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1、公司采購價格審核與合同簽訂、紀律要求管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 采購價格與合同管理制度第1章總則第1條目的為規范采購價格管理及審核流程，確保所購產品高品、合理價格；為加強采購合同管理工作，防范合同采購風險，維護公司利益，依據國家相關法律法規及公司合同管理規定，特制定本制度。第2條適用范圍適用于公司所需產品以及公司日常所需各種物資的采購價格的分析、審核、確認以及對外采購合同的簽訂、履行和管理工作。本制度適用于采購開發部和采購跟單部。第3條權責1 采購開發部負責對供應商提供的樣品價格進行詢價、議價、分析和審2、查。2 采購跟單部負責對采購訂單的價格進行議價、分析和審查，并負責對采購合的簽訂、履行和管理工作。3采購價格和合同由相關部門經理審核，報采購總監和總經理審批。第2章價格審核規定第4條詢價及議價1采購人員應選擇三家以上符合采購條件的供應商作為詢價對象。2詢價后，選擇兩家以上供應商進行交互議價。3采購議價應注意品質、交期、服務兼顧。4供應商提供報價的產品與請購規格不同或屬代用品時，采購人員應送需求部門或客人確認。5采購開發部必須經常分析或收集資料，了解和判斷市場價格趨勢，作為議價的依據。6采購部應根據需要會同產品需求部門共同詢價與議價。第5條價格調查1本公司各有關部門，均有義務協助提價格訊息，以利3、于采購部比價參考。2采購開發部有責任向供應商索取詳細的價格資料，同時通過其它途經收集相關產品的價格，調查價格信息，建立價格信息體系，便于對產品價格的分析和查找，確保采購產品價格的合理性和適當性。3采購人員要隨時關注相關產品的主要原材料的價格趨勢，分析價格的變化趨勢，利于采購價格的談判。第6條價格審核1詢價、議價完成后，采購人員應于樣品資料表或采購訂單價格表上填上供應商資料和產品規格等資料，填寫詢價或議價結果，必要時附上書面說明。2采購相關部門主管對議價結果進行審查，認為需要再進一步議價時，退回采購人員重新議價，或由主管親自與供應商議價。3采購相關部門主管審查后的價格，呈送相關部門經理審核，最后4、呈采購總監和總經理確認批準。4采購總監和總經理均可視需要再行議價或要求采購相關部門進一步議價。5采購核準權限規定，不論金額多寘，均應先經采購開發部經理或采購跟單部經理審核，再呈采購總監與總經理核準。6經核準后的樣品資料表和采購訂單價格表都需呈送支持部建檔。7已核定的價格漲跌變化的審核，應同樣參照新價格的審核流程執行。第7條采購談判規定1談判人員代表公司形象，在談判過程中應遵守公司員工行為規范。2談判中，談判人員應和供應商方面有決定權的人員進行談判，以免浪費時間，同時避免透露公司的立場。3采購談判應在公司會議室中進行，以提高工作效率，不得在飯店、KTV等娛樂場所進行。4采購談判人員應注意商務禮儀5、，不得使用侮辱性動作和語言，同時注意掌握談判進度和談判氛圍，防止談判破裂。5談判過程應當保密，無關人員未經許可不得進入談判會場，參與談判人員不得泄露與談判有關的內容，談判結果未經審批不得予以公布。6在采購談判期間，公司參與談判的任何人員不得接受對方的宴請、送禮、賄賂等，否則按公司相關規定處理。另外不得以任何方式泄露公司的談判底線，否則對公司所造成的損失由當事人承擔。第3章合同簽訂第8條采購簽約權限的規定1公司采購總監有權簽署合同標的額在100000元以下的采購合同。3合同標的額在100000元以上（含100000元）的采購合同需由公司總經理簽署。4公司所屬分支機構和分公司的采購合同，須在公司總6、經理的授權范圍內簽署。5對于需要實施招標采購的物資，公司成立由采購中心、財務部等部門參加的招標小組，負責具體的招標事宜。第9條供應商調查簽訂合同前，采購人員就合同對方的信用（含經營范圍，銀行資金，履約能力，技術和質量等級，法人資格，簽約人是否是法人代表或經法人代表授權的委托代理人等）進行全面了解。標的總價在100 000元以上的合同應當形成書面報告，并就合同對方的資信情況形成會審意見。第10條采購跟單主管或采購招標小組根據對方資信情況、談判情況起草采購合同。第11條采購合同審批程序1采購跟單主管提交合同初稿會審稿2采購合同初稿會審稿的審查采購合同簽署前，有關責任人應當對合同初稿會審稿所涉及的內7、容進行全面審查。合同審查的具體分工和流程如下：（1）公司財務部主要負責對合同價款的形成依據、款項收取或支付條件等條款進行審查并提出意見；（2）法律顧問主要對合同內容條款的合法性進行審查并提出審查意見；（3）品控部主要對合同質量標準要求條款的準確性進行審查并提出審查意見；（4）采購總監負責對合同所涉內容進行全面審查并提出審查意見；（5）公司總經理根據相關部門所提意見、辦理程序的規范性以及其他認為需要審查的內容對合同進行審閱并簽署意見；（6）采購跟單部經理在審查后簽字，表示認可合同文本；（7）采購跟單部根據公司總經理的審核意見修改合同文本，并將總經理審核意見、合同簽署相關附件等文件再次報送審查，審8、查通過后由公司總經理或受總經理委托的合同簽署代理人正式與供應商簽署采購合同。第12條公司采購跟單部根據對初稿會審稿修訂審批后的合同定稿簽訂采購合同，零星物資采購根據財務部、使用部門簽署的零星物資采購合同主要條款會簽表簽訂采購合同。第13條采購合同簽訂過程中各部門的職責劃分。1公司采購跟單部負責采購合同簽署前的合同詢價、議價、調研等工作。2公司法律顧問對采購合同內容的合法性和可能產生的法律后果進行把關。3公司財務部和品控部配合采購跟單部做好合同貨款和合同標的的質量檢驗工作。4公司其他職能部門在各自部門職責范圍內對采購合同的管理提供支持。第14條采購合同的訂立必須采取書面形式，經簽約雙方協商的有關9、修改采購合同的文書、傳真、電報圖表、電子郵件、報價書和會簽表等，均屬于合同的范圍。公司采購跟單部、財務部各留一份采購合同原件，法律顧問留一份復印件。第4章采購合同履行第15條采購合同簽訂后即生效，具有法律約束力，公司必須按合同約定全面履行規定的義務，遵守誠實信用原則，根據合同性質、目的和交易習慣履行通知、協助、保密等義務。第16條在合同履行過程中，采購跟單部應根據合同的履行情況作詳細全面的書面記錄，并保留相關能夠證明合同履行情況的原始憑證。第17條遇履行困難的合同必須及時向相關參與合同管理的部門通報并報告相關公司領導。第18條在合同履行過程中出現下列情況之一時，采購跟單部應及時報告公司，并按照10、國家相關法律法規和公司有關規定及合同約定與對方當事人協商變更或解除合同。1由于不可抗力因素導致合同不能繼續履行的。2由于對方在合同約定的期限內沒有履行合同所規定義務的。3由于情況變更，致使我方無法按約定履行合同，或雖能履行但會導致我方重大損失的。4其他合同約定或法律規定的情形出現。第19條合同發生糾紛時，采購跟單部相關人員應會同法律顧問與合同對方協商解決，協商不成需進行仲裁或訴訟的，協助法律顧問辦理有關事宜。第5章合同管理紀律要求第20條參與合同簽訂和合同管理的人員不得出現下列情況，否則公司將視情節輕重給予相應處分。1泄露或私自更改合同內容。2丟失合同。3損害公司利益。4參與合同制定、簽訂的過11、程中出現嚴重的不負責任行為。第21條參與合同履行人員違反國家和公司相關規定，給公司利益造成經濟損失或其他損失的，視其性質和情節輕重，由公司給予責任人行政和經濟處罰。第22條觸犯刑律的移交司法部門處理，公司保留對責任人的追索權。第6章合同資料管理第23條采購跟單部部負責采購合同資料的收集、匯總、保存和存檔、歸檔工作。第24條財務部負責采購合同管理過程中所涉及的原始憑證、票據的備份和保存工作。第7章貨款支付規定第25條供應商提供的產品，必經過本公司采購跟單部、品控部、財務部等部門人員的相關驗收后方能支付貨款，主要包括下列內容：1確認采購訂單；2確認采購合同；3確認供應商；4確認送貨日期；5確認所送貨的名稱和規格；6送貨實收數量；7品質檢驗報告；8合法的增值稅發票。第26條采購跟單部和財務部應根據每天的入庫單或收貨清單分別建立應付賬款臺賬。采購跟單部相關人員根據公司財務管理規定，在物資質量檢驗合格的情況下，會同財務部履行付款義務。第8章附則第27條本制度未盡事宜，依照國家有關的法律法規和政策執行。第28條本制度由采購中心制定，采購中心負責解釋和修訂。第29條本制度報總經理審批后，自頒布之日起執行，公司在此前發布的有關規定與本制度相抵觸的，以本制度為準