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1、公司采購付款制度及驗收管控規(guī)范編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 崗位責任與授權(quán)批準制度11 采購崗位責任制度內(nèi)控制度名稱采購崗位責任制度執(zhí)行部門內(nèi)控制度編號監(jiān)督部門制度受控狀態(tài)生效日期第1章 總則第1條 目的為明確采購業(yè)務管理的相關(guān)部門和崗位的職責權(quán)限，確保辦理采購業(yè)務的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督，特制定本制度。第2條 采購業(yè)務的不相容崗位至少應當包括以下五個方面。1請購與審批。2供應商的選擇與審批。3采購合同的擬訂、審核與審批。4采購、驗收與相關(guān)記錄。5付款的申請、審批與執(zhí)行。第2章 采購業(yè)務管理崗位責任第2、3條 總經(jīng)理崗位責任1審批采購部門的各項規(guī)章制度。2審批年度采購預算和采購計劃。3審議批準合格供應商名單。4審批預算及計劃外采購項目。5審批采購訂單和重要采購合同。第4條 財務總監(jiān)崗位責任1審核采購部門各項規(guī)章制度。2審核年度采購預算和采購計劃。3審核預算及計劃外采購項目。4根據(jù)權(quán)限審批采購訂單和采購合同。第5條 采購部經(jīng)理崗位責任1制定采購部規(guī)章制度和工作流程。2編制年度采購預算和采購計劃。3審核采購合同和采購訂單。4在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂采購合同。5辦理大宗物資及重要物資的采購項目。6組織進行合格供應商的選擇和評審工作。第6條 采購員崗位責任1進行市場調(diào)查，填寫詢價比價單。2負責起草采購合同和編3、制采購訂單。3提出采購付款申請。4實施采購，辦理退換貨事宜。5建立、更新與維護供應商檔案。6參與對供應商質(zhì)量、交貨情況等的評價工作。第7條 財務部經(jīng)理崗位責任1審核采購合同及付款申請。2審議會計提交的付款憑證。3參與合格供應商的評審工作。4參與商定對供應商的付款條件。第8條 應收賬款專員崗位責任1核對原始單據(jù)并入賬。2根據(jù)原始憑證，開具付款憑證。第9條 出納崗位責任根據(jù)采購憑證和原始票據(jù)，支付貨款。第10條 請購部門經(jīng)理崗位責任1編制本部門年度采購預算和采購計劃。2推薦提供部門所需物資的合格供應商。3根據(jù)物資需求情況，提交請購單。4參與檢驗采購物資的質(zhì)量，以及合格供應商的選擇評審。5對不合格及4、報廢物資提出處理意見。第11條 質(zhì)檢部經(jīng)理崗位責任1事先檢驗采購物資樣貨質(zhì)量。2負責檢驗所購物資的質(zhì)量。第12條 技術(shù)部經(jīng)理崗位責任1提供對所購物資的專業(yè)技術(shù)建議。2參與對特有物資的技術(shù)檢驗工作。第13條 倉儲部經(jīng)理崗位責任1負責外購物資的入庫驗收工作。2負責外購物資的標識、保管以及收發(fā)工作。3負責提出外購物資的補倉申請。第3章 附則第14條 本制度由采購部會同公司其他有關(guān)部門解釋。第15條 本制度自 年 月 日起開始實施。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期12 采購授權(quán)審批制度內(nèi)控制度名稱采購授權(quán)審批制度執(zhí)行部門內(nèi)控制度編號監(jiān)督部門制度受控狀態(tài)生效日期第1章 總則第1條 目的為5、明確審批人對采購與付款業(yè)務的授權(quán)批準方式、權(quán)限、程序、責任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購與付款業(yè)務的職權(quán)范圍和工作要求，特制定本制度。第2條 采購業(yè)務中審批人應當在授權(quán)范圍內(nèi)進行審批，不得超越審批權(quán)限。第3條 嚴禁未經(jīng)授權(quán)的機構(gòu)或人員辦理采購與付款業(yè)務。1采購員應當在職權(quán)范圍內(nèi)，按照審批人的批準辦理采購與付款業(yè)務。2對于審批人超越授權(quán)范圍審批的采購與付款業(yè)務，采購員有權(quán)拒絕辦理，并及時向?qū)徟说纳霞壥跈?quán)部門報告。第4條 對于重要和技術(shù)性較強的采購業(yè)務，采購部應當組織專家進行論證，實行集體決策和審批，防止出現(xiàn)決策失誤而給公司造成嚴重損失。第2章 采購業(yè)務程序第5條 請購使用部門、倉儲部門及其6、他相關(guān)部門根據(jù)公司采購預算、實際經(jīng)營需要等提出采購申請，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后，及時向采購部門提出采購申請。第6條 審批采購部經(jīng)理、財務總監(jiān)、總經(jīng)理根據(jù)規(guī)定的職責權(quán)限和程序?qū)Σ少徤暾堖M行審核審批。1采購預算內(nèi)采購金額在2萬元以內(nèi)的，采購部經(jīng)理審批；采購金額在2萬5萬元的，采購部經(jīng)理審核，報請財務總監(jiān)審批；采購金額在5萬元（含）以上的，由財務總監(jiān)審核，報請總經(jīng)理審批。2超預算或預算外采購項目均由財務總監(jiān)審核，總經(jīng)理審批。3對不符合規(guī)定的采購申請，審批人應當要求請購人員調(diào)整采購內(nèi)容或拒絕批準。第7條 采購1采購部經(jīng)理根據(jù)經(jīng)過審批的請購內(nèi)容，組織采購員進行采購。2采購員進行市場調(diào)查，進行比質(zhì)、比價，擬定供7、應商名單，經(jīng)采購部經(jīng)理審核并提出參考意見后，交總經(jīng)理最終確定合格供應商名單。3采購部根據(jù)合格供應商名單進行采購談判，采購員擬定采購合同后，交采購部經(jīng)理審閱，報相關(guān)負責人審批后簽訂采購合同。（1）采購計劃范圍內(nèi)金額在2萬元以下的采購合同，需由財務部審核后交采購部經(jīng)理簽訂采購合同即可。（2）采購計劃范圍內(nèi)金額在2萬5萬元以內(nèi)的采購合同，需交財務部審核，財務總監(jiān)審批后授權(quán)采購部經(jīng)理簽訂采購合同。（3）采購計劃范圍內(nèi)金額在5萬元以上的采購合同，經(jīng)財務總監(jiān)審核、總經(jīng)理審批后交授權(quán)采購部經(jīng)理簽訂采購合同。（4）采購計劃外的所有采購合同，需由財務部核對后，交財務總監(jiān)審核，總經(jīng)理審批后授權(quán)采購部經(jīng)理簽訂采購合8、同。第8條 驗收質(zhì)檢部門根據(jù)公司有關(guān)驗收規(guī)定對采購的物資進行驗收并入庫，對于在驗收中發(fā)現(xiàn)的問題應及時通知采購部，采購員根據(jù)驗收情況進行辦理。1驗收過程中出現(xiàn)的采購商品或勞務數(shù)量不符合公司規(guī)定的情況，采購員需提出解決方案，報采購部經(jīng)理審批。2采購商品出現(xiàn)重大質(zhì)量問題，由采購部經(jīng)理組織召開問題解決會議，邀請質(zhì)檢部、財務部、技術(shù)等相關(guān)人員參加；采購部負責編寫問題解決方案，經(jīng)總經(jīng)理審批后負責處理。第9條 付款1財務部應付賬款會計對采購業(yè)務的各種原始憑證進行審核，具體審核采購的各種單據(jù)和憑證是否齊備，內(nèi)容是否真實，手續(xù)是否齊全，計算是否正確。2應付賬款在2萬元以內(nèi)的，財務部經(jīng)理審批；應付賬款在2萬5萬元9、的，財務部經(jīng)理審核，財務總監(jiān)審批；應付賬款在5萬元以上，財務總監(jiān)審核，總經(jīng)理審批。3預付款與定金在1萬元以內(nèi)的，財務部經(jīng)理審批即可；預付款與定金在1萬3萬元以內(nèi)的，報財務總監(jiān)審批；預付款與定金在3萬元以上的，由總經(jīng)理審批。4審核無誤后交財務部應收賬款會計開具付款憑證，交出納辦理貨款支付，并通知采購員聯(lián)系供應商。第3章 采購賬務處理第10條 財務部在采購單據(jù)齊全的情況下，按照會計核算規(guī)定及時、準確地編制記賬憑證。第11條 將請購單、訂購單、驗收單、外購物資入庫單、專用發(fā)票以及進口物資的報關(guān)單等支持性憑證附在記賬憑證的后面。如憑證資料較多，也可另外裝訂成冊，注明索引號后存檔。第12條 每月應根據(jù)記10、賬憑證準確、及時地登記入“存貨”及“貨幣資金”、“應付賬款”分類明細賬。第13條 對賬1財務部門應于每月末與供應商進行貨款結(jié)算的核對。2取得供應商對賬單，審核其余額與企業(yè)“應付賬款”余額是否一致，在考慮買賣雙方在收發(fā)貨物上可能存在時間差等因素之后，公司與供應商的月末余額應保持一致。第4章 附則第14條 本制度由采購部會同公司其他有關(guān)部門解釋。第15條 本制度自 年 月 日起開始實施。第16條 相關(guān)文件表單1問題解決方案。2會計核算規(guī)定。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期2 請購與審批管控辦法21 采購申請管理辦法內(nèi)控制度名稱采購申請管理辦法執(zhí)行部門內(nèi)控制度編號監(jiān)督部門制度受控狀態(tài)11、生效日期第1章 總則第1條 公司為明確商品或勞務采購的申請與審批規(guī)范，特制定本辦法。第2條 本公司所有部門的請購，除另有規(guī)定外，均依本辦法的規(guī)定處理。第3條 責權(quán)單位1采購部負責公司所需物資的采購工作。2財務部負責采購物資的貨款支付工作。3物資使用部門和倉庫部門提出采購申請。4財務總監(jiān)、總經(jīng)理根據(jù)權(quán)限審批采購項目。第2章 請購審批規(guī)定第4條 原材料或零配件的請購1需求部門請購（1）原材料或零配件由需求部門根據(jù)采購計劃或?qū)嶋H經(jīng)營需要提出請購申請。（2）倉庫材料保管員接到“請購單”后，查看材料保管卡上記錄的庫存數(shù)，將庫存數(shù)與生產(chǎn)部門需要的數(shù)量進行比較。（3）當生產(chǎn)所需材料和倉庫最低庫存量合計已超過12、庫存數(shù)量時，則同意請購。2倉儲部門請購（1）倉儲部門在庫存材料已達到最低庫存量時提出請購申請。（2）倉庫主管簽字的“請購單”需要通過兩方面的審批。 采購員審查“請購單”，檢查該項請購是否在執(zhí)行后又重復提出，以及是否存在不合理的請購品種和數(shù)量。如果采購員認為請購申請合理，則根據(jù)所掌握的市場價格，編制采購預算。 經(jīng)采購員簽署同意的“請購單”交財務部進行審核，如果該項請購在經(jīng)營目標和采購預算范圍內(nèi)，財務部簽字確認后交采購部門辦理采購手續(xù)。第5條 臨時性商品的請購1臨時性商品的采購申請由使用部門直接提出。2使用部門需要在“請購單”上對采購商品做出描述，解釋其目的和用途。3“請購單”需由使用部門負責人審13、批同意，并經(jīng)財務部經(jīng)理、財務總監(jiān)和總經(jīng)理簽字后，采購部方可辦理采購手續(xù)。第6條 經(jīng)常性服務項目的請購1經(jīng)常性服務項目指的是由同一服務機構(gòu)或企業(yè)所提供的某些經(jīng)常性服務項目，如公用事業(yè)、期刊雜志、保安等服務項目。2使用部門最初需要這些服務時，提出“請購單”，由財務部、總經(jīng)理進行審核、審批。第7條 特殊服務項目的請購1特殊服務項目請購是指保險、廣告、法律和審計等服務采購申請。2總經(jīng)理、董事會或股東大會進行審議批準。3審議人員參照過去的服務質(zhì)量和收費標準，分析申請人提供的需要內(nèi)容，包括選定的廣告商、事務所及費用水平等是否合理，經(jīng)總經(jīng)理批準后，這些特殊服務項目方能進行采購。第8條 資本支出和租賃合同1對14、于資本支出和租賃合同，應該由經(jīng)辦部門提出請購，總經(jīng)理、董事會或股東大會進行決策。2對重要的、技術(shù)性較強的資本支出行為或租賃合同內(nèi)容，應當組織專家進行論證，并實行集體決策和審批，防止出現(xiàn)決策失誤，給公司造成嚴重損失。第3章 請購單規(guī)定第9條 “請購單”的開列和遞送1“請購單”的開列（1）請購經(jīng)辦人員應依庫存量管理基準、用料預算，參照庫存情況開立“請購單”。（2）各部門在生產(chǎn)、基建、維護中需采購的各類物資、工具、儀器儀表、房屋裝修、維修等各類開支，都必須按“計劃內(nèi)采購請購單”和“計劃外采購請購單”所列內(nèi)容填報。（3）請購單經(jīng)使用部門負責人審核后，依請購核準權(quán)限報有關(guān)領(lǐng)導簽字批準，并根據(jù)內(nèi)部管理要求15、編號，送采購部門。2需用日期相同且屬同一供應商提供的統(tǒng)購材料，請購部門應依請購單附表，以“一單多品”的方式提出請購。3緊急請購時，由請購部門在“請購單”中注明原因，并加蓋“緊急采購”章。4材料檢驗必須經(jīng)過特定方式進行的，請購部門應在“請購單”上注明要求。5物料管理部門按月依耗用狀況，并考慮庫存情況填制“請購單”提出請購要求。第10條 免開“請購單”部分1總務性用品免開“請購單”，并可以“總務用品申請單”委托總務部門辦理采購。總務用品分類如下。（1）禮儀用品如花籃和禮物等。（2）招待用品如飲料和香煙等。（3）書報、名片、文具等。（4）打字、刻印、賬票等。2零星采購及小額零星采購材料項目。第11條16、 請購事項的撤銷1請購事項的撤銷應立即由原請購部門通知采購部門停止采購，同時在“請購單”第一、第二聯(lián)加蓋紅色“撤銷”的標記并注明撤銷原因。2采購部門辦妥“撤銷”后，依下列規(guī)定辦理。（1）采購部門在原“請購單”上加蓋“撤銷”章后，送回原請購部門。（2）原“請購單”已送物料管理部門待辦收料時，采購部門通知撤銷，并由物料管理部門將原“請購單”退回原請購部門。（3）原“請購單”未能撤銷時，采購部門應通知原請購部門。第4章 附則第12條 本辦法由采購部負責解釋。第13條 本辦法經(jīng)總經(jīng)理審批后自頒布之日起執(zhí)行。第14條 相關(guān)文件表單1“請購單”。2“總務用品申請單”。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處17、數(shù)修改日期22 采購預算管理辦法內(nèi)控制度名稱采購預算管理辦法執(zhí)行部門內(nèi)控制度編號監(jiān)督部門制度受控狀態(tài)生效日期第1條 目的為了避免盲目采購，從總體上統(tǒng)籌使用資金，提高資金的使用效率，確保采購合理，特制定本辦法。第2條 采購預算管理的含義1采購預算是采購部門為配合企業(yè)年度銷售預測或生產(chǎn)數(shù)量，對所需求的原料、物料、零件、勞務等的數(shù)量及成本編制的用貨幣形式進行具體、系統(tǒng)反映的數(shù)量計劃，以利于公司整體目標的實現(xiàn)及資源的合理配置。2預算管理就是指公司內(nèi)部通過編制預算、執(zhí)行預算、預算差異的分析和預算考核來管理公司的經(jīng)濟活動，反映公司管理的成績，保證管理政策的落實和目標的實現(xiàn)，促使公司不斷提高效率和效益。3采18、購預算管理是公司預算管理的一個分支，應與預算系統(tǒng)的其他項目相互協(xié)調(diào)。第3條 影響采購預算的因素1年度營銷計劃。2年度生產(chǎn)計劃。3“采購物料清單”。4存量管制卡。5物料標準成本的設(shè)定。6生產(chǎn)效率以及價格預期。第4條 編制采購預算編制采購預算是指根據(jù)公司經(jīng)營目標確定采購預算項目、建立預算標準，采用一定的編制方法和程序，將公司在未來一定時期內(nèi)應達到的具體采購目標以數(shù)量和貨幣的形式表現(xiàn)出來。1根據(jù)公司年度銷售計劃，由使用相關(guān)部門（生產(chǎn)部門、開發(fā)部門、管理部門等）填寫本部門的“采購預算申請單”，上交采購部。2采購員匯總、整理各部門采購預算后，編制采購總預算，采購部經(jīng)理補充完善后，交財務部和預算管理委員會19、逐一核準后，采購員調(diào)整、完善采購預算，上交總經(jīng)理審批。3財務部負責提供年度材料單價、次年度匯率、利率等各項預算基準。第5條 執(zhí)行采購預算1將審批的各項采購預算指標及時地下達給相關(guān)責任部門及人員。2對預算執(zhí)行過程進行監(jiān)控。第6條 分析和調(diào)整采購預算差異1在預算執(zhí)行過程中，采購部要根據(jù)業(yè)務統(tǒng)計和財務部門核算的實際數(shù)據(jù)，即預算的實際執(zhí)行結(jié)果與預算數(shù)進行比較，編制預決算分析報告。2如果有差異，要分析差異產(chǎn)生的原因和責任歸屬，制定控制差異或調(diào)整預算的具體措施。第7條 采購預算資金控制1在采購預算資金控制中，必須對采購預算資金實行限額審批制度。2部門負責人只能在自己的限額內(nèi)進行審批，限額以上的采購申請應按20、企業(yè)請購審批制度辦理請購，嚴格控制無預算的資金支出。3對于預算內(nèi)采購項目，請購部門應嚴格按照預算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)。4對于超預算和預算外采購項目，采購部及財務部對需求部門提出的申請進行審核后，最終由總經(jīng)理審批后方能給予辦理。第8條 采購部負責本辦法的制定、修改、廢止的起草工作，總經(jīng)理負責本辦法的制定、修改、廢止的審批工作。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期3 采購與驗收管控規(guī)范31 采購管理制度內(nèi)控制度名稱采購管理制度執(zhí)行部門內(nèi)控制度編號監(jiān)督部門制度受控狀態(tài)生效日期第1章 總則第1條 目的為規(guī)范本公司采購管理工作，明確采購方式、采購數(shù)量、采購訂單、供應商選擇等各項規(guī)定，確保采購21、過程透明化以及所購商品數(shù)量和質(zhì)量符合公司要求，特制定本制度。第2條 要求1采購對象要求采購前須對供應商的商品質(zhì)量、性能、報價、交貨期限、售后服務等做出評價，以供選擇時參考。2價格質(zhì)量要求以合理價格購取較高質(zhì)量的商品。3采購期限要求按照使用部門的需要日期及需要數(shù)量，聯(lián)絡供應商即時供應。第2章 采購方式的選擇第3條 采購部應根據(jù)商品使用狀況、用量、采購頻率、市場供需狀況、交易習慣及價格穩(wěn)定性等因素，選擇最有利的采購方式辦理采購業(yè)務。第4條 采購方式的類型1合同訂購方式（1）采購部與供應商通過談判就采購商品的質(zhì)量、數(shù)量、價格水平、運輸條件、結(jié)算方式等項內(nèi)容達成一致，并且以采購合同的形式確定下來。供應22、商按采購合同提供商品并取得貨款，公司按合同驗收商品并支付款項。（2）合同訂購方式適用于經(jīng)常使用且生產(chǎn)過程中不可或缺的或經(jīng)常使用且市場價格穩(wěn)定的商品。2訂單采購方式（1）采購部根據(jù)批準的請購單簽發(fā)訂購單，訂購單上注明求購商品或勞務的具體項目、價格、數(shù)量、交貨時間等，送交供應商并表明購買意愿；訂單在提交給供應商之前還應由財務部檢查訂單的合理性。（2）訂單采購方式適用于一般商品或勞務。3特約廠商采購對于用量、費用不太高的單項商品，可簡化采購作業(yè)，由采購部選定特約廠商，介紹使用部門直接向該廠洽購。但在付款前應送采購部審核，不高于市價時予以付款。4直接采購方式（1）不適用前述采購方式的采購者可按此方式采23、購。（2）采購部按請購部門提出的請購單，逐筆詢價、議價，并在了解交易條件后訂購。5緊急采購指因緊急情況，需要以最快的速度使采購商品或勞務到位。緊急采購方式一般只有在臨時性、突發(fā)性需要時方可采用。第3章 采購期限的控制第5條 采購部應按照請購部門提出的“需要日期”辦理采購。為達到這一要求，掌握適當?shù)牟少彆r機，采購部應召集相關(guān)部門按商品特性、采購地區(qū)及市場供需狀況等擬訂各項商品采購業(yè)務處理期限，呈總經(jīng)理核準后公布實施。第6條 采購期限包括請購單的報送審批時間、訂單處理時間、供應商備貨時間、運貨時間、驗收時間和入庫時間等。第7條 原訂采購業(yè)務處理期限變更時，采購部應專函報告具體原因，呈總經(jīng)理核準后，24、通知各有關(guān)部門，以利于存量管制及適時提出請購。第4章 供應商的選擇第8條 各項商品的供應商至少應有三家（獨家供應或總代理等特殊情況下除外），各家背景及交易資料應記載于“供應商信息表”存檔備用。對于未達本公司標準的商品，采購部應開發(fā)新供應商，或報送主管部門擬訂開發(fā)計劃。第9條 新供應商的開發(fā)，由生產(chǎn)管理部門會同采購人員實地考察生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等以后，填制供應廠商資料卡（若由于采購時效而由采購人員自行開發(fā)，則由采購人員填制），呈總經(jīng)理核準后，列為備選廠商。第10條 對于交貨質(zhì)量不良、無法按期交貨或停止營業(yè)的供應商應予撤銷設(shè)定。屆時由采購部以簽呈方式說明原因，送生產(chǎn)管理部門復查25、，并呈總經(jīng)理核準后，通知對方。第5章 詢價議價規(guī)定第11條 采購部收件人員收到“請購單”或“外購單”時，即加蓋收件章，轉(zhuǎn)采購經(jīng)辦人員辦理詢價業(yè)務。第12條 采購經(jīng)辦人員收到不需會簽或已會簽完成的詢價、報價資料時，應結(jié)合會簽結(jié)果和各廠商報價，查閱以前訂購記錄及供應商信息表、市場行情，經(jīng)過成本分析后，擬訂議價對象、議價策略及擬購底價（并報告有關(guān)主管），以供議價時用。第6章 采購實施第13條 采購經(jīng)辦人員在“請購單”上填寫訂購日及約定日，再填制采購聯(lián)絡函，寄送給供應商。采購經(jīng)辦人員應將“請購單”第二聯(lián)送倉庫以備收貨時用。第14條 預付定金或采購金額較大，或有附帶條件的采購項目，采購經(jīng)辦人員應先與供應26、商簽訂采購合同。合同書正本兩份，一份存采購部，一份存供應商處；副本若干，分存請購部門、收料部門、財務部門及供應商。第15條 特殊情況的處理1請購項目的撤銷各采購經(jīng)辦人員收到原請購部門送來的撤銷請購單后按以下方式辦理。（1）若原請購項目尚未辦理，由采購經(jīng)辦人員在原請購單據(jù)上加蓋“撤銷”章，并將原“請購單”與“撤銷請購單”第二聯(lián)退回原請購部門，第一聯(lián)自存，按一般請購單據(jù)存檔方式處理。（2）若原請購項目已向供應商訂購，由采購經(jīng)辦人員與供應商接洽撤銷訂購，經(jīng)供應商同意撤銷后，向供應商取回采購聯(lián)絡函，依方式（1）辦理。若供應廠商堅持不能撤銷，采購經(jīng)辦人員應在“撤銷請購單”上注明原因，呈總經(jīng)理核簽后，將“27、撤銷請購單”退回原請購部門。2緊急請購采購經(jīng)辦人員接到緊急請購通知后，應即查明請購商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、請購單號及交貨地點等資料，并以電話詢價和議價，待收到正式“請購單”后，補入詢價和議價結(jié)果，按急件方式處理。3交貨質(zhì)量異常各采購經(jīng)辦人員收到質(zhì)檢部門驗收不合格的驗收報告時，應盡速與供應廠商交涉扣款、退貨、換貨等事宜，并將交涉結(jié)果記錄于驗收報告的“采購處理結(jié)果”欄內(nèi)，并呈總經(jīng)理核簽后送回倉庫。（1）對于需退料、換料或補交的，采購經(jīng)辦人員應于驗收報告的“采購處理結(jié)果”欄內(nèi)注明廠商電話及預定的處理日期。（2）因質(zhì)量不合格而退貨換料，可按逾期交貨處理。而逾期日數(shù)應從采購經(jīng)辦人員通知供應商換貨之次日起計28、算。（3）采購經(jīng)辦人員如未能按請購部門意見處理時，應將與供應商交涉結(jié)果記入“采購處理結(jié)果”欄，送原請購部門簽注意見，或會同原請購部門共同處理。（4）交期延誤罰扣處理。采購經(jīng)辦人員收到交貨延誤（本地供應商延交5日、外埠廠商延交10日以內(nèi)可不按延誤論）或統(tǒng)一發(fā)票逾期未送財務部時，應按下列方式處理。 予計算逾期罰扣金額（定期合同采購按每天5計扣，訂有買賣合同者按合約所訂比例計扣，其余按每天3計扣），并通知供應商罰扣原因與金額。 在供應商同意扣款或補足發(fā)票時，由采購經(jīng)辦人員在收貨單及發(fā)票上填寫實付金額或發(fā)票號碼，呈總經(jīng)理核簽后，連同原“請購單”第二聯(lián)、“收貨單”、驗收報告等資料送財務部整理付款。 如廠29、方不同意按第項方式扣款，采購經(jīng)辦人員應繼續(xù)與供應商交涉并呈董事會核準后按第項方式處理。第7章 采購業(yè)務進度控制第16條 采購經(jīng)辦人員對于每一個采購項目均應根據(jù)需要確定作業(yè)進度管制點，預定采購業(yè)務進度。第17條 預定采購業(yè)務進度應能配合請購項目的緩急，且各業(yè)務進度須在預定日期前完成。第18條 對于未能在預定日期前完成的采購項目，采購經(jīng)辦人員應會同請購部門研究處理對策。第8章 附則第19條 本制度由采購部會同公司其他有關(guān)部門解釋。第20條 本制度自 年 月 日起開始實施。第21條 相關(guān)文件表單1“供應商信息表”。2“請購單”、“外購單”。3驗收報告、“收貨單”。編制日期審核日期批準日期修改標記修改30、處數(shù)修改日期32 驗收管理制度內(nèi)控制度名稱驗收管理制度執(zhí)行部門內(nèi)控制度編號監(jiān)督部門制度受控狀態(tài)生效日期第1章 總則第1條 目的為規(guī)范本公司的驗收管理工作，確保所購商品符合公司生產(chǎn)需要，特制定本制度。第2條 責任部門商品的驗收工作由質(zhì)檢部門主導，會同倉儲部門、使用部門和采購部共同驗收，對收到商品的數(shù)量和質(zhì)量進行檢驗。第2章 驗收前的準備工作第3條 收貨準備1驗收人員在收到采購部門轉(zhuǎn)來已核準的“采購訂單”時，按供應商、交貨日期分別依序排列，并于交貨前安排存放的庫位，以方便收貨。2對于需要按重量、長度、體積等方面計量的商品，應借助稱重儀器、檢測工具、容器等進行試測驗收，不得虛估。第4條 待驗商品處理31、已經(jīng)到貨等待驗收的商品，必須在商品的外包裝上貼上商品標簽并詳細注明貨號、品名、規(guī)格、數(shù)量及到貨日期，并且應與已驗收的分開儲存，并規(guī)劃“待驗區(qū)”，以示區(qū)分。第3章 實施驗收第5條 商品到貨后，驗收人員應會同使用部門依“裝箱單”、“采購訂單”、采購合同等采購文件核對商品名稱、規(guī)格并清點數(shù)量或過磅、測量重量，并將到貨日期及實收數(shù)量填入“訂購單”，同時驗收人員填寫驗收報告并在上面簽字。第6條 質(zhì)檢部門應當使用按順序編號的驗收報告，對于那些沒有對應采購申請的商品，一律不得簽收。第7條 質(zhì)檢部門驗收完畢后，對驗收合格的商品應當編制一式多聯(lián)、預先編號的驗收證明，內(nèi)容包括供應商名稱、收貨日期、商品名稱、數(shù)量和32、質(zhì)量以及運貨人名稱、原購貨訂單編號等，作為驗收商品的依據(jù)，并及時報告采購部門和財務部門。第8條 驗收過程中如發(fā)現(xiàn)所載的商品與“裝箱單”、“采購訂單”或采購合同所載內(nèi)容不符，應通知辦理采購的人員及相關(guān)部門進行處理。第9條 驗收過程中發(fā)現(xiàn)商品有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮等異常情況且達到一定程度時，驗收人員應及時通知采購人員聯(lián)絡公證處前來公證或通知供應商前來處理，并盡可能維持其狀態(tài)以便于公證作業(yè)。第10條 公證單位或供應商確認后，驗收人員開立“索賠處理單”呈部門負責人核實后，送財務部門及采購部門督促辦理。第11條 超交處理交貨數(shù)量超過“訂購量”部分應予退回，但屬買賣慣例，以重量或長度計算的商品，其超交量33、在3%（含）以下，由倉儲部門于收貨時，在備欄內(nèi)注明超交數(shù)量，經(jīng)請購部門經(jīng)理同意后進行收貨，并通知采購人員。第12條 短交處理1交貨數(shù)量未達訂購數(shù)量時，以補足為原則，但經(jīng)請購部門經(jīng)理同意后，可免予補交。2短交如需補足時，倉儲部門應通知采購部門聯(lián)絡供應商處理。第13條 急用品處理供應商交貨時，若倉儲部尚未收到“請購單”時，驗收人員應先詢問采購部，確認無誤后，開始按照驗收程序辦理。第14條 商品驗收規(guī)范為利于商品檢驗收貨的業(yè)務，質(zhì)檢部門就商品重要性及特性等，適時召集使用部門及其他有關(guān)部門，依所需的商品質(zhì)量制定商品驗收規(guī)范，呈總經(jīng)理核準后公布實施，以此作為采購及驗收的依據(jù)。第15條 商品檢驗結(jié)果處理根34、據(jù)不同檢驗結(jié)果可做以下兩個方面處理。1檢驗合格的商品，檢驗人員于外包裝上貼上合格標簽。倉庫人員再將合格品入庫定位。2驗收不合標準的商品，檢驗人員應貼上不合格標簽，并于驗收報告上注明不良原因，經(jīng)負責人核實后通知采購部處理。第16條 退換貨作業(yè)1對于檢驗不合格的商品退貨時，采購員應開立“商品交運單”并附有關(guān)驗收報告，呈采購部經(jīng)理簽字確認后辦理退貨。2如為需要更換的商品，采購人員需要與供應商協(xié)商解決；如需要增減貨款，要在付款前或有效承付期內(nèi)通知財務部門。3對于已付款但在保修期或保質(zhì)期出現(xiàn)質(zhì)量問題的商品，采購人員需要負責聯(lián)系供應商進行維修或賠償，索賠收入全部上繳財務部，注明賠償商品及賠償原因。第4章 35、附則第17條 本制度由采購部會同公司其他有關(guān)部門解釋。第18條 本制度自 年 月 日起開始實施。第19條 相關(guān)文件表單1“采購訂單”、“裝箱單”、“請購單”。2驗收報告、“索賠處理單”、“商品交運單”、商品驗收規(guī)范。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期4 采購付款管控制度41 預付賬款及定金審批制度內(nèi)控制度名稱預付賬款及定金審批制度執(zhí)行部門內(nèi)控制度編號監(jiān)督部門制度受控狀態(tài)生效日期第1條 目的為加強預付賬款及定金的使用并得到及時、準確的反映，減少供貨商對公司資金的占壓，使公司資金得到合理運用，特制定本制度。第2條 適用范圍本制度適用于本公司的采購部和財務部。第3條 預付賬款是指公司按36、照購貨合同或者勞務合同規(guī)定，預先支付給供貨方或者勞務方的賬款。在會計核算上一律通過“應付賬款”借方進行核算。第4條 定金是指公司為保證合同履行，預先向供應方或勞務方交納一定數(shù)額的錢款。第5條 預付賬款的使用范圍1合同中明確約定以“先款后貨”方式結(jié)算的，可按協(xié)議約定支付貨款。2合同中規(guī)定超額度進貨需先款后貨的。3金額比較大的訂單，為得到額外折扣且額外折扣不低于5%的。此類付款為公司授權(quán)權(quán)限所規(guī)定的特殊付款，實際執(zhí)行時必須按照公司規(guī)定的授權(quán)權(quán)限報相關(guān)領(lǐng)導審批后支付。第6條 預付款及定金審批規(guī)定1以預付款形式采購且采購金額在5 000元以內(nèi)的采購訂單，需經(jīng)采購部經(jīng)理審核、采購總監(jiān)審批；采購金額在5 37、000元（含）以上的采購訂單，需經(jīng)采購總監(jiān)審核、總經(jīng)理審批。2定金數(shù)額在500元以內(nèi)的，采購部經(jīng)理審批即可；5002 000元的，采購部經(jīng)理審核、采購總監(jiān)審批；2 000元以上的，采購總監(jiān)審核、總經(jīng)理審批。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期42 采購物品退貨管理辦法內(nèi)控制度名稱采購物品退貨管理辦法執(zhí)行部門內(nèi)控制度編號監(jiān)督部門制度受控狀態(tài)生效日期第1條 目的為明確退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨回收等規(guī)定，及時收回退貨款項，特制定本辦法。第2條 退貨條件驗收人員應該嚴格按照公司的驗收標準進行驗收，不符合公司驗收標準的物品為不合格物品。不合格物品應辦理退貨，主要包括數(shù)量與質(zhì)量兩個方38、面。1對于數(shù)量上的短缺，采購員應與供應商聯(lián)系，要求供應商或者補足數(shù)量，或者扣減價款。2對于質(zhì)量上的問題，采購員應該首先通知使用部門不能使用該批物品，然后與使用部門、質(zhì)檢部門、相關(guān)管理部門聯(lián)系，決定是否退貨還是要求供應商給予適當?shù)恼劭邸?經(jīng)采購部經(jīng)理審閱，采購總監(jiān)審核，總經(jīng)理審批后與供應商聯(lián)系退貨事宜。第3條 退貨手續(xù)檢驗人員對于檢驗不合格的物品，應貼上“不合格”標簽，并在驗收報告上注明不合格的原因，經(jīng)負責人審核后轉(zhuǎn)采購部門處理并通知請購部門。第4條 物品出庫當決定退貨時，采購員編制“退貨通知單”，并授權(quán)運輸部門將物品退回，同時將退貨通知單副本寄給供應商。運輸部門應于物品退回后通知采購部和財務部39、。第5條 退貨款項回收1采購員在物品退回后編制借項憑單，其內(nèi)容包括退貨的數(shù)量、價格、日期、供應商名稱以及金額等。2采購部經(jīng)理審批借項憑單后，交財務部相關(guān)人員審核，財務總監(jiān)或總經(jīng)理按權(quán)限審批。3財務部應根據(jù)借項憑單調(diào)整應付賬款或辦理退貨貨款的回收手續(xù)。第6條 折扣事宜1采購員因?qū)徹涃|(zhì)量不滿意而向供應商提出的折扣，需要同供應商進行談判后最終確定。2折扣金額必須由財務部審核、財務總監(jiān)經(jīng)審核后提交總經(jīng)理審批。3折扣金額審批后，采購部應編制借項憑單。4財務部門根據(jù)借項憑證來調(diào)整應付賬款。第7條 本辦法經(jīng)公司總經(jīng)理批準后施行。第8條 相關(guān)文件表單1驗收報告。2“退貨通知單”。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期5 采購管理的相關(guān)文件資料51 請購單項目品名數(shù)量單位價格總金額123合計人民幣（RMB） 供應商名稱及聯(lián)系電話報價123到貨時間及付款條件備 注請購部門經(jīng)理審核財務部經(jīng)理審核總監(jiān)審批（人民幣5 000元以下）總經(jīng)理審批（人民幣5 000元以上）52 采購訂單供應商名稱： 訂貨日期： 交易條件（分批交貨）： 付款條件： 電話： 采購單編號： 項次商品編號品名/規(guī)格單位數(shù)量單價金額交貨日期交貨地點注意事項交易條款（由公司自定）經(jīng)辦人： 審核人： 審批人：