，采用隨需求而采購之方式。第八條詢價、議價1、采購部采購人員接獲核準后之請購單，除集中采購方式外，應選擇至少三家供應商作為詢價對象；2、確屬貨源緊張、獨家代理、專賣品等特殊狀況，不受前條所限；3、如向特約供應商采購時，應附其報21、價明細表，如特約供應商有兩家以上，則應向其同時索要報價明細表；4、選擇詢價或采購的對象，應依照直接生產廠商、代理商、經銷商之順序選擇；5、供應商提供報價之物料規格與請購規格不同或屬代用品時，采購人員應商請購部門確認；6、專業材料、用品或項目，采購部應會同使用部門共同詢價與議價；第九條議價原則以下狀況時，采購部應及時與供應商議價：1、市場價格下跌或有下跌趨勢時；2、采購頻率xx時；3、本次采購數量大于前次時；4、本次報價偏高時；5、有同樣品質、服務之供應商提供更低價格時；6、其他有利于公司條件時第十條訂購作業1、采購人員應以本公司出具購銷合同，或供貨商出具購銷合同形式向供應商訂購物料，并以傳真形22、式簽字確認。2、若屬一份訂購單多次分批交貨的情形，采購人員應于購銷合同上明確注明。3、采購人員應控制物料訂購交期，及時向供應商跟催交貨進度。第十一條驗收與付款1、依相關檢驗與入庫規定進行驗收工作。2、依財務管理規定，辦理供應商付款工作。第三章采購物品之品質管理第十二條采購品質文件資料要求物料訂購前，本公司應提供下列文件資料，或在購銷合同、采購合約內予以明確規定：1、訂購物料之規格、圖紙、技術要求等。2、產品技術精度、等級要求。3、各種檢驗規范、標準或適用規格。4、所需之產品認證要求或工廠品質管理體系認證要求。第十三條進貨驗收之規定供應商提供之物料，必須經過本公司倉庫、請購、采購等部門人員驗收工23、作，主要包括下列幾項：1、依進料檢驗規定進行抽樣檢驗，以確定交貨品質是否符合品質要求。2、處理短損根據點收、檢驗結果，對發生短損的，予以更正數量，必要時向供應商索賠；3、退還不合格品對檢驗不合格之物料，退供應商進行必要處理，由此造成的損失，向供應商進行索賠；4、如采購物料符合請購單位的品質要求，正常辦理入庫，請購人、采購員均需在發票上簽字確認，之后將發票報送總經理簽批。第十四條品質糾紛處理有關采購物料發生規格不符、品質不良、交貨延遲、破損短少、使用不良等情況之處理流程統稱為品質糾紛處理。具體規定如下：1、以雙方事先約定之品質標準作為處理依據，并于購銷合同上詳細說明，其中涉及交貨時間、檢驗標準、24、包裝方式等的，原則上以本公司之要求為依據。2、采購物料退貨與索賠（1）擬退回之采購物料應由倉管員清點整理后，通知采購部。（2）采購部經辦人員通知供應商到指定地點領取退貨品。（3）現貨供應之退貨，要求供應商更換合格之物料。（4）訂制品之退貨，原則上要求供應商重做或修改至合格為止。（5）確屬無法修復或供應商技術能力不足時，可取消訂單，另覓供應商。（6）退貨情形依訂購合約條款辦理扣款或索賠。（7）雙方事前沒有明確訂購合約時，以實際造成本公司之損失向供應商索賠。3、其它索賠規定（1）供應商原因造成之交貨延遲，以實際造成本公司之損失向供應商索賠。（2）破損短少情形，由供應商補足合格物料，若由此造成本公司之損失，依實際發生狀況索賠。（3）因供應商原因導致物料在使用或銷售中發現不良，造成本公司之損失，依實際發生狀況索賠。（4）其他原因導致本公司之損失，依實際損失向供應商索賠。第四章付款方式第十五條付款方式1、由采購部根據請購單、采購合同、入庫單，向財務部請款。