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1、上市公司采購流程管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 采購流程管理制度為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，滿足我公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購流程，加強(qiáng)與各部門間的配合，特制訂本制度。一、采購及其規(guī)定 1采購單的要素完整的采購單應(yīng)包括一下要素：（1）采購的部門； （2）采購物品所屬項目； （3）采購的用途； （4）采購的物品名； （5）采購的物品數(shù)量； （6）采購的物品規(guī)格；（7）采購物品的樣品、圖片或詳細(xì)參數(shù)資料等；（8）采購的物品的需求時間；（9）采購如有特殊需要請備注；（10）采2、購單填寫人； （11）采購部門主管； （12）采購單審核人；（13）財務(wù)審核人； （14）公司總經(jīng)理。 3采購單及其提報規(guī)定（1）采購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰 ，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報采購部門； （2）固定資產(chǎn)申購按照附表一（固定資產(chǎn)購置申請表）的格式進(jìn)行填寫提報；（3）其他材料設(shè)備及工程項目申購按照附表二（物資采購申請表.）的格式填寫提報；（4）日常零星采購按照公司印制的按照附表三（物資采購審批單）的格式填寫提報；（5）采購部門在提報采購單是應(yīng)要求采購部簽字接收人采購部門備份；（6）涉及的采購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進(jìn)行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；（7）遇公司生產(chǎn)、生3、活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。（8）如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，采購部門必須作出書面說明。（9）采購單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部。 4公司物資采購單的提報部門（1）公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由生產(chǎn)部門提報；（2）公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項目由辦公室提報；（3）公司各部門專用的物資由各部門自行提報。二、采購單的接收及分發(fā)規(guī)定 1、采購的接收要點(diǎn) （1）采購部在接收采購單時應(yīng)檢查采購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查采購單是否經(jīng)過公4、司領(lǐng)導(dǎo)審批；（2）接收采購單時應(yīng)遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖片或詳細(xì)參數(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則； （3）通知倉庫管理人員核查采購物資是否有庫存； （4）對于不符合規(guī)定和撤銷的采購物資應(yīng)及時通知采購部門。2、采購單的分發(fā)規(guī)定（1）對于采購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理； （2）對于緊急采購項目應(yīng)優(yōu)先處理； （3）無法于采購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知采購部門； （4）重要的項目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。3、采購周期的規(guī)定 （1）常規(guī)商品采購周期在7天，（2）遇到緊急采購應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略，緊急采購商品周期在3天時間；5、三、詢價及其規(guī)定1詢價請應(yīng)認(rèn)真審閱采購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時的與采購部門溝通；2屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購；3對于緊急采購項目應(yīng)優(yōu)先處理；4所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價；5對于采購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品；6遇到重要的物資、項目或預(yù)估單次采購金額大于10萬的采購情況，詢價前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報擬邀請報價或投標(biāo)單位的基本情況，按照附表四（擬報價/招標(biāo)單位名單）的格式提報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價或發(fā)放標(biāo)書；7詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品6、牌進(jìn)行詢價；8除固定資產(chǎn)外單次采購金額在1萬元以下項目可以自行采購；單次采購金額預(yù)算金額在1萬元以上的所有項目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價或招標(biāo)采購，比價或招標(biāo)項目應(yīng)至少邀請四家以上單位參與；單次采購金額預(yù)算價格在20萬元以上的項目應(yīng)由采購部組織招標(biāo)，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督；單次采購金額預(yù)算價格在100萬元以上的項目由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機(jī)構(gòu)代理招標(biāo)；9比價采購或招標(biāo)采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實力，具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力；10比價采購或招標(biāo)采購應(yīng)按照附表五（材料或設(shè)備詢價表）的格式或擬定完整的招標(biāo)文件格式進(jìn)行詢價；11在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導(dǎo)批7、示。三、比價、議價1對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)；2對于合格供應(yīng)商的價格水平進(jìn)行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出； 3收到供應(yīng)單位第一次報價或進(jìn)行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，設(shè)定議價目標(biāo)或理想中標(biāo)價格；4重要項目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實力，資質(zhì)進(jìn)行驗證和審查，如通過進(jìn)行實地考察了解供應(yīng)商的各方面的實力等；5參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進(jìn)行價格及條件的進(jìn)一步談判。四、比價、議價結(jié)果匯總 1比價比價、議價匯總前應(yīng)匯報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總； 2比價、議價結(jié)果匯總應(yīng)按照附表六（比價/招標(biāo)匯總表）的格式完整列出報價、8、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核； 3如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。五、合同的簽訂及其規(guī)定。 1合同 合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。目前我們的采購工作主要涉及工礦產(chǎn)品買賣合同。（1）合同正文應(yīng)包含的要素1） 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點(diǎn)；2） 采購物品/項目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價、總價及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分；3） 包裝要求；4） 合同總額應(yīng)含稅，含運(yùn)達(dá)公司的總價，特殊情9、況應(yīng)注明；5） 付款方式；6） 工期；7） 質(zhì)量保證期；8） 質(zhì)量要求及規(guī)范；9） 違約責(zé)任和解決糾紛的辦法；10） 雙方的公司信息；11） 其他約定。（2）合同簽訂及其規(guī)定1）如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任；2）擬定合同條款時一定要將各種風(fēng)險降低到最低；3）為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單；4）遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點(diǎn)的情況時務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清點(diǎn)；5）質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期；6）詳細(xì)約定發(fā)票的提供時間及要求；7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗收款10、，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等8）與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；9）違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體； 10）比價/招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作；11）合同簽定簽應(yīng)按照附表七（合同審查批準(zhǔn)單）的格式對合同初稿進(jìn)行巡簽審查；12）合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效；13）簽訂的所有合同應(yīng)及時報送財務(wù)部門。六、付款及合同執(zhí)行1付款規(guī)定（1）所有已簽訂合同付款時應(yīng)參照公司修造船公司材料采購付款及報銷流程V1.修改版及修造船公司資金支出審批及報銷簽字權(quán)限及管理制中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（2）按照進(jìn)度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢11、合格方可付款；（3）按照貴司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時應(yīng)填寫附表八（資金支出審批單）或附表九（付款審批單），該審批單巡簽完畢后提交財務(wù)部付款；（4）財務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時的通知采購部并匯報公司領(lǐng)導(dǎo)。2合同執(zhí)行 (1) 已簽訂合同由采購部項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，采購部應(yīng)及時提出建議或補(bǔ)救措施，并及時通知采購部門及公司領(lǐng)導(dǎo)； （2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時掌握合作單位對于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約；（3）合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行12、合同，遇未盡事宜應(yīng)及時協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同；七、報驗與入庫 1報驗 （1）供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應(yīng)及時的通知質(zhì)檢部門進(jìn)行驗收；（2）對于不同類型的合同的標(biāo)的物的驗收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（3）達(dá)到質(zhì)檢和報驗條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時間報請質(zhì)檢部門進(jìn)行質(zhì)檢、驗收；（4）質(zhì)檢部門在接到采購部報驗通知后應(yīng)及時報驗，并出具報驗結(jié)果證明書，對于質(zhì)檢不及時延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負(fù)主要責(zé)任；（5）用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。2入庫（1）公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門的檢驗或驗收；（2）合同標(biāo)的物在運(yùn)達(dá)公司后采購部13、應(yīng)及時通知采購部門，由采購部門及時安排卸貨與搬運(yùn)；（3）質(zhì)檢部門未及時驗收的合同標(biāo)的物，倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資接受；（4）質(zhì)檢部門已經(jīng)驗收的產(chǎn)品倉庫應(yīng)及時的入庫，并及時出具入庫清單；（5）外協(xié)加工件應(yīng)按照原材料入庫；（6）質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財務(wù)規(guī)定不入庫。附表一 固定資產(chǎn)購置申請表 企業(yè)名稱： 編號：申請部門 申請時間購置資產(chǎn)名稱購置數(shù)量預(yù)算單價預(yù)算金額購置原因：購置后效益分析：部門負(fù)責(zé)人分管領(lǐng)導(dǎo)分管財務(wù)總監(jiān)總經(jīng)理 年 月 日附表二采 購 申 請 表 申請部門： 填報日期： 年 月 日采購類別：設(shè)備 材料 工程 服務(wù) 低值易耗 其他 購置原因：序號名稱規(guī)格型號/14、工程概況數(shù)量/工程量估價（總價）交貨期/工期備注12345678備注：編制人： 部門經(jīng)理： 分管領(lǐng)導(dǎo)：風(fēng)險領(lǐng)導(dǎo)： 財務(wù)總監(jiān)： 總經(jīng)理： 附表三物資采購審批單部門名稱 年月日序號項目名稱規(guī)格單位數(shù)量單價金額審批備注總經(jīng)理：財務(wù)總監(jiān)分管領(lǐng)導(dǎo)：財務(wù)審核：合計金額大寫：￥：經(jīng)辦人： 部門負(fù)責(zé)人： 復(fù)核人：序號投標(biāo)單位名稱資質(zhì)情況業(yè)績情況聯(lián)系人電話/傳真手機(jī)電子郵箱備注12345附表四 擬報價/招標(biāo)單位名單單位名稱： 填報日期： 年 月 日經(jīng)辦人： 采購部： 技術(shù)副總： 風(fēng)險領(lǐng)導(dǎo)： 財務(wù)總監(jiān)： 總經(jīng)理： 附表五 材料（設(shè)備）詢價表 日期：年 月 日 需求單位：序號 材料名稱規(guī)格型號單 位數(shù)量單價小 計備15、 注1234567合計：供方信息報價單位（蓋章）：供貨周期 付款方式聯(lián)系人電話 傳真郵箱 公司網(wǎng)址辦公地址：需方信息公司名稱：聯(lián)系人商務(wù)：電話傳真技術(shù)：郵 箱 公司網(wǎng)址辦公地址： 郵 編： 備注：1.本報價含17%的增值稅，含運(yùn)費(fèi)；2.本單只做詢價用，非正式訂單。附表六 比價/招標(biāo)匯總表 企業(yè)名稱： 制表時間： 年 月 日物料名稱規(guī) 格單位包裝標(biāo)準(zhǔn)公司名稱一次報價二次報價工期付款方式聯(lián)系人選定廠家采購部意見：經(jīng)辦人： 采購部： 技術(shù)副總： 分管領(lǐng)導(dǎo)： 財務(wù)總監(jiān)： 總經(jīng)理：備注： 附表七合同審查批準(zhǔn)單 合同編號: 合同名稱： 合同標(biāo)的物：產(chǎn)品（承攬）單價/合同總額：￥： 元（人民幣： 元整）。招（評）標(biāo)情況：詳見報價及合同。合同洽談人：公司律師意見：技術(shù)副總意見：分管領(lǐng)導(dǎo)意見：分管財務(wù)總監(jiān)意見：公司總經(jīng)理意見：附表八資金支出審批單部門名稱 年 月 日序號項目名稱支付依據(jù)合同金額已付金額申請金額審批備注總經(jīng)理：財務(wù)總監(jiān)分管領(lǐng)導(dǎo)：財務(wù)審核：合計金額大寫：￥：經(jīng)辦人： 部門負(fù)責(zé)人： 復(fù)核人：附表九 付款申請審批單 合同編號: 合同名稱：付款依據(jù)：合同金額、已付款額：申請付款方式、付款金額：合同金額：￥ 元； 已付款額：￥ 元；申請付款金額：￥ 元； 質(zhì)保金: ；本次申請付款大寫：合同洽談人：分管領(lǐng)導(dǎo)意見：財務(wù)總監(jiān)意見：總經(jīng)理意見：