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1、公司物資采購計劃、詢價合同、臺賬管理制度附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 釆購管理制度第一章總則第一條 為加強公司物資采購管理，明確采購權限與職責，規范公 司的采購流程，提高采購效率和質量，特制定本制度。第二條 本制度適用于公司正常運營發展所需所有物資的采購工 作，包括生產物資、辦公用品等。公司苗木采購的管理另行規定。第三條采購原則1、公平原則：采購意向應向市場公開，保證在確保品質和時效性 的前提下，獲取最優惠的價格。2、公正原則：采購詢價中，應公平地根據各家供應商的供貨品質、 價格、可靠性、服務水平、兼容性、技術實力等多方面因素進行評估。3、合法原則：所有的采購交易必須合乎法律2、法規的規定。4、獨立原則：采購人員與銷售和使用人員相獨立。5、保密原則：不同商家的報價應該基于相同的條件；所有的報價 應該在保密的前提下進行比較，確保競爭的公平性。第二章職責與分工第四條 綜合辦公室是公司物資采購的歸口管理部門，負責匯總各 部門的申報的物資需求信息、制訂采購計劃、提出采購申請、進行采 購詢價與比價、參與價格談判、協同倉儲部門進行采購驗收及結算付款申請等工作。第五條 預算合同部是公司物資采購的監督部門，負責對采購計劃 進行復核，對詢價、比價的記錄進行審核并確定供應商等工作。第六條 倉儲部門負責提示各部門物資需求中的倉庫數量、開展物 資驗收工作，辦理物資入庫手續及進行物資保管等工作3、。第七條 財務部負責按采購合同進行采購付款審核、辦理付款或報 銷手續并進行相關賬務處理等工作。第八條物資需求部門負責向綜合辦公室申報本部門物資需求、在 權限范圍內參與審定采購計劃、協同采購人員進行采購、協同倉儲部 門進行入庫驗收等工作。第三章采購計劃第九條采購計劃的編制程序1、公司各物資需求部門應當在每月25日前向綜合辦公室申報下月 部門物資需求。物資需求部門應當根據月度生產計劃、工作計劃、實 際物資實際使用情況編制物資需求申報表（附件一），詳細填寫申 報時間、部門、需求物資的名稱（品牌或型號）、單位、需求數量等 信息。編制人填寫無誤后簽字確認。2、倉儲部門應當根據物資庫存情況在部門物資需求申4、報表中按申 報項目依次填寫原進貨量、領用量、領用人、庫存量等信息，填寫無 誤后簽字確認。3部門負責人應當對本部門物資需求申報表進行審核并指定本部門相關人員協同采購，審核無誤后簽字確認。4、綜合辦公室采購專員應當根據各部門申請的物資需求進行整理 與匯總并根據庫存對其進行修正后，編制物資采購計劃表（附件 二），按部門分別列示項目（品牌或型號）、單位、數量等信息。編制 人與部門負責人確認無誤后簽字確認。第十條 公司每月召開由各部門負責人出席的采購會議，負責對采 購總額在10, 000元以下的采購計劃進行審批；采購總額超過10, 000 元的采購計劃應當由經理辦公室審批。重大的采購事項，在經理辦公 會5、審議后需按公司董事會議審批。審批通過后的采購計劃復印件交預 算合同部、財務部留存備查，用以合劃分成本明細。第十一條各部門提出采購計劃外的臨時物資需求時，需要重新執 行上述采購計劃編制與審批程序，將臨時采購納入當期采購計劃，由 辦公室統一進行管理。第四章采購詢價第十二條公司按季度對采購供應商進行市場詢價與比價，選擇性 價比高的供應商，以降低采購成本。對于金額小于2000元的常規重 復性采購，可半年進行一次詢價、比價。第十三條辦公室采購人員負責執行采購詢價，原則上應當精選至 少三家供應商進行詢價。專業物資的詢價、比價，應當由需求部門或 專業技術人員協同參與。第十四條 采購人員取得供應商提供的書面報6、價資料后，與供應商進行談判，確保獲得最佳的品質和價格。根據詢價與談判情況編制供 應商審定單（附件三），詳細填寫詢價時間、談判過程及取得資料明 細，進行比價分析及建議，連同相關報價資料提交采購部門負責人審 核。第十五條預算合同部負責對采購詢價、比價環節進行監督，根據 供應商審定單對詢價、比價記錄進行復核，并最終確定合作的供 應商。I第十六條 辦公室應當設立合格供應商名單（附件四），將合作 順利、產品質量優良的供應商納入名單之中，定期根據采購業務進行 調整。合格供應商名單應當每季度報送公司領導審閱。第五章采購合同第十七條 采購金額超過10000元以上的大宗采購項目需要與供 應商簽訂采購合同，對其進7、行嚴格的成本管控。 第十八條 公司采購合同分為框架合同和普通采購合同。針對重復 發生的采購項目，如日常辦公用品、印刷和汽車維修保養等可以和供 應商簽訂框架合同，確定指定時期內的價格，折扣和服務條款。原則 上，框架合同需要視服務質量定時更新（一般為一年，特殊時期情況 另議）框架合同范圍內的采購項目可以直接下訂單。其余采購項目， 根據需要訂立普通采購合同。第十九條 合同文本的擬定與審批程序與要求參見公司合同管理 制度的相關規定。第二十條 未簽訂采購合同的小額采購由采購人員會同需求部門 協同人員按采購計劃執行采購。禁止部門負責人與采購廠商直接聯 系，參與價格談判，確保監管體系完善第六章驗收入庫第二十8、一條 采購物資應當先辦理入庫手續后方可進行領用，倉儲 部門按倉庫管理制度的規定，對采購物資進行驗收，驗收合格后 由庫管人員開具入庫單，庫管人員、采購人員及協同人員在入庫單上 簽字確認。第二十二條采購人員憑簽字確認后的入庫單回執聯、收據、發票 等辦理請款或報銷手續。第七章采購臺賬第二十三條 公司設立采購統計臺賬，及時對采購的全過程進行記 錄。采購完成后，采購人員根據詢價記錄、入庫單、采購發票登記采 采購計劃表（附件二）記錄采購日期、采購單價、金額、入庫單 編號、供應商姓名、聯系方式等采購計劃的完成情況。第二十四條 采購人員應當將采購業務中的采購計劃表、詢價資 料、供應商審定表、合格供應商名單、入9、庫單等資料及時整理歸檔并 妥善保存。第二十五條 為確保采購業務的高效化、透明化，辦公室應當在采購會議上對當期采購計劃的完情況（采購計劃表）進行公示，各部門第二十六條第二十七條可以對采購的全過程進行監督，定期回訪。第八章附則本制度由綜合辦公室負責制定、修訂,本制度自批準之日起執行。附件一:物資需求申報表日期：年 月（一）申報部門:序號項目（品牌/型號）單位需求量原進貨量領用量領用人庫存量備注12345678910中報人：部門負責人:庫管：審核人：附件二:采購計劃表部門序號項目（品牌或型 號）單 位數 量單 價總價陪同 人員供應商及 電話票據 審核備注（采購日 期、入庫單編號等信息）12345678910合計LI期:年 月（一）編制人：復核人:注：此表可作為采購計劃農.采購臺賬附件三:供應商審定表日期參與人員詢價情況（記錄詢價LI期、詢價人員、被詢單位名稱、聯系方式、報價 悄況、談判過程、后附資料明細等事項）詢價人員意見簽字:年月日審核部門意見簽字：年月日備注附件四:合格供應商名單序號供應商名稱供應的產品名稱及類別地址聯系方式備注編制人:復核人:審閱人: