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1、公司物資采購(gòu)部門職責(zé)及人員、入庫(kù)管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 物資采購(gòu)管理制度第一章 總 則第一條：物資采購(gòu)供應(yīng)管理是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、產(chǎn)品質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系認(rèn)證的主要組成部分之一，因此加強(qiáng)物資管理，嚴(yán)格物資管理制度是促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，提高經(jīng)營(yíng)效果的有效途徑。第二條：物資采購(gòu)供應(yīng)管理工作必須堅(jiān)持“從生產(chǎn)出發(fā)，為生產(chǎn)服務(wù)”的觀念，認(rèn)真貫徹國(guó)家、企業(yè)經(jīng)濟(jì)管理的各項(xiàng)法規(guī)和制度，嚴(yán)格執(zhí)行物資紀(jì)律，合理分配物資，及時(shí)、齊備、保質(zhì)、保量、經(jīng)濟(jì)合理地組織供應(yīng)，切實(shí)保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常進(jìn)行。第三條：加強(qiáng)物資科2、學(xué)管理。在物資計(jì)劃、采購(gòu)、供應(yīng)、核算、統(tǒng)計(jì)等各個(gè)環(huán)節(jié)上做到“計(jì)劃有依據(jù)，分配有道理，消耗有定額，用料有核銷”；合理儲(chǔ)存和保管物資，定期清查庫(kù)房，合理調(diào)劑余缺，壓縮庫(kù)存，保證在庫(kù)物資數(shù)量、質(zhì)量完整無(wú)損，降低倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用。第四條：加強(qiáng)物資管理人員的培訓(xùn)，提高管理人員素質(zhì)。物資工作崗位本著因事設(shè)崗，適當(dāng)配備定員，不能缺崗、代崗，以保證工作質(zhì)量。第二章 部門職責(zé)（一）部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)物資系統(tǒng)的全面管理工作，包括制度制定、運(yùn)行、修改與完善、監(jiān)督檢查制度落實(shí)；傳達(dá)、貫徹上級(jí)有關(guān)文件精神；承擔(dān)相關(guān)指標(biāo)的完成。2.負(fù)責(zé)公司物資采購(gòu)各過(guò)程監(jiān)控、建立采購(gòu)制約機(jī)制；協(xié)調(diào)物資供應(yīng)，保障工程項(xiàng)目施工正常進(jìn)行。3.負(fù)責(zé)物資采3、購(gòu)、驗(yàn)收、發(fā)放、保管以及周轉(zhuǎn)材料租賃、使用、退場(chǎng)等過(guò)程管理。組織分析主要材料、周轉(zhuǎn)材料費(fèi)用消耗，以便對(duì)管理薄弱環(huán)節(jié)加以控制。4.掌握部門人員狀況，負(fù)責(zé)系統(tǒng)人員培訓(xùn)、考核。5.負(fù)責(zé)制定系統(tǒng)工作規(guī)劃并根據(jù)公司要求適時(shí)調(diào)整。6.負(fù)責(zé)與主管領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)主管部門、公司各項(xiàng)目部、部門間的溝通、協(xié)調(diào)工作。7. 本部門與其他部門的協(xié)調(diào)與信息共享。（二）采購(gòu)員崗位職責(zé)1、嚴(yán)格貫徹執(zhí)行公司各項(xiàng)物資采購(gòu)管理政策及有關(guān)材料管理規(guī)定，接受部門主管及技術(shù)部門監(jiān)督檢查。2、積極主動(dòng)與申購(gòu)部門聯(lián)系，核實(shí)所購(gòu)物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等，避免差錯(cuò)，按需進(jìn)貨，及時(shí)采辦保證按時(shí)到貨。 3、熟悉市場(chǎng)行情及進(jìn)貨渠道，堅(jiān)持“貨比三家，比質(zhì)4、比價(jià)，擇優(yōu)選購(gòu)”的采購(gòu)原則，努力降低進(jìn)貨成本，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，杜絕假冒偽劣商品的流入。4、 以搞好“物資供應(yīng)，保障經(jīng)營(yíng)需要”為原則，抓好采購(gòu)管理，了解加工廠及各項(xiàng)目部的物資需求及市場(chǎng)供應(yīng)情況。5、 熟悉和掌握本人分管的各種物料的名稱、規(guī)格型號(hào)、產(chǎn)地、單價(jià)、質(zhì)量及供應(yīng)商和產(chǎn)品生產(chǎn)商。 6、 按“產(chǎn)品質(zhì)量負(fù)責(zé)制”的原則，要對(duì)本人分管的采購(gòu)業(yè)務(wù)的質(zhì)量、數(shù)量、成本負(fù)責(zé)，要盡可能多渠道詢價(jià)、議價(jià)，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)質(zhì)量； 7、經(jīng)常去項(xiàng)目部了解產(chǎn)品質(zhì)量、聽(tīng)取項(xiàng)目管理人員、保管員及工人的反饋，根據(jù)反饋情況制定切實(shí)可行的方案滿足項(xiàng)目物資需求。8、 及時(shí)完成部門主管下達(dá)的各項(xiàng)采購(gòu)任務(wù)，及時(shí)保障企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需5、求，嚴(yán)格執(zhí)行公司采購(gòu)管理制度，采購(gòu)均以“物資申請(qǐng)單”為依據(jù)。 9、 嚴(yán)格執(zhí)行公司各項(xiàng)財(cái)務(wù)制度及規(guī)定，并堅(jiān)持“憑單采購(gòu)”的原則，購(gòu)進(jìn)的一切物資要及時(shí)通知庫(kù)管員，按規(guī)定辦理驗(yàn)收入庫(kù)手續(xù)，共同把好質(zhì)量及數(shù)量關(guān)。 10、熟悉所采購(gòu)物品的市場(chǎng)行情，能據(jù)此為經(jīng)營(yíng)投標(biāo)活動(dòng)做好參考服務(wù)。11、 服從公司各部門監(jiān)督，遵守公司有關(guān)規(guī)章制度。（三）保管員職責(zé)1、嚴(yán)格貫徹執(zhí)行公司制訂的有關(guān)物資保管制度，對(duì)采購(gòu)物資的驗(yàn)收入庫(kù)、出庫(kù)、盤存等工作負(fù)責(zé)；2、入庫(kù)：(1)新購(gòu)物資到達(dá)倉(cāng)庫(kù)，根據(jù)物資特性，檢查物資外觀質(zhì)量，數(shù)量，根據(jù)項(xiàng)目或加工廠反饋提醒采購(gòu)員采購(gòu)質(zhì)量；入庫(kù)填寫一式三聯(lián)入庫(kù)單，其中采購(gòu)聯(lián)及財(cái)務(wù)聯(lián)交給采購(gòu)員，報(bào)銷使用6、；（2）項(xiàng)目退回物資，與項(xiàng)目部人員共同對(duì)退回的物資進(jìn)行清點(diǎn)，確認(rèn)無(wú)誤后開(kāi)具物料退庫(kù)單，登記入賬，便于對(duì)項(xiàng)目成本的結(jié)算。3、出庫(kù)：根據(jù)項(xiàng)目部物資申請(qǐng)單及部門庫(kù)存表，盤存物資庫(kù)存數(shù)量；庫(kù)存數(shù)量足夠，備貨發(fā)貨，同時(shí)根據(jù)最低庫(kù)存或數(shù)量不足填寫物資申購(gòu)單，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后由部門主管安排采購(gòu)員采購(gòu)；出庫(kù)填寫一式三聯(lián)出庫(kù)單； 4、盤存：根據(jù)庫(kù)存表及出入庫(kù)單據(jù)核查實(shí)物，做到單據(jù)與實(shí)物一致；5、信息收集與反饋：對(duì)發(fā)送項(xiàng)目部及加工廠的物品，實(shí)行跟蹤制度；統(tǒng)計(jì)物品的使用壽命，收集工人及項(xiàng)目管理人員的反饋等，及時(shí)同部門主管溝通使用結(jié)果。6、負(fù)責(zé)倉(cāng)庫(kù)物資的貯存、保管、維護(hù)、堆放管理工作，保證不合格的物資不投入使用；7、7、材料出入庫(kù)做好記錄，健全賬目，每月結(jié)算填寫報(bào)表，按時(shí)上報(bào)；8、負(fù)責(zé)廢舊物資的回收、分類、保管、管理工作。第三章 人員管理1、 公司物資部負(fù)責(zé)材料員、庫(kù)管員調(diào)配，業(yè)務(wù)指導(dǎo)、績(jī)效考核。2、 公司材料部，在不影響項(xiàng)目供應(yīng)工作的前提下可適當(dāng)調(diào)整個(gè)別人員。3、材料員、庫(kù)管員應(yīng)端正工作態(tài)度，接受公司領(lǐng)導(dǎo)及主管部門的領(lǐng)導(dǎo)。4、考核材料員、庫(kù)管員：現(xiàn)場(chǎng)材料使用率及物資回收率。 第四章 物資采購(gòu)管理物資采購(gòu)、發(fā)放、驗(yàn)收流程：項(xiàng)目部填寫物資需求申請(qǐng)書 材料供應(yīng)部進(jìn)行物資核實(shí)、盤存 擬定物資需求幾劃 分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn) 采購(gòu)員詢價(jià) 對(duì)比 采購(gòu)實(shí)施 付款 庫(kù)管員、材料員收貨檢驗(yàn) 入庫(kù)1.1前提條件項(xiàng)目部提出物資需求申請(qǐng)8、表，該表首先由相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字把關(guān)，確定所提物資的必要性，然后所提物資需求申請(qǐng)表匯總至材料供應(yīng)部，由材料供應(yīng)部核對(duì)庫(kù)存，庫(kù)存有的，直接進(jìn)入發(fā)放程序；不足或無(wú)擬定新的需求計(jì)劃表。1.2步驟一材料供應(yīng)部及技術(shù)部門擬定計(jì)劃表報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)，分管領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為該物資有購(gòu)買必要，在計(jì)劃表上簽字；如果分管領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為該物資應(yīng)部分購(gòu)買或不購(gòu)買，使用部門及技術(shù)部應(yīng)該重新擬定新的計(jì)劃表，直至分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。1.3步驟二材料供應(yīng)部將分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)的計(jì)劃表一式兩份交采購(gòu)員及項(xiàng)目部，兩部門人員根據(jù)計(jì)劃表內(nèi)容同時(shí)進(jìn)行詢價(jià)。1.4步驟三采購(gòu)員將詢價(jià)結(jié)果報(bào)部門主管審核，然后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)，分管領(lǐng)導(dǎo)將兩部門詢價(jià)結(jié)果進(jìn)行對(duì)比，根據(jù)質(zhì)優(yōu)價(jià)9、廉、服務(wù)快捷等原則，兩部門擬定采購(gòu)方式方法向供貨商再次議價(jià)。1.5步驟四采購(gòu)員整理供貨商報(bào)價(jià)資料，深入分析進(jìn)入采購(gòu)程序，根據(jù)公司實(shí)際情況，簽訂供貨合同。1.6步驟五根據(jù)供貨合同，采購(gòu)員填寫付款申請(qǐng)單，部門主管、分管領(lǐng)導(dǎo)及公司領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，交財(cái)務(wù)部付款；采購(gòu)員合理安排運(yùn)輸車輛及時(shí)將所采購(gòu)物資運(yùn)至工地或倉(cāng)庫(kù)。對(duì)于貨到付款及延期付款的，直接進(jìn)入驗(yàn)貨環(huán)節(jié)。1.7步驟六采購(gòu)物資運(yùn)送至加工地或倉(cāng)庫(kù)后，由保管員、成本員及采購(gòu)員對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行驗(yàn)收。1.8步驟七 物資驗(yàn)收合格，保管員填寫一式三聯(lián)入庫(kù)單，成本員及保管員分別在入庫(kù)單上簽字；否則，采購(gòu)員應(yīng)及時(shí)同供貨商協(xié)商，采取退換、換貨或索賠措施。1.9步驟8 根據(jù)10、合同付款。1.10步驟9 進(jìn)入物資發(fā)放環(huán)節(jié)。1.11根據(jù)公司要求，貨到工地或倉(cāng)庫(kù)后，采購(gòu)員及時(shí)提醒供應(yīng)商開(kāi)具發(fā)票并提供產(chǎn)品質(zhì)量證明書。備注：對(duì)于采購(gòu)物資直接到工地現(xiàn)場(chǎng)的，由項(xiàng)目管理人員及材料員同時(shí)簽字確認(rèn)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的，及時(shí)通知采購(gòu)員處理退換貨或索賠。材料供應(yīng)部材料計(jì)劃表包括內(nèi)容：措施材料（可循環(huán)使用）五金、工機(jī)具等設(shè)備及維修用物資等第五章 物資入庫(kù)管理入庫(kù)流程：物資驗(yàn)收1、驗(yàn)收意義：確保入庫(kù)物資數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好，為物資保管、保養(yǎng)打好基礎(chǔ)，為拒付、退貨、索賠提供依據(jù)。2、驗(yàn)收要求：a、四驗(yàn)：驗(yàn)品種、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量。b、核對(duì)物資品種、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量及配套情況，做到準(zhǔn)確無(wú)誤。3、驗(yàn)收程序11、：a、驗(yàn)收準(zhǔn)備：存放位置，堆碼方式和保管方法。墊放材料和搬運(yùn)裝卸器具、人力。驗(yàn)收工具和計(jì)量器具。驗(yàn)收資料（發(fā)貨清單、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和說(shuō)明書等）。b、核對(duì)資料入庫(kù)驗(yàn)收單（憑證號(hào)碼、供貨單位、物資名稱、規(guī)格型號(hào)、供貨數(shù)量及單價(jià)、總金額、運(yùn)雜費(fèi)等）。運(yùn)單（出庫(kù)碼單、到貨通知單等）。材質(zhì)證明、裝箱單、磅碼單、發(fā)貨明細(xì)表等。c、檢驗(yàn)實(shí)物數(shù)量驗(yàn)收：按雙方約定或法定的計(jì)量單位進(jìn)行驗(yàn)收。質(zhì)量驗(yàn)收：按合同要求驗(yàn)證實(shí)物。資料不完備的物資，做待驗(yàn)收標(biāo)識(shí)，防止誤發(fā)出庫(kù)。凡不需要入庫(kù)材料員直接運(yùn)往項(xiàng)目部的材料，材料員要與項(xiàng)目部共同驗(yàn)收。對(duì)質(zhì)量/環(huán)境/安全有專門要求的物資，必須會(huì)同質(zhì)量、安全部門共同驗(yàn)收。驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)數(shù)量、質(zhì)量、12、規(guī)格、品種等不符，保管員有權(quán)拒絕驗(yàn)收入庫(kù)，并報(bào)告部門主管。4、物資入庫(kù)對(duì)驗(yàn)收合格的物資，保管員填寫入庫(kù)單，登記入賬，并將實(shí)物放入相應(yīng)的貨架。保管保養(yǎng)要求：1、符合質(zhì)量、環(huán)境、安全規(guī)定，根據(jù)物資性能，安排物資擺放、堆碼場(chǎng)所。2、保持物資原有的使用價(jià)值。3、做到成行成列、檢點(diǎn)方便，先進(jìn)行出，發(fā)料方便。 4、定期盤點(diǎn)庫(kù)存，保證帳、物、卡相符，反映真實(shí)成本。5、保證物資貯存安全。做好五無(wú)（無(wú)霉?fàn)€變質(zhì)、無(wú)損壞和丟失、無(wú)隱患、無(wú)雜物積塵、無(wú)老鼠）、六防（防雨、防潮、防壓、防腐、防火、防盜）。6、有特殊防護(hù)要求的，按規(guī)定保管、保養(yǎng)并予記錄。第六章、現(xiàn)場(chǎng)物資管理施工現(xiàn)場(chǎng)由于環(huán)境、條件的限制，容易造成物資管理的13、混亂、丟失與浪費(fèi)，因此加強(qiáng)施工現(xiàn)場(chǎng)的物資管理對(duì)降低安裝成本、提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益有著重要的積極作用。1. 各項(xiàng)目（制造）部的負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)工地的安全保衛(wèi)工作，確保公司的一切物資材料（含以舊換新物品、廢鐵）不受損（流）失。存在安全隱患的，項(xiàng)目經(jīng)理須安排相應(yīng)人員值班看護(hù)。項(xiàng)目結(jié)束退庫(kù)時(shí)，項(xiàng)目不得以“被盜”為理由和借口。2. 項(xiàng)目經(jīng)理視項(xiàng)目情況安排合適的人員（如現(xiàn)場(chǎng)保管員）對(duì)現(xiàn)場(chǎng)主輔材料、工機(jī)具、設(shè)備、廢舊物資等物資進(jìn)行有效管理。3. 移動(dòng)性強(qiáng)的設(shè)備要機(jī)隨人走。材料要當(dāng)天用多少，領(lǐng)多少。工機(jī)具用完即收。單位將不定時(shí)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有隨心所欲亂仍浪費(fèi)材料（工機(jī)具）者，視情況予以罰款處理。各施工點(diǎn)的負(fù)責(zé)人，要養(yǎng)成下班前檢查現(xiàn)場(chǎng)的作風(fēng)，關(guān)電源，關(guān)氣閥，處理不安全因素，避免意外。4. 現(xiàn)場(chǎng)的設(shè)備、材料管理人員要經(jīng)常檢查現(xiàn)場(chǎng)的機(jī)械設(shè)備、工機(jī)具、材料的使用情況與現(xiàn)狀。向項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)反映情況，提出建議、出謀劃策，提高現(xiàn)場(chǎng)物資的管理水平。5. 對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的廢料、邊角余料要及時(shí)組織回收，大力開(kāi)展修舊利廢活動(dòng)，勤儉節(jié)約，降低成本。6. 對(duì)于常用易損物資材料，實(shí)行以舊換新制。