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1、公司物資采購流程及付款管理制度附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 物資采購支付管理制度 第一章： 總 則為了規范公司采購業務流程，防范采購業務風險，控制采購支出，保證公司正常生產經營活動，降低采購成本和付款風險，特制定本制度。 第二章： 物資采購具體內容一、本制度所指采購物料具體指： 1、日常辦公用品、耗材：筆、打印紙、筆記本等。 2、辦公設備及交通工具：電腦、打印機、復印機、掃描儀、硬盤、汽車等。 3、生產設備:所有生產用的機器、工治具等。 4、辦公家具：桌椅、文件柜、保險柜等。 5、接待用品：水果、煙酒、禮品等2、。二、本制度所需招標的支出具體指：1、大設備支出。2、工程項目支出。3、房屋建筑物支出。第三章：采購業務原則和權限管理一、采購業務原則1.公司所有采購業務均由相關對口采購人員負責。日常辦公用品、辦公家具、接待用品由人事行政部負責;生產設備及其他由配件部負責. 2.供應商的選擇應遵循三家報價的原則，如為單一供應商或獨家供應商，采購部門必須加以說明或解釋； 3.合同管理原則，需要招標的采購必須按照經濟合同管理制度與供應商訂立采購合同； 4.為了節約采購成本和提高采購效率，一般采購業務應盡量采用集中采購的方式統一采購，尋找供應商并簽定年度供應協議，減少緊急采購； 5.年度供應協議每年由采購部門和使用3、部門共同評估，總經理批復后，決定是否更換供應商；6. 采購貨款除小額（1000元以下）采購外必須通過銀行結算； 7、各類采購嚴格執行預算審批額度，超過預算或有特殊情況的需執行追加預算程序。 二、本公司應按以下采購權限進行采購： 1.公司采購部是負責物品采購的管理部門。 2.在保障服務和節約成本的前提下，價值1百元以下的物品（除定點采購外）經公司使用部門負責人批準后由公司采購員于當地采購。 3.招標項目采購支出，須經公司股東會決議后進行招標，后由采購部執行采購。4.公司各部門協助采購并監督和審查各采購活動。第四章：采購流程一、物資采購流程預算審核采購申請部門負責人審批采購申請公司負責人審批采購申4、請物資申請人填寫采購申請單100元以上倉管員/專業部門進行驗收是否招標100元以下否公司采購部進行采購倉管員填寫入庫單進行入庫股東會決議是采購員執行申請付款流程公司進行招標，選定供應商公司采購部進行采購二、招標流程圖招標小組采購部潛在單位投標/中標單位第三方機構確定投標方人選確定中標單位開標確定標底 審 批制作或委托第三方制作招標文件和標底匯總登記單位資料，提交確定投標方人選向中標單位發中標通知書接受整理投標文件發布招標公告邀請潛在單位制定招標計劃領取招標文件領取并登記資格預審文件中標簽約制作招標文件、標底三、物資采購流程管理 1.采購申請 1.1公司各部門所需物品均由各使用部門提交采購申請，5、物品請購需填寫“物品采購申請單”，招標采購項目需提交“招標采購申請”。1.2使用部門應盡量提前提出采購申請，給與采購部門足夠的采購時間，采購部門應在合理的采購時間內及時完成采購任務；1.3預算負責人應將采購申請與采購預算進行核對，并標明預算執行情況。預算內申請正常執行采購流程，預算外需提交情況說明。1.4使用部門按照采購流程完成采購申請單的相關審批后傳遞到采購部。2.選擇供應商并訂購 采購部應對所需物品選擇至少三家供應商，對采購物品詢價對比，提交總經理審批，確定供應商后簽訂當年供應合同。2.1采購部接到請購單后，應對采購申請進行嚴格審核，確定采購的品種、規格和數量，遵循定點采購原則，無定點采購6、的物品遵循“三家比價”原則選擇供應商進行采購；2.2采購人員除特別授權外只能按批準的品種、規格數量進行采購、不得擅自改變采購內容；2.3不能在請購部門約定時間內到達的，采購員需及時通知以便請購部門及時調整應對方案。采購員必須監控采購訂單的完成情況，每天定時檢查未完成請購單。2.4采購物資出現質量問題或需要維護時，采購人員需及時配合相關部門與供應商聯系。3.驗收 3.1采購貨物到達后，倉庫管理員應立即根據采購申請單與到貨進行認真核對，根據驗收結果填寫外購入庫單，除一份自留以外，其余傳遞到采購部、財務部，以分別登記相關臺帳，在驗收時，如出現與采購申請不符的，應如實做出相應記錄，并填寫書面報告報采購7、部，及時補充或更換。 3.2倉庫管理員需當場與相關人員交接和驗收，并記錄相應的驗收記錄，需要專業部門進行驗收的，入庫單上需要有專業人員的驗收簽字。4.付款采購部每月定期向財務部提交需支付的采購費申請。財務部在收到采購部遞交的有關文檔時，必須及時做好以下審核工作： 4.1檢查所有表單是否填寫完整，是否經適當審批； 4.2審核需要三家報價的采購項目是否有三家報價，有關證明文件是否有效、選擇供應商的理由是否合理；4.3是否簽訂并存檔采購合同。4.4若發生退貨情況，采購人員需及時與財務進行溝通，并負責款項的討回事宜。 第五章：申請付款基本流程申請付款基本流程公司負責人審批采購人員填寫付款申請單部門負責8、人審批會計審核合同付款及發票情況財務負責人審核出納付款會計入賬第六章：附則一、本制度解釋權歸公司財務部。二、本制度經總經理簽字后生效,修改亦同。 附件一：物品采購申請單 單號使用部門： 請購日期： 年 月 日序號編碼名稱廠家規格型號單位數量單價總金額需用日期備注1234567公司負責人 部門負責人 預算負責人 經辦人一式三聯：第一聯采購部、第二聯申請人、第三聯財務部附件二：資產采購申請單請購部門請購日期申請人設備名稱 廠家規格型號價格到貨時間請購理由成本分析本年預算總額本月預算額本年已支出額預算負責人：部門負責人審核意見： 簽字： date： 年 月 日公司負責人批準意見： 簽字： date： 年 月 日執行副總裁批準意見： 簽字： date： 年 月 日公司董事長批準意見： 簽字： date： 年 月 日附件三：付 款 申 請 單 日期： 年 月 日 收款單位：開戶銀行銀行賬號貨幣幣種付款方式申請付款金額（大寫）： 佰 拾 萬 仟 佰 拾 元 角 分 （小寫）：付款說明：合同付款條款及相關發票情況： 會計： 公司負責人 部門負責人 財務負責人 經辦人