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1、酒店采購計劃制定、擇商和價格、供應商管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 采購管理制度為了做好酒店的采購工作，保證物品優質廉價的供應，有效降低酒店 采購成木及費用，確保各項經濟指標的完成，防止不良傾向的發綸，特制 定本制度。采購部是酒店采購工作的專業部門，酒店所需物品原則上均由其統一 購買，其他部門有參與監督、支持配合權，未經同意不得擅自采購。所有 采購活動必須遵守國家有關法令、法律和法規。相關人員在釆購、收貨的 過程中，必須嚴守職業道徳，努力提高業務水平；講究文明禮貌，遵紀守 法；以酒店利益為主，相互監督，相互2、配合，共同把關。一、采購計劃的制定1、每年年底，由酒店各部門根據本部門每年的物資消耗率、損耗率 和對次年的物資耗用進行預測，編制采購計劃和預算報財務部審 核；2、每月各部門根據年度采購預算及實際零星采購需要做分月計劃報 采購部，釆購部需編制月度的具體采購計劃，每月25日前報財務 部后組織實施；3、釆購部月度采購實施計劃一式兩份，自存一份，財務部存檔一份。二、采購計劃的審批1、財務部將各部門的采購計劃和報告匯總，并進行審核；2、將匯總的采購計劃和預算報總經理審批；3、經批準的采購計劃交財務部監督實施，對計劃外未經批準的采購要 求，財務部有權拒絕付款。4、所有計劃采購及零星采購必須按各部門采購申購3、程序辦理審批手 續。三、采購的擇商和價格管理1、所有采購申請單（除鮮活原料外）送采購部后，由采購部經理統一 安排進行招商、確認和報價；2、鮮活原料采購單要求一式三份，第一聯送采購部采購,第二聯送總 倉驗收，第三聯廚房留存，可由中、西廚廚師長（或指定授權人） 于前一天19： 00前將中購單報采購部，采購部根據市場貨源情況及 時與供應單位聯系組織進貨；3、釆購部對收到的審批手續齊全的申購單要認真歸納，分類整理。對 其中有疑問的內容要與申購部門及時溝通；4、如申購物品市長期供應商供應，可直接聯系供應商供應。如果沒有 長期供應商，則應按照要求時限盡快尋找至少三家以上的供應廠、 商進行業務洽談，經過對比4、篩選，擇優確定報價填入申購單，并填 好總金額，供應廠商名稱后上報財務總監5、所有采購項冃的擇商、報價必須由采購部在充分準備、掌握市場行 情的條件下擇優確定，使用部門有權了解所需物品的價格和提出質 疑，并對所掌握的供應廠商及購物意向主動通報采購部，由其選定 質優價廉服務好的供應商；6、鮮活原料的價格受市場影響浮動較大，要求由釆購部、成本部及使 用部門聯合成立市場價格調查小組每十天做一次市場詢價，并形成 書面市場調查報告報財務總監。7、供應廠商優惠、折扣、贈送、凹送等歸酒店所有，并在報價中注明;8、確屬疑難采購項目，采購部應及時與使用部門進行溝通，研究對策, 必要時可由使用部門派人一同采購。無力解5、決的必須及時上報，不 得拖延誤事。四、采購物品的購買1、經審批簽字的申購單返回采購部后，經統一登記后落實到各采購員 實施購買，所有購買活動必須依據有效訂單規定的項目、數量、價 格、時限、供應廠商及相關要求進行。2、購買過程屮要認真檢查所購買物品的品質、商標、期限、衛生標準 等相關內容，堅決杜絕假冒偽劣等不合格商品流入酒店。3、對于需訂貨或供需雙方認為必須簽約的經濟活動先要與供應廠商洽 談有關業務細節，報采購部經理同意，達成協議后，共同簽訂采購 合同經雙方法人代表簽字（特殊合同必需取得合法公證）后方能生 效。4、由于市場變化或其他原因造成購買時價格高于有效訂單報價或數量 多于有效訂單數量時，必須6、重新辦理補缺中購，經審批后方能購買。五、釆購物資的驗收1、無論是采購人員口行購買還是供應商送貨，貨到酒店后，必須首先 與總倉驗收人員聯系，不允許采購人員或供應商直接將貨物交付使 用部門。2、凡經批準的各類中購計劃，中購單、訂貨單、合同復卬件等由采購 部有關人員根據不同時間交總倉驗收人員作收貨憑證，無任何收貨 憑證的貨物，驗收員有權拒收。3、各項進貨均由總倉驗收人員按收貨憑證進行驗收，每次到貨需有二 人同時驗收，根據收貨憑證、發票核對貨物的品名、規格、價格、 質量、數量、金額是否一致，貨物驗收合格后，即開出驗收入庫單 并簽字蓋章。4、進貨物品如有合同或小樣，應根據合同標準和庫存小樣進行驗收。5、7、每天需直撥到使用部門的鮮活原料，應由總倉驗收人員和使用部門 驗收人員一起驗收，驗收合格后，驗收員開出驗收單，驗收單一式 兩聯，由總倉驗收員、使用部門驗收員、供應商（或采購員）現場 簽字，總倉和供應商各持一聯，總倉聯隨同電腦直撥單一起交成本 部審核。倉管員根據驗收單打印電腦直撥單，由總倉驗收員及使用 部門負責人補簽，直撥單一式四聯，一聯使用部門留存、一聯總倉 存檔、一聯成本審核存檔、一聯交供應商結算使用。6、鮮活原料以外的物資要求一律采用先入總倉再領出的方式管理，倉 管員打印入庫單按直撥單方式操作。7、所有的進貨如發現與品名、規格、質量、數量不符時，驗收人員有 權拒收，并向倉庫主管、采購部及財務8、總監報告。六、采購項目的結算1、采購人員零星的采購可以直接支付現金。但不得超過1000元，超 過1000元的辦理轉賬結算，超過1000元必須辦理現金結算的須經 財務總監同意。2、零星物品供應商結算的2000元以下可以辦理現金結算，超過2000 元的必須辦理轉賬結算。3、酒店常用物資要求尋找供應商按月結方式結算，結帳期為月結后的 45天，統一辦理轉賬結算。4、辦理結算時，必須按照報賬程序填好付款屮請單，按酒店付款審批 流程辦理。5、所有結算必須提供符合酒店財務管理制度要求的正規合法發票，否 則財務有權拒絕付款。七、供應商報價制度供應商按報價周期（蔬菜、肉類、海鮮等鮮活原料按每半個刀一 次，干貨、9、調料、凍品和糧油類按一個月一次，一次性用品、布草 及低值易耗品每次訂購都需報價）向酒店報送所供商品的報價單， 經采購部門、使用部門及財務部審核后報總經理簽批確認，在報價 期間內此報價為該供應商向本酒店所供商品的結算價，此類商品由 采購部根據使用部門簽發的采購單直接通知供應商將商晶供應到指 定地點。八、供應商合同管理對符合酒丿占要求的經常性物品供應商，酒店方面與其簽訂長期合同, 采購部主要負責與供應商合同的簽訂，合同經財務部、總經辦同意后簽署 執行。要求合同的內容必須公平、公正，保證雙方的合法利益。合同要求 最少一式兩份，供應商與酒店方面各執一份，酒店方面合同采購部復印留 存，原件交財務部納入合10、同管理范圍存檔。九、供應商管理1、財務部應定期（每月或每季度）牽頭,組織財務部、采購部、使用部 門對供應商進行評估（酒店每類物品須有至少三家供貨商）,淘汰部 分不合格供貨商、2、選用供應商角度采用1+2+N原則，所謂1+2+N是指一類商品一個 主供應商、2個輔助供應商、N個考察供應商。這類商品只有一個 主要供應商，大約70%的物資從他手中購買。2個輔助供應商提供 大約20%的物資，一旦主供應商出現問題能有其他供應商立即頂 替。數量不限的考察供應商既是輔助供應商的后備力量，也使酒店 在釆購極其特殊物資時無購買死角。3、采購部要做好同供貨商的聯系和接待等工作,維護酒店形象十、采購廉潔制度酒店所有參11、與采購申請、詢價、購買的人員，必須保持良好的職業道 德，不得接受供應商任何形式的宴請、禮品、紅包等，酒店管理層將不定 期予以調查，如發現此類行為，除進行一定金額經濟處罰外，情節嚴重的 予以開除，給公司造成嚴重損失的，公司將追究其經濟賠償責任，并移交 司法機關處理。十一、采購申請審批時間的規定為進一步提高采購部的工作效率，更好的為各部門服務，同時為進一 步規范采購程序與標準，特對采購申請審批時間制定如下規定：1、月計劃采購單“月計劃采購”是由各部門根據預算采購計劃下達月計劃物品采購吋使用，月計劃物品采購主要包括：酒店雜品、辦公用品、工程 配件、酒水飲料、食品原材料等，各部門嚴格審批月計劃采購物資12、 后，按其品名、規格、型號、用途及數量填寫采購單，務必在每月 的最后兩天內將下月采購物品計劃上報總倉，由總倉核實后報采購 部。2、日常零星釆購申請“日常采購申請”是部門零星采購計劃使用，由部門提出采購申 請并填寫采購物品的品名、規格、型號、用途及數量，每周匯總一 次，經部門經理簽字后，按各部門采購申請審批流程審批。3、后廚米購“后廚采購”是后廚下達鮮活產品及凍品使用的采購單。須餐飲 后廚專人填寫，報廚師長審批，必須由廚師長確認簽字后于當天19： 00點前送交采購部（如廚師長休假或外出，需指定專人負責簽字確 認），采購部由專人負責于當晚向各供應商下單并核實。4、應急采購“應急采購”是各部門日常采13、購及月采購計劃外而總倉沒有物品的 應急物品專用采購，非特殊情況不得使用，如出現應急采購情況, 需由使用部門電話請示財務總監及總經理，經同意后方可安排釆購 部實施采購，應急采購后使用部門應按采購申請單審批流程補辦手 續。5、審批流程使用部門經總倉核實后交采購部，采購部審批后集中送財務 總監審批，財務總監審批后匯總送總經理審批，總經理審批后交 由辦公室分發給各相關部門。6、審批時間各使用部門每周一匯總采購申請單送總倉核實，總倉核實要 求為即時辦理（收驗貨時除外），采購部審批時間為不超過2天 （含詢價），財務部審批時間為不超過1天，總經辦審批時間為 不超過1天，采購部接到審批手續齊全的申購單后采購時間不超過2天，特殊情況不得超過3天，應急采購當天內完成。本制度具體解釋權歸屬酒店財務部附：酒店各部門采購申購程序圖酒店各部門釆購申購程序圖中購部門領用注：采購申請單一式四份，其中：第一聯-一釆購部釆購及存檔使用、第二聯一-財務 部總倉驗貨存檔使用、第三聯-一財務部成本審核存檔使用、第四聯-一申購部門存檔 使用。