公司物資采購庫存及結算定量儲存保質期報警制度.doc
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上傳人:職z****i
編號:1160765
2024-09-08
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1、公司物資采購庫存及結算定量儲存保質期報警制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 物資采購制度采購部采購通則一、嚴格遵守國家各項政策法規,執行公司制定的“原輔料采購檢驗標準”,保證物資采購質量及合理庫存數量和及時供應。二、采購原材料要堅持比質、比價、比運費的“三比一報”原則,選擇供貨方要先“國營”、再“集體”、后“個體”以及先“廠價”后“批發”,特殊買“零售”的采購原則。三、采購物資價格在一萬元以上的,應先報交價管員詢價后實施采購;采購物資價格在一萬元以內的,可先行采購,價管員在實施采購完畢后審價。四、采購部所需借款,按2、權限范圍簽字確認后,即可由財務給予借款。所有購貨發票報銷程序為經辦人簽字、經管人簽字、主管領導簽字,最后由權限范圍內經理或總經理簽字。五、購進物資要檢驗,即檢驗品種、規格、型號、數量、質量等各項檢驗工作,生產所需各種原輔料必須通知品控部檢驗員、化驗員進行感官、理化、微生物檢驗,并詳細填寫物資驗收單,一式三份交檢驗員。六、貨到驗收合格后,要將入庫單、檢驗單和發票在3天內履行入庫手續,轉交財務部。如無發票由采購部統計將入庫單轉到財務掛帳。七、采購中針對生產情況及時采購所需物品,隨時掌握原料、輔料庫存的數量、日產消耗量,嚴格執行預警制度做好提前采購,保證生產的順利進行。八、采購原材料時,不得弄虛作假3、營私舞弊,不得暗地接受賄賂或回扣,暗箱操作,不得購買質次價高或未經檢疫,不符合衛生標準的原材料。一經發現,按問責制度相關條例處理。九、調查市場貨源,深入學習市場經濟知識,在實踐中不斷提高自己的業務水平、個人素質,要懂經營、會管理、懂市場、擅理財,搞好客情關系。十、采購員要經常同保管員溝通,防止供應上的脫節,要根據庫存數掌握采購的物品數量。十一、對采購的物品,必須符合入庫、報銷手續,票據齊全,有特殊情況的,可經本部門經理同意簽字方可辦理入庫。十二、各分公司采購部按合同條款自行訂貨,嚴格按合同簽定的帳期及批次結算方式結算。合同文本要一式兩份,本部門留一份,交財務部存檔一份。十三、凡屬綜合計劃部采4、購的物資(如:原料肉、孜然、辣椒等)由綜合計劃部負責簽訂合同、制定價格及調整價格。十四、綜合計劃部將簽訂后的合同及標準、樣稿,分發給各分公司采購部及財務部。十五、綜合計劃部采購的物資如有質量問題,由采購部及時反饋到綜合計劃部。關于辦理物資入庫統一計量單位的規定為了加強公司財務的統一核算,使各種物資出入庫數量準確,特對辦理入庫使用計量單位做如下規定:一、石油醚、五香汁等以瓶為容器的物資,在辦入庫時,計量單位定為公斤。二、竹簽辦理入庫時,其計量單位定為萬支。三、味精、奶粉、白糖、精鹽等以袋為包裝的物資,辦理入庫時,計量單位定為公斤。四、特殊物資辦入庫時,請與財務部直接聯系,統一定出計量單位后,再填5、寫入庫單。關于更換供貨廠家的規定及流程 采購部、品控部在物資采購,檢驗過程中如出現原供貨廠家價格,質量服務等不符合我公司要求,采購部應及時更換供貨廠家并遵循以下程序規定執行??偨浝砥蠊懿坎少彶科房夭?詢價結果3詢價1申請檢驗2檢驗結果一、采購部門應填寫物資采購變更單。二、將填寫后的物資采購變更單報于各分公司品控部。三、品控部應按檢驗程序進行檢驗,并將檢驗結果填寫在物資采購變更單上回復采購部。四、采購部門依據品控部填寫結果,確認合格后,報于企管部價管員處進行價格審核,如無異議回復采購部門。五、采購部門將填寫變更單結果上報集團總經理,經審批后實施采購。六、此規定適用范圍:本集團購進的原料、輔料、包6、裝物。關于原輔料及包裝物出入庫的規定為保證出庫包裝物、原輔料數量準確性,特做如下規定:一、包裝物入庫,保管員必須及時抽檢。包裝物出庫,領用單位必須數清數量,逐包檢查。二、原輔料入庫對于不超過50件的要10%抽檢,出庫時要逐一檢查,做到數量準確無誤。三、如發現入庫物資有短缺、不合格現象要立即上報采購部經理,采購部經理及時與廠家溝通,進行補貨或換貨。四、如發現出庫物資有數量錯誤現象,由保管員、領物人負責損失追回,并按績效考核條例執行。關于物資采購驗收的規定一、入庫物資必須執行價格驗收、質量驗收、數量驗收三道驗收手續。如有一項不合格不能入庫,不能辦理手續。二、品控部負責制定各類物資的采購質量標準,并7、設專人對購進的各類物資檢查,驗收。三、驗收后的物資,在使用中發現問題,按實際損失金額扣罰采購經辦人50%,檢驗員50%進行賠償。四、未驗收的物資,一般情況下,不允許使用。一經使用,在使用中發現質量問題,按實際損失金額扣罰采購部負責人10%,保管員50%,采購經辦人40%進行賠償。五、品控部在驗收中發現質量問題,并使公司獲得利益,公司視情況給予獎勵。關于物資采購庫存及結算辦法的規定為節約采購成本,降低庫存物資資金占用率,使產、供、銷結構合理化,特對公司物資采購、庫存制訂如下辦法:一、原料采購:1、牛羊肉按季節一次性購入;2、雞肉等其他肉按月用量采購壓批結算;或貨到驗收合格后付款,并保留質量保證金8、。二、輔料采購、結算:1、孜然、辣椒等外購大宗物資,簽訂購貨合同,要求按我公司季度用量發貨,壓批結款。2、其它外購輔料如淀粉、香精、高梁紅、五香汁等,按帳期60日內結款3、市內購輔料如麻椒、胡椒、花椒等。按單次購入用量壓批結款。三、包裝物采購(一)包裝物庫存定量明細表。、包裝袋、包裝盒按“包裝物庫存明細表”要求采購,結算原則上按帳期兩個月結款。、包裝箱按日用量采購,讓廠家留有部分庫存;結算時按每月15日-25日結上月所使用的包裝箱款。具體操作辦法:每月1日-10日核對上月包裝箱使用量,待雙方確認后,開具發票,我公司15日-25日付包裝箱款。、竹簽、托盤等按生產使用量采購,按帳期兩個月結款。(二9、)其它外購,均按賬期兩個月結款;如有特殊情況請示后定。四、市內采購物資:(一)定點采購,定期結算說明:把我公司需采購產品按類別如五金、電器、日雜等商品分類,并在市內選擇2-3家供應商作為我公司該類別商品的定點采購單位,并簽訂定點采購合同,要求對方供應給我公司的產品在全市價格最低,質量最好;并對不合格或不使用的包退、包換;雙方按月按期結算。(二)電話訂購,送貨上門說明:在雙方簽訂定點采購購貨合同后,我們如有訂貨時可電話采購,并規定訂購商品價值過1000元或所購物品重量超過100公斤時對方送貨上門。(三)特殊物資特殊辦說明:如有特殊物資如精鹽、白糖等現款結算的物資采購可請示分公司總經理后,按現款現10、結特殊處理。五、特殊情況各類物資可按照定貨合同簽訂的帳期付款。關于調拔原料檢驗的流程一、目的:明確運作方式,減少漏洞環節以保證公司利益。二、流程:調拔的原輔料集團內物料調拔由廠家購買后調拔到 貨通知時料檢驗抽驗檢驗庫 管報財務集團內的物料調拔需提供來料方的檢驗報告單集團內調拔有報告單一般免驗,但需檢驗外包裝、數量及因運輸因素可能造成的問題 注:集團內物料調拔,除指粉料外、包括集團計劃購買放置在天津或佳木斯公司的經品控部檢驗的待調用的原輔料。 原材料調撥程序 一、原材料調撥單由調出方材料會計開具。二、須在調撥單上注明數量、單價、金額;三、調撥單開出后須到財務部加蓋復印件;四、調撥單必須隨貨走。五11、調撥單調出記賬聯由調出方財務記賬;六、調撥單調入記賬聯由調入方財務記賬;七、調撥單調出保管聯由調出方保管員記賬;八、調撥單調入保管聯由調入方保管員記賬;九、調撥單存根聯由收貨方保管員簽回;十、簽回的調撥單存根聯須在當月28日前郵到調出方財務。關于庫存物資定量儲存的規定一、各倉儲物資均須按綜合計劃部制定下達的最高、最低庫存量合理科學儲存。二、每周五11:00前由各分公司采購部將庫存原、輔料表上報綜合計劃部。三、每月初由綜合計劃部制定庫存定量明細表,下發各分公司執行。四、接到庫存定量表后,各分公司現庫存物資需在15日內按要求調整完成。五、各分公司根據生產實際情況,如出現臨時變更的經綜合計劃部同意12、后,方可予以變更。六、每月由綜合計劃部對分公司采購部庫存物資抽檢兩次,如發現與規定庫存定量表不符,則按績效考核條例執行。七、原庫存物資已超出現規定庫存量的,各分公司應盡快調整,直至達到規定的最低庫存量方可進貨。庫存物資保質期報警制度為加強公司各庫存物資(原輔料、產成品)的保管,防止在庫存期間造成的超期、變質失效和減量等經濟損失,特制定本制度。一、保值范圍我公司庫存各類牛、羊、雞等其他原料肉,以及用于生產加工產品的各輔料、佐料、調料添加劑、產成品等,凡具有保鮮、保質、防潮、防霉,揮發等性質的物品,均屬保值范圍。二、保質期限1、根據保質范圍所列物品的不同用途和特性,以及實物狀態及產品說明,確定不同13、的庫存保質期。2、倉庫保管員應根據各類物品和產品的保質期限要求,經常清點庫存情況,在保管帳上或實物現場,標注其保質期限,做到心中有數。3、在使用庫存保質期限內物品時,應本著先進先出和臨近保質期的早出庫、早發貨原則出庫。三、報警時間1、對庫存物品實行保質期報警制度。報警的時間即是在保質期間內,根據庫存物品不同特性,確定的提前于保質期的時間。2、達到報警時間或臨返報警時間的,可按規定程序報出。3、對產成品生產日期屬兩月前的產品,需立即報警。4、超越報警時間的報警,應視為失職。四、報警方法1、對具有保質期的庫存物品,倉庫保管員為保質期報警第一責任人。當產品和各類物品臨近或達到報警期不能及時出庫時,倉14、庫保管員應及時、準確地向部門經理報警。2、保管員報警時填寫保質期報警單(附樣),注明物品名稱、進貨時間、保質期限、物品數量和超期危害程度等內容、簽署相關的意見和建議,報所在部門經理。3、部門經理接到報警后,應立即組織相關人員檢查核實,確認無誤后,屬于產成品類的應主動與儲運部經理聯系,屬于其它類的應及時與生產部聯系,若能調整生產任務和銷售計劃的,各部門應全力配合,做好出庫安排。安排有困難或無法做出安排時,應在報警單上簽署部門經理意見,及時向公司分管副總報告。4、公司分管副總接到保質期報警后,應首先向總經理報告情況,并立即組織公司相關人員研究辦法,提出可行方案報請總經理批準實行。五、職責與考核1、15、各類倉庫保管員是公司庫存物品保質和報警的第一責任人。如不能按規定報警時間報警,而且造成嚴重損失的應視為嚴重失職。部門經理應根據公司規定,以失職論處,報公司批準予以解聘。造成嚴重經濟損失的,應追究其經濟賠償責任。2、各有關部門經理對庫存物品的保質負有重要領導責任。對倉庫保管員提出的保持報警有查證核實和處理的職責,負有向公司報警的直接責任。因對下屬報警處理不當,協調不力或緩報、漏報而造成嚴重損失的,應視為部門經理失職,經公司批準應予以解聘和賠償相應損失。3、分管副總對庫存物品的保質和報警及協調處理負有領導職責。4、有關員工在保質和報警工作中,認真負責,過細工作,千方百計避免公司經濟損失的,公司應予16、以表彰和獎勵,對有突出貢獻者給予重獎。庫存物品保質報警單物品名稱數 量進貨或生產時間保質期限報警時限報警內容報警人: 年 月 日所在部門經理意見部門經理: 年 月 日有關部門處理意見部門經理: 年 月 日公司分管副總意見及處理結果 年 月 日倉庫管理制度倉庫是公司存放物資的場所,其管理的好壞,直接反映著企業資產的真實性及變動性,為此就倉庫做如下規定: 一、倉庫物資的碼放、保管應依據品控部合格單驗收入庫,物資垛位需按進庫時間順序、品種、規格碼放整齊一致,不得混淆,要求掛牌標識,處于明顯位置。原輔料須標明檢驗狀態:合格、不合格及待檢品須用綠、紅、黃三種顏色標出。二、原輔料出庫應遵循先進先出原則,如17、發現有長期未用的物品,視情節對直接責任人予以處罰。三、倉庫保管須提供庫存物品的明細(包括物品名稱、數量、規格及單位)交于統計處,便于開具出庫單時前后一致,如果出庫單與實際不符或出庫單有私自涂改現象,保管員有權拒付,如果出庫單有錯誤而保管員仍付出,一經查出,對雙方當事人處以付出物品金額的雙倍處罰。四、保管員每日需做庫存日報表,交由采購統計處,月末必須及時報送庫存盤點表,便于財務盤點時使用。五、保管帳須日清月結,做到一目了然,不得有私自涂改的現象,如果確實需要涂改的,劃紅線改正,原錯誤必須能夠看清楚,并將正確的內容記入帳中。六、倉庫保管需要隨時就庫內情況作匯報,如庫容量占用率、長期積壓物品,廢品等18、情況,送交主管領導,以便及時發現問題及時解決;如果發現問題或者由于工作失誤,給公司造成損失者,由保管員自負。七、保管員應積極配合財務檢查工作,隨時提供所需的帳薄、票據,便于財務隨時掌握物資消耗的真實性。庫存產品及原材料管理規定一、庫存產品、原材料帳簿的設立與登記1、數量金額明細帳和保管帳按庫存產品及原材料類別(分類帳需加總頁,標明數量、金額、品名、規格),由保管員和會計依據出、入庫單、登記數量、單價、金額;2、原材料發出以加權平均法,產品發出以個別計價法作為計價基礎。二、庫存產品定期盤點制度材料會計應于每月三十日與保管員核對帳簿,保證帳帳相符,次月1日盤點庫存物資,以帳盤物,以物核帳,編制庫存19、產品盤點表,詳細列明帳存、實存數,由保管員及會計雙方認可后簽字。對于盤盈、盤虧的產品,查明主客觀原因,寫出書面報告,由客觀原因造成的損失報財務審核,主管領導審批后方可進行調帳處理,屬于保管員個人原因造成的丟失、損毀,由保管員全額賠償。三、庫存產品、原材料的補充及報損1、保管員每天對庫存量進行檢查,對于低于儲備定額的產品及原材料及時通知有關負責人。2、保管員對于質量原因不能使用的原材料已不能返貨的,應編寫報損報告,詳細列明報損項目、數量、單價、金額及報損原因。報會計審核,經采購部經理及主管副總審批后進行調帳處理,責任屬供應商的,通知采購部經理退貨或更換。四、其他保管員將每日開具的入庫單、出庫單連20、續編號,按月粘貼,裝訂成冊,以備財務部門檢查。關于拒收原輔料返貨的規定一、凡由品控部檢驗不符合公司檢驗標準而拒收的物資,有兩種處理方式:1、不帶有希波集團品牌字樣的,均須返回廠家,檢驗所消耗的樣品品控部檢驗員如數開具出庫單,由公司核銷(或與廠家協商給予補貨)。2、帶有希波集團品牌字樣的,必須破壞后就地報廢。二、采購部接到品控部判定不合格拒收驗收單后,三日內必須將此物資按程序返回廠家。將返貨名稱、規定、型號、數量、重量、廠家名稱、返貨日期本部門留存,品控部檢驗員將對庫存不合格拒收品定時查檢。二、特殊物資返貨,3日內不能按規定程序返回原廠家,采購部在接到驗收單后,應3日內將各種驗收情況按程序通知廠21、家,10日內必須將退貨手續辦理完畢。三、有此產品需要返貨、調貨,要求有關人員必須按公司規定程序辦理,并且要求發生返貨、調貨業務后,采購部門在5日內按程序辦理好返庫手續,需要調貨的馬上通知財務人員,并在3日內做好調帳業務。四、采購部與廠家溝通時將不合格原因闡述清楚,爭得廠家的理解和支持,與廠家要保持良好的合作關系。關于物資采購、領用的規定一、生產部不經常領用或有特殊情況需新購置或臨時急用的物料、批量更換勞動保護時必須填寫采購申請單,按權限簽字確認后,采購部方可安排采購后,憑出庫單到保管員處領取。二、生產部機修車間需用零部件及備件必須填寫采購申請單,按權限簽字確認后,采購部方可安排采購后,憑出庫單22、到保管員處領取。特殊重要的零部件及外購備件由其申請后,按權限簽字確認后,方可自行購買。三、分公司除生產部以外的其他各部門需用的物資必須填寫采購申請單,按權限簽字確認后,采購部方可安排采購后,憑出庫單到保管員處領取。四、分公司各部門內的研制、機械加工、改造、革新、維修所需物件和非常用物料(本部門專用)及設備購進、中小試驗用料不再由采購部負責辦理購物,各部門自己辦理購物料。五、采購計劃單一式三份,提報部門一份,采購部二份。采購計劃單要標明數量、規格型號等條件。六、其他部門所需物資可先行咨詢保管員,確定辦理領用手續或填報采購計劃單。對簽署采購帶有“希波”字樣包裝物印刷品合同的附加條款 一、采購部門今后與各印刷部門簽署帶有“希波”字樣的包裝物(包裝盒、箱、袋、膠帶)、印刷品(信封、信紙、表格、宣傳畫、條幅)、合同時,按文件規定:為防止帶有“希波”字樣包裝物、印刷品外流社會,發到我公司的產品,如不能達到使用功能,廠家不準收回,在我集團就地無償銷毀。二、發給我集團的產品,如不符合標準要求,但還能達到使用功能,只是在圖案、色調、外表有小的差異,原則上可協商降價購進使用,但用此種協商降價方式應只適用于最后一批貨物及結算或新產品的試制。原則上不就再用此廠家。